Comience poco a poco:7 pasos comprobados para crear un programa de análisis de mantenimiento

"Empiece poco a poco". Se supone que estas dos palabras hacen que los proyectos grandes y aterradores se desvanezcan en el aire.

¿Necesita configurar un mantenimiento basado en condiciones? ¿O crear un nuevo sistema de solicitud de trabajo? Es pan comido. Simplemente empieza poco a poco.

Pero, ¿qué significa eso?

Un consejo vago es un consejo inútil. Es por eso que estamos explorando todos los pequeños detalles de comenzar poco a poco. Y no hay mejor caso de estudio que crear un programa de análisis de mantenimiento desde cero. Es un proyecto desalentador. Pero gestionar el mantenimiento con corazonadas no es suficiente.

Este artículo es su manual del propietario para crear un programa de análisis de mantenimiento en pequeñas dosis y desarrollarlo pieza por pieza.

¿Qué es un programa de análisis de mantenimiento?

Un programa de análisis de mantenimiento es un conjunto de procesos y estándares para utilizar datos para guiar las acciones del equipo de mantenimiento y medir el impacto de esas acciones.

Un programa de análisis de mantenimiento se compone de cuatro elementos:

Estos cuatro elementos se combinan en tres pasos críticos:

Vea cómo utilizar los datos de mantenimiento para aumentar el tiempo de actividad y reducir el desperdicio

¿Cómo se ve un programa de análisis de mantenimiento en acción?

Un programa de análisis de mantenimiento no tiene por qué ser complejo. Sólo necesita recopilar y analizar datos periódicamente y tomar decisiones con ellos.

Veamos lo que eso significa para planificar el mantenimiento de un equipo. Puede utilizar las tres fases de un programa de análisis y tres preguntas centrales para crear un programa de mantenimiento.

Recopilar datos

Analizar datos

Toma decisiones basadas en los datos

¿Qué pasó antes? Encuentre métricas de tiempo de inactividad no planificadas (es decir, cuánto, por qué, con qué frecuencia) Detecte tendencias en las métricas de tiempo de inactividad (es decir, la falla de los rodamientos fue la causa más común de falla) Programe inspecciones de rodamientos con más frecuencia que el mantenimiento regular de la máquina¿Qué está sucediendo actualmente? Realice un seguimiento de los datos de producción (es decir, rendimiento, tiempo de producción) Señale el uso superior al promedio de la máquina (es decir, el rendimiento será un 10 % mayor de lo habitual) Programe una inspección de los componentes propensos a fallas para equilibrar la demanda de producción con el riesgo ¿Qué debería pasar a continuación? Mida la carga de trabajo del equipo (es decir, costos, tamaño del trabajo atrasado) Esté atento a indicadores de exceso de trabajo o ineficiencia (es decir, un trabajo atrasado en aumento, mayores costos de los contratistas Contrate a un miembro adicional del equipo para mantenerse al día con el trabajo atrasado y en lugar de pagar a los contratistas

Cree su programa de mantenimiento perfecto con esta plantilla gratuita

Cómo empezar poco a poco con cualquier proyecto de mantenimiento

¿Qué significa empezar poco a poco?

Empezar poco a poco significa implementar una idea o proyecto en pequeños pasos en lugar de hacerlo todo a la vez. A continuación se muestran algunos ejemplos de cómo empezar poco a poco en el mantenimiento:

1. Proyecto n.º 1 – Revisión de su proceso de solicitud de trabajos de mantenimiento. Empiece poco a poco cambiando un elemento a la vez, como configurar el software de solicitud de trabajo, pero manteniendo el resto del proceso igual.
2. Proyecto n.º 2 – Pasar a la compra de piezas justo a tiempo:comience poco a poco probando un nuevo proceso de compra para una pieza. A medida que tenga más confianza en los plazos de entrega de pronóstico, podrá expandirse a diferentes partes.
3. Proyecto n.º 3 – Mejorar la comunicación del equipo. Comience poco a poco planificando una reunión de cambio de turno tres veces por semana para desarrollar rutinas que pueda desarrollar lentamente.

¿Tres beneficios de empezar poco a poco?

