Serie de software ERP:Desarrollo de requisitos de usuario

Una vez que una empresa ha determinado las propuestas de valor importantes para seguir adelante con la selección e implementación de software nuevo o actualizado, es el momento de formar los requisitos detallados para que el nuevo sistema sea compatible. Estos requisitos son esenciales para determinar el mejor ajuste y el valor final de la nueva solución.

Dos categorías de requisitos

Los requisitos deben clasificarse como "estado actual" y "estado futuro". Los requisitos del estado actual se presentan para explicar a los posibles proveedores cómo opera la empresa en la actualidad. El proceso comercial del estado actual se ve afectado no solo por las condiciones comerciales actuales, sino también por las limitaciones del software actual sobre cómo se procesan las transacciones y su empresa interactúa con sus clientes y proveedores.

Los requisitos del estado futuro presentan cómo la empresa planea operar en el futuro y utilizar el software para respaldar su funcionamiento. El futuro debe definirse en términos de 5 a 7 años. Si bien ninguna empresa puede predecir exactamente cómo operará dentro de siete años, una empresa puede imaginar cómo planea hacer negocios y qué tipos de tecnología de software y hardware necesitará para lograr su estrategia a largo plazo.

Mapas de procesos empresariales

Las empresas también deben considerar cómo desean recopilar información sobre sus operaciones actuales y futuras. Obviamente, la recopilación de información se basa en la interacción entre los usuarios actuales y aquellos en la organización que serán responsables de presentar la información recopilada a los proveedores.

Algunas empresas son capaces de preparar mapas de procesos comerciales que presentan la estructura completa de cada aspecto de su estado actual y procesos comerciales del estado futuro. Estos mapas utilizan información de aquellos en el negocio que trabajan con transacciones en una actividad comercial en particular. Una lista de mapas potenciales del estado actual y de los procesos comerciales del estado futuro puede incluir los siguientes flujos de trabajo:

• CRM
• Cotización y entrada de órdenes de venta
• Servicio al cliente
• Ingeniería:para respaldar la cotización y para respaldar la fabricación
• Cadena de suministro / Compras
• Gestión de almacén / Gestión de inventario / Recepción
• Planificación y programación
• Órdenes de trabajo e informes de planta
• Envío
• Calidad
• Contabilidad:cuentas por pagar y desembolsos en efectivo
• Contabilidad - Facturación / Cuentas por cobrar / Solicitud de efectivo
• Contabilidad - Libro mayor

Los mapas de procesos comerciales deben incluir todas las entradas y salidas relacionadas con los procesos comerciales estatales actuales y futuros. Estas actividades deben "superponerse" con indicadores de qué software se utiliza para respaldar la acción actual. Los ejemplos pueden ser actividades que utilizan el sistema ERP actual, actividades que utilizan MS Excel o bases de datos de Access, o actividades que se realizan manualmente.

Al codificar con colores la actividad, los lectores de los mapas pueden obtener una visualización de la cantidad de cada tecnología que se utiliza para respaldar los procesos comerciales actuales y planificados. Uno de los beneficios visibles del mapa de estado futuro debería ser el color uniforme del nuevo software planificado para la selección y la eliminación de otros colores, especialmente los de las hojas de cálculo de Excel y las bases de datos de Access.

Listas de verificación

Las listas de verificación se han utilizado para seleccionar software durante décadas. Las listas de verificación generalmente se basan en el conocimiento de un tercero que enumera literalmente cientos o miles de requisitos funcionales agrupados de manera similar a la lista anterior. Muchas de estas listas de verificación están asociadas con bases de datos de capacidad sí / no de varios proveedores de software. Al completar la lista de verificación, el usuario estará en posesión de una lista de proveedores de ERP que son más capaces de satisfacer las necesidades del usuario.

El desafío de las listas de verificación es cómo se desarrolló la base de datos subyacente. Los proveedores no siempre son completamente comunicativos sobre si brindan una funcionalidad específica, sino sobre cómo el software realmente proporciona la información.

Es necesario aclarar si la solución particular es para una empresa cuyas ventas son de $ 5 millones a $ 25 millones o para una empresa cuyas ventas son de $ 250 millones a $ 500 millones. Un ejemplo extremo es que SAP y Oracle brindan funcionalidad para respaldar las áreas de procesos comerciales anteriores, al igual que JobBOSS y E2 (soluciones populares para talleres de trabajo). Debe haber una correspondencia entre el alcance de la solución, los requisitos y el presupuesto (propuesta de valor), así como la industria y la estructura de fabricación básica entre la fabricación discreta y la fabricación por procesos.

Si una organización va a utilizar una lista de verificación (servicio), asegúrese de que la lista de verificación esté completa inicialmente, compre al personal responsable de cada área y luego la revise un equipo de toda la empresa que pueda relacionar las respuestas individuales con las operaciones y necesidades de toda la empresa.

Narrativas

La preferencia del autor es un documento narrativo que explica los procesos del estado actual y analiza las necesidades del estado en el futuro. Al entrevistar a las personas en el proceso empresarial, se pueden crear narrativas que cuenten la historia de cómo funciona la empresa hoy y cómo quiere funcionar en el futuro. Puede haber un sólido nivel de detalle presentado que permitirá al proveedor comprender el negocio en su totalidad. Las narrativas también se pueden complementar con lo que hace la empresa, por qué la empresa está buscando nuevo software (la propuesta de valor) y qué tecnología se encuentra actualmente.

Qué desea revisar el proveedor

A partir de los comentarios que el autor ha recibido en el pasado, la mayoría de los proveedores luchan por seguir completamente los mapas de procesos comerciales y se aburren con las listas de verificación de 2000 funciones. Las narrativas son más fáciles de revisar. Los proveedores aún dedican mucho tiempo a hacer preguntas que ya se encuentran en los tres documentos, por lo que las empresas deben estar preparadas para revisar todos los procesos con cierto detalle, incluso cuando se realiza un esfuerzo significativo para desarrollar los requisitos del usuario y del software.

Se debe poner un gran esfuerzo y cuidado en desarrollar los requisitos del usuario, ya que lo que se ha documentado es la base de cómo se evaluarán las soluciones de software alternativas para determinar su adecuación, función y valor. Los requisitos de usuario bien desarrollados permitirán al proveedor hacer la presentación más completa de cómo su capacidad respaldará su visión del éxito operativo futuro.

Es realmente su culpa si el proveedor no está posicionado para demostrar su capacidad de la mejor manera para su empresa. La solución de un proveedor que es fácilmente observable como que no satisface sus necesidades básicas nunca debe aparecer en su sala de conferencias para una presentación.

Harry Landsburg , Director de Consultoría de Tecnología de Procesos de Negocios de DVIRC, ha trabajado con más de 300 empresas para documentar cómo sus procesos comerciales pueden ser mejor respaldados por software actualizado o nuevo. Su enfoque para relacionar la forma en que operan sus clientes con el mercado tecnológico da como resultado una mejor selección e implementación. Para obtener más información, más información o contacto nosotros.