¿Cumple con ITAR? Guía de cumplimiento y normativas de ITAR

Las regulaciones de exportación son una consideración importante para cualquier empresa estadounidense que envíe mercancías a nivel internacional. Para aquellas empresas que trabajan en industrias relacionadas con la defensa y aplicaciones militares, la necesidad de una supervisión y un control adecuados es aún mayor. Ha habido muchos avances en los últimos años para desarrollar regulaciones para proteger mejor al público y las empresas de hacer negocios con entidades cuestionables. Uno de los mayores impactos ha sido la implementación del Reglamento Internacional de Tráfico de Armas (ITAR). Estas pautas se ampliaron drásticamente a principios del siglo XXI a medida que el comercio mundial se volvió más complejo y aumentó la necesidad de controlar de manera segura el transporte de bienes relacionados con la defensa.

Las regulaciones de ITAR incluyen una serie de artículos escritos por muchas organizaciones relacionadas. Un ejemplo es EAR (Reglamentos de Administración de Exportaciones), mantenido por el Departamento de Comercio de EE. UU., que se aplica a los envíos de todos los artículos controlados. Son menos estrictos y menos específicos que ITAR, pero aun así dictan regulaciones de exportación que deben tenerse en cuenta.

Comprender cómo se pretende que funcionen todas estas regulaciones y qué debe hacer para garantizar el cumplimiento puede ser intimidante. Además, dado que las reglamentaciones de ITAR se aplican a toda la cadena de suministro para cualquier artículo controlado designado, es posible pasar por alto algunos aspectos del control. Esta guía le brindará una descripción general de qué es ITAR y cómo se pretende que funcione, así como algunas consideraciones importantes para garantizar que su organización pueda mantener el pleno cumplimiento. Descargue nuestra Lista de verificación de cumplimiento de ITAR para obtener un desglose de todos los pasos esenciales para lograr y mantener el cumplimiento de ITAR.

Para obtener más información sobre el cumplimiento de ITAR, vaya a:

• ¿Qué es ITAR?
• Reglamento ITAR
• ¿Quién debe cumplir con ITAR?
• Comprender la certificación ITAR
• Mejores prácticas para el cumplimiento de ITAR
• Recursos adicionales sobre el cumplimiento de ITAR

¿Qué es ITAR?

ITAR es un conjunto de requisitos de control de exportaciones (22 CFR 120-130) que se crearon para proteger el movimiento, la venta o la transferencia de tecnología relacionada con la defensa y evitar que llegue a manos de países extranjeros o partes que podrían usarla para propósitos maliciosos. Estas normas gubernamentales son administradas por la Dirección de Controles Comerciales de Defensa (DDTC) del Departamento de Estado. La directiva inicial para estos controles sobre la exportación e importación temporal de propiedad militar se creó como la Ley de Control de Exportación de Armas (AECA).

El alcance de la ITAR está cubierto por los servicios, artículos y tecnología destinados a uso militar enumerados en la Lista de municiones de EE. UU. (USML). Cualquier organización o entidad que controle un elemento que figura en el USML debe cumplir con ITAR y mantenerse informado de cualquier cambio futuro en los requisitos. El principal control vigente es a través de licencias de exportación que otorgan permiso del gobierno de los EE. UU. para transportar o vender estos productos a entidades o partes extranjeras.

Dada la seriedad de estas regulaciones, es posible que se impongan multas y sanciones adicionales si se descubren infracciones. El ITAR está disponible en el sitio web del Departamento de Estado de EE. UU. como publicación electrónica y también se publica una copia impresa actualizada cada año. La guía proporciona una descripción general de ITAR y algunas consideraciones operativas importantes.

Reglamento ITAR

La USML contiene 21 categorías de artículos y servicios que se definen como parte de la AECA. Tenga en cuenta que esta lista no se limita a productos específicos, sino que también incluye datos técnicos relacionados, como diseños y planos. Revisarlo es un paso inicial importante para familiarizarse con el proceso de restringir el acceso necesario y mantener los controles adecuados.

Los elementos que obtienen el mayor control se denominan Equipo militar significativo (SME) e incluyen elementos tales como tanques, explosivos y otros con un uso militar evidente. El USML destaca estos elementos que requieren atención adicional para cualquier entidad que trabaje con ellos.

Todos los fabricantes, proveedores, importadores, exportadores y corredores que negocian con cualquiera de los artículos y servicios enumerados en el USML deben registrarse en el DDTC. El proceso de registro en sí no determina el cumplimiento, que es, en última instancia, su responsabilidad de controlar, pero es un requisito para obtener ciertas licencias o aprobaciones para el movimiento de bienes controlados.

