Aproveche el software EAM para optimizar las operaciones de mantenimiento en los municipios

Independientemente del tamaño de su presupuesto municipal, el software de gestión de activos empresariales (EAM) significa más control, menos desperdicio. Tomas mejores decisiones, más rápido. El tamaño del presupuesto no importa tanto como podría pensar. No importa con cuánto esté comenzando, el software de administración de activos estira cada dólar.

Gestión de activos 101

Antes de discutir cómo el software EAM facilita la gestión de activos municipales, vale la pena cubrir algunos conceptos básicos.

¿Qué es un activo?

Hay muchas maneras de pensar en la respuesta. Una idea:si algo se rompe pero nadie llama para quejarse, no es una ventaja. Los activos pueden ser bastante pequeños. Por ejemplo, los escritorios del Ayuntamiento o las lámparas de lectura de la biblioteca local. Pero también pueden ser infraestructuras municipales significativas, que incluyen:

• carreteras y aceras
• puentes
• sistemas de alcantarillado
• maquinaria pesada
• edificios
• vertederos

En lugar de usar el tamaño o el costo, puede pensar en los activos en términos de propósito. Los activos brindan los servicios que los residentes necesitan y esperan.

¿Qué es la gestión de activos?

A nivel individual, es cómo mantenemos las cosas que poseemos al estándar que queremos usando la menor cantidad de dinero posible. Ejecutar un análisis de virus en su computadora es un ejemplo. Está encontrando y solucionando pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de crecer. Otro ejemplo es ahorrar para reemplazar las viejas ventanas de su casa. El presupuesto a largo plazo significa que su inversión no va a arruinarse. Y actualizar las ventanas aumenta el valor de su hogar y reduce el costo de funcionamiento.

A nivel municipal, la gestión de activos consiste en encontrar formas de prestar servicios al nivel que los residentes esperan ya un costo sostenible.

¿Por qué es importante la gestión de activos municipales?

Los municipios se enfrentan a muchos desafíos debido al envejecimiento de los activos. Según la Federación de Municipios Canadienses (FCM):

“Una gran parte de la infraestructura en Canadá está llegando al final de su vida útil... Con esta infraestructura obsoleta, los municipios pueden esperar un aumento en los costos de mantenimiento y operación, y aumentos significativos en los costos de renovación y reemplazo en el futuro”.

La gestión de activos ayuda porque "tener una imagen más clara del estado actual de su infraestructura municipal puede ayudarlo a tomar decisiones más informadas sobre las operaciones, el mantenimiento y la renovación de activos".

También ayuda de maneras que quizás no te des cuenta. Según la FCM, un plan sólido de administración de activos lo ayuda a:

• solicitar subvenciones
• defiende las tarifas de los usuarios y establece las tasas de impuestos
• negociar mejores acuerdos y desarrollar asociaciones

Solicitudes de subvenciones

Debido a que sabe exactamente dónde necesita financiamiento y cómo lo usaría, puede escribir solicitudes de subvención persuasivas y repletas de datos.

Tarifas de usuario y tasas impositivas

Debido a que sabe en detalle cuánto cuesta administrar los activos, puede explicar mejor a los residentes la necesidad de tarifas de usuario. Debido a que una buena planificación lo prepara para el futuro, también puede evitar aumentos bruscos e inesperados. Debido a que tiene una idea clara de las futuras necesidades y costos de infraestructura, puede establecer tasas impositivas para financiar los presupuestos locales de manera adecuada.

Acuerdos y asociaciones

Debido a que tiene una lista completa y detallada de su infraestructura, puede realizar compras a granel de proveedores externos y está en condiciones de compartir recursos con otros municipios.

EAM más fácil

En el centro de una gestión de activos municipales exitosa se encuentran los datos. Montones y montones de datos. Y nada almacena y procesa datos mejor que el software. El FCM tiene una larga lista de beneficios del software EAM. Vale la pena tomarse el tiempo para ver algunos con un poco más de detalle.

La gestión de activos respaldada por EAM lo ayuda a:

Mantenga todos sus datos en un solo lugar

En lugar de tener datos críticos ocultos en diferentes hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas y archivos de procesamiento de texto, el software EAM hace que todo sea fácil de encontrar. Y mantener los datos actualizados es mucho más fácil cuando ya no implica desplazarse por correos electrónicos antiguos en busca de la versión más reciente de un archivo que ahora existe solo como archivo adjunto.

Las plataformas más antiguas requerían grandes inversiones iniciales en servidores, conocimientos de TI y capacitación. Pero las soluciones de EAM basadas en la nube asumen el peso de configurar las cosas y mantenerlas en funcionamiento. Detrás de escena, los proveedores respaldan y alojan los datos, parchean y actualizan el software.

Compartir datos entre departamentos

El software EAM resuelve el problema de cada departamento utilizando sus propios métodos idiosincrásicos para recopilar, formatear y distribuir datos. Debido a que todos usan el mismo sistema, todos los datos se ingresan de la misma manera, lo que permite que los departamentos compartan sin esfuerzo. Los datos se vuelven no solo fácilmente accesibles sino también significativos para cada departamento municipal.

Haga un seguimiento de los costos del ciclo de vida

Los costos del ciclo de vida incluyen la planificación, la compra, el mantenimiento, a veces la rehabilitación y luego la disposición de un activo. El software EAM lo ayuda a realizar un seguimiento de los costos al mantener registros precisos y actualizados de todo el trabajo realizado en un activo, que luego se puede usar para calcular con precisión el costo total de propiedad (TCO).

Imagina que tu municipio ha decidido abrir una piscina comunitaria. Costará dinero diseñarlo y construirlo. Pero los costos no se detendrán ahí. Los costos continuos incluyen limpieza, cloración y dotación de personal. Ser capaz de realizar un seguimiento de los costos es fundamental para establecer las tarifas de los usuarios y presupuestar el mantenimiento futuro.

Vea los datos de una manera que empodera la toma de decisiones

Es imposible tomar buenas decisiones mirando interminables columnas de números. Pero una vez que haya decidido un conjunto de objetivos, el software EAM puede producir informes utilizando casi cualquier combinación de puntos de datos, incluidos los indicadores clave de rendimiento (KPI). Sabrá fácilmente si se está moviendo en la dirección correcta.

Un ejemplo concreto puede mostrar cómo funcionan los KPI. Desde 2011, Richmond Hill, parte del área metropolitana de Toronto en Ontario, ha tenido un plan estratégico centrado en KPI. Definen un KPI como "una medida de desempeño que rastrea el progreso hacia un resultado establecido con el propósito de aprendizaje y mejora continuos". Entonces, están rastreando el uso de maquinaria pesada con un KPI de remoción de nieve. El objetivo es la accesibilidad para los residentes con problemas de movilidad. Están rastreando el progreso en parte midiendo la rapidez con la que quitan la nieve de las aceras. El objetivo puede ser un poco abstracto, pero pueden ver qué tan cerca se están acercando usando datos duros.

Cómo empezar

Ya has comenzado. Investigar un poco en línea y leer sobre la gestión de activos y cómo el software de gestión de mantenimiento municipal lo hace más fácil es un gran primer paso. Una vez que sienta que comprende bien los beneficios de un plan de administración de activos, la FCM recomienda reclutar colegas. Cualquier proyecto exitoso necesita un nivel de aceptación hacia arriba y hacia abajo y, en el caso, explica la federación, necesitará aliados entre el personal y los funcionarios electos. Eventualmente, querrá hablar con los municipios que ya tienen planes implementados. Los proveedores de software de EAM también son excelentes fuentes de información y orientación.