CMMS Expert Series Parte 4:cuatro factores que afectan la configuración de su software

La semana pasada en Parte 3 de nuestra Serie de Expertos en CMMS , le mostramos los tres tipos de configuración de CMMS, desglosando el costo, los plazos de implementación y las consideraciones que debe saber antes de tomar una decisión de integración. Para completar esta selección, la Parte 4 le brinda información sobre los cuatro factores que debe considerar al seleccionar su tipo de configuración.

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Hemos diseñado un diagrama de flujo simple para determinar el mejor curso de acción para que su sistema funcione rápidamente. En esta sección, repasaremos las preguntas ubicadas en las burbujas azules en el gráfico que se relacionan con los cuatro factores que afectan la configuración. Después de comprender los cuatro factores, podrá utilizar el diagrama de flujo para determinar el tipo de configuración óptimo.

Cuatro factores que afectan el tipo de instalación

1-Software de gestión de mantenimiento existente- En pocas palabras, si ya tiene un software de administración de mantenimiento y está buscando cambiar a un proveedor diferente, es posible que gran parte del trabajo de configuración ya esté hecho por usted. Su equipo tendrá menos obstáculos durante la configuración inicial de su nueva base de datos y la integración de los procesos de software en su vida comercial diaria. Esto será útil durante la implementación de la Parte 3. Por ahora, la pregunta principal que debe hacerse es "¿este sistema actual le permite exportar sus datos?". Si la respuesta es sí, ¡entonces estás de suerte! Su configuración se volvió mucho más simple y el seguimiento de su historial de mantenimiento se volvió mucho más extenso. Al migrar los datos del historial de mantenimiento de un sistema antiguo a uno nuevo, tendrá un seguimiento continuo y consistente desde el principio en lugar de perder sus datos durante el cambio. Además del historial de mantenimiento, las listas de activos y equipos, los usuarios, el inventario y las piezas de repuesto y las plantillas de órdenes de trabajo normalmente se pueden migrar del software anterior al nuevo. El equipo de soporte de su proveedor puede ayudarlo a limpiar e importar sus datos, haciendo que este proceso sea mucho más simple.

Si su sistema actual no le permite extraer sus datos, es posible que tenga un poco más de trabajo por delante, que es donde entra en juego el personal de soporte del proveedor. Tal vez haya guardado hojas de cálculo antiguas con información de activos y equipos enumerados o tal vez su proveedor actual pueda extraer información de su base de datos anterior. Si todo lo demás falla, al menos puede usar su cuenta anterior como guía para configurar la nueva, mostrándole el equipo o los activos que usó para rastrear y copiándolos en su nueva base de datos. Se recomienda el servicio de configuración total o parcial en este punto para que pueda comenzar a funcionar de manera rápida y correcta.

2-Presupuesto de Integración- Como se indicó en la Parte 1, asegúrese de dejar espacio en su presupuesto para las tarifas de integración. Las tarifas de importación por hora pueden oscilar entre $ 150 por hora. a $ 250 / hora. dependiendo del proveedor, mientras que otros pueden incluir esta tarifa en la licencia o consumir el costo por completo. Las auditorías en el sitio tienen una amplia gama de precios, ya que generalmente agregan un viático para gastos de viaje y comida y basan el precio en la cantidad de activos involucrados en la auditoría. $ 1,000- $ 3,000 por día le da una idea de un punto de precio de auditoría. Independientemente de la ruta de configuración que elija, le recomendamos encarecidamente que opte por ayuda para configurar su sistema, lo que significa que deberá presupuestar al menos una parte de estos servicios.

3-Tiempo de implementación- Puede ver su cronograma de implementación en tres períodos distintos, a corto plazo (1 a 3 meses), a mediano plazo (3 a 6 meses) y a largo plazo (6 meses a 1 año). Si no tiene prisa por poner en marcha este nuevo sistema, es posible que tenga más tiempo para configurarlo usted mismo de manera lenta y constante. Puede tomarse su tiempo para preparar sus listas para importar, realizar su propia auditoría con personal interno y obtener comentarios de los miembros del equipo sobre el tipo de permisos que requieren o los activos que les gustaría rastrear. Si necesita que su sistema esté listo y funcionando más rápido, entonces podría tener más sentido contratar a un profesional para que haga el trabajo por usted. Con su experiencia en la industria y la facilidad de uso con su propio producto, los proveedores pueden realizar auditorías completas y configurar su cuenta en un mes o menos.

4-Recurso interno dedicado- Se debe designar a un miembro del personal interno dedicado como la persona de contacto para la configuración y el soporte continuo del sistema. Esta persona debe ser alguien que use el sistema regularmente y que pueda difundir nueva información a su equipo de usuarios de software. Este "campeón de software" puede ayudar a configurar el nuevo sistema recopilando información de activos, completando hojas de cálculo de importación e integrando esta información con el software. Algunas organizaciones utilizan las habilidades de un consultor de software de terceros para ayudar a investigar adecuadamente un nuevo sistema y configurarlo. Otras organizaciones encargan a pasantes o aprendices de verano que configuren el sistema, lo que lo convierte en un gran proyecto continuo durante la duración de su contrato. Esta contratación temporal podría tener sentido como contacto de configuración inicial, pero asegúrese de que este campeón haya transmitido con éxito sus conocimientos al resto del equipo que utilizará el sistema de forma continua. Si tiene un campeón de personal designado en su equipo con el mandato de configurar su sistema, las bases de datos pueden ponerse en marcha y funcionar mucho más rápido que aquellos que no hacen de esto una prioridad en el departamento de mantenimiento.

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Lea la Parte 5 de nuestra Serie de expertos en CMMS donde discutimos los 5 consejos para optimizar su estrategia de implementación de CMMS.