Puede resultar tentador hacer todo lo posible en un proyecto y obtener grandes resultados lo más rápido posible. Desafortunadamente, eso rara vez sucede. De hecho, el 70% de todos los proyectos fracasan. Empezar poco a poco elimina muchos de los problemas que afectan a los proyectos más grandes, lo que le ayuda a:

1. Detecte los problemas mientras son pequeños y reduzca el riesgo:si algo sale mal o no funciona, las consecuencias están contenidas. También puedes identificar y planificar los riesgos al ampliar el proyecto
2. Obtenga adopción y aceptación más rápido:el cambio siempre es difícil. Pero es más fácil cuando es más pequeño. Esto hace que las personas se involucren más rápido, lo que genera resultados más rápido. Las ganancias rápidas impulsan aún más la aceptación.
3. Implementar proyectos con menos retrasos:cuando las cosas van mal en un proyecto grande, tardan más en resolverse y el proyecto se estanca. Empezar poco a poco le permite evitar muchos trámites burocráticos, tomar decisiones más rápido y hacer más cosas.

Ocho formas de empezar poco a poco con su próximo proyecto de mantenimiento

Una de las decisiones más importantes que tomará al comenzar poco a poco es por dónde empezar. Aquí hay algunas áreas de su operación para probar una nueva idea:

Cómo pasar de lo pequeño a lo grande

Hay tres preguntas que debes responder si llevas un tiempo ejecutando tu proyecto:

• ¿Está funcionando?
  Cree puntos de referencia claros y formas de realizar un seguimiento del progreso. Busque también comentarios cualitativos. Hable con la mayor cantidad posible de personas relacionadas con el proyecto. Intente comprender qué va bien y qué va mal y si esas cosas se pueden replicar o resolver.
• ¿Está listo para crecer?
  Primero, asegúrese de haber probado su idea durante el tiempo suficiente (al menos de tres a seis meses) para obtener resultados precisos. También debe estar seguro de que se han identificado y abordado todos los problemas y riesgos importantes. Por último, averigüe si un grupo más grande de personas aceptará el cambio.
• Si es así, ¿cómo?
  Hay dos formas de hacer crecer un proyecto pequeño:expandirlo lentamente o implementarlo de manera amplia. La dirección que elija depende del apetito de cambio del equipo. Si es poco probable que haya una aceptación generalizada, amplíe el proyecto un turno, línea o instalación a la vez. Si decide crecer rápidamente, reclute a las principales partes interesadas de su proyecto piloto para identificar riesgos, capacitar a otros y liderar el proyecto.

Consulte esta guía para conseguir aceptación y adopción para un gran proyecto de mantenimiento

Siete pasos para crear un programa de análisis de mantenimiento empezando poco a poco

Paso 1:Haga las preguntas correctas

Recopilar datos sin un propósito no te lleva a ninguna parte. Encontrar ese propósito comienza con hacer las preguntas correctas. Estas tres preguntas pueden ayudarle a sentar las bases de un programa de análisis:

1. ¿Cuáles son los principales objetivos de su empresa y cómo puede afectarles el mantenimiento?
2. ¿A qué desafíos se enfrenta su empresa y cómo puede resolverlos el mantenimiento?
3. ¿Qué oportunidades puede aprovechar su organización y cómo puede ayudar el mantenimiento?

Estas son grandes preguntas. Pero te ayudarán a tener una visión clara de dónde tu equipo puede lograr el mayor impacto con la menor cantidad de obstáculos. A continuación se muestra un ejemplo de cómo responder estas preguntas:

¿Cuáles son los principales objetivos de su empresa?

Ej. Reducir el desperdicio en todas las unidades de negocio

¿Cómo puede el mantenimiento afectar esos objetivos?

Ej. Incrementar el mantenimiento preventivo para reducir el tiempo de inactividad y los costos de mantenimiento

¿A qué desafíos se enfrenta su empresa?

Ej. La inflación está haciendo subir el precio de los materiales, lo que está reduciendo los márgenes de beneficio

¿Cómo puede el mantenimiento resolver esos desafíos?

Ej. Mejorar el rendimiento de los activos para aumentar la capacidad y la calidad de producción

¿Qué oportunidades puede aprovechar su organización?

Ej. La demanda supera la capacidad, por lo que la empresa busca expandirse

¿Cómo puede ayudar el mantenimiento?