Licencia de exportación (DSP-5) – Este formulario es el primer paso para organizar la exportación o importación temporal de artículos controlados que figuran en el USML en ITAR. Esta licencia otorga derechos básicos para exportar mercancías y también actúa como vehículo para tramitar los siguientes acuerdos a través del DDTC. Una verificación importante que se realiza como parte de la aplicación DSP-5 es evaluar a los solicitantes en función de cualquier negocio con países sancionados o embargados. El gobierno de EE. UU. proporciona una Lista de selección consolidada de países restringidos que compila una lista de las listas separadas mantenidas por los Departamentos de Estado, Tesoro y Comercio, entre otros. Actúa como una buena referencia para hacer una verificación rápida, pero es responsabilidad del solicitante revisar las listas individuales en detalle. Si se envía una solicitud con la intención de interactuar con una de estas entidades, es casi seguro que será denegada.

Acuerdo de Asistencia Técnica (TAA) – Este acuerdo cubre el intercambio de cualquier información o conocimiento técnico relacionado con un elemento controlado por ITAR. Los ejemplos pueden incluir instrucciones para dar servicio a un artículo, repararlo o modificarlo. Se entiende que el alcance de este intercambio técnico que requiere un TAA es exclusivo y está más allá del marketing normal y la información pública ya disponible. Su organización es responsable de garantizar que todas las personas relacionadas con los elementos controlados estén informadas de las reglamentaciones de ITAR, incluidos los subcontratistas o consultores.

Acuerdo de licencia de fabricación (MLA) – Este documento permite que una empresa extranjera proporcione la fabricación relacionada con un artículo controlado por ITAR. Este acuerdo también cubre la exportación de datos técnicos relacionados con la fabricación según sea necesario para los artículos controlados.

Acuerdo de Almacén y Distribución (WDA) – La WDA sirve como medio principal para crear un almacén o centro de distribución en un país extranjero para exportar un artículo controlado por ITAR desde los EE. UU. Las regiones para la venta prevista son muy importantes en este caso para garantizar que los artículos no terminen en áreas sancionadas/embargadas.

¿Quién debe cumplir con ITAR?

Como se mencionó anteriormente, ITAR se aplica a todas las empresas que hacen negocios de cualquier tipo relacionados con elementos controlados que figuran en el USML. Esto incluye los artículos en sí, así como cualquier servicio o dato relacionado con ellos. Se debe considerar toda la cadena de suministro del artículo, además de los contratistas y consultores externos de apoyo. Además, el alcance de ITAR se aplica más allá de las entidades militares y gubernamentales y se aplica a las organizaciones individuales que hacen negocios en estas áreas controladas.

Comprender y garantizar el cumplimiento de ITAR es una responsabilidad central para cualquier organización involucrada en el suministro de estos artículos controlados. Se imponen sanciones potencialmente graves por cualquier infracción de ITAR, incluidas multas civiles de hasta $ 500,000, multas penales de hasta $ 1,000,000 y penas de prisión de hasta 10 años por instancia. Peor aún, el gobierno de EE. UU. tiene el poder de prohibir a su empresa cualquier actividad de importación y exportación relacionada en el futuro.

Comprender la certificación ITAR

En primer lugar, el DDTC no reconoce certificaciones ITAR de ningún tipo. Si bien existen consultoras y entidades que brindan servicios de certificación, contar con una certificación no brinda ningún beneficio a su empresa. Habiendo dicho eso, podría haber un claro beneficio al utilizar los servicios de un tercero para ayudar a su equipo a navegar las regulaciones a menudo complejas y ayudar a garantizar un camino claro hacia el cumplimiento.

En lugar de centrarse en una certificación en sí misma, se recomienda revisar completamente las reglamentaciones y las áreas específicas de cumplimiento que se esperan de su operación. Una vez que tenga un alcance claro de los artículos afectados según el USML y los tipos de actividades (fabricación, servicio, exportación, etc.) que su empresa y los socios relacionados realizarán, puede realizar los cambios necesarios y solicitar el registro de DDTC y obtener aprobaciones adecuadas para garantizar el cumplimiento.

Mejores prácticas para el cumplimiento de ITAR

Según los artículos 22 CFR 120-130 que describen las regulaciones de ITAR, hay una serie de áreas que deben revisarse para garantizar el cumplimiento. Estas son algunas de las mejores prácticas para cumplir con los requisitos:

Manejo de datos técnicos: Los datos técnicos relacionados con los artículos controlados enumerados en el USML pueden ser de gran alcance e incluir información como resultados de investigación, información de fabricación, diseños y especificaciones. Debido a esto, debe designar qué información es de naturaleza confidencial y patentada y establecer restricciones adecuadas para acceder a ella a través de cifrado, firewalls, etc. También es importante tener en cuenta cualquier medio que contenga datos confidenciales y cualquier proveedor de alojamiento virtual que utilice. . Recuerde, es responsabilidad de su organización lograr el cumplimiento de ITAR para el control de datos.

