4 mejores prácticas para el seguimiento de activos educativos

No solemos pensar en las escuelas como una entidad particularmente pesada en activos, pero cada vez más, las instituciones educativas se están llenando hasta el tope con activos costosos para mantenerse al día con nuestro mundo en constante cambio impulsado por la tecnología. Atrás quedaron los días de libros de composición y lápices que cubrían los estantes de las aulas; no es raro ver incluso a un niño pequeño aprendiendo el 'ABC' en una tableta propiedad de su preescolar. Debido a esto, la necesidad de un seguimiento de activos educativos se está convirtiendo rápidamente en una necesidad para todo, desde pequeñas instituciones privadas hasta grandes distritos escolares públicos y universidades.
Entonces, ¿cómo hace usted, como administrador, para implementar un seguimiento de activos? programa de gestión que se ajuste tanto a las necesidades logísticas como financieras de su institución? Para obtener la respuesta a esto, debe mirar más allá de los procedimientos estándar de las instituciones educativas y, en su lugar, comenzar a hacer lo que los mejores gerentes de la cadena de suministro corporativa han hecho durante años para administrar los activos de sus empresas. Para integrar su experiencia en su institución educativa única, siga estas cuatro mejores prácticas:

1. Desarrolle un sistema transparente para centralizar sus datos
2. Implemente procedimientos de escaneo para su inventario móvil
3. Establezca un sistema de rendición de cuentas que funcione para su institución
4. Otorgue a todos los empleados un papel en su plan de seguimiento de activos educativos

Continúe para leer más acerca de cómo la creación de un plan de seguimiento de activos educativos puede ahorrarle a su institución tiempo y dinero preciosos.

1. Desarrolle un sistema transparente para centralizar sus datos

No importa el tamaño o el alcance de su institución educativa, es importante que invierta o desarrolle un sistema al que sus empleados puedan acceder en todo momento. En él, tendrán la capacidad de agregar nuevos activos e informar sobre sus condiciones en tiempo real. Esto funciona especialmente bien para organizaciones grandes que actualizan constantemente su software y tecnología.
Estos empleados también deben tener el poder de agregar descripciones de los activos, una forma de informar daños o robos y cualquier mantenimiento que se requiera en el futuro, como la suscripción y las fechas de vencimiento de la garantía. Al hacer que este sistema sea completamente transparente, con inicios de sesión especializados para cada empleado, su organización podrá realizar un mejor seguimiento de los activos específicos que contribuyen o no a su éxito general. Comprometerse con un sistema consistente también hará que las revisiones presupuestarias, las auditorías y el tiempo de impuestos sean mucho más simples y precisos.

2. Implemente procedimientos de escaneo para sus activos móviles

A medida que nuestro mundo tecnológico continúa evolucionando, también deben hacerlo las instituciones educativas, en particular las que tienen activos móviles costosos en forma de computadoras portátiles, tabletas, equipos de audio y video, etc. Todos sabemos que poseer estos equipos puede ser una bendición. y una maldición; Si bien los dispositivos aumentarán los recursos educativos de un estudiante, lamentablemente son extremadamente vulnerables al robo.
Para remediar esto, elija un enfoque holístico para controlar sus costosos activos móviles con una solución de etiquetado de activos y escaneo de códigos de barras. Esto brinda a los empleados una forma de agregar información de registro de entrada/salida a su sistema de datos centralizado con un simple escaneo de un código de barras, que servirá como datos históricos valiosos para todos y cada uno de sus activos móviles.

3. Establezca un sistema de rendición de cuentas que funcione para su institución

No es ningún secreto que muchos de los que trabajan en el sector educativo a menudo se sienten abrumados por las presiones del día a día, lo que hace que la idea de la rendición de cuentas de activos sea un tema delicado para abordar. Dicho esto, incluso los sistemas de seguimiento de activos educativos automatizados más completos requieren colaboración.
Programe recordatorios trimestrales o mensuales para asegurarse de que todos y cada uno de sus empleados tengan claro los activos de los que son responsables, y siempre proporciónelos con instrucciones detalladas sobre cómo utilizar mejor el sistema de datos transparente. Por ejemplo, si un maestro tiene 30 computadoras portátiles, 20 tabletas y un televisor en su salón de clases, asegúrese de que sepa que cada uno de estos equipos debe ser rastreado por condición, ubicación actual, robo, etc. Recuerde, la claridad es la clave. primer paso para promover la rendición de cuentas.

4. Asigne a todos los empleados un papel en su plan de seguimiento de activos educativos

Quienquiera que sea responsable de administrar su plan de seguimiento de activos debe dar a todos los empleados que tienen acceso frecuente a los activos móviles, en particular, un rol en él. Mire de cerca cada uno de los departamentos de su institución; lo más probable es que los activos costosos se transfieran a uno o más departamentos diariamente. Puede ser una necesidad, pero en ella radica la amenaza inherente de propiedad perdida o robada.
Al dar a todos los empleados las riendas de su plan de seguimiento de activos, brindará instantáneamente un sentido de responsabilidad, sin importar su posición oficial. A veces, todo lo que un empleado necesita para proteger la seguridad de un activo es el conocimiento directo del valor que agrega a la institución.
Mantenga a sus empleados informados brindándoles un sistema de seguimiento transparente, y usted también estará tranquilo sabiendo que sus activos están siendo administrados y protegidos adecuadamente.

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