Ej. Cree, optimice y estandarice procesos que puedan acelerar la expansión

Paso 2:conecta los datos con tus objetivos, desafíos y oportunidades

Es hora de descubrir cómo medir el impacto del mantenimiento en su negocio. Tome las respuestas de la columna de la derecha de arriba. Enumere las diferentes formas de cuantificar el mantenimiento para cada una. No se limite a las métricas de mantenimiento que actualmente realiza un seguimiento. Si tiene muchas preguntas y respuestas, elija dos o tres que tengan la conexión más fuerte con el mantenimiento.

Aquí tienes un ejemplo de lo que obtendrás al final:

¿Cuáles son los principales objetivos de su empresa?

Ej. Reducir los residuos en todas sus operaciones

¿Cómo puede el mantenimiento afectar esos objetivos?

Ej. Incrementar el mantenimiento preventivo para reducir el tiempo de inactividad y los costos de mantenimiento

¿Qué datos pueden ayudarle a realizar un seguimiento del progreso?

• Tiempo de inactividad no planificado (interanual)
• Tiempo medio de reparación
• Tiempo de llave inglesa
• Costos laborales
• Costos de piezas

¿A qué desafíos se enfrenta su empresa?

Ej. La inflación está haciendo subir el precio de los materiales, lo que está reduciendo los márgenes de beneficio

¿Cómo puede el mantenimiento resolver esos desafíos?

Ej. Mejorar el rendimiento de los activos para aumentar la capacidad y la calidad de producción

¿Qué datos pueden ayudarle a realizar un seguimiento del progreso?

• Arranques limpios después del mantenimiento
• Tasa de fracaso encontrada en PM
• Incidentes recurrentes (interanual)
• Retraso de mantenimiento programado (horas)
• Cumplimiento de MP

¿Qué oportunidades puede aprovechar su organización?

Ej. La demanda supera la capacidad, por lo que la empresa busca expandirse

¿Cómo puede el mantenimiento ayudar a aprovechar esas oportunidades?

Ej. Cree, optimice y estandarice procesos que puedan acelerar la expansión

¿Qué datos pueden ayudarle a realizar un seguimiento del progreso?

• Órdenes de trabajo de salud y seguridad completadas a tiempo
• Tiempos de finalización (es decir, cerrar sesión en partes)
• Cobertura del proceso (es decir, todos los procesos están documentados)
• Cumplimiento de MP
• Porcentaje de mantenimiento planificado

Obtenga esta plantilla de establecimiento de objetivos y alinee su estrategia de mantenimiento con los objetivos de la empresa

Paso #3:Elige tu estrella del norte

Una estrella del norte es la única actividad o métrica en la que anclas todos tus esfuerzos. Si su proyecto se está volviendo demasiado grande y difícil de manejar, su estrella del norte le devolverá el enfoque y la claridad a sus esfuerzos.

La primera estrella del norte a elegir es una meta, un desafío o una oportunidad. Esto es alrededor de lo que creará un programa de análisis de mantenimiento. Por ejemplo, podría ser mejorar el rendimiento de los activos para aumentar la capacidad y la calidad de producción.

El siguiente paso es reducir la lista de puntos de datos. Para determinar con qué métricas empezar, utilice la siguiente matriz. Califica los datos sobre el uso (en qué medida pueden guiar su toma de decisiones) y la accesibilidad (qué tan fácil es recopilarlos y analizarlos):

Así es como se ve la matriz usando el desafío y las métricas correspondientes del paso 2:

En esta situación, puede crear su programa de análisis de mantenimiento utilizando dos métricas:incidentes recurrentes y arranques limpios después del mantenimiento:

Paso 4:Encuentra tu punto de partida

Recuerde, comenzar poco a poco significa elegir una línea, turno, sitio o tarea para rastrear datos. Aquí hay una plantilla para elegir un punto de partida, utilizando inicios limpios después del mantenimiento como métrica:

Preguntas para hacer

Resultado

Punto de partida

¿Dónde está la mayor oportunidad? Activos con las tasas más altas de fallas posteriores al mantenimiento Sitio #1
Turno #1
Activos A, B y C ¿Dónde puedo obtener la mayor cantidad de datos? Activos con mayor mantenimiento Sitio #2
Turno #1
Activos A, C y E ¿Qué tendrá el mayor impacto? Activos con el mayor rendimiento objetivoSitio #1
Turno #2
Activos A, B, E ¿Dónde es más fácil implementar esta estrategia? Sitios y turnos donde ya se están recopilando estos datos Sitio #1
Todos los turnos
Activos A, C, E

Usando este gráfico, podemos ver la mayor oportunidad e impacto (con el menor esfuerzo) que se puede tener en el sitio #1 y los activos A y E.

