Programa de mantenimiento preventivo:una guía de ocho pasos para crear un plan de mantenimiento preventivo

¿Qué es un programa de mantenimiento preventivo?

Un programa de mantenimiento preventivo es una serie de procesos, pautas y herramientas que ayudan a su empresa a realizar el mayor mantenimiento preventivo posible y, al mismo tiempo, es eficiente con su tiempo y dinero.

El mantenimiento preventivo y la planificación encajan perfectamente, al igual que la sal y la pimienta, Batman y Robin, las películas y las palomitas de maíz. Esto se debe a que para que un programa de mantenimiento preventivo tenga éxito, se requiere un plan sólido.

Para las instalaciones que buscan salir de una rutina de mantenimiento reactivo, un plan de mantenimiento preventivo puede hacer maravillas. Tener una hoja de ruta para el mantenimiento preventivo permite que su operación supere el tiempo de inactividad no planificado al tiempo que evita la tentación de volver a adoptar un enfoque reactivo.

Un plan de mantenimiento preventivo deja todo más claro para que el camino hacia la confiabilidad esté libre de obstáculos. Se definen las metas y responsabilidades, se entienden los plazos y se contabilizan los recursos necesarios. Todo el mundo sabe cómo es el éxito y cómo mantenerlo.

¿Cómo es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo es el mantenimiento que se realiza con regularidad en un equipo en condiciones de funcionamiento para evitar fallas no planificadas o averías. El mantenimiento preventivo se activa para un activo según el tiempo o el uso. Por ejemplo, si un activo ha funcionado durante 100 horas, se activará automáticamente una orden de trabajo de mantenimiento preventivo. El objetivo es aumentar la confiabilidad de los activos, reducir el tiempo de inactividad y maximizar el impacto de los costos y la mano de obra.

Para las instalaciones que buscan salir de una rutina de mantenimiento reactivo, un plan de mantenimiento preventivo puede hacer maravillas. Tener una hoja de ruta permite que su operación supere el tiempo de inactividad no planificado al tiempo que evita la tentación de volver a adoptar un enfoque reactivo.

La transición de un mantenimiento predominantemente reactivo a uno principalmente preventivo requiere tiempo, dedicación, recursos y, lo más importante, un plan. Lograr un programa de mantenimiento preventivo exitoso significa crear un programa de mantenimiento preventivo y ceñirse a él. Significa una reducción en el tiempo de inactividad no planificado, atrasos, falta de comunicación, accidentes y los costos asociados con cada uno. Al final del día, el mantenimiento preventivo lo ayudará a vencer la ineficiencia y mejorar su programa de mantenimiento de arriba a abajo.

Descubra cómo crear una estrategia de mantenimiento equilibrada

Lee mas

Ocho pasos para un programa de mantenimiento preventivo eficaz

Todas y cada una de las instalaciones son diferentes, con diferentes objetivos, activos y recursos. Es por eso que no existe un enfoque único para la creación de un programa de mantenimiento preventivo. Sin embargo, al utilizar estos ocho elementos importantes, puede crear un plan eficaz para el éxito. Seguir esta plantilla para un plan de mantenimiento preventivo contribuirá en gran medida a que su operación sea más eficiente y sostenible.

1. Establecer y priorizar objetivos

El primer paso para crear un programa de mantenimiento preventivo exitoso es sentarse y exponer lo que desea lograr. Cada instalación tiene diferentes objetivos y esos objetivos influyen en todas las decisiones futuras. ¿Quiere reducir el tiempo de inactividad? ¿Aumentar la fiabilidad? ¿Reducir costos? Piense en las razones por las que desea crear un programa de gestión de proyectos estructurado y escríbalas.

A continuación, es hora de priorizar sus objetivos. Seamos realistas, siempre estás ocupado e implementar un plan de mantenimiento preventivo es otro gran proyecto para agregar a tu lista de tareas pendientes. Con todo lo que está sucediendo, es casi imposible seguir adelante con todos sus objetivos. Al establecer prioridades, sabe dónde centrar su atención y sus recursos primero al establecer un plan para el mantenimiento preventivo. Cuando esas tareas estén firmemente en marcha, puede comenzar el siguiente paso en su plan.

