Domina la Automatización Empresarial: 5 Mejores Prácticas Operativas Probadas

Un reporte de The Economist Intelligence Unit encuestó a 502 ejecutivos de varias industrias para entender mejor el estado actual y futuro de la automatización en empresas globalmente. El reporte muestra que el 90.8% de las empresas ya usan automatización y que el 50.6% la usa extensivamente.

Ya sea que ya estuvieras en el camino a escalar, o simplemente te estés adaptando a nuevos planes, hemos esbozado cinco mejores prácticas operativas a considerar al determinar cómo realizar mejor el potencial de la automatización en todos los niveles de operaciones.

Mejor práctica de automatización #1: Desarrolla una estructura de gobernanza

Cuanto antes establezcas un proceso de gobernanza, mejor. Tu modelo de gobernanza de automatización dicta cómo estructuras responsabilidades para evaluar y priorizar oportunidades de automatización. Los modelos más efectivos proporcionan directrices y plantillas para el proceso de despliegue de robots, incluyendo coordinación de gestión del cambio y rendición de cuentas.

Según The Economist Intelligence Unit, el 33.1% de las empresas citaron preocupaciones de privacidad y seguridad de datos como principales desafíos para sus despliegues de automatización.

La configuración temprana de un modelo de gobernanza ayuda a asegurar que sigas mejores prácticas para privacidad y seguridad de datos. También te da tiempo para iterar y perfeccionar tus directrices de Automatización Robótica de Procesos (RPA) y evitar contratiempos en el despliegue.

Para los mejores resultados, sin embargo, tus equipos de negocio e IT deben comunicarse desde el principio. Sin una base de comunicación transparente y regular entre los dos, la integración de tecnología y gestión de herramientas pueden convertirse en tareas monstruosas. Un esfuerzo de comunicación transversal también debe incluir al equipo de ciberseguridad, quien asegurará que el acceso a bases de datos aisladas con información sensible se maneje correctamente.

La gobernanza construida sobre colaboración entre negocio e IT es clave para una implementación suave de RPA. Los dos lados de la empresa deben trabajar juntos dentro del marco de tu modelo de gobernanza para seguir políticas empresariales, evitar duplicación, establecer controles de usuario y rastrear problemas de cumplimiento de seguridad.

Aprovecha herramientas como UiPath Automation Hub para establecer una ubicación central donde tanto miembros de equipos de negocio como de IT puedan colaborar en tu estrategia de automatización.

Mejor práctica de automatización #2: Establece un Centro de Excelencia Robótico

La clave para escalar sin sacrificios reside en tu Centro de Excelencia (CoE) robótico. Probablemente estés familiarizado con el concepto de CoE de otras iniciativas empresariales.

En la empresa "automation first", el CoE actúa como una unidad central formalizada que gestiona el desarrollo y despliegue de robots. Está compuesto por un equipo transversal comprometido a escalar la automatización manteniendo tus procesos de gobernanza. Este equipo asegura estándares de automatización de alta calidad a medida que los robots crecen en número y alcance por toda tu empresa.

Para soportar un escalado suave liderado por empleados, tu CoE debe estandarizar la automatización, difundir conciencia y proporcionar mejores prácticas. Con UiPath Automation Hub, tu CoE puede gestionar centralmente, visualizar, desplegar y medir oportunidades de automatización en toda tu empresa.

Este equipo CoE multidisciplinario, que incluirá líderes de IT, C-suite, marketing y representantes de departamentos, madurará a medida que escales.

Ya sea que tu empresa recién comience su viaje de automatización o esté bien encaminada a escalar su estrategia, es crítico entender el papel único e importante que un CoE juega en el viaje de transformación digital.

A medida que su estrategia de automatización madura, el CoE comenzará a asumir la capacitación de desarrolladores ciudadanos (citizen developers), empleados técnicamente inclinados que pueden asistir en el desarrollo y despliegue de robots de software. A medida que su conocimiento madura, estos desarrolladores ciudadanos crearán nuevas aplicaciones de negocio para usuarios de negocio y expandirán la adopción de RPA bajo los objetivos del CoE.

El CoE robótico es el corazón de tu transformación digital. Y Automation Hub es el sistema operativo (SO) para el CoE, desde donde usuarios de negocio, líderes de IT y evangelistas de RPA impulsarán tu estrategia de automatización a escala.

Mejor práctica de automatización #3: Empodera la automatización impulsada por empleados

Aproximadamente el 3% - 7% de tu automatización de procesos será impulsada directamente por tu CoE, mientras que los empleados nominarán gran parte del resto de flujos de trabajo que los robots asumirán.

