26 profesionales de gestión de inventario revelan la función más importante que debe buscarse en un sistema de software de gestión de inventario
Ya sea que esté considerando su primer sistema de software de gestión de inventario o pensando en hacer un cambio de su software actual, las opciones pueden ser abrumadoras. Si bien muchos sistemas de software de gestión de inventario comparten un conjunto similar de características y funcionalidades básicas, hay una multitud de variaciones entre los programas de software, desde compatibilidad con códigos de barras hasta datos en tiempo real, integraciones con otras herramientas de terceros y más. Algunos programas de software están dirigidos a las necesidades específicas de los minoristas de comercio electrónico, por ejemplo, mientras que otros están diseñados para atender las complejidades de administrar el inventario en otras verticales.
No hace falta decir que puede ser difícil determinar qué debe priorizar al investigar un nuevo software de gestión de inventario. Para profundizar un poco más en las funciones más importantes que se deben buscar y qué funcionalidades deberían buscar las empresas de diversas industrias, nos comunicamos con un panel de profesionales de gestión de inventario y les pedimos que opinaran sobre esta pregunta:
“¿Cuál es la función más importante que se debe buscar en un sistema de software de gestión de inventario?”
Conozca a nuestro panel de profesionales de gestión de inventario:
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Descubra lo que nuestros profesionales dijeron sobre lo que debería buscar en un sistema de software de gestión de inventario leyendo sus respuestas a continuación.
Gangal de Puneet
@askaciron
Puneet Gangal es el director ejecutivo y fundador de Aciron Consulting, una empresa de consultoría de gestión empresarial y tecnología con sede en Boston, MA, que se enfoca en las necesidades específicas del cliente y lo ayuda a lograr una mayor eficiencia en la alineación comercial/TI. Tiene más de 20 años de experiencia en tecnología y consultoría de gestión.
“Al evaluar los sistemas de gestión de inventario…”
Hay varias características importantes a considerar. Una interfaz de usuario intuitiva facilitará a los usuarios navegar por el sistema. Las herramientas de comunicación ayudarán a resolver la escasez o los retrasos en el inventario con mayor rapidez, sin depender del teléfono o el correo electrónico. La funcionalidad de generación de informes proporcionará a su empresa datos detallados y actualizados sobre el inventario, lo que le permitirá tomar decisiones más informadas. Sin embargo, para determinar qué funciones priorizar, primero debe identificar las áreas en las que su organización obtendrá el mayor valor comercial de un sistema de gestión de inventario y clasificar esas funciones como Imprescindibles.
Jessica Thiele
@VL_OMNI
Jessica Thiele es la directora de marketing de VL OMNI, una plataforma de integración de datos iPaaS y socio tecnológico oficial de Shopify Plus.
“Lo ves cada vez que una empresa compra un nuevo solución de software…”
Evaluar la aplicación como si fuera a existir en una burbuja.
Observar cualquier aplicación en el vacío (gestión de inventario o planificación de recursos empresariales o cualquier otra) sucede en la mayoría de los nuevos escenarios de compra de software. Es importante tener en cuenta las características, la personalización, la agilidad, etc. en el proceso de evaluación (sin mencionar que cualquier solución potencial debe analizarse punto por punto frente a otras soluciones posibles), pero estos puntos de control no evalúan el ajuste de la nueva solución en su pila de tecnología existente.
Las empresas deben abordar un nuevo sistema de gestión de inventario con todos estos elementos en mente, además de los elementos imprescindibles para su negocio en particular, pero también deben incluir un paso adicional muy importante:evaluar la API. Así es como los datos podrán (o no podrán) moverse dentro y fuera de la aplicación. Mire el nivel de integración y automatización que su negocio quiere lograr en la pila de tecnología en su conjunto, y luego compárelo con lo que se puede hacer con la nueva API de IMS. ¿Es posible?
No se quede atrapado con algo que tendrá que ingresar manualmente para mover datos hacia y desde la nueva aplicación:¡eche un vistazo muy de cerca a las capacidades de la API!
Ana Daugherty
@PITSSAmerica
Anna Daugherty es directora de marketing digital de PITSS LLC.