2. Cree KPI y comprométase a medirlos

Ahora que sus objetivos están organizados, es importante asignarles números. Es difícil saber si un programa de mantenimiento preventivo está funcionando sin establecer objetivos concretos. Existe una variedad de métricas de mantenimiento que su operación puede usar para medir su desempeño. Algunos de los más comunes son el porcentaje crítico de mantenimiento programado, el porcentaje de mantenimiento planificado, el cumplimiento del mantenimiento preventivo, la eficacia general del equipo y el tiempo medio entre fallas.

Una vez que sepa qué KPI utilizará para definir el éxito, el siguiente paso es crear un marco para medir consistentemente estas métricas. Las estadísticas solo son valiosas si las usa constantemente para mejorar el plan de mantenimiento preventivo. Es fundamental crear procesos y procedimientos que garanticen que los datos se recopilen, analicen, comprendan y actúen de forma regular. De esta manera, sabrá si está cumpliendo sus metas y dónde se encuentran sus fortalezas y debilidades.

Cree los objetivos de mantenimiento y los KPI perfectos con esta plantilla gratuita

Obtén la plantilla

3. Obtenga la aceptación de las partes interesadas

No importa cuánto tiempo dedique a su programa de mantenimiento preventivo si no cuenta con todo su equipo a bordo. La aceptación total es crucial, ya que una estrategia de PM eficaz requiere que todos contribuyan, desde un técnico que debe ingresar datos hasta un ingeniero de confiabilidad que lee esos datos y toma decisiones basadas en ellos. Lo que parecen pequeños detalles se suman para marcar una gran diferencia. Es por eso que establecer el concepto de mantenimiento productivo total es tan importante para crear una estrategia que funcione.

Obtener la aceptación de todas las partes interesadas para un plan de mantenimiento preventivo incluye tener discusiones sobre objetivos, conjuntos de habilidades, necesidades, recursos y más con cada miembro del equipo. Esto le dará una visión holística de cómo un aumento en el mantenimiento programado afectará a cada persona y al equipo, cómo las personas podrían reaccionar al cambio y qué es necesario para ejecutar su estrategia con menos inconvenientes.

4. Aproveche la tecnología adecuada

La tecnología es uno de los ingredientes más importantes para una estrategia de PM eficaz. Aprovechar una solución digital le permite organizar de manera eficiente todas las tareas más pequeñas requeridas para que su instalación adopte una mentalidad de PM, como la programación, la gestión del mantenimiento del inventario, los informes y la organización de las órdenes de trabajo. Si su instalación funciona con un sistema heredado, como lápiz y papel o Excel, ahora es el momento de planificar una transición a una solución digital.

Hay varios factores que deben tenerse en cuenta al elegir la tecnología adecuada para un programa de mantenimiento preventivo, incluido el conjunto de habilidades de su equipo, el presupuesto, las capacidades de los activos, la preferencia del equipo, la seguridad de los datos y más. Una de las cosas más importantes que debe recordar al buscar tecnología de mantenimiento preventivo, como un CMMS, es la facilidad de uso. Si un sistema es demasiado difícil de entender y utilizar correctamente, no se utilizará de forma eficaz y todo el tiempo y el dinero invertidos en la solución serán en vano.

5. Asegúrese de que sus activadores de PM sean precisos

Debido a que todos los PM efectivos se basan en activadores precisos, este es un paso crucial en la elaboración de un plan de mantenimiento preventivo. Hacer coincidir las tareas de mantenimiento con el activador correcto ayudará a que su operación fluya de manera eficiente y garantizará que los activos sean lo más confiables posible. Estos desencadenantes también deben ser conocidos por todos los miembros del equipo de mantenimiento para que ninguna tarea se pierda. La programación automatizada y las notificaciones móviles son dos herramientas que simplifican la tarea.

No importa cuánto tiempo dedique a su programa de mantenimiento preventivo si no cuenta con todo su equipo a bordo. La aceptación total es crucial, ya que una estrategia de PM eficaz requiere que todos contribuyan, desde los técnicos hasta los ingenieros de confiabilidad.

