Dominar los fundamentos:Órdenes de trabajo de mantenimiento

Las órdenes de trabajo son el motor de su operación de mantenimiento. Dan potencia a su equipo y mueven el trabajo del punto A al punto B. Pero hay millones de motores en el mundo, desde trapos oxidados hasta pernos de alta potencia. Este artículo trata sobre cómo dominar la orden de trabajo de mantenimiento para que su operación pueda funcionar tan bien como un automóvil deportivo de lujo.

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Tabla de contenido

1. ¿Qué es una orden de trabajo?
2. ¿Cuál es el proceso de la orden de trabajo?
3. Qué debe estar en una orden de trabajo
4. Gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento
5. El resultado final

¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que proporciona toda la información sobre una tarea de mantenimiento y describe un proceso para completar esa tarea. Las órdenes de trabajo pueden incluir detalles sobre quién autorizó el trabajo, el alcance, a quién se le asignó y qué se espera.

Las órdenes de trabajo son el motor de su operación de mantenimiento. Impulsan a su equipo y mueven el trabajo del punto A al punto B.

Las órdenes de trabajo son cruciales para la operación de mantenimiento de una organización. Ayudan a todos, desde los gerentes de mantenimiento hasta los técnicos, a organizar, asignar, priorizar, rastrear y completar tareas clave. Cuando se hace bien, las órdenes de trabajo le permiten capturar información, compartirla y usarla para hacer el trabajo de la manera más eficiente posible.

Si bien una orden de trabajo y una solicitud de trabajo suenan similares, tienen algunas diferencias clave. El personal que no es de mantenimiento utiliza una solicitud de trabajo para informar al equipo de mantenimiento de una tarea. Por ejemplo, un operador de máquina puede enviar una solicitud de trabajo cuando el equipo se descompone. La solicitud de trabajo es revisada por un gerente de mantenimiento, quien agrega información adicional, programa la tarea y la asigna a un técnico. La solicitud de trabajo ahora es una orden de trabajo.

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El proceso de la orden de trabajo

Cada orden de trabajo de mantenimiento tiene un ciclo de vida con tres fases principales:creación, finalización y registro. Estas fases se pueden dividir en varios pasos. Comprender cada paso y tener un proceso de orden de trabajo sólido garantiza que las tareas no se atasquen en una fase y se conviertan en atrasos.

Paso n. ° 1:se identifica la tarea

Las tareas de mantenimiento se dividen en dos grupos, mantenimiento planificado y mantenimiento no planificado. El mantenimiento planificado abarca todos los trabajos que conoce de antemano, como las inspecciones de rutina, y el mantenimiento no planificado incluye todas las tareas que no puede prever, como una avería inesperada.

Paso 2:se crea la solicitud de mantenimiento

Los detalles del trabajo se recopilan y se envían al equipo de mantenimiento para que se tomen las medidas necesarias. Por ejemplo, cuando una máquina se avería, un operador crea una solicitud de trabajo y la envía a mantenimiento. Si se planifica una tarea, se crea una orden de trabajo y se activa en el momento adecuado.

Paso n. ° 3:la orden de trabajo se prioriza y se programa

Algunos trabajos son más urgentes que otros. No es necesario reparar una bombilla fundida de inmediato, pero sí una cinta transportadora rota. Es por eso que debe priorizar cada orden de trabajo que llegue a su escritorio.

Después de establecer prioridades, es hora de programar. Las órdenes de trabajo se pueden programar en función de una fecha límite establecida, activadores de mantenimiento planificados o bloques de tiempo dedicados. Establecer una fecha límite mantiene a todos responsables e informados para que nada se pierda.

Paso 4:el trabajo se asigna y se completa

Es hora de convertir esas palabras en una página en acción. La orden de trabajo se asigna a un técnico, quien completa la tarea. Esta puede ser una revisión del equipo de cinco minutos o puede ser un trabajo de reparación complejo que demora varios días.

Paso n. ° 5:la orden de trabajo está cerrada y documentada

Una vez que se completen todos los términos de la orden de trabajo, se puede cerrar. Es posible que los gerentes deban firmar la orden de trabajo para cumplir con los requisitos. Una vez cerrada, la orden de trabajo se archiva. Un registro de órdenes de trabajo debidamente organizado es crucial para construir historiales de activos, revisar soluciones pasadas, prepararse para auditorías y más.