“Habiendo trabajado con clientes para mejorar su software de gestión de inventario heredado…”
Hemos aprendido que la característica más importante a buscar es la escalabilidad.
¿Puede su sistema crecer y adaptarse fácilmente a su empresa? Por el contrario, si necesita reducir el tamaño, ¿su sistema será manejable o demasiado voluminoso?
¿Su sistema se integra fácilmente con el resto de sus sistemas comerciales? ¿Es fácil conectarse a API y funcionalidades de terceros? ¡Nunca se sabe cuándo tendrá que crear una nueva asociación!
Jake Rheude
@RedStagFulfill
Jake Rheude es el director de desarrollo comercial y marketing de Red Stag Fulfillment, un proveedor de cumplimiento de pedidos de comercio electrónico con almacenes en todo Estados Unidos. Red Stag Fulfillment nació de una exitosa tienda de comercio electrónico cuando dos empresarios no pudieron encontrar un socio de cumplimiento de alta calidad para manejar el crecimiento de la empresa. Al adoptar un enfoque innovador sobre cómo debe operar un servicio de cumplimiento de comercio electrónico, Red Stag nació para satisfacer las necesidades de otras tiendas en línea que apuntan a niveles de satisfacción y retención de clientes de clase mundial.
“One ( relativamente simple) característica que puede hacer una gran diferencia en un software de gestión de almacenes es…”
La capacidad de dividir el inventario en lo que parecen patrones no lógicos. Supongamos que tengo una tienda de comercio electrónico de productos electrónicos que vende altavoces, cableado y amplificadores. El instinto humano será organizar mi inventario por tipo:colocar todos los parlantes en la misma área de mi almacén (o incluso en el garaje si soy una empresa nueva), organizados por fabricante, modelo y tamaño. Luego, hago lo mismo con los amplificadores y otro inventario. Sin embargo, especialmente si está contratando una fuerza laboral de $ 10-15 / hora para recoger y empacar sus pedidos, es inevitable que un altavoz Kenwood 10, con solo uno o dos caracteres de diferencia en apariencia con la versión 12 del producto, va a ser mal elegido. En los almacenes de RSF, los clientes y los productos se mezclan entre sí, de modo que cuando un recolector camina por un pasillo para elegir un altavoz Kenwood 10 específico, ese altavoz se coloca junto a las fundas de teléfonos móviles de otro cliente y los calentadores de espacio de todavía otro cliente Tenemos otros controles y balances integrados en nuestro sistema, como el escaneo de códigos de barras para verificar dos veces que se selecciona el producto correcto, pero esto hace que sea bastante obvio para el recolector qué producto necesita tomar y nos ayuda drásticamente a reducir (y esencialmente eliminar) cualquier selección incorrecta.
Por supuesto, la segunda parte de esta respuesta es que para garantizar realmente el beneficio de esta táctica, necesita un sistema de gestión de almacenes que permita ubicaciones de estanterías de selección mixtas y pueda procesar por lotes y optimizar las rutas de selección como llegan los pedidos. Sin embargo, especialmente para las tiendas de comercio electrónico más pequeñas que buscan competir, simplemente mezclar su inventario (aunque parezca confuso al principio) puede ser una gran ventaja para garantizar que sus trabajadores no dupliquen tiempo, energía y dinero con productos mal seleccionados. .
Augustín Kennady
@TheShipMonk
Augustin Kennady es el director de relaciones con los medios de ShipMonk.
“La respuesta a esta pregunta depende en gran medida del tamaño de su empresa…”
Pero la previsión y optimización del inventario es definitivamente lo más importante si tiene un volumen de ventas razonable. Nunca es bueno tener demasiado inventario, y si tiene un ciclo de ventas predecible y/o estacional, un sistema de software de administración de inventario que ofrezca esta información puede ahorrarle miles y miles de dólares.
Para empresas más pequeñas con ventas más esporádicas ventas, destacaría absolutamente la 'facilidad de uso' como lo más importante. Cuando hace malabarismos entre la construcción de la identidad de la marca y las mejoras específicas del producto, lo último que desea cargar es un sistema de gestión de inventario innecesariamente complejo.