Al definir un activador de mantenimiento preventivo para un activo, es importante tener en cuenta algunas variables. Esto incluye las pautas recomendadas por los fabricantes, el historial de rendimiento del activo, la importancia del activo para la producción, el costo de reparación frente al mantenimiento y el uso futuro proyectado del activo. Cuando tiene en cuenta todos estos elementos, debe tener una buena idea de cuándo activar el mantenimiento de un equipo en particular. Este número debe ajustarse en el futuro para optimizar su mantenimiento preventivo.

6. Capacitar e implementar

En este punto de su búsqueda de un programa de mantenimiento preventivo eficaz, probablemente sepa qué debe hacerse y cómo debe hacerse. Su equipo, por otro lado, probablemente no lo haga. Es importante recordar esto y crear una estrategia de capacitación para que todos puedan ponerse al día. Los miembros del equipo deben estar capacitados en cualquier tecnología nueva, así como en los procesos y procedimientos que vienen con un cambio hacia el mantenimiento preventivo, como priorizar las órdenes de trabajo, crear códigos de falla y acceder a los documentos digitalmente.

El siguiente paso obvio es implementar su plan de mantenimiento preventivo. Si el mantenimiento preventivo es algo completamente nuevo para su equipo, podría considerar un programa piloto en un sitio, una sección de sus instalaciones o algunos activos en particular. De esta forma, puede ayudar a su equipo a adaptarse a una nueva forma de hacer las cosas mientras soluciona los problemas de su programa de gestión de proyectos.

7. Cree una lista de verificación de mantenimiento preventivo para analizar los resultados

Una vez que su plan de mantenimiento preventivo esté en marcha, es importante estar atento a los números. Es esencial tener una lista de verificación de mantenimiento preventivo que le ayude a realizar un seguimiento constante de los KPI, como el tiempo medio de reparación, el porcentaje de mantenimiento planificado y el tiempo medio entre fallas. Analizar estas estadísticas y compararlas con los números previos al plan debería darle una buena idea de cómo su programa está afectando la eficiencia de su operación de mantenimiento.

Compare estas métricas con los puntos de referencia que estableció cuando creó por primera vez sus procesos de mantenimiento preventivo. Esto lo ayudará a identificar dónde está logrando sus objetivos y dónde no, para que pueda identificar los problemas en su programa antes de que se salgan de control. Aproveche las herramientas de captura de datos para que el seguimiento y el análisis sean fáciles, rápidos y prácticos. Por ejemplo, existen muchas plantillas de informes automatizadas que puede utilizar y que están disponibles comúnmente en los programas de gestión de mantenimiento.

8. Plan de ajuste fino

Esta es una tarea que nunca debería sentir que está completa. Su programa de mantenimiento preventivo siempre debe estar en construcción, ya que continuamente afina, mejora, llena los vacíos y fortalece los procedimientos que están funcionando bien. Utilice los datos que captura a través de sensores, notas de órdenes de trabajo e informes digitales para ver dónde se encuentran las fortalezas y debilidades. Descubra oportunidades para mejorar y céntrese en adoptar el mantenimiento preventivo siempre que sea posible en su operación.

Un elemento crucial en esta fase es incluir a todas las partes interesadas, como técnicos, ingenieros de operaciones, confiabilidad, etc., en el proceso de mejora. Los perfiles digitales y los foros para los miembros del equipo facilitan la programación de un tiempo para recibir comentarios, solucionar problemas y revisar los problemas que se han señalado mientras suaviza las arrugas de su plan.

Lo esencial para crear un programa de mantenimiento preventivo

La creación de un programa de mantenimiento preventivo exitoso, sostenible y eficaz no sucede de la noche a la mañana. Se necesita mucha planificación, pero vale la pena cuando se obtienen los numerosos beneficios. Es importante construir una estrategia sólida identificando objetivos, creando KPI y desencadenantes adecuados, discutiendo el plan con las partes interesadas, aprovechando la tecnología adecuada y realizando capacitación. Se necesitan un análisis y un ajuste precisos consistentes para garantizar que toda su planificación cuidadosa no se desperdicie. Y recuerde, un programa de mantenimiento preventivo bien aceitado no es un sueño inalcanzable para las operaciones de mantenimiento; es una opción viable para todos.