Software de seguimiento de activos:localice y rastree sus activos con precisión

Ha decidido utilizar el software de seguimiento de activos. Esa es una decisión inteligente, porque hay muchos beneficios.

¿Qué es el software de seguimiento de activos?

Un software de seguimiento de activos ofrece formas para que los usuarios rastreen digitalmente la ubicación de los activos que han sido etiquetados físicamente. También almacena información de activos y datos de inventario, y puede alertar a los gerentes cuando el stock de repuestos es bajo.

El uso de software para rastrear estos activos puede ayudar:

• Asegúrese de que el mantenimiento programado se complete a tiempo
• Configure alertas y notificaciones para que el personal adecuado se asigne automáticamente a las tareas cuando se creen nuevas órdenes de trabajo
• Haga un seguimiento del ciclo de vida de los activos. La información sobre el estado del equipo, la edad y más se ingresa y almacena en el sistema
• Ejecute informes y calcule la depreciación de la maquinaria

Por qué la gente usa el software de seguimiento de activos:

El aspecto que requiere más tiempo para establecer un programa de mantenimiento preventivo implica pasar por una instalación y crear un inventario de todos los activos relevantes. El uso de software de seguimiento de activos lo ayuda con

• Gestión de inventario: Los usuarios ingresan datos para rastrear herramientas físicas, licencias de software y contratos. La base de datos resultante simplifica la auditoría. Las fechas de incorporación de activos y las funciones de registro de entrada o salida ayudan a evitar pérdidas y promueven actualizaciones periódicas.
• Gestión del ciclo de vida de los activos: Notifique a los usuarios sobre actualizaciones de software obligatorias o útiles. Gestionar la enajenación de activos. Alerte a las partes interesadas cuando sea el momento de renunciar o renovar contratos.
• Mesa de ayuda central: Cree un registro en papel digital para rastrear adquisiciones, solicitudes, actualizaciones, administración de licencias, cumplimiento, necesidades de optimización y más.

Además, el seguimiento de activos fijos y móviles lo ayuda a:

Ubique sus activos rápidamente, justo cuando los necesita

El software de seguimiento de activos puede decirle dónde está algo o, con un sistema básico de entrada/salida, quién lo tiene o quién lo tuvo por última vez. Es el mismo sistema binario utilizado por su biblioteca local. Cada libro se registra como "dentro" o "fuera", y si está fuera, el sistema también sabe quién lo tiene. En la gestión de instalaciones, se pueden configurar sistemas de entrada/salida para activos compartidos. Por ejemplo, las tabletas que los técnicos llevan consigo durante sus turnos para acceder al software CMMS. La capacidad de "responsabilidad de auditoría" extiende la vida de ciertos tipos de activos; todos son un poco más cuidadosos cuando saben que su nombre está adjunto a la última vez que se usó algo.

Tomar decisiones sobre qué activos comprar en el futuro

¿La oficina principal toma prestado constantemente el proyector del departamento de TI? ¿El departamento de mantenimiento gastó dinero en un equipo de soldadura que no se ha revisado en los últimos seis meses? El seguimiento de activos le dice más que solo dónde están las cosas. Te dice dónde han estado y las empresas pueden usar esa información para tomar mejores decisiones sobre los activos para invertir en el futuro.

Controle su activo con conteos rápidos y precisos

Para tener éxito en la gestión de activos, debe mantener registros actualizados de las piezas que el departamento de mantenimiento tiene en inventario. El seguimiento manual de activos es un proceso lento y propenso a errores. Y no es difícil ver por qué. Piensa en tu propia cocina. Ahora imagina el cajón de basura. Es el que está lleno de artículos pequeños, rara vez útiles, en su mayoría sin valor. ¿Cuánto tiempo le tomaría producir un inventario sin cometer errores? Imagínese inspeccionar y anotar manualmente cada lazo suelto y todas esas pestañas de plástico para mantener cerradas las bolsas de pan. Pero con el software de seguimiento de activos, todo lo que necesita hacer es escanear cada elemento y listo.

Pero ya sabe todo esto, porque ya ha decidido utilizar el software de gestión de activos.

También sabes que cuanto antes empieces, mejor. Esto se debe a que cuanto menor sea la cantidad de activos con los que comience, más rápido podrá incorporarlos todos al sistema. Y su empresa está creciendo, lo que significa más activos, lo que significa que cuanto más espere, más tardará el proceso.

¿Sabía que la gestión de mantenimiento de activos ahorra dinero a su organización? Para obtener más información, consulte nuestro blog sobre 4 formas en que la gestión de mantenimiento de activos le ahorra dinero a su organización.

Pero primero, hay una decisión más importante que tomar. Debe decidir qué tipo de etiquetas usar. Hay algunos para elegir, pero solo uno se adaptará mejor a sus necesidades específicas.

Seguimiento de activos con códigos de barras

Con una historia larga e impresionante, los códigos de barras y los lectores de códigos de barras son a menudo lo que la gente piensa cuando piensa en "seguimiento de activos".

Es fácil ponerlo en funcionamiento, ya que los escáneres y las etiquetas son cada vez más económicos. De hecho, es probable que pueda imprimir sus propias etiquetas, y la mayoría de los teléfonos inteligentes y tabletas modernos funcionan como lectores utilizando sus cámaras integradas. Si necesita algo más resistente que una etiqueta adhesiva de papel, también es posible comprar etiquetas diseñadas para entornos más hostiles, incluidas las hechas de plásticos y metales duraderos.

