Por qué RPA es un cambio de juego en la era posterior a Covid

RPA seguirá desempeñando un papel en el refuerzo de las fuerzas de trabajo híbridas.

La pandemia de Covid-19 ha provocado olas de disrupción para la gran mayoría de las empresas de una forma u otra, obligándolas a priorizar la digitalización. Aprovechar las tecnologías emergentes ha sido fundamental para la respuesta comercial, con la automatización de procesos robóticos (RPA) demostrando ser un salvador a prueba de recesión para la continuidad del negocio. La automatización junto con el aprendizaje automático y la inteligencia artificial están permitiendo soluciones más sofisticadas en todas las industrias. Con una afluencia de reclamos y consultas de los clientes, los líderes empresariales, que se enfrentan a los desafíos de administrar una fuerza laboral dispersa, han abierto los ojos a la importancia de la transformación. Han recurrido a RPA para permitir el manejo de nuevos tipos de reclamos con automatización, ya que se están creando nuevos códigos de procedimiento como resultado de la pandemia global. Ha aumentado la necesidad de una mayor capacidad operativa a medida que los recursos están al máximo de su capacidad, y parece que el uso de RPA continuará después de Covid.

Se estima que el mundo ahora ha visto más transformación digital en los últimos meses que en los cinco años anteriores, con casi la mitad de las empresas globales planeando aumentar el gasto de RPA en los próximos doce meses. A medida que la recesión continúa, las organizaciones deberían reevaluar su enfoque para integrar RPA y ampliar sus sistemas de soporte automatizados para fortalecer una fuerza laboral humana y mecánica resiliente.

Impulsar la productividad de los empleados en la era de la automatización

Durante una pandemia, los recursos son escasos y los márgenes ajustados, y la automatización de tareas manuales puede servir para optimizar el flujo de trabajo para empresas con poco personal y otorgar a las empresas la flexibilidad para mejorar la escalabilidad, tanto hacia arriba como hacia abajo. Contrariamente a la opinión popular, RPA no es solo un medio para reducir el número de empleados, sino una tecnología eficaz para complementar las habilidades de la fuerza laboral humana y hacer que sus trabajos sean más significativos al manejar trabajos más complejos y de valor agregado.

Los empleados a menudo tienen que sacrificar un tiempo valioso en tareas repetitivas y de bajo valor, incluido el llenado de formularios, el análisis de datos y la escritura de bases de datos, lo que tiene un impacto directo en la productividad y quita tiempo de un trabajo más significativo y orientado al cliente. Queda cierto trabajo emocionalmente gratificante, como manejar llamadas confidenciales con clientes angustiados, que la tecnología simplemente no puede lograr por sí sola.

Además, RPA se puede integrar fácil y rápidamente en los sistemas existentes a un costo mínimo, lo que ayuda a las industrias a permanecer operativas en cualquier circunstancia. Las empresas tradicionales en los sectores orientados al cliente, incluidos el comercio minorista y la banca, a menudo se ven abrumados por sistemas heredados de mainframe inflexibles, lo que da como resultado procesos manuales y laboriosos, y tienen más que ganar aprovechando el poder de RPA post-Covid.

Barreras que impiden que las empresas hagan un mejor uso de la automatización

A nivel mundial, un asombroso 30-50 % de los proyectos iniciales de RPA no logran pasar la fase piloto o la prueba de concepto. A pesar de las capacidades de transformación que brinda la tecnología, muchas empresas luchan por aprovechar el enfoque de gestión de cambios holístico necesario para integrar la tecnología en la estructura organizativa.

Los proyectos de automatización a menudo fallan, después de que se desperdicia demasiado tiempo explicando y proyectando lo que se hará. Para evitar que los tecnicismos se pierdan en la traducción entre los técnicos de TI y los líderes empresariales, es vital establecer líneas claras de comunicación. Cada negocio es diferente y requerirá una estrecha alineación con las personas y los procesos actuales, supervisados ​​con un liderazgo efectivo para comunicar nuevas iniciativas. Esto resultará especialmente importante en la era posterior a la COVID-19, donde veremos una fuerza de trabajo virtual más permanente que necesitará actualizaciones constantes sobre los cambios en los procesos en los que se está implementando la RPA.

Implementación efectiva de RPA

Para maximizar el potencial que tiene RPA para transformar los procesos comerciales, es fundamental que las organizaciones eviten saltar a la automatización sin una planificación estratégica. Los líderes deben tomarse el tiempo para revisar sus objetivos comerciales generales antes de comenzar los viajes de transformación, para garantizar que las actividades que respaldan el programa generen el mayor valor en relación con el esfuerzo. Este enfoque garantiza que las actividades de la hoja de ruta se prioricen dado el valor general en relación con el beneficio.

Hacer las preguntas correctas es clave, así como comprender que ciertas tareas que requieren el toque humano solo deben mejorarse, no reemplazarse. Las organizaciones deben intentar seleccionar actividades que, cuando se automaticen, resulten en un flujo de trabajo más eficiente. La clave es comenzar de abajo hacia arriba y enfocarse primero en las tareas más simples y repetitivas. Al automatizar desde el back-office hasta el front-office, se pueden eliminar las fuentes de fricción más comunes, como las verificaciones de correo electrónico, las aprobaciones de préstamos y el llenado de formularios. El cambio a la tecnología sin papel da como resultado una mejor experiencia para el cliente, lo que permite que se procesen más reclamos, se reduzcan los errores y se minimicen los costos, lo que fomenta la lealtad del cliente.

Una vez implementada, la RPA debe tratarse como un proyecto continuo para que las empresas puedan mantenerse al día con las regulaciones, la dinámica del mercado y las innovaciones tecnológicas que evolucionan rápidamente. Se requieren evaluaciones y controles de calidad consistentes para comprender dónde pueden aumentar o disminuir la automatización, y asignar cuidadosamente los recursos de una manera paulatina que evite prometer demasiado en la entrega, o igualmente poner a los equipos bajo una presión indebida.

El futuro del trabajo

La automatización ahora se ha convertido en un activo invaluable para desbloquear la agilidad crítica, la resiliencia y la eficiencia de costos a medida que los líderes empresariales encuentran su lugar en condiciones de mercado desconocidas. Después de meses de reducción y reestructuración de la fuerza laboral, ahora es el momento de que las empresas planifiquen con anticipación e inviertan en soluciones RPA para ayudar a los empleados remotos y en el sitio a adaptarse. Bajo una dinámica de mercado laboral tan impredecible, la tecnología RPA ayudará a mitigar los riesgos imprevistos asociados con los arreglos híbridos de personal y permitirá que los agentes humanos trabajen en colaboración con los datos, dondequiera que se encuentren.