Cómo decidir entre dos finalistas del sistema ERP

Por Harry Landsburg, director de consultoría de tecnología de procesos comerciales

Una vez que su equipo de selección de software ERP haya terminado de revisar dos sistemas ERP finalistas, es el momento de tomar la decisión final. Su equipo ha creado una RFQ exhaustiva para las necesidades de la empresa y los proveedores restantes han “sobrevivido” a múltiples rondas de demostraciones para brindarle al equipo la mejor visión posible de cómo funcionará el software propuesto. Ha llegado el momento de que las actividades finales de diligencia debida le ayuden a decidir qué solución será la mejor.

Esto es lo que debe suceder:

• Obtenga una propuesta final de cada proveedor
  Asegúrese de que los módulos de software sean los que necesitará hoy y en el futuro. Asegúrese de que la cantidad de usuarios sea correcta (usuarios simultáneos en las instalaciones o usuarios de SaaS con nombre). Compare las dos propuestas de estructura y funcionalidad de “manzanas con manzanas”. Cuestione cualquier diferencia para asegurarse de que está buscando dos soluciones bien estructuradas.
• Verifique las referencias de las empresas que actualmente utilizan el sistema
  Algunos se preguntan por qué esto es necesario, ya que su equipo solo contará con "buenas referencias"; El motivo es hablar con los usuarios efectivos de la solución propuesta (que trabajan en una industria y cuyo alcance de operaciones es similar al suyo) y averiguar cómo llegaron allí, cómo el proveedor trabajó con ellos para lograr el éxito y cómo tanto el referencia y el proveedor superó los desafíos durante el proceso de implementación.
• Visite el sitio de un usuario (opcional)
  Esta visita solo tiene un valor incremental si existe una fuerte interacción entre su equipo y el anfitrión. Un recorrido rápido por la planta y una sesión de preguntas y respuestas en la sala de conferencias es la interacción mínima aceptable. Las sesiones individuales con varios miembros del personal son más efectivas para saber qué tan bien la solución propuesta está apoyando al negocio anfitrión.
• Hable con el gerente de proyecto propuesto y el personal técnico
  Piense en cómo le impresionaron. En este punto, la decisión no se trata de representaciones de ventas, sino de cómo se implementará el sistema preferido.
• Haga la comparación final
  Vuelva a leer la RFQ original. ¿El software cubre todo lo que deseaba desde el principio? ¿Cómo ha reaccionado el personal interno durante las manifestaciones? ¿Existe una solución preferida entre los dos proveedores incluso antes de las negociaciones de precios?
• Inicie negociaciones financieras contractuales con cada proveedor
  Por lo general, un proveedor no se alejará de una oportunidad por encima del precio, pero hay un punto de precio en el que un proveedor pasará por alto la oportunidad.

En última instancia, la decisión financiera tiene más que ver con el valor que con el precio, pero para llegar a ese punto es necesario estar seguro de que se ha propuesto el mejor precio posible. Una vez que haya firmado el contrato, la parte fácil está lista y los desafíos de implementación están a punto de comenzar.

Harry Landsburg , Director de Consultoría de Tecnología de Procesos Comerciales de DVIRC, ha trabajado con más de 400 empresas para documentar cómo sus procesos comerciales se pueden respaldar mejor con software actualizado o nuevo. Su enfoque para relacionar la forma en que operan sus clientes con el mercado de la tecnología da como resultado un mejor resultado de selección e implementación.

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