Manos de Jeff
@tracrite
Jeff Hands es restaurador y presidente de TracRite Software. Lleva más de 20 años ayudando a los propietarios de restaurantes y hostelería a aumentar la rentabilidad. TracRite Software desarrolla Optimum Control, un software de gestión de inventario líder para la industria hotelera, con aplicaciones para restaurantes, bares, hoteles, resorts y más en todo el mundo.
“Una de las características más importantes de su software de gestión de inventario el sistema es…”
La capacidad de acceso móvil y remoto. En la era digital, la capacidad de registrar, enviar y acceder a la información desde cualquier lugar es imprescindible para que un software se integre con éxito en su flujo de trabajo diario.
Una solución móvil fácil de usar también fomenta la aceptación y el uso significativo de tu equipo Si existen demasiadas barreras para el uso, su equipo no se sentirá inclinado a usar el software en todo su potencial y tendrá que luchar una batalla cuesta arriba para adoptar el software como parte de la estructura de toda su empresa.
Huib Maat
@pairfum
Huib Maat es el perfumista/fundador interno de Pairfum y tiene un historial de éxito en la invención, el desarrollo y el lanzamiento de productos y perfumes que han tenido éxito y se han convertido en tendencias.
"Para nuestra empresa, la característica clave que buscamos en un software de gestión de inventario es un enfoque 'interconectado y modular'..."
Somos un fabricante de perfumes y utilizamos cada vez más "tecnologías en la nube" en todo lo que hacemos para competir con los principales fabricantes y minoristas de nuestra industria.
En este contexto, vemos la capacidad de las tecnologías basadas en la nube (SAAS) para integrarse con otras plataformas en la nube como LA característica clave para el futuro previsible. Vemos SAAS para pequeñas y medianas empresas como una interconexión de módulos de diferentes empresas que son las mejores en su campo. No creemos que un sistema pueda hacerlo todo. En su lugar, debería conectar software de contabilidad, generadores de fuentes de compras, tiendas web, boletines por correo electrónico, compras... la lista es interminable.
Así es como una empresa como la nuestra puede competir con la capacidad de las corporaciones multinacionales para invertir en sistemas de software hechos a medida de proveedores como SAP.
Dado que el software de gestión de inventario es el corazón de nuestra empresa, es su capacidad para integrarse y conectarse con una multitud de proveedores de servicios externos lo que define nuestra decisión de compra.
Mihai Corbuleac
@cslTsupport
Mihai Corbuleac es consultor sénior de TI en ComputerSupport.com LLC, una empresa de soporte de TI que brinda soporte y servicios de TI profesionales a empresas en los Estados Unidos desde 2006.
“Para nosotros, el aspectos más importantes, lo que hace que un software de administración de inventario sea realmente poderoso es…”
Para simplificar el proceso de creación de documentos de marca como pedidos, facturas y más. También debe ser lo suficientemente escalable para trabajar con pequeñas, medianas y grandes empresas. Otra característica útil que es cada vez más popular es la implementación del código QR para cada producto para escanear fácilmente el inventario y averiguar en menos de un segundo si un determinado producto está en stock, la cantidad de unidades disponibles, cuántas están en pedido, etc. simplemente usando un teléfono inteligente. Eventualmente, la aplicación debe ser fácil de usar, para que un equipo grande pueda usarla con un mínimo de capacitación y, por último, pero no menos importante, asegúrese de que su opción sea viable.
Jason Rueger
@FitSmallBiz
Jason Rueger es especialista en marketing por correo electrónico y redactor del personal de Fit Small Business, y se especializa en escaparates en línea y fuera de línea y reseñas de productos. Cuando no está ayudando a otros propietarios de pequeñas empresas, Jason dirige su propia pequeña empresa, Rueger Pottery, donde fabrica artículos funcionales hechos a mano que espera lleven a quienes los usan a encontrar algún significado y belleza en los momentos cotidianos de la vida.
“La característica más importante de un sistema de gestión de inventario es…”
La capacidad de realizar un seguimiento del inventario a lo largo de todo el proceso, desde el envío de órdenes de compra hasta la venta final de un artículo del inventario.
