Cuatro estrategias para reducir la rotación en el mantenimiento

El conocimiento, como las piezas de repuesto o su presupuesto, es un recurso clave en el mantenimiento.

Pero, ¿qué sucede cuando un empleado sale por la puerta para siempre y se lleva ese conocimiento? La respuesta no es bonita. Existe el alto costo de contratar, incorporar y capacitar a alguien nuevo, sin mencionar una caída en la productividad, la confiabilidad y el tiempo de actividad.

Esta es la dura realidad que enfrentan las organizaciones a medida que aumenta la rotación en el mantenimiento. Pero no tiene por qué serlo. Esta publicación analiza cómo las instalaciones pueden retener al personal y mejorar la transferencia de conocimientos para reducir el impacto de la rotación.

Tabla de contenido

1. Tasas de rotación en mantenimiento
2. ¿Qué causa la rotación en el mantenimiento?
3. El impacto de la rotación en el mantenimiento
4. Cuatro estrategias para reducir la rotación en el mantenimiento
5. Cómo los equipos de mantenimiento pueden planificar la rotación
6. El resultado final

Tasas de rotación en mantenimiento

La industria del mantenimiento tiene un problema de rotación. Aunque las tarifas varían según la región, la industria y la posición, la rotación en mantenimiento supera constantemente los promedios nacionales y mundiales y supera a todas las industrias, excepto a unas pocas.

Según la Asociación para la Excelencia en la Fabricación, la planta de fabricación y distribución promedio tiene una tasa de ausentismo y rotación de empleados del 37%. Otro estudio realizado por Canadian Manufacturing Network encontró que la tasa de rotación promedio del personal de mantenimiento y los operadores de máquinas en Canadá es del 22%. Y, según la Oficina de Estadísticas Laborales, la tasa de rotación involuntaria (despidos y despidos) de los profesionales de mantenimiento en los EE. UU. Fue un 4% más alta que el promedio nacional en 2018.

¿Qué causa la rotación en el mantenimiento?

Está claro que las tasas de rotación de empleados son más altas en mantenimiento que en muchas otras industrias. ¿Pero por qué? Para responder a esa pregunta, primero debemos analizar las razones comunes por las que alguien podría dejar su trabajo.

Encuestas recientes han encontrado que el dinero está en el centro de entre un tercio y la mitad de toda la facturación. Sin embargo, la búsqueda de un aumento es a menudo un síntoma de problemas más profundos. El equilibrio entre el trabajo y la vida personal (13%), una mala relación con un gerente (11%), la calidad de las tareas diarias (8%) y un entorno laboral deficiente (6%) se mencionaron como las principales razones por las que las personas dejan su trabajo.

Pero, ¿qué sucede cuando un empleado sale por la puerta para siempre y trae ese conocimiento con ellos? La respuesta no es bonita.

También es útil ver por qué algunos empleados no dejan su trabajo. Un estudio de Harvard Business Review encontró que las personas tenían un 34% más de probabilidades de quedarse en un trabajo si encontraban su trabajo agradable, usaban sus fortalezas con más frecuencia y podían desarrollar sus carreras.

Estos hallazgos pueden ayudar a explicar las altas tasas de rotación en el mantenimiento. Por ejemplo, si una instalación tiene problemas con demasiado mantenimiento reactivo, el personal puede pasar todo el día apagando incendios. Incluso pueden ser llamados a todas horas para hacer frente a averías inesperadas. Cuando esto sucede, todo, desde el equilibrio entre el trabajo y la vida personal hasta la seguridad, se ve afectado, creando la receta perfecta para la insatisfacción y la rotación.

Del mismo modo, trabajar con herramientas obsoletas dificulta que el personal de mantenimiento acceda a los recursos y haga su trabajo de manera eficaz. Cuando pasan más tiempo rastreando manuales, revisando órdenes de trabajo o escribiendo notas después de un turno, pasan menos tiempo usando sus habilidades y desarrollando nuevas.

Para colmo, los equipos de mantenimiento a menudo trabajan en circunstancias extremadamente difíciles con muy poco reconocimiento, que es otra gran razón por la que es más probable que se vayan. Las altas apuestas combinadas con una escasez de gratitud pueden empujar al personal de mantenimiento, especialmente a los empleados jóvenes, a buscar una carrera diferente con un mejor ambiente de trabajo.

“Es un trabajo agotador y extremadamente ingrato”, dice Scott Deckers, gerente de éxito del cliente de Fiix, sobre la vida de un técnico de mantenimiento. “Nadie te nota hasta que algo sale mal. Y luego todos te notan, pero por las razones equivocadas ".

