Cómo crear un equipo de campeones para su centro de excelencia de automatización

Toda gran aventura requiere un equipo igualmente excelente, y la automatización no es una excepción.

¿Alguna vez ha intentado encontrar campeones de automatización en su empresa? ¡Es un trabajo duro!

Escuchamos a muchos líderes de centros de excelencia (CoE) de automatización que quieren mejorar sus organizaciones con la automatización, pero tienen problemas para encontrar defensores de la automatización entre equipos dispares. Estos líderes tienen la visión correcta y un gran conjunto de herramientas, pero necesitan héroes para ayudar a respaldar y escalar los esfuerzos de su CoE de automatización. Necesitan a sus Vengadores. Sus X-Men. Sus campeones de automatización.

Encontrar campeones de automatización puede parecer un desafío, pero no tiene por qué serlo.

Estos campeones pueden hacer o deshacer las iniciativas de automatización, por lo que es fundamental reclutar personas con la perspectiva, las habilidades y el impulso correctos para su organización. Por ejemplo, buscamos personas con un talento único para la estrategia, el coaching y la gestión de proyectos. Nuestros campeones de automatización dentro de UiPath nos han ayudado a construir y adoptar robots de software para cada división de la empresa.

Busque las habilidades de gestión necesarias para liderar su CoE de automatización

Un campeón de automatización efectivo es un tipo particular de persona. Lo más probable es que muchas personas en su organización estén entusiasmadas con la automatización. Si bien la emoción es necesaria, no es suficiente.

Lo que está buscando es alguien que pueda complementar los esfuerzos de su CoE. Cuando comience a buscar un experto en automatización, busque personas con una combinación de habilidades de gestión, incluidos administración, estrategia y capacitación.

La necesidad de este conjunto de habilidades queda clara una vez que piensa en los roles complementarios que desempeñan el CoE y el campeón de automatización. El CoE administra todo el canal de automatización, desde la idea hasta la ejecución, mientras que los campeones de automatización trabajan para llenar ese canal. Los campeones de automatización trabajan dentro de sus equipos específicos para evaluar los envíos de automatización y conectar el CoE con oportunidades de automatización.

Los campeones de la automatización son esenciales para facilitar los ciclos de vida de la automatización dentro de sus departamentos.

Algunas de las mejores ideas de automatización vendrán de abajo hacia arriba, de los usuarios comerciales que están más cerca de los problemas y mejor posicionados para identificar soluciones. Los campeones de la automatización colaboran con esas ideas y priorizan cuáles irán al CoE. El CoE luego puede priorizar la lista resultante contra su ancho de banda y ejecutar de arriba hacia abajo. Esta dinámica crea un ciclo de retroalimentación positiva donde la ideación lleva a la evaluación, la evaluación lleva a la calificación, la calificación lleva a la implementación y la implementación retroalimenta la ideación. A esto lo llamamos el volante de automatización.

Piense en los campeones como un equipo de gestión de proyectos. Fomentan el compromiso de abajo hacia arriba, mientras que el CoE proporciona una supervisión de arriba hacia abajo. Juntos, pueden mantener la canalización de automatización completa y los usuarios entusiasmados con la próxima automatización a la vuelta de la esquina.

Ese aspecto de la gestión de proyectos es lo que hace que sea tan importante encontrar a las personas adecuadas para ser campeones de la automatización.

Un campeón de automatización ideal ejemplifica cuatro cualidades:

• Socio estratégico :pueden colaborar y compartir recursos entre sus compañeros de equipo y con el CoE. Piensan claramente en el valor que puede aportar la automatización.

• Agente de cambio :promueven, habilitan y apoyan iniciativas de automatización. Mientras tanto, mantienen un enfoque singular en las personas involucradas y afectadas por la automatización. Se preocupan por el cambio y se preocupan por el efecto del cambio.

• Administrador experto :pueden planificar, informar y controlar la canalización de ideas. Deben ser capaces de fomentar el flujo de ideas mientras vigilan de cerca las ideas que entran y salen.

• Empleado altamente comprometido :es un empleado entusiasta y de alto rendimiento. Están dedicados a mejorar ciertas áreas dentro de la empresa y sienten curiosidad por todas las soluciones disponibles para hacerlo.

Los campeones de la automatización no necesitan hacer este trabajo solos. UiPath CoE proporciona un ejemplo perfecto:usamos UiPath Automation Hub para centralizar la gestión del ciclo de vida y colaboramos con cientos de ideas de automatización. Con él, podemos facilitar el envío de ideas y mapear el proceso desde la ideación hasta el ROI. Compartimos detalles sobre cómo funciona UiPath CoE en un seminario web reciente (ahora disponible a pedido).

Recorra cada división para encontrar evangelistas para su CoE de automatización

Cuando esté formando su equipo de campeones de automatización, reclute personas de diferentes divisiones de su organización. De esa forma, puede ampliar el alcance de la automatización, ideas de crowdsourcing de más equipos y detectar el potencial de automatización en cada división.

La generación de ideas de abajo hacia arriba es mejor cuando el abastecimiento es amplio y diverso. Cuando comience la búsqueda de sus campeones de automatización, mantenga esa diversidad al frente de su búsqueda. La automatización funciona mejor si las ideas provienen de todos los niveles del negocio. Este nivel de participación ayuda a más personas y garantiza que su proceso de automatización permanezca lleno.