Empoderar a desarrolladores ciudadanos con capacitación en RPA permite a las empresas aprovechar los conjuntos de habilidades de empleados técnicos y una riqueza de ideas colaborativas. Los empleados pueden sugerir automatizaciones usando Automation Hub y ayudar a llenar el pipeline de automatización de la empresa.

Luego, con guía de tu CoE, los desarrolladores pueden automatizar los procesos sugeridos marcados por empleados.

Por ejemplo, trabajadores de casos en firmas de salud deben recuperar datos de cientos de documentos diferentes para trabajar en cada caso. Un CoE podría no tener visibilidad sobre la complejidad de este proceso, pero con automatización impulsada por empleados, los trabajadores de casos podrían marcar el proceso para automatización potencial, y luego usar robots provistos por el CoE para escanear documentos y obtener la información que necesitan cada día.

Tomar retroalimentación e ideas desde la base asegura que tu empresa soporte una cultura que abrace la automatización.

La era "automation first" no ha terminado de evolucionar. Las empresas que la liderarán sistematizarán una cultura arraigada en mejores prácticas de transformación digital.

Mejor práctica de automatización #4: Identifica los procesos correctos para automatizar

La automatización tiene muchos casos de uso y potencial ilimitado. Esto puede dificultar a las empresas enfocarse y priorizar oportunidades para mayor crecimiento. Escalar la automatización exitosamente depende de tu habilidad para construir un pipeline robusto que mantenga fluyendo ideas de automatización, y un CoE que asegure que esas oportunidades coincidan con metas mayores.

Tu CoE priorizará oportunidades de automatización basadas en metas empresariales generales de tres formas:

1. Clasifica tareas por tiempo gastado y frecuencia de ocurrencia para el mayor impacto de retorno de inversión (ROI).

2. Capacita analistas de negocio para buscar procesos altamente repetitivos, bien documentados y basados en computadora.

3. Marca cuellos de botella potenciales y brechas de proceso que podrían optimizarse con automatización.

El enfoque de tres niveles anterior para identificar potencial de automatización puede informar un mapa de calor de procesos, que puede ayudarte a descubrir casos de uso potenciales de RPA y priorizar el despliegue.

Este mapa de calor muestra el potencial de automatización dentro de una organización de banca de consumo.

CoEs expertos están yendo más allá del mapa de calor tradicional y empleando Automation Hub. Automation Hub utiliza un análisis cuantitativo de ROI y luego prioriza oportunidades de automatización todo en un solo lugar:

Mejor práctica de automatización #5: Aprovecha el ecosistema de automatización

La era "automation first" presenta una enorme serie de cambios a través de empresas, regiones y economías. Afortunadamente, este crecimiento ha creado una riqueza de expertos en tecnología que pueden ayudarte.

Con la mejor plataforma de automatización empresarial de extremo a extremo y desarrollo de estrategia medido, puedes navegar el viaje de automatización de tu empresa solo. Pero no tienes que hacerlo. Expertos existen en el ecosistema de automatización para ayudarte a acelerar tu éxito, construir una estrategia basada en su experiencia en la industria y resolver cualquier problema en el que te topes.

UiPath ofrece un extenso ecosistema de socios que pueden capacitar a tu equipo y proporcionar soluciones tecnológicas. Tus empleados deben identificar puntos de dolor dentro de tu organización y procesos, que tus socios de automatización pueden luego ayudarte a automatizar exitosamente.

Esto puede requerir una mezcla de procesos totalmente automatizados y flujos de trabajo que combinen tanto conocimiento humano como trabajo robótico. Estos expertos te ayudarán a identificar qué combinación es apropiada para tu caso de uso.

Lectura relacionada: Las 5 Principales Cosas a Considerar al Seleccionar un Socio de Automatización

Adicionalmente, expertos en automatización te dan conocimiento experto para ayudarte a escalar la suite completa de tecnologías de automatización que necesitas para innovar, incluyendo aprendizaje automático (ML), inteligencia artificial (IA) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Al seleccionar un experto, asegúrate de comunicar tus metas a corto y largo plazo con ellos para encontrar un experto que crezca contigo y te ayude a definir y conquistar problemas a lo largo de tu viaje de automatización.

Aprovecha modelos top-down y bottom-up para el éxito de la automatización

Las empresas que prosperen en la era "automation first" tendrán tanto un enfoque bottom-up como top-down en operaciones. Diferentes personas tendrán diferente experiencia, enfoques y habilidades, pero con el modelo operativo correcto, pueden trabajar hacia una visión compartida.

Reclama tu copia gratuita de "Bienvenido a la Era Automation First: Tu guía para una empresa próspera en un mundo automatizado" para descubrir cómo puedes crear una empresa automation first.

O, si estás acelerando ahora y quieres ayuda para empezar con la automatización contáctanos. Estaremos felices de asistirte.