La última pieza del rompecabezas es el impacto del envejecimiento de la mano de obra en mantenimiento. En 2016 había más de 2.1 millones de personas mayores de 55 años trabajando en las industrias de recursos naturales, construcción y mantenimiento en los EE. UU. Eso significa que millones de empleados y décadas de conocimiento fluirán de las instalaciones en los próximos años.

Es una tendencia preocupante que Deckers ha visto de primera mano.

"Un número significativo de usuarios [de Fiix] tiene entre 55 y 60", dice, "lo que significa que una gran parte de la fuerza laboral se jubilará en los próximos cinco años".

El impacto de la rotación en el mantenimiento

El costo de la rotación es elevado. Una empresa promedio gasta el 20% del salario anual de un empleado para reemplazarlos. Dado que el salario promedio en recursos naturales, construcción y mantenimiento es de $ 43,000 (USD), la facturación tiene un precio de $ 8,600 por persona. Y el dinero no es lo único que está desperdiciando; se necesita un promedio de 42 días para cubrir un puesto. Ese tiempo se dedica a entrevistar, incorporar y capacitar al nuevo personal en lugar de realizar otras tareas clave.

Las altas apuestas combinadas con la escasez de gratitud pueden empujar al personal de mantenimiento, especialmente a los jóvenes, a buscar una carrera diferente con un mejor ambiente de trabajo.

Estos son solo los costos directos de rotación en mantenimiento. Hay muchas consecuencias indirectas que pueden tener un impacto aún mayor en su operación.

Por ejemplo, cuando tiene poco personal, es más difícil mantenerse al día con el mantenimiento programado y no programado. Esto conduce a más tiempo de inactividad, menos producción y pérdida de ingresos. El tiempo de inactividad no planificado cuesta entre $ 3,000 y $ 200,000 por hora y resulta en una falla en la entrega de servicios a los clientes el 46% del tiempo.

Finalmente, si su instalación no tiene un sistema sólido para almacenar información, es probable que pierda muchos conocimientos después de que alguien se vaya. De hecho, se ha descubierto que aproximadamente el 70% del conocimiento de un empleado se pierde cuando abandona una organización. Esto puede resultar en menos recursos para el personal existente y un período de capacitación más largo para los nuevos empleados.

Cuatro estrategias para reducir la rotación en mantenimiento

La primera regla para reducir la rotación en el mantenimiento es olvidarse de las cosas que no puede cambiar (cheques de pago, jubilación) y concentrarse en las áreas que puede (crear un ambiente de trabajo eficiente y satisfactorio). Aquí hay cuatro formas de lograrlo.

N.º 1:Haga que el mantenimiento sea importante

El mantenimiento es a menudo una profesión ingrata. Puede ser frustrante trabajar duro, hacer un gran trabajo y no obtener reconocimiento por ello. Revertir esta tendencia crea un mejor ambiente de trabajo para su equipo de mantenimiento.

Los números cuentan la mejor historia. Por eso es importante cuantificar el rendimiento. Le permite señalar un informe y decir:"Completamos 100 órdenes de trabajo el mes pasado" o "Ayudamos a aumentar el tiempo de actividad en 40 horas este trimestre". Deja en claro el valor del mantenimiento y le da al personal de mantenimiento el reconocimiento que anhela. El resultado es una cultura más positiva en su operación de mantenimiento y en toda la organización.

N.º 2:Allane el camino para los empleados jóvenes

Los trabajos sin futuro son conocidos por sus altas tasas de rotación. Nadie quiere ir a trabajar todos los días sabiendo que nunca aprenderá ni progresará. Esto es especialmente cierto para los trabajadores jóvenes, que quieren poder ver un camino a seguir en sus carreras.

Hay tres formas de mostrar a los técnicos jóvenes que pueden tener un futuro brillante en su empresa. El primero es un gran programa de formación y de incorporación. Bríndeles los conocimientos técnicos que necesitan rápidamente, para que puedan aprender y trabajar con confianza. El segundo es priorizar la formación cruzada y el aprendizaje continuo. Exponga al personal a una variedad de tareas y equipos para expandir sus habilidades. Por último, invierta en herramientas y recursos, como software de mantenimiento, que faciliten que el personal junior haga su trabajo y aprenda nuevas habilidades, para que tenga más tiempo para aprender, capacitarse y contribuir.