Paso n. ° 6:la orden de trabajo se analiza y / o reelabora

Las órdenes de trabajo cerradas contienen información valiosa. Pueden proporcionar información sobre sus procesos y sistemas que se pueden utilizar para ajustar su operación. Tener un registro de órdenes de trabajo también permite a los técnicos detectar rápidamente cualquier paso perdido o soluciones alternativas si un problema vuelve a surgir.

¿Qué debe haber en una orden de trabajo?

Las órdenes de trabajo son como cualquier otra cosa que produzca su planta:deben estar bien elaboradas y libres de defectos. Si una parte del proceso está apagada, puede afectar a toda la línea. Entonces, ¿qué información constituye una excelente orden de trabajo?

• Activo :¿Qué equipo necesita reparación?
• Descripción del problema :¿Cuál es el problema? ¿Qué escuchó, vio, olió o sintió en el momento del error o antes del mismo?
• Alcance del trabajo :¿Qué trabajo se requiere para hacer el trabajo? ¿Qué habilidades se necesitan?
• Piezas y herramientas necesarias :¿Hay alguna pieza que deba reemplazarse o herramientas especiales que deban usarse?
• Notas de salud y seguridad :¿Qué procedimientos y equipos de seguridad se necesitan? ¿Ha habido algún accidente o casi accidente mientras trabajaba en un problema o activo similar?
• Fecha solicitada :¿Cuándo se creó y envió la orden de trabajo?
• Nombre / departamento / contacto del solicitante :¿Quién creó y envió la orden de trabajo?
• Fecha de finalización prevista :¿Cuándo se debe completar esta orden de trabajo?
• Fecha de finalización real :¿Cuándo se completó y cerró la orden de trabajo?
• Horas de trabajo previstas :¿Cuántas horas debería tomar completar la orden de trabajo?
• Horas de trabajo reales :¿Cuántas horas tomó completar la orden de trabajo?
• Lista de verificación de tareas :¿Existe una guía paso a paso para completar el trabajo requerido?
• Prioridad :¿Qué importancia tiene esta orden de trabajo? ¿Alto, medio o bajo?
• Asignado a :¿Quién hará el trabajo? ¿Se requiere más de una persona? ¿Se requiere un contratista externo?
• Documentos asociados :¿Existen recursos que puedan ayudar a que la orden de trabajo se complete de manera más eficiente, como SOP, manuales, diagramas, videos, historial de activos, órdenes de compra o imágenes?
• Notas :¿Existen otras observaciones que puedan ser útiles para completar la orden de trabajo o revisar la orden de trabajo después de que se cierre, como la frecuencia de un problema, las técnicas de resolución de problemas o la solución alcanzada?

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Gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento

La simple creación de una excelente orden de trabajo no garantiza el éxito. Esa orden de trabajo también debe administrarse correctamente. Un sistema sólido para administrar el ciclo de vida de una orden de trabajo asegura que se pase sin problemas de un paso al siguiente. Esto le ayuda a evitar todo tipo de problemas, como la falta de responsabilidad, los altos costos, el aumento del tiempo de inactividad y la demora aplastante. Veamos los pros y los contras de algunos sistemas de administración de órdenes de trabajo y cómo están a la altura.

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Lápiz y papel

Las órdenes de trabajo se han gestionado con lápiz y papel desde el día en que se inventaron. Las órdenes de trabajo escritas son económicas y familiares. El papel es una herramienta con la que todo el mundo se siente cómodo. Casi no requiere capacitación, los costos iniciales son bastante bajos y hay un registro en papel para cuando necesite verificar el trabajo anterior.

Sin embargo, este sistema tiene algunos defectos graves. Los archivos en papel se archivan mal, se pierden o se dañan fácilmente. Son engorrosos y requieren tiempo para encontrarlos, recuperarlos y clasificarlos. Es más probable que la información inexacta llegue a una orden de trabajo, ya que los detalles a menudo se registran después de un incidente. El tiempo de respuesta a las solicitudes de trabajo también es más lento. Estos factores, combinados, hacen que el trabajo sea menos eficiente y podrían costarle mucho dinero en el futuro.

