Documentar el conocimiento en la empresa

La documentación del conocimiento es un concepto muchas veces poco comprendido por las empresas. Sin embargo, la transmisión de conocimientos es esencial para su desarrollo económico. Garantiza la continuidad del servicio independientemente de las circunstancias. Esta continuidad no puede existir sin una documentación efectiva del conocimiento.

Herramientas para la transmisión del conocimiento en la empresa

El Sistema de Gestión de Calidad

La transmisión del conocimiento dentro de la empresa responde a una lógica de continuidad. La actividad debe continuar pase lo que pase. Para ello, el conocimiento de la empresa debe estar documentado y accesible .

La mayoría de las veces, la columna vertebral de la transferencia de conocimiento en la empresa es el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). El QMS documenta el conocimiento a través de procedimientos. Según la norma ISO 9000, un procedimiento es “una forma específica de realizar una actividad o proceso”. En resumen, un procedimiento documenta la finalización de una tarea.

Gracias al Sistema de Gestión de la Calidad, la empresa registra parte de su saber hacer.

Sin embargo, QMS es solo un componente de la transferencia de conocimiento. Debe integrarse en un proceso más amplio de documentación del conocimiento:Gestión del conocimiento.

Gestión del conocimiento

La Gestión del Conocimiento (KM) consiste en identificar y documentar el conocimiento dentro de la empresa. Ya sea la integración de un nuevo empleado, la preparación de la partida de un empleado experimentado, la conservación de datos relacionados con un proyecto, etc.
Sin embargo, el KM clasifica datos importantes y secundarios. Para ello, opera de acuerdo con el círculo virtuoso del conocimiento, que se articula de la siguiente manera:

• Identificar conocimientos útiles.
• Conservarlos y mejorarlos.
• Compartir conocimientos.
• Actualícelo.

La Gestión del Conocimiento es, por tanto, un proceso de documentación del conocimiento continuo. Sin embargo, para ser óptima, la transmisión del saber hacer en la empresa no debe descuidar los “parámetros” humanos.

El hombre y la transmisión del conocimiento

El saber hacer

La documentación del conocimiento en la empresa responde a un problema simple:el saber hacer no se trata de darlo a conocer. De hecho, no es raro que un muy buen técnico no sepa transmitir sus conocimientos. Del mismo modo, sintetizar y hacer accesible información compleja a un gran número de personas no es un asunto sencillo. La documentación del conocimiento permite cerrar la brecha entre el saber hacer y el saber. Identifica, analiza y hace “digerible” el conocimiento. En definitiva, facilita la transferencia de conocimiento dentro de la empresa.

Conocimiento explícito y tácito

Este concepto fue introducido por el académico japonés Ikujiro Nonaka. Define el conocimiento explícito como “cualquier cosa que pueda expresarse y codificarse fácilmente”. En definitiva, todo lo que se identifica en los procedimientos de una empresa. El conocimiento tácito o “intangible”, por otro lado, es muy difícil de documentar. Corresponde a un savoir-être adquirido por un individuo durante su carrera y determinadas situaciones. Por ejemplo, un tornero que, mientras nada lo indique, detectará al “ruido” que hay un problema en su máquina. El conocimiento tácito es el tema más crítico en la transmisión del conocimiento en la empresa. No utiliza funciones cognitivas y, por lo tanto, es muy difícil de documentar.

La transmisión del conocimiento en la empresa requiere documentación . A través del círculo virtuoso del conocimiento se pueden identificar, valorar, transmitir y actualizar los conocimientos. Sin embargo, el desafío de transferir el saber hacer dentro de la empresa sigue siendo un conocimiento tácito. Los nuevos objetos conectados, tabletas y otras aplicaciones podrían ayudar a enfrentar este desafío.

Picomto es la solución para capturar y difundir el saber hacer y el conocimiento operativo dentro de la empresa.

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