Cultivando una cultura de desarrolladores ciudadanos: Estrategias para impulsar la innovación empresarial

Hace unos años tuve la oportunidad de hablar en varias conferencias sobre liderazgo. Basé mis presentaciones en las valiosas lecciones que se pueden extraer del programa de televisión estadounidense Undercover Boss (El jefe encubierto). Si no conocen el formato: cada semana un «concursante» (propietario, CEO u otro ejecutivo disfrazado) acude a sus sucursales para comprobar cómo se mantienen los valores y procesos de la empresa. El líder trabaja encubierto como un empleado novato.

Lo que siempre me resulta fascinante es la cantidad de directivos que se llevan una sorpresa al descubrir lo diferente que es su visión de la compañía respecto a la de sus empleados. A pesar de las buenas intenciones, la comunicación y la formación, el liderazgo (disfrazado en el programa) suele toparse con una realidad que no había imaginado. Los líderes experimentan diversos momentos de «¡ajá!» al ver la empresa desde la perspectiva de un nuevo empleado.

La semana pasada viví mi propio momento «¡ajá!» inesperado al participar en un evento de Spruce Technology. Su equipo directivo no envió a nadie de incógnito, ni revisó encuestas de clima para reforzar lo que querían transmitir en la organización.

En su lugar, el equipo de dirección celebró el 15.º aniversario de la empresa liderando un Reto de Desarrolladores Ciudadanos de UiPath de cinco horas (también llamado «bot-a-thon»).

Imaginen mi sorpresa al unirme a empleados de toda Spruce Technology para juzgar el reto y descubrir que no era un encargo para un cliente. Era todo el equipo directivo de Spruce demostrando que quieren:

• Empoderar a aprendices de por vida
• Crear un entorno que fomente la creatividad y la innovación
• Beneficiarse del valor de la automatización internamente
• Hablar con los clientes desde el conocimiento práctico, no solo desde una diapositiva

Simplemente increíble.

El evento fue idea del comité ejecutivo de Spruce Technology, organizado por Sarah Knapp, Vicepresidenta Ejecutiva (EVP) de Desarrollo de Negocio y Estrategia.

Su forma interna, innovadora y extraordinaria de comprender realmente la automatización merece ser compartida. ¿Y quién mejor que la propia Knapp para contárnosla?

Sarah, es un placer hacer esta entrada contigo. Empecemos: ¿por qué un reto de desarrolladores ciudadanos?

«Celebramos los 15 años de Spruce y queríamos hacer algo especial que uniera a los distintos equipos. Aunque el concepto de "juntos" ha adquirido un nuevo significado en los últimos 15 meses, lo vimos como una oportunidad para incluir a personas de todas nuestras ubicaciones globales. Nos centramos en que todos los niveles y tipos de personal pudieran participar, y en que la experiencia fomentara el trabajo en equipo en torno a tecnología creativa e innovadora, que es el núcleo de la misión de Spruce».

Entendido. ¿Y por qué un reto de desarrolladores ciudadanos con UiPath?

«UiPath fue una elección obvia por múltiples razones. Queríamos que el evento fuera inclusivo, accesible y una experiencia positiva para todos. Existen casos de uso fuertes de UiPath con los que cualquiera puede identificarse, y sabíamos que incluso nuestro personal no técnico podría contribuir significativamente a sus equipos. También teníamos la confianza de que los equipos podrían desarrollar bots funcionales en el tiempo relativamente corto que teníamos asignado.

Además, creemos en el poder de la automatización para ayudar a las organizaciones a operar de manera más eficiente y mejorar la calidad de vida de los empleados. UiPath era la opción evidente en el espacio de RPA (automatización robótica de procesos), tanto como partner nuestro como líder de mercado».

¿Cuánto tiempo llevó organizar el bot-a-thon y cuáles fueron la logística?

«Al equipo de Desarrollo de Negocio de Spruce le llevó unos cuatro meses organizar y ejecutar este bot-a-thon con UiPath utilizando únicamente recursos internos (que tenían otras responsabilidades en paralelo). Hubo también una colaboración sustancial con nuestro Director de Tecnología (CTO), Albert Balcells, y el Vicepresidente Ejecutivo de Servicios Profesionales, James Mahoney, para apoyar la identificación de casos de uso, la formación de equipos, el establecimiento de criterios de evaluación, y más.

Había muchas piezas móviles que gestionar para que el bot-a-thon fuera un éxito. Como saben, contactamos inmediatamente con UiPath y nos emocionó que pudierais uniros como jueces. Consideramos que la participación externa era importante para validar el evento y el esfuerzo de los empleados. También me encantó ver el apoyo de nuestros máximos niveles directivos, con nuestro CEO y socios directores presentes en el evento.

Más tácticamente, tuvimos que atender desde un plan de comunicación hasta la formación de equipos, los roles necesarios para dirigir el evento el día señalado, la coordinación del acceso a UiPath para desarrollar los bots, y la estructura para premiar a los ganadores y sus premios.

Aunque un evento virtual permite una participación geográficamente más diversa, requirió una planificación tecnológica sustancial más allá de los eventos presenciales tradicionales».

El día del evento, ¿cuántos participantes hubo? ¿De qué áreas de la empresa?