Algunos trabajos son más urgentes que otros. No es necesario reparar una bombilla fundida de inmediato, pero sí una cinta transportadora rota. Es por eso que debe priorizar cada orden de trabajo que llegue a su escritorio.

Pizarras blancas

Las pizarras blancas son otro viejo recurso para los departamentos de mantenimiento. El costo de los materiales no excede demasiado el presupuesto y ciertamente es fácil tener todas las órdenes de trabajo disponibles para ver y actualizar en un solo lugar central.

Al igual que el lápiz y el papel, las pizarras blancas tienen algunas limitaciones importantes. Mantener registros es un gran dolor de cabeza y es extremadamente difícil extraer información de los registros que realmente logras obtener. Esto hace que sea casi imposible crear historiales de activos, prepararse para auditorías y generar informes de órdenes de trabajo. El proceso de administración de órdenes de trabajo también se atasca ya que los operadores y técnicos necesitan ir a una ubicación central para enviar o ver las solicitudes de trabajo.

Hojas de cálculo de Excel

Las hojas de cálculo de Excel son un paso adelante con respecto al lápiz, el papel y las pizarras blancas. Hace que los registros sean digitales, por lo que es menos probable que los archivos se dañen o se pierdan. También es más fácil buscar información y crear informes con esta información.

Pero si bien las hojas de cálculo elevan ligeramente el listón, existen algunos factores que las convierten en una base inestable para administrar las órdenes de trabajo de mantenimiento. Algunas hojas de cálculo están bloqueadas en una sola computadora, lo que dificulta ver información actualizada en una orden de trabajo. Incluso si están basadas en la nube, las hojas de cálculo no tienen la capacidad de activar automáticamente órdenes de trabajo, lo que hace que el mantenimiento preventivo sea extremadamente difícil de lograr. La introducción de datos y la creación de informes requieren largos períodos en una computadora y conocimientos técnicos. También existe una capacidad limitada para realizar un seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, lo que lo deja un paso atrás.

software CMMS

Una de las mayores ventajas de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS) es el uso de tecnología móvil y en la nube. Este tipo de software de órdenes de trabajo de mantenimiento permite a todos los que están en mantenimiento crear, rastrear, completar y analizar tareas en tiempo real, desde cualquier lugar, ya sea en el lugar de una avería o en una playa de Hawái. Los técnicos pueden llevar órdenes de trabajo, historiales de activos, documentos e imágenes dondequiera que vayan. También se les notifica de las nuevas órdenes de trabajo tan pronto como se envían o activan. Los informes extraen los datos de las órdenes de trabajo de mantenimiento para determinar el costo, la eficiencia y otras métricas. Para aquellos fuera del mantenimiento, enviar una solicitud de trabajo a través de un CMMS puede darles un mayor sentido de propiedad sobre ese trabajo. Pueden rastrear el estado de sus solicitudes y elimina las órdenes de trabajo duplicadas. Esta es una forma clave de hacer crecer el TPM en sus instalaciones y reduce la necesidad de obtener actualizaciones o aclaraciones sobre la tarea.

Si bien el software CMMS es el camino del futuro, viene con precios iniciales más costosos, requiere capacitación y cultura excepcionales para que el sistema sea exitoso y, a menudo, requiere técnicas de mantenimiento más avanzadas. Si bien el software CMMS tiene sus defectos, los beneficios a largo plazo del sistema compensan con creces las deficiencias iniciales.

La conclusión

Las órdenes de trabajo son un pilar de un gran mantenimiento. Cuando se gestionan correctamente, le dan a su equipo la estabilidad y la estructura que necesita para ser eficiente. Una orden de trabajo de mantenimiento bien construida y un proceso de orden de trabajo facilitan el establecimiento de un programa de mantenimiento preventivo y reaccionan al mantenimiento no planificado. Los roles están definidos, los flujos de trabajo son más fluidos, las tareas se controlan y la información está bien documentada. La elección de las herramientas y los sistemas adecuados para administrar las órdenes de trabajo es la pieza final crucial del rompecabezas. Cuando todo se junta, su operación puede dominar los fundamentos del mantenimiento y buscar nuevas formas de crecer y tener éxito.