Cuando están en crisis, los fabricantes pueden mirar a Kata:Explorando un camino hacia el éxito honrado por el tiempo

Escrito por:Sarah Burlingame

La manufactura esbelta implica más que mejorar algunos procesos. El éxito sostenible de lean requiere una cultura de mejora continua diaria en toda la empresa. Las empresas que desarrollan a su gente para que piense científicamente, utilizando hechos y datos para impulsar sus decisiones, son a menudo las que logran sus objetivos con mayor éxito. Practicando kata promueve esta forma de pensar, que puede ayudar a las empresas a ser más ágiles y competitivas no solo para sobrevivir, sino también para prosperar en la actual crisis pandémica.

Kata es una palabra japonesa que se refiere a una forma estructurada de hacer las cosas o un patrón de comportamiento. Como gerente senior de proyectos para TDO (Train Develop Optimize), parte del Centro de Asociación de Extensión de Manufactura de Nueva York y la Red Nacional MEP, trabajo con fabricantes pequeños y medianos para practicar kata , o comportamientos, y aplique herramientas y técnicas de manufactura esbelta adicionales para resolver desafíos comerciales. Esto les da una ventaja competitiva en el metro de Filadelfia.

Durante situaciones estresantes como una pandemia, es parte de la naturaleza humana sentirse abrumado y perder el enfoque. Pero kata El coaching puede mantener encaminados a la dirección y a los empleados. El kata de Toyota El framework puede ser una fuerza estabilizadora para guiar a los fabricantes a través de terrenos accidentados e incertidumbre, al tiempo que los ayuda a ser lo suficientemente ágiles para responder a los cambios en su entorno.

La mejora kata

La mejora kata modelo, basado en Toyota Kata por Mike Rother (McGraw-Hill Education, 2009), está diseñado para ayudar a los fabricantes a desarrollar habilidades esenciales de pensamiento científico en su gente. El modelo se basa en cuatro pasos impulsados ​​por preguntas de coaching para guiar a la gerencia y a los empleados durante su viaje de mejora continua.

La mejora kata sirve como base para los fabricantes que están atravesando una crisis, como el cumplimiento de los mandatos del gobierno federal y local para abrir instalaciones de manera segura durante la pandemia. La construcción de esta base comienza con un enfoque implacable en la dirección. Utilice las preguntas modelo a continuación para evaluar su progreso en cada paso.

1. Establece el desafío

Practicando kata y aplicando el pensamiento científico, las empresas pueden pensar en su desafío no solo mediante el uso de métricas cuantitativas como números y formas rutinarias de operación, sino también en términos de dónde deben estar como empresa.

Pregúntese:¿Dónde debe estar su empresa en los próximos 12 a 18 meses? Establezca un objetivo claro, que puede incluir métricas de rendimiento deseadas, patrones operativos específicos u otros resultados relacionados con el negocio que deben lograrse.

2. Entender la condición actual

Una vez que se ha identificado un desafío, el siguiente paso es comprender claramente la condición actual, esencialmente "dónde se encuentra ahora". Este es el secreto de kata éxito:obtener claridad sobre dónde se encuentra ahora, dónde debe estar y qué obstáculos se encuentran en su camino.

Esto se puede lograr mediante varios enfoques. Un mapa de proceso detallado es una herramienta que a veces se utiliza para recopilar y visualizar datos y patrones operativos observados. Ir físicamente al gemba, el lugar donde ocurre la acción, asegurará que se recopile la información más actualizada y precisa.

Para llegar a su condición actual, describa la forma en que su empresa está operando hoy. ¿Cómo estás actuando? ¿Cómo son sus procesos y su entorno de trabajo? ¿Cómo está utilizando los recursos?

Un conocimiento profundo de la condición actual será útil para establecer la primera condición objetivo. Piense en la condición objetivo como lo que debe suceder en el futuro que no está sucediendo ahora o, a la inversa, lo que no debería suceder en el futuro que está sucediendo ahora. Al determinar una condición objetivo relevante, es importante considerar un objetivo que probablemente deba lograrse para acercarlo a cumplir con el desafío general.

Una vez que se establece una condición objetivo y tiene un destino claro, ahora comienza la parte divertida. Averiguar cómo llegar a un destino puede estar plagado de incógnitas, y eso está bien. Si ya se supiera todo, entonces ya estaría allí.

3. Establecer la siguiente condición objetivo

Fíjese una meta que sea de una a dos semanas. La meta (condición objetivo) debe ser algo que, si se logra, lo ayudará a acercarse más a alcanzar su meta final.

Al establecer su próxima condición objetivo, considere las cosas que están sucediendo hoy que no pueden suceder en el futuro, o las cosas que no suceden hoy y que deben suceder en el futuro. Una vez que haya establecido su primera condición objetivo, pregúntese:¿Por qué todavía no he alcanzado mi objetivo? Las respuestas a su pregunta descubrirán obstáculos que le impiden estar ya en la condición deseada.

4. Experimente hacia la condición objetivo

Elija uno de los obstáculos que le impida alcanzar su condición objetivo. Determina una acción para probar que te permitirá aprender algo nuevo con respecto al obstáculo que has elegido, ¡y pruébalo!

Una vez que haya completado un experimento, habrá aprendido algo nuevo que lo ayudará a eliminar el obstáculo o habrá descubierto obstáculos adicionales que es posible que deban abordarse. De cualquier manera, habrá aprendido y se acercará más a lograr su condición objetivo.

