Cómo automatizar su negocio:cinco mejores prácticas de automatización operativa

Un informe de la Unidad de Inteligencia de The Economist encuestó a 502 ejecutivos de varias industrias para comprender mejor el estado actual y futuro de la automatización en las empresas a nivel mundial. El informe muestra que 90,8% de las empresas ya utilizan la automatización y que el 50,6 % lo está utilizando de forma extensiva.

Ya sea que ya estuviera en el camino hacia la escalabilidad o que simplemente se esté adaptando a nuevos planes, hemos esbozado cinco mejores prácticas operativas para tener en cuenta al determinar la mejor manera de aprovechar al máximo el potencial de la automatización en todos los niveles de operaciones.

Mejor práctica de automatización n.º 1:Desarrollar una estructura de gobierno

Cuanto antes establezca un proceso de gobernanza, mejor. Su modelo de gobierno de automatización dicta cómo estructura las responsabilidades para evaluar y clasificar las oportunidades de automatización. Los modelos más efectivos brindan pautas y plantillas para el proceso de implementación de robots, incluida la coordinación de la gestión de cambios y la responsabilidad.

Según la Unidad de Inteligencia de The Economist, el 33,1 % de las empresas mencionaron la privacidad y la seguridad de los datos como los principales desafíos para sus implementaciones de automatización.

La configuración temprana de un modelo de gobierno ayuda a garantizar que siga las mejores prácticas para la privacidad y seguridad de los datos. También le da tiempo para iterar y perfeccionar sus pautas de automatización robótica de procesos (RPA) y evitar contratiempos en la implementación.

Sin embargo, para obtener los mejores resultados, su lado comercial y los equipos de TI deben comunicarse desde el principio. Sin una base de comunicación regular y transparente entre los dos, la integración de tecnología y la gestión de herramientas pueden convertirse en tareas monstruosas. Un esfuerzo de comunicación multifuncional también debe incluir al equipo de seguridad cibernética, que garantizará que el acceso a bases de datos aisladas con información confidencial se maneje correctamente.

La gobernanza basada en la colaboración entre el negocio y TI es clave para una implementación fluida de RPA. Los dos lados de la empresa deben trabajar juntos dentro del marco de su modelo de gobierno para seguir las políticas de la empresa, evitar la duplicación, configurar controles de usuario y realizar un seguimiento de los problemas de cumplimiento de seguridad.

Aproveche herramientas como UiPath Automation Hub para establecer una ubicación central donde los miembros del equipo comercial y de TI puedan colaborar en su estrategia de automatización.

Mejor práctica de automatización n.º 2:establecer un centro de excelencia robótico

La clave para escalar sin sacrificio radica en su Centro de Excelencia (CoE) robótico. Es probable que esté familiarizado con el concepto de CoE de otras iniciativas empresariales.

En la primera empresa de automatización, el CoE actúa como una unidad central formalizada que gestiona el desarrollo y la implementación de robots. Está formado por un equipo interdisciplinario comprometido con escalar la automatización mientras mantiene sus procesos de gobierno. Este equipo garantiza estándares de automatización de alta calidad a medida que los robots crecen en número y alcance en toda su empresa.

Para respaldar una escalabilidad dirigida por los empleados sin problemas, su CoE debe estandarizar la automatización, difundir el conocimiento y proporcionar las mejores prácticas. Con UiPath Automation Hub, su CoE puede administrar, visualizar, implementar y medir de manera centralizada las oportunidades de automatización en toda su empresa.

Este equipo CoE multidisciplinario, que incluirá líderes de TI, C-suite, marketing y representantes del departamento, madurará a medida que crezca.

Ya sea que su empresa recién esté comenzando su viaje de automatización o esté en camino de escalar su estrategia, es fundamental comprender el papel único e importante que desempeña un CoE en el viaje de transformación digital.

A medida que madure su estrategia de automatización, el CoE comenzará a capacitar a los desarrolladores ciudadanos:empleados con mentalidad técnica que pueden ayudar en el desarrollo y la implementación de robots de software. A medida que su conocimiento madure, estos desarrolladores ciudadanos crearán nuevas aplicaciones comerciales para usuarios comerciales y ampliarán la adopción de RPA según los objetivos del CoE.

El CoE robótico es el corazón de su transformación digital. Y Automation Hub es el sistema operativo (SO) para el CoE, desde el cual los usuarios comerciales, los líderes de TI y los evangelistas de RPA impulsarán su estrategia de automatización a escala.

Práctica recomendada de automatización n.° 3:potencie la automatización impulsada por los empleados

Aproximadamente entre el 3 % y el 7 % de la automatización de sus procesos será impulsada directamente por su CoE, mientras que los empleados designarán gran parte del resto de los flujos de trabajo que los robots se harán cargo.