Esto permite que una empresa siempre sepa cuánto inventario está disponible, cuándo se está agotando, qué artículos se venden y cuáles no.
Es por eso que, en la mayoría de los casos, recomiendo tratar de encontrar un sistema de gestión de inventario que también tenga el potencial de manejar el punto de venta de su tienda y sus órdenes de compra como bien. Si la gestión de inventario, los pedidos de compra y el punto de venta están todos conectados, entonces tiene un sistema integral que siempre le permitirá estar al tanto de lo que sucede exactamente con su inventario.
Puede haga esto con un sistema independiente que se integre con su POS, pero puede complicar las cosas tratando de integrar las cosas y causar más problemas de los que vale la pena.
Nick Chandi
@SlickPieInc
Nick Chandi es el director ejecutivo de SlickPie Accounting Software. Nick es un emprendedor en serie y miembro del Consejo de Tecnología de Forbes. Tiene una amplia experiencia trabajando con software comercial y es un orador frecuente en eventos nacionales sobre tecnología y seguridad cibernética.
“Sin lugar a dudas, la característica más crucial en cualquier software de administración de inventario es el código de barras…”
Es casi imaginable transmitir una herramienta de control de inventario que no ofrece esta característica. Uno de los propósitos principales de implementar un software de inventario en una empresa es ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas que, de lo contrario, se realizarían manualmente, lo que prácticamente requiere que los códigos de barras se incluyan en cualquier programa. Es una característica tan esencial que incluso hay productos individuales en el mercado que manejan eso solo. Es demasiado crucial como para ignorarlo.
Rubén Kats
@falconwebsites
Reuben Kats es ingeniero de ventas de diseño web/servicio al cliente/gerente de cuentas para Falcon Marketing, LLC y GrabResults, LLC.
“La siguiente es una historia real…”
He trabajado para una empresa llamada GrabResults, LLC y Falcon Marketing, LLC durante los últimos dos años. En los últimos dos años, mi empresa y mis colegas han estado diseñando un sitio web y una aplicación para uno de nuestros clientes. Un día, el sitio web tenía ciertos artículos que decían que estaban en stock, pero en realidad estaban agotados. The following day, orders were coming in for that certain product and the client was stuck for a few days before shipping out the needed item. It’s very important to have all quantities correctly listed or any business could see legal action. These cases are caused by carelessness. When a business does inventory it’s better to update on a drive such as Google Drive so it updates on all platforms, on all devices, and on the back-end as well.
Joe Oliaro
@joeoliaro
Joe Oliaro is the Managing Director of Global Corporate Services and a Logistics and eCommerce Specialist. He blogs at The Logistics Broker, covering logistics and ecommerce from a real estate perspective.
“One of the most important things to think about when selecting an inventory management software system is…”
Customization. Identify what level of customization will be required upfront. Too much customization can be costly and may also prohibit future upgrades. If that is the case, you may want to rethink what you actually need or explore other alternatives.
Before developing in-house, sign up for a trial of vendor software to get the basics of what a platform should provide. Many vendors will allow you to run a free trial which will save you time and effort “re-inventing the wheel.”
Rick Armstrong
@QBProConsulting
Rick Armstrong is the founder of QBpro Consulting and an Advanced Certified QuickBooks ProAdvisor. Rick’s out of the box approach and business experience help business owners with their accounting and IT issues, while allowing them to focus on business success. Rick has over a decade of experience in the accounting field working with SMBs and mid-sized organizations. He is a licensed CPA in the state of California and has all the Intuit ProAdvisor certifications, including QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, QuickBooks Enterprise with Advanced Inventory and Advanced Reporting.
“The most important feature to look for is…”
The app’s ability to handle the entire product workflow from quote-sales order-invoice as well as purchase order-receiving-bill processing.
You want to work with an app that is proven in the marketplace.
Finally, the ability to accept orders from multiple sales channels is a big plus.
Brent Blackmon
Brent Blackmon is the Director of Business Development at United Warehouse Co. He received his MBA from The Wharton School.
“Most people are looking for ‘bells and whistles’…”
Tools that the inventory management system (IMS) uses to improve data handling, decision analysis, implementation flexibility, and the user interface.