N.º 3:Elimine sus mayores pérdidas de tiempo y dolores de cabeza

Nada destruye la voluntad de trabajar como lidiar constantemente con las peores partes de un trabajo. Eliminar estos elementos permitirá a los técnicos concentrarse en usar sus habilidades. Es menos probable que el personal se vaya cuando les da la oportunidad de hacer el trabajo que les gusta con más frecuencia.

Las molestias menores pueden convertirse rápidamente en importantes en el mantenimiento. Si sus técnicos pasan una hora haciendo papeleo después de cada turno, esa es una hora menos que tienen con sus familias o recargando para mañana. Los lugares de trabajo agotados y tóxicos son inevitables en esta situación. Evite este resultado haciendo que la información sea más accesible, apuntando a prácticas ineficientes y haciendo que esos pequeños trabajos molestos sean un poco más fáciles de completar.

N.º 4:invierta en las herramientas adecuadas

Es difícil lograr estos objetivos sin las herramientas adecuadas. Una de esas herramientas es un centro de conocimiento digital, que es una plataforma central donde todo, desde SOP hasta historiales de órdenes de trabajo y listas de verificación de mantenimiento preventivo, está organizado y accesible. Esto proporciona al personal la información que necesita, cuando la necesita. Empoderar a su equipo de mantenimiento de esta manera les ayuda a superar algunos obstáculos importantes y elimina muchas causas comunes de rotación. Los gerentes de mantenimiento también se benefician de este sistema. No solo aumenta la eficiencia, sino que le permite cuantificar el valor del mantenimiento para que se comprenda mejor en toda la organización.

Cómo los equipos de mantenimiento pueden planificar la rotación

Puede reducir la rotación en el mantenimiento, pero no puede eliminarla por completo. Los siguientes son algunos consejos para lidiar con la rotación en su operación.

Digitalice sus documentos

Los técnicos pasan años trabajando con el mismo equipo todos los días, por lo que a menudo tienen conocimientos sobre activos que nadie más tiene. Si no tiene un sistema para preservar y compartir este conocimiento, podría significar un camino largo, difícil y costoso de regreso al punto de partida. Las empresas de tamaño empresarial en los EE. UU. Desperdician $ 4.5 millones en productividad anualmente debido a una incorporación y capacitación ineficientes.

Nada destruye la voluntad de trabajar como lidiar constantemente con las peores partes de un trabajo.

Una forma de evitar este escenario de pesadilla es grabar todo y hacer que sus registros sean digitales. Tener un depósito digital para la información de activos permite al personal acceder fácilmente y revisar el historial de órdenes de trabajo de un activo. Toda la información que puede llevar meses o años aprender por prueba y error (como la configuración óptima o las causas comunes de falla) se puede aprender en días.

Estandarice tanto como sea posible

La consistencia es la marca de un gran mantenimiento. Pero es difícil obtener los mismos resultados una y otra vez cuando su equipo sigue cambiando. Los procesos estandarizados facilitan la repetición del éxito al eliminar las conjeturas de las tareas de mantenimiento y evitar que dependa de una sola persona especializada.

Algo tan simple como crear listas de verificación para el mantenimiento programado regularmente puede mejorar la estandarización. Si desea ver el panorama más amplio, puede crear una política de gestión de activos. Esto proporciona un conjunto de principios rectores para la gestión de activos y orienta a todos en su organización hacia el mismo objetivo.

Anticípese al cambio

Si puede anticipar la rotación, la planificación será mucho más fácil. Analizar los números puede ayudarlo a detectar tendencias, prever una rotación potencial y sobrevivir a las secuelas.

Esta es otra área en la que el software de mantenimiento puede salvarle la vida y ayudarlo a detectar los primeros indicadores de rotación. Los informes automatizados brindan información actualizada en cualquier momento para ayudarlo a establecer líneas de base e identificar los cambios relacionados. Por ejemplo, las horas extraordinarias tienen una fuerte conexión con la baja productividad y satisfacción laboral. Si observa un aumento en las horas extra y las solicitudes de trabajo, puede abordar la causa raíz del problema

El resultado final

La rotación puede ser devastadora para un equipo de mantenimiento. Puede provocar pérdida de conocimientos, baja moral, aumento del tiempo de inactividad y más. Sin embargo, la rotación y su impacto pueden minimizarse documentando y organizando el conocimiento, articulando el valor del mantenimiento, aumentando la estandarización y eliminando las ineficiencias. El software de mantenimiento puede desempeñar un papel fundamental a la hora de ayudarlo a lograr estos objetivos mientras prepara sus instalaciones para el éxito a largo plazo.