Paso #5:Reúna a su gente, procesos y sistemas

Responda las siguientes preguntas sobre su gente, procesos y sistemas para asegurarse de tener una base sólida para su programa de análisis de mantenimiento:

Personas

Procesos

Sistemas

• ¿Quién es responsable de esta métrica?
• ¿Quién es responsable de recopilar, analizar y tomar decisiones con los datos?
• ¿A quién se consulta e informa sobre los datos y resultados?

• ¿Con qué frecuencia se recopilan, analizan, comparten y utilizan los datos?
• ¿Qué puntos de referencia y objetivos están asociados con los datos?
• ¿Qué unidad de medida se utiliza?
• ¿Dónde se almacenan los datos?
• ¿Qué sucede si los datos mejoran o retroceden?

• ¿Qué sistemas se necesitan para recopilar, almacenar y acceder a datos?
• ¿Cómo se recopilan y organizan los datos en el sistema?
• ¿Qué herramientas se necesitan para analizar, compartir y actuar sobre los datos?

Paso #6:Planificar, hacer, verificar, actuar (PDCA)

El modelo PDCA le ayuda a hacer uso de sus datos y llenar los vacíos en su programa de análisis de mantenimiento. Así es como funciona:

Planificar Coloque todos los detalles sobre qué datos está recopilando, cómo los está recopilando y qué está haciendo con ellos en un procedimiento operativo estándar. Todos pueden consultar este documento cuando conozcan el nuevo proceso.Hacer Siga adelante con el plan. La coherencia es clave. Recopile datos con la misma frecuencia, de la misma manera, durante el tiempo que sea necesario para obtener resultados confiables.Verificar Analice los datos y descubra si su plan está funcionando. En cuanto a los datos, haga observaciones y encuentre ideas. Por ejemplo, la observación podría ser que las empresas emergentes limpias aumentaron un 25 % el mes pasado. La idea podría ser que las especificaciones se actualizaron recientemente en esas máquinas, por lo que las reparaciones estuvieron más en línea con los contextos operativos. En el lado de la planificación, audite sus procesos, personas y sistemas. Si ve obstáculos, como datos faltantes o inexactos, encuentre la causa raíz.Actúe Utilice los conocimientos del paso anterior para tomar decisiones. Si los cambios en las especificaciones condujeron a inicios más limpios, audite y actualice las especificaciones de todos los activos. Lo mismo ocurre con sus procesos, personas y sistemas. Si a un técnico le falta información, por ejemplo, considere brindarle capacitación adicional.

Paso 7:Escala

Ampliar su programa de análisis de mantenimiento puede ser sencillo desde una perspectiva operativa:tome la fórmula que funcionó bien y aplíquela a más turnos, sitios o activos. Pero eso no es todo lo que debes considerar. Un programa más grande requiere más de todo, como:

• Entrenamiento
• Procedimientos operativos estándar
• Funcionalidad del sistema
• Compra
• Informes

Una pieza clave para ampliar su programa de análisis es convencer a las personas de que le den más tiempo y dinero para todas estas cosas. Este artículo profundiza en el uso de datos y narraciones para resaltar el valor de su proyecto, pero aquí hay algunas conclusiones importantes:

Empiece poco a poco y gane a lo grande con un programa de análisis de mantenimiento

Analizar datos puede ser como entrar en un laberinto gigante. Es desorientador, especialmente cuando estás mirando una hoja de cálculo llena de números.

Comenzar pequeños encogimientos que se convierten en laberintos hasta alcanzar un tamaño manejable. Para ello, centra sus esfuerzos en una parte de su operación. Puede encontrar tendencias en sus datos mucho más rápido, tomar medidas de inmediato y aprovechar ese éxito con mayor soporte.

Una vez que haya dominado el arte de empezar poco a poco, podrá replicar esta fórmula para todos los proyectos, eliminando la burocracia y las dudas a lo largo del camino. Cuando obtienes pequeños logros a gran escala, tu equipo de mantenimiento puede aportar un valor enorme a la empresa.

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