But, most importantly, what you should be looking for are systems that are free from “bugs and weevils.” Generally speaking, the more features and tools and the more flexible the system is to be adapted to a variety of industry needs, the more problematic it becomes for the developer to support over the long term, and the more likely you are to be saddled with issues for your users.
Instead, look for systems that have excellent support from the software developer, and are built on platforms that are universally dominant and broadly supported in the software industry with other long-term development. Systems that are built on the right platform by a reputable developer are going to be more reliable and have fewer issues.
There are a lot of systems that look pretty cool and demo great, but might fumble and fail right when you need them most. System accuracy and performance uptime are more important than any other features. Beyond that, other important features for your IMS depend on how you will use the system:
- If you are using the system for control of your own inventory, the seamless integration with your ERP or accounting system will be paramount.
- Most modern ERP systems include inventory control, but some do not.
- After that, you need to differentiate between inventory management and warehouse management systems (WMS).
- WMS typically include IMS features, but add other warehouse productivity tools, like warehouse location control, labor management, etc.
There are many third-party logistics providers (3PLs), e.g., public warehouses like United Warehouse, that use IMS or WMS to manage the warehouse, not for their own inventory, but for the inventory of their clients. In the case of 3PLs, the ability to manage multiple clients’ inventory in a single warehouse is most critical.
Other important features of the IMS or WMS will also depend on the demands you make on the system, and how you will use it:
- Order management, and the ability to integrate with billing and accounts receivable.
- Web store integration if you are doing internet fulfillment, B2C.
- Inventory planning and visibility into inbound supplies and expected receipts.
Jon Leighton
@go_neatly
Founder of neatly.io and MD of iResources, Jon has over 10 years’ experience working with ecommerce businesses to build and manage their online business.
“This will depend on the nature of your business…”
However, as a rule, your inventory system should monitor your inventory levels in as close to real time as possible. It should also provide you with an estimation of how many days of inventory you have left, allowing you to manage your stock accordingly. These are the basics I’d expect.
An ideal system will also provide you with a re-order report so when stock levels are running low on certain products ranges your system will alert you, create a purchase order and send it off to your supplier so you never have to disappoint a customer again.
Bob Shirilla
@SimplyBags
Bob Shirilla is the Marketing Director for Simply Bags.
“Integration is key…”
When we investigated inventory management solutions, integration was key. All the inventory management functions are a subset of our Cloud Based Order Management system.
With seamless integration, we can distinguish between warehouse inventory, the number of units allocated to unfulfilled orders, units expected to arrive on pending purchase orders, and true product availability once pending orders are fulfilled.
Drop shippers’ inventory can also be managed together with our warehouse inventory, allowing our team to accurately see how many units are available.
eCommerce success requires a centralized order management and inventory system that integrates with many marketing channels such as Amazon, eBay, Sears, Etsy, and Yahoo Stores.
The cloud-based system has eliminated the need for us to focus on IT training and support. We can see and manage every aspect of our business remotely.
Curtis McCoy
@BestCellular
Curtis McCoy is the President of Best Cellular.
“There are a few features that are invaluable with a good inventory management software system, including…”
The ability to duplicate an existing product and make variations when creating a new product or service. For business owners who have (or ever plan to open) more than one location, a cloud based POS is great because of the ability to transfer inventory between locations, etc. A third feature that I’d recommend when looking for an inventory management system is the ability to bulk upload inventory via a spreadsheet.
Lauren Stafford
@ExploreWMS
Lauren Stafford is a WMS Specialist for Explore WMS.
“It’s very difficult to highlight one key feature to look for in an inventory management system…”
Because specific requirements are often interchangeable depending on varying factors, for example, the scale and size of a warehouse, or the type of goods involved. That being said, product traceability should be high on the list of considerations, particularly if there needs to more information beyond quantity and stock keeping unit (SKU) attached to an inventory record. It may be that a business requires lot tracking to monitor batches along the entire supply chain.
Lot tracking should be an integral component for an inventory management system if a company is handling perishable or potentially harmful materials. FDA compliance relies on a robust system in place in the event of a product recall. Investing in lot tracking demonstrates a good level of care over product safety and therefore over consumers.