Anime a los empleados de toda la empresa a participar en la ideación de automatización. Puedes hacer esto de tres maneras. Pidiendo a los empleados que:

• Utilice automatizaciones preconstruidas de su CoE :Sus empleados estarán más comprometidos cuanto más vean la automatización en acción. Anímelos a usar las automatizaciones que crea su CoE, para que puedan ver en qué se puede convertir la ideación.

• Añadir ideas a Automation Hub :una vez que sus empleados utilicen la automatización, podrán ver mejor los casos de uso en su flujo de trabajo. El mismo proceso de pensar en casos de uso y articularlos como envíos los dejará más comprometidos.

• Intento de construir sus propios robots :si sus usuarios son lo suficientemente técnicos, incluso puede alentarlos a construir sus propios robots. Con la orientación de su CoE, esta puede ser una de las formas más efectivas de hacer que los empleados se sientan comprometidos y empoderados.

Esto suena muy bien, pero ¿cómo se ve en la práctica? Nuestros campeones de automatización de UiPath ayudan a despertar el entusiasmo y escalar el compromiso a través de una variedad de métodos (siguiendo las mismas sugerencias proporcionadas anteriormente):

• Los talleres de generación de ideas brindan a los empleados la oportunidad de descifrar los casos de uso.

• Los hackatones brindan a los empleados la oportunidad de ensuciarse las manos trabajando con robots.

• Capacitación en automatización del CoE para capacitar a los desarrolladores ciudadanos con mentalidad técnica para encontrar más casos de uso diario para robots dentro de sus departamentos.

Estos nos han ayudado a idear y crear algunos robots increíbles y útiles para diferentes departamentos. Un par de ejemplos:

• Mercadotecnia :El equipo social de UiPath usa robots para buscar nuevos comentarios en todos los videos de UiPath en todas las plataformas. De esta manera, el equipo puede ver y responder a los nuevos comentarios en cualquier video de UiPath desde un centro centralizado en lugar de perder el tiempo tratando de encontrarlos. Vea más ejemplos de nuestros robots de marketing.

• Ventas :Operaciones de ventas creó un robot para gerentes de ventas. Pueden ejecutar un robot que genera un documento de Microsoft Word con los campos clave para cada cuenta autocompletados por automatización. Y aquí hay otro ejemplo de robot de ventas.

En resumen, busque en cada división a alguien que pueda ayudar a estimular el compromiso y entrenar a los equipos para obtener ideas de automatización diversas y de calidad que beneficiarán a toda su empresa, desde la base hasta la sala de juntas.

Lectura recomendada:Cómo evangelizar RPA dentro de su organización

Seleccione campeones exigentes para mantener su CoE de automatización realmente excelente

La función principal del campeón de automatización es analizar montones de ideas sin procesar para evaluar su calidad, compararlas con la estrategia comercial y decidir cuáles deben avanzar a lo largo de la tubería de automatización.

Su primer filtro para un buen campeón de automatización es si tiene o no ojo para la estrategia. Los casos de uso de automatización son infinitos, y un campeón que no puede determinar de manera efectiva el valor de cada caso de uso corre el riesgo de llenar su tubería con basura. Elija campeones con ojo para la estrategia (daremos un ejemplo en un momento). Está buscando campeones que tengan una visión de alto nivel del negocio, su automatización existente y el valor comercial que ofrecería la nueva automatización.

Más allá de este ojo de alto nivel para la estrategia, los buenos campeones de automatización pueden, y lo harán, observar cada idea de automatización y hacer numerosas preguntas, como:

• ¿Es este un proceso automatizable?

• ¿Es una buena opción para la automatización robótica de procesos (RPA) u otra tecnología de automatización?

• ¿La automatización de este proceso tendrá un impacto a largo plazo?

• ¿Esta idea vale la pena el tiempo del CoE de automatización?

• ¿Es esta una idea única o podría combinarse con otra sugerencia?

Veamos un ejemplo . Supongamos que un campeón de automatización nota cinco ideas entrantes del equipo de ventas relacionadas con la calificación de clientes potenciales. Cada idea es fuerte. La solución más obvia es crear cinco robots en respuesta a estas cinco ideas. Pero con una visión general de alto nivel, el campeón de automatización decide que un rediseño holístico del proceso de calificación de ventas es una mejor solución que crear cinco robots. Ese es el ojo para la estrategia en acción. Ese tipo de decisión es el resultado de ser crítico, hacer preguntas y pensar profundamente en el valor comercial.

En resumen, encuentre personas que protegerán ferozmente la calidad de la estrategia de su CoE, de modo que la automatización tenga la mejor oportunidad de lograr su ROI objetivo (y escalar más allá).

Adopte un enfoque democrático a la automatización

La automatización mejora los flujos de trabajo humanos y, a su vez, los campeones de la automatización humana pueden mejorar su automatización. Tener campeones de automatización es una excelente manera de conectarse con personas en sus organizaciones de una manera escalable e impulsada por la estrategia y hacer que la automatización llegue a manos de todos los equipos dentro de su empresa.

¿Quiere lograr una automatización generalizada en su organización? Obtenga más información sobre cómo elegir a su campeón de automatización en nuestro seminario web reciente.

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