«En total, participaron casi 40 personas entre desarrolladores ciudadanos, jueces y otros roles clave.

Los participantes provenían de casi todas las áreas de Spruce. La proporción fue aproximadamente 40/60 entre roles no técnicos y técnicos. En el lado no técnico, tuvimos representación de Desarrollo de Negocio, Reclutamiento, y Contratos y Propuestas. Del lado técnico, hubo diversidad de roles: analistas de TI, gestores de cuentas, desarrolladores e ingenieros».

Una última pregunta: ¿tienen planes para eventos similares?

«¡Absolutamente! Estamos entusiasmados por trabajar en convertir este evento en una cita anual ahora que ya tenemos la primera edición a nuestras espaldas».

Lo que aprendí sobre la creación de una cultura de desarrolladores ciudadanos

Espero que los lectores valoren que todo el reto de desarrolladores ciudadanos se realizó en apenas unas horas. Apostaría a que muchos habéis tenido retiros anuales que duraron mucho más y probablemente produjeron mucho menos.

Fue muy gratificante escuchar las presentaciones de los equipos, explicar por qué querían automatizar lo que automatizaron, y luego presentar el robot al resto del grupo. Dos frases pronunciadas durante la evaluación me impactaron profundamente.

Al igual que en Undercover Boss, no os diré por qué fueron poderosas; os dejo que reflexionéis (y luego podéis compartir vuestras impresiones):

«No soy de TI. Esto da miedo.»

Lo dijo una empleada de Spruce Technology con formación en recursos humanos, dispuesta a lanzarse y aprender algo nuevo. Al principio se sintió intimidada, pero tras trabajar con su equipo descubrió que UiPath era fácil de navegar y no tan complicado como pensaba.

«¡Podemos usar esta tecnología ahora mismo!»

La pronunció un analista de TI de uno de los equipos al ver lo usable que era su creación robótica con UiPath, y lo fácil que resulta aplicarla hoy tras solo tres horas de trabajo.

Disfruté viendo el robot ganador del bot-a-thon porque mostraba lo que el negocio puede lograr en la era de la automatización. No estoy diciendo en absoluto que esto sea «TI en la sombra» (shadow IT). El CIO debe ser responsable de la red, incluyendo la provisión de equipos estandarizados, la infraestructura de UiPath Orchestrator, y garantizar el uso de credenciales protectoras para mitigar riesgos de ciberseguridad en torno a robots con acceso basado en roles.

Dicho esto, un desarrollador ciudadano que crea aplicaciones para la App Store de Apple o Google Play Store es libre de imaginar (y reimaginar) el trabajo.

Estándares, pruebas automatizadas y directrices claras aseguran agilidad y escalabilidad en el proceso, permitiendo a los desarrolladores ciudadanos crear los millones de aplicaciones que mejoran nuestras vidas. Spruce Technology ha encontrado la forma de mejorar el día a día de sus empleados, la empresa tiene una gran experiencia compartida, y cuando se sientan con clientes podrán hablar como asesores de confianza y con autoridad.

Knapp y su equipo están «convirtiendo lo mundano en sensato». Gracias a Knapp por ser una gran partner, innovadora y líder.

Casi dejo a los lectores en suspenso. Al principio de esta entrada mencioné que tuve un momento «¡ajá!» durante el Reto de Desarrolladores Ciudadanos en Spruce Technology.

¿Cuál fue mi momento «¡ajá!»?

Honestamente, fue un recordatorio de hace años, cuando servía en el Ejército de EE. UU. destinado en la frontera entre Alemania Oriental y Occidental. El comandante del 11.º Regimiento de Caballería Acorazada (ACR) en ese momento era el Coronel John Abrams. Desde un Humvee con vista a la frontera, fue enfático: los líderes no pueden liderar desde la retaguardia. Los jefes que lideran desde informes están liderando con las noticias de ayer.

El equipo directivo de Spruce estaba ciertamente al frente, y se veía en los ojos de cada empleado que se ofreció voluntario y participó.

Sarah, gracias de nuevo por compartir y darme la oportunidad de ver liderazgo humano y automatizaciones de UiPath todo en un mismo gran evento.

El poder de democratizar la automatización

El impacto y la fuerza de democratizar la RPA son increíbles. En 2017, el primer robot de RPA desplegado en el gobierno federal de EE. UU. surgió durante un concurso de innovación de la NASA (Administración Nacional de Aeronáutica y el Espacio).

Las agencias que están teniendo éxito escalando la RPA y la gestión del cambio ven ese éxito inmediatamente después de retos de desarrolladores ciudadanos. Mientras Knapp hizo un reto de cinco o seis horas, vean los resultados de tres retos de 90 días realizados por la Fuerza Aérea de EE. UU.

El Digital Wingman Challenge mostró aceptación y entusiasmo tanto de aviadores como de empleados gubernamentales en torno a la automatización. Por supuesto, si no tenéis 90 días pero queréis más que una tarde para un reto de desarrolladores ciudadanos, seguid el ejemplo del Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) de EE. UU. El HHS dedicó unas semanas a su reto Battle of the Robots.

Los retos de desarrolladores ciudadanos generan ideas, colaboración y entusiasmo en torno a la automatización. No son una carga pesada y estamos encantados de ayudar.