Robert Ellis
@MassageTableNow
Robert Ellis is the Owner of Massage Tables Now, an e-commerce store that sells massage equipment and supplies for massage therapists.
“The key to an inventory management software system is one that…”
Makes backorders seamless. Ideally if someone orders an items that is out of stock, then you should receive an automatic alert letting you know which backorders you need to fill for that item.
Neil Mclaren
@vapingdotcom
Neil Mclaren is the Owner/Founder of Vaping.com.
“There are a ton of features to consider when choosing an inventory management software system…”
For a rapidly growing business, scalability may be one of the most critical factors. Some systems are perfect for businesses with a small inventory, but can no longer support the business once their inventory has expanded. It can be an extremely difficult and expensive process to switch services later, as staff will need to be retrained to the new system and the overall operation of the business may have to adapt to the new system’s needs. When choosing a system, make sure that it can scale easily to support your business and inventory growth over the long-term.
Saloni Doshi
@EcoEnclose
Saloni Doshi is the Owner of EcoEnclose, a sustainable packaging company based in Colorado.
“One of the most important features an inventory management software system can have is…”
Kitting or product bundling. Kitting is essentially the ability to easily connect products as parent and child or as related items. This means that if you sell your goods in different units or combinations, your inventory volumes track properly. This can get super tricky for companies that sell bundles that include multiple products, because the product bundle needs to tie to inventory levels for each specific good.
Valentina Ivan
@megaventory
Valentina Ivan is a Marketing Assistant at Megaventory, the online inventory management system that can help small businesses synchronize stock and manage purchases, sales, and manufacturing over multiple stores.
“Inventory management software packages…”
Help companies keep track of the inventory and supplies they use to deliver products to customers more effectively. One of the most important features for an inventory management software system is accessibility. Cloud inventory software is accessible from anywhere on the computer or mobile devices (tablets, smartphones). Authorized users can access all information in real time. The server is managed by the software provider, no need for the internal IT
staff or consultants. Also, employees can enter inventory and asset transactions, review stock availability and locations on the go, using their tablets and mobile phones.
Earl Choate
@concrete_decor
Earl Choate is the CEO of Concrete Camouflage, a manufacturer of artist grade concrete stains and supplies.
“It’s important to be able to easily see the history of how inventory levels have changed…”
This allows you to know the exact amount of stock levels when sales are made. This critical for making sure you have enough products in stock and are up to date with changes in customer demand.
Nabeel Khalid
@crozdesk
Based in London with over 6 years of experience in Digital Media and Marketing, Nabeel is a regular contributor to the Crozdesk Blog.
“In all the top-scoring inventory management software products listed on our site…”
There is one distinguishing feature that seems to set them apart from the rest – order management. My personal inclination would have been PO management as the most important feature, but perhaps that ties in with my own experiences handling POs in the past. The unique and innovative ways they conduct management of orders seems to have a huge impact on user experience.
Rachel Jia
@dynamsoft
Rachel Jia is the technical marketing manager at Dynamsoft, a provider of web and desktop document scanning and related SDKs. In addition to her marketing experience, she also has six years of customer service and technical support experience. This includes having worked on technical imaging and document management requirements of customers from different industries:finance and banking, healthcare, government, and more.
“The most important feature to look for in an inventory management software system is…”
Barcoding capabilities. Barcodes make assets more trackable and auditable. You can easily scan and update the status of an item in your inventory database. It’s efficient and also helps eliminates human errors.
An inventory management software system can benefit from the combination use of linear – or 1D – and 2D barcodes. For example, with a 1D barcode such as a UPC code, you can easily identify an item by an ID number. With a 2D barcode, you can associate more meaningful departmental information beyond device information. For example, you can assign accounting details to know what budget the item came from. You might ID the employee an item is assigned to. You can define a precise location for an item, and more. Simply put, barcodes add layers of convenience to leverage in any good inventory management system.
Rodrigo Montagner
Rodrigo Montagner is the Senior Information Technology Manager for Boehringer Ingelheim Animal Health.
“The most important feature of an inventory management software system is…”
The asset tag and lifecycle feature. It should have a very solid built in technology to avoid maneuvering and unnecessary open security breaches.
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