Empoderar a los desarrolladores ciudadanos con capacitación en RPA permite a las empresas aprovechar las habilidades de los empleados técnicos y una gran cantidad de ideas de colaboración colectiva. Los empleados pueden sugerir automatizaciones mediante el Centro de automatización y ayudar a completar la canalización de automatización de la empresa.

Luego, con la orientación de su CoE, los desarrolladores pueden automatizar los procesos sugeridos marcados por los empleados.

Por ejemplo, los asistentes sociales de las empresas de atención médica deben recuperar datos de cientos de documentos diferentes para trabajar en cada caso. Es posible que un CoE no tenga visibilidad de la complejidad de este proceso, pero con la automatización impulsada por los empleados, los asistentes sociales podrían marcar el proceso para una posible automatización y luego usar los robots proporcionados por el CoE para escanear documentos y obtener la información que necesitan todos los días.

Tomar comentarios e ideas de abajo hacia arriba garantiza que su empresa apoye una cultura que adopte la automatización.

La primera era de la automatización no ha terminado de evolucionar. Las empresas que lo liderarán sistematizarán una cultura arraigada en las mejores prácticas de transformación digital.

Práctica recomendada de automatización n.º 4:identifique los procesos correctos para automatizar

La automatización tiene muchos casos de uso y un potencial infinito. Esto puede dificultar que las empresas perfeccionen y prioricen las oportunidades de mayor crecimiento. Escalar la automatización con éxito depende de su capacidad para crear una canalización sólida que mantenga el flujo de ideas de automatización y un CoE que garantice que esas oportunidades coincidan con objetivos más grandes.

Su CoE priorizará las oportunidades de automatización en función de los objetivos comerciales generales de tres maneras:

1. Clasifique las tareas por tiempo invertido y frecuencia de ocurrencia para lograr el mayor impacto en el retorno de la inversión (ROI).

2. Capacite a los analistas comerciales para buscar procesos altamente repetitivos, bien documentados y basados ​​en computadora.

3. Señale posibles cuellos de botella y lagunas en los procesos que podrían simplificarse con la automatización.

El enfoque de tres niveles anterior para identificar el potencial de automatización puede informar un mapa de calor del proceso, que puede ayudarlo a descubrir posibles casos de uso de RPA y priorizar la implementación.

Este mapa de calor muestra el potencial de automatización dentro de un organización de banca de consumo .

Los Savvy CoE van más allá del mapa de calor tradicional y emplean Automation Hub. Automation Hub utiliza un análisis cuantitativo del ROI y luego prioriza las oportunidades de automatización en un solo lugar:

Mejor práctica de automatización n.º 5:aprovechar el ecosistema de automatización

La primera era de la automatización presenta una enorme serie de cambios entre empresas, regiones y economías. Afortunadamente, este crecimiento ha creado una gran cantidad de expertos en tecnología que pueden ayudarlo.

Con la mejor plataforma de automatización empresarial de extremo a extremo y el desarrollo de estrategias medidas, puede navegar solo por el viaje de automatización de su empresa. Pero no tienes que hacerlo. Existen expertos en el ecosistema de automatización para ayudarlo a acelerar su éxito, crear una estrategia basada en su experiencia en la industria y solucionar cualquier problema que surja.

UiPath ofrece un extenso ecosistema de socios que pueden capacitar a su equipo y brindar soluciones tecnológicas. Sus empleados deben identificar los puntos débiles dentro de su organización y procesos, que sus socios de automatización pueden ayudarlo a automatizar con éxito.

Esto puede requerir una combinación de procesos y flujos de trabajo totalmente automatizados que combinen tanto el conocimiento humano como el trabajo de los robots. Estos expertos lo ayudarán a identificar qué combinación es adecuada para su caso de uso.

Lectura relacionada: Las 5 cosas principales a tener en cuenta al seleccionar un socio de automatización

Además, los expertos en automatización le brindan conocimientos especializados para ayudarlo a escalar el conjunto completo de tecnologías de automatización que necesita para innovar, incluido el aprendizaje automático (ML), la inteligencia artificial (IA) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Al seleccionar un experto, asegúrese de comunicarle sus objetivos a corto y largo plazo para que pueda encontrar un experto que crezca con usted para ayudarlo a definir y superar los problemas a lo largo de su proceso de automatización.

Aproveche los modelos top-down y bottom-up para lograr el éxito en la automatización

Las empresas que prosperan en la primera era de la automatización tendrán un enfoque de operaciones tanto de abajo hacia arriba como de arriba hacia abajo. Diferentes personas tendrán diferentes conocimientos, enfoques y habilidades, pero con el modelo operativo correcto, pueden trabajar hacia una visión compartida.

Reclame su copia gratuita de "Bienvenido a la primera era de la automatización:su guía para una empresa próspera en un mundo automatizado" para descubrir cómo puede crear una primera empresa de automatización.

O, si está aumentando ahora y desea ayuda para comenzar con la automatización contáctenos . Estaremos encantados de ayudarle.