Pero el sistema de código de barras no es perfecto, lo cual ya conoce por sus propias experiencias en la fila de autopago en el supermercado. Puede ser un desafío hacer que los lectores funcionen, especialmente si el código de barras está dañado. A veces, incluso una pequeña cantidad de distorsión hace que un código de barras sea ilegible. Al final, a menudo se trata solo de desarrollar un poco de habilidad para ello. ¿Observa cómo los cajeros, que han tenido mucha práctica con la tecnología, nunca parecen tener ningún problema?

Independientemente de las pequeñas frustraciones, existen buenas razones por las que los códigos de barras son tan comunes. La tecnología es confiable y económica. La gente lo usa porque funciona y se sienten cómodos con él.

Seguimiento de Activos con RFID

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) tienen varias ventajas sobre los códigos de barras tradicionales, pero tienen sus desventajas.

Los códigos de barras pueden contener solo una pequeña cantidad de información, lo que generalmente no es un problema cuando se usa un software EAM basado en la nube. Toda la información sobre cada activo se almacena en línea de todos modos. Pero en entornos donde el acceso a Internet tiene un costo prohibitivo, esta limitación se convierte en un problema mayor. Sin embargo, las etiquetas RFID pueden almacenar mucha más información que los códigos de barras, lo que las convierte en una mejor opción en ubicaciones remotas. Por ejemplo, la información crítica del servicio se puede almacenar en la propia etiqueta, lo que permite la gestión de mantenimiento fuera de línea y basada en computadora. Las etiquetas también se pueden configurar para permitirle no solo leerlas sino también escribir en ellas, abriendo muchas posibilidades. Por ejemplo, una etiqueta podría indicarle la última vez que se escaneó.

Debido a que la tecnología RFID utiliza frecuencias de radio, los escáneres no necesitan una línea de visión directa. De hecho, un escáner y una etiqueta ni siquiera tienen que estar cerca uno del otro. La distancia depende del tamaño y del tipo específico de etiqueta, pero los escáneres pueden comunicarse con etiquetas pequeñas y económicas desde una distancia de hasta 300 pies. Esto hace que escanear etiquetas sea mucho más fácil para los técnicos y también le permite proteger mejor las etiquetas; el escáner no necesita línea de visión, por lo que puede mantener las etiquetas seguras bajo cubiertas protectoras de plástico.

Las etiquetas RFID también son más rápidas que los códigos de barras tradicionales, ya que puede escanear varias al mismo tiempo. ¿Recuerdas ese cajón de basura en tu cocina que estabas tratando de inventariar? Usando códigos de barras, tendría que recoger y leer cada artículo. Con las etiquetas RFID, puede escanear todas las etiquetas a la vez, desde el otro lado de la habitación.

Un ejemplo de lugar de trabajo más común sería el mobiliario de un edificio de oficinas. Con los códigos de barras, tendría que caminar y leer cada activo, y eso podría significar arrastrarse debajo de los escritorios y voltear sillas en busca de etiquetas adhesivas con códigos de barras. Con las etiquetas RFID, puede pararse en la puerta de cada oficina y escanear todas las etiquetas al mismo tiempo.

Si decide usar etiquetas RFID, tendrá que comenzar a buscar versiones pasivas y activas. Rápidamente, las etiquetas RFID pasivas obtienen su poder de los escáneres; no tienen fuentes de poder propias. Esto reduce su costo, les permite ser más pequeños y extiende su vida útil. Pero confiar en la alimentación externa también tiende a acortar la distancia desde la que se pueden escanear. Las etiquetas activas contienen sus propias fuentes de alimentación, lo que les permite transmitir a distancias más largas. Sin embargo, hay una compensación. Como ocurre con casi todo lo que tiene una fuente de alimentación interna, la vida útil es más limitada. Al final, debido a que las etiquetas RFID activas son más grandes y cuestan más, generalmente se adaptan mejor a activos más grandes.

Las etiquetas RFID son geniales, pero no perfectas. Las etiquetas y los lectores cuestan mucho más que los equipos de códigos de barras. Además, si tiene muchos escáneres o etiquetas transmitiendo o recibiendo juntos al mismo tiempo, las señales de radio pueden colisionar. Hay formas de evitar este problema, pero es algo que debe tenerse en cuenta. Además, ha habido preocupaciones de seguridad persistentes desde la introducción de la tecnología. Las etiquetas pueden contener más datos que los códigos de barras, pero aún no es suficiente para permitir el cifrado. Esto significa que, en determinadas circunstancias, cualquier persona con el equipo adecuado puede escanear las etiquetas.

Entonces, ¿cuál es la etiqueta de seguimiento de activos adecuada para mí?

Al igual que con cualquier tecnología, existen ventajas y desventajas para los códigos de barras y las etiquetas RFID. Pensar en sus activos, instalaciones, flujos de trabajo y presupuesto lo ayudará a elegir el mejor para usted.

Parte del proceso de toma de decisiones debe ser hablar con su proveedor de CMMS. No solo son expertos en la materia, sino que también podrán decirle cuál es la mejor manera de utilizar su software con diferentes tipos de etiquetas.

Entendemos que encontrar un nuevo software de seguimiento de activos puede ser abrumador. Los directorios en línea como Software Advice y Capterra ayudan a miles de gerentes de instalaciones a elegir el software de seguimiento de activos adecuado para su negocio. Lea la Guía para compradores de Software Advice y comprenda las capacidades comunes de un software de seguimiento de activos, así como los factores que los compradores deben tener en cuenta al comprar uno.