Continúe repitiendo este ciclo hasta que haya eliminado todos los obstáculos que se encontraban anteriormente en su camino. Asegúrese de reflexionar sobre su condición objetivo y evalúe su condición actual entre experimentos para ayudarlo a mantenerse enfocado en los obstáculos correctos en el momento adecuado.

El kata mentalidad

Practicando kata fomenta un enfoque estructurado en el que se elimina un obstáculo a la vez mediante la experimentación. Similar a un juego de golf, el golfista debe mover la bola más cerca del hoyo, un golpe a la vez. Cada vez que el golfista golpea la pelota, aprenderá un poco más sobre lo que funciona y lo que no, y probablemente se acercará al hoyo con cada golpe. A veces, el golfista puede terminar en una posición peor que antes (¿Alguna vez has intentado salir de una trampa de arena?), Pero aún así aprende a través de experimentos y eventualmente se abrirá camino más allá de cada obstáculo hasta que llegue al hoyo.

Practicando kata es más eficaz cuando un entrenador está allí para brindar una guía suave a un alumno para asegurarse de que practique los patrones correctos y se mantenga en el camino correcto. El alumno es la persona que se esfuerza por alcanzar un desafío y realiza los experimentos a lo largo del camino. En lugar de orientar al alumno hacia los siguientes pasos a seguir, un entrenador lo guía para que aplique el pensamiento científico a través de la experimentación y la toma de decisiones basada en datos. Esto permite que cada persona se concentre en el destino en lugar de tratar de abordar cada pequeño obstáculo que encuentre en el camino. Y la mejor parte es que también desarrolla la capacidad de una persona para pensar científicamente sobre cada desafío futuro que encuentra.

Mantener esta mentalidad es particularmente desafiante en el turbulento entorno Covid-19 de hoy. Interrupciones en la cadena de suministro, cambios en la demanda de producción, rotación de empleados ... kata puede servir como el "mango de seguridad" del fabricante en la montaña rusa pandémica. Cuando las emociones aumentan, el pensamiento científico puede mantener a todos concentrados en la tarea que tienen entre manos.

Un ejemplo de kata en acción

Recientemente trabajé con un fabricante de metales de Filadelfia que tuvo que cerrar debido a la crisis del coronavirus. Para reabrir, el fabricante tuvo que inventar nuevas formas de mantener seguros a los empleados, como mover las estaciones de trabajo para el distanciamiento social, mientras cumplía con sus cuotas de producción. El fabricante tuvo que superar obstáculos, como empleados temerosos que se mostraban reacios a regresar al trabajo durante una pandemia.

Usando un kata enfoque, ayudé al fabricante a hacer un guión gráfico de los pasos para superar estos obstáculos, que incluyen:

• Establezca el desafío, incluidos tres logros en la primera semana.
• Garantizar un entorno seguro para todos los empleados.
• Evalúe los obstáculos para la reapertura.
• Determine cómo garantizar el distanciamiento social obligatorio.
• Cree un entorno seguro y socialmente distanciado moviendo las estaciones de trabajo, etc.
• Desarrolle un plan de comunicación para todos los empleados para ayudarlos a comprender las necesidades a corto y largo plazo de regresar al trabajo.
• Asegúrese de que se cumplan todos los mandatos gubernamentales, incluso cuando cambien las regulaciones.

¿El resultado? El fabricante de metales reabrió sus instalaciones en Filadelfia. Ahora usa kata para garantizar que se mantenga en cumplimiento mientras mantiene su cultura de mejora continua.

Kata lo ayuda a mantenerse enfocado para obtener resultados exitosos

Kata El pensamiento científico basado en la ciencia puede ayudarlo a mantenerse concentrado y tranquilo durante una crisis. Algunas empresas fallan en kata porque no pueden adaptar sus cronogramas operativos durante una crisis. Durante una pandemia, está considerando implementar cambios dentro de un par de semanas, en lugar de un plazo típico de 12 a 18 meses.

Cuando esté tranquilo y concentrado, estará listo para establecer metas. Animo a los fabricantes a limitar sus objetivos a tres por semana. Si comienza a buscar en todas partes para sacar agua, perderá el enfoque en sus ingredientes clave para la supervivencia de la empresa:su gente, sus recursos y sus finanzas. Incluya metas alcanzables que se puedan lograr a diario. Incluso si su cronograma debe acelerarse, establezca un patrón de experimentación y cúmplalo.

Cuando sus empleados se sientan abrumados, kata puede recordarles que respiren profundamente y vean cada desafío utilizando un enfoque sistemático y estructurado. ¿Dónde debemos estar? ¿Donde nos encontramos ahora? ¿Y qué hay en nuestro camino? No tendrás todas las respuestas a la vez, porque todos somos humanos. Deje que el kata los patrones te llevan a donde necesitas ir. Funcionan.

Buscando kata apoyo en el viaje lean de su organización? Póngase en contacto con DVIRC para hablar con un experto en lean u otros especialistas en fabricación que comprendan las necesidades y los desafíos de los fabricantes más pequeños de la región de Filadelfia.

Fuente original:https://www.qualitydigest.com/inside/management-article/when-crisis-manufacturers-can-look-kata-102820.html