Sistema de Gestión de Exportaciones (EMS) – Una de las acciones más útiles que puede tomar antes de buscar aprobaciones para exportar artículos controlados es crear un EMS o, si ya tiene uno, asegurarse de que cumpla con los requisitos específicos de ITAR. Este sistema le brindará un lugar para administrar y rastrear todos estos requisitos de exportación y alineará a su equipo con la documentación, capacitación y conocimiento necesarios para evitar errores. Tener un conocimiento profundo de cuáles son sus productos, cómo se clasifican y dónde se enviarán es esencial para lograr el cumplimiento.

Gestión de artículos controlados: Además de realizar un seguimiento adecuado de la información y los datos técnicos, también es fundamental tener una comprensión completa del manejo, el movimiento y el almacenamiento de sus artículos físicos. Dado que toda la cadena de suministro de cualquier artículo controlado se ve afectada, desea tener una comprensión clara de todas y cada una de las partes involucradas y mantener controles de acceso adecuados en sus edificios, como acceso con distintivo para áreas restringidas y medidas de seguridad física adecuadas. Además, debe mantener un etiquetado claro y duradero en todas sus instalaciones y especialmente en los artículos ITAR.

En la industria de defensa actual, una solución común para marcar artículos controlados son las etiquetas UID (identificación única). Las etiquetas UID proporcionan un marcador seguro y duradero que cumple con los requisitos de ITAR y puede permanecer legible durante la vida útil esperada del artículo. La forma en que organiza su almacén, oficinas y fabricación es especialmente crítica cuando se trata de artículos controlados por ITAR.

Evite los errores de solicitud de licencia de exportación de DSP-5: Al enviar una solicitud DSP-5 inicial, se debe ingresar la información correcta para evitar demoras en el procesamiento o rechazos. Una solicitud puede tardar entre uno o dos meses en procesarse en circunstancias normales, pero los retrasos pueden durar mucho más. Un error común es incluir referencias a regulaciones o leyes que no son de los EE. UU. Dado que el documento se aplica solo a los intereses de exportación de EE. UU., debe cubrir cualquier regulación internacional en acuerdos separados directamente con esas partes. Otro problema frecuente es no identificar correctamente a todos los usuarios finales extranjeros y nacionales relevantes y a cualquier sublicenciatario en la parte correcta del formulario. Esta es una información especialmente crítica, ya que se analizarán los destinos de uso final de cualquier artículo controlado.

Las expectativas de ITAR están altamente organizadas. Con una comprensión clara de sus responsabilidades como organización relacionada, puede garantizar el cumplimiento en todas las áreas. La revisión del USML y el registro con el DDTC, si es necesario, son los primeros pasos vitales que pueden ayudar a aclarar exactamente lo que se debe hacer. Trabajar con consultores y contratistas externos que tengan pleno conocimiento de ITAR puede ayudarlo a crear un plan de acción sólido para configurar un EMS y realizar exportaciones que cumplan con todos los requisitos. Y configurar un sistema de seguimiento con etiquetas UID aprobadas por el Departamento de Defensa, que cumpla con regulaciones como MIL-STD-130 y STANAG 2290, lo ayuda a mantener un control más estricto mediante el seguimiento de la gestión de activos controlados a lo largo de la cadena de suministro.

Lograr el cumplimiento es fundamental y mantenerlo es aún más importante. Mantenerse al tanto de las mejores prácticas y la capacitación es una excelente manera de garantizar que sus empleados permanezcan atentos y comprometidos con el proceso. Su información confidencial es especialmente importante y es crucial contar con los controles necesarios para la ubicación de los activos y el acceso a los datos. Una operación compatible con ITAR no tiene por qué ser demasiado complicada y, si concentra sus esfuerzos en las áreas correctas, puede crear un conjunto de controles optimizado y eficiente para su organización. Descargue nuestra lista de verificación de cumplimiento de ITAR fácil de seguir para obtener un desglose paso a paso de todo lo que necesita hacer para lograr y mantener el cumplimiento de ITAR.

Recursos adicionales sobre el cumplimiento de ITAR

Para obtener más información sobre el cumplimiento de ITAR y temas relacionados, visite los siguientes recursos:

• Cinco consejos para evitar costosas infracciones de ITAR
• ¿Qué es el cumplimiento de ITAR?
• Directrices para los requisitos de cumplimiento de ITAR, EAR y DFARS
• Cuatro consejos para la formación en cumplimiento de ITAR
• 5 formas en que su empresa puede evitar los deslices de transferencia de tecnología ITAR
• Seminario web NEI ITAR 101 para profesionales novatos y experimentados
• ¿Qué es ITAR y su papel en la fabricación?
• ERP ayuda a los fabricantes de defensa a cumplir con ITAR
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