Empiece Pequeño: 7 Pasos Comprobados para Construir un Programa de Analítica de Mantenimiento

"Empiece pequeño". Estas dos palabras se supone que hacen que proyectos grandes y aterradores desaparezcan en el aire.

¿Necesita configurar mantenimiento basado en condición? ¿O crear un nuevo sistema de solicitudes de trabajo? Es pan comido. Solo empiece pequeño.

Pero, uh, ¿qué significa eso?

Los consejos vagos son consejos inútiles. Por eso estamos explorando todos los pequeños detalles de empezar pequeño. Y no hay mejor caso de estudio que construir un programa de analítica de mantenimiento desde cero. Es un proyecto desalentador. Pero gestionar mantenimiento con corazonadas simplemente no servirá.

Este artículo es su manual de propietario para crear un programa de analítica de mantenimiento en dosis pequeñas y hacerlo crecer pieza por pieza.

¿Qué es un programa de analítica de mantenimiento?

Un programa de analítica de mantenimiento es un conjunto de procesos y estándares para usar datos para guiar las acciones del equipo de mantenimiento y medir el impacto de esas acciones.

Un programa de analítica de mantenimiento está compuesto por cuatro elementos:

Estos cuatro elementos se combinan en tres pasos críticos:

Vea cómo usar datos de mantenimiento para aumentar tiempo de actividad y reducir desperdicio

Cómo se ve un programa de analítica de mantenimiento en acción

Un programa de analítica de mantenimiento no necesita ser complejo. Solo necesita recopilar y analizar datos regularmente, y tomar decisiones con ellos.

Veamos qué significa eso para planificar mantenimiento en un equipo. Puede usar las tres fases de un programa de analítica y tres preguntas centrales para crear un horario de mantenimiento.

	Recopilar datos	Analizar datos	Tomar decisiones basadas en los datos
¿Qué pasó antes?	Encuentre métricas de tiempo de inactividad no planificado (ej. cuánto, por qué, con qué frecuencia)	Detecte tendencias en métricas de tiempo de inactividad (ej. Fallo de rodamientos fue la causa más común de fallo)	Programe inspecciones de rodamientos más frecuentemente que mantenimiento regular en la máquina
¿Qué está pasando ahora?	Rastree datos de producción (ej. rendimiento, tiempo de producción)	Marque uso por encima del promedio en la máquina (ej. el rendimiento va a ser 10% más alto que lo usual)	Programe una inspección en componentes propensos a fallo para equilibrar demanda de producción con riesgo
¿Qué debería pasar después?	Mida carga de trabajo del equipo (ej. costos, tamaño de retraso)	Vigile indicadores de sobrecarga o ineficiencia (ej. un retraso creciente, costos de contratistas más altos)	Contrate un miembro extra del equipo para mantenerse al día con el retraso y en lugar de pagar contratistas

Construya su horario de mantenimiento perfecto con esta plantilla gratuita

Cómo empezar pequeño con cualquier proyecto de mantenimiento

¿Qué significa empezar pequeño?

Empezar pequeño significa implementar una idea o proyecto en pasos pequeños en lugar de todo a la vez. Aquí hay algunos ejemplos de empezar pequeño en mantenimiento:

1. Proyecto #1 – Revisar su proceso de solicitud de trabajo de mantenimiento. Empiece pequeño cambiando un elemento a la vez, como configurar software de solicitud de trabajo, pero manteniendo el resto del proceso igual.
2. Proyecto #2 – Moverse a compras de piezas just-in-time: Empiece pequeño probando un nuevo proceso de compra para una pieza. A medida que gane más confianza pronosticando tiempos de entrega, puede expandirse a diferentes piezas.
3. Proyecto #3 – Mejorar comunicación de equipo. Empiece pequeño planificando una reunión de cambio de turno tres veces a la semana para desarrollar rutinas en las que pueda construir lentamente.

Tres beneficios de empezar pequeño

Puede ser tentador ir all-in en un proyecto y obtener grandes resultados lo más rápido posible. Desafortunadamente, eso rara vez sucede. De hecho, el 70% de todos los proyectos fallan. Empezar pequeño elimina muchos de los problemas que plaguen proyectos más grandes, lo que le ayuda a:

1. Detectar problemas mientras son pequeños y reducir riesgo: Si algo sale mal o no está funcionando, las consecuencias están contenidas. También puede identificar y planificar riesgos al expandir el proyecto.
2. Obtener adopción y compromiso más rápido: El cambio siempre es difícil. Pero es más fácil cuando es más pequeño. Esto pone a la gente a bordo más rápido, lo que le da resultados más rápido. Las victorias rápidas alimentan aún más compromiso.
3. Implementar proyectos con menos retrasos: Cuando las cosas salen mal en un proyecto grande, toman más tiempo en resolverse y el proyecto se estanca. Empezar pequeño le permite evitar mucha burocracia, tomar decisiones más rápido y hacer más.

Ocho formas de empezar pequeño con su próximo proyecto de mantenimiento

Una de las elecciones más grandes que hará al empezar pequeño es dónde comenzar. Aquí hay algunas áreas de su operación para probar una nueva idea:

Cómo ir de pequeño a grande

Hay tres preguntas para responder si ha estado ejecutando su proyecto por un tiempo:

• ¿Está funcionando?
  Cree puntos de referencia claros y formas de rastrear progreso. Busque retroalimentación cualitativa también. Hable con tantas personas como sea posible que estén relacionadas con el proyecto. Intente entender qué va bien, qué va mal y si esas cosas pueden replicarse o resolverse.
• ¿Está listo para crecer?
  Primero, asegúrese de haber probado su idea por el tiempo suficiente (al menos tres a seis meses) para obtener resultados precisos. También debería estar confiado de que cualquier problema y riesgo mayor han sido identificados y abordados. Por último, averigüe si un grupo más grande de personas abrazará el cambio.
• Si lo está, ¿cómo?
  Hay dos formas de hacer crecer un proyecto pequeño — expandir lentamente o implementar ampliamente. La dirección que elija depende del apetito del equipo por el cambio. Si la adopción generalizada es improbable, expanda el proyecto un turno, línea o instalación a la vez. Si decide crecer rápido, reclute partes interesadas mayores de su proyecto piloto para identificar riesgos, entrenar a otros y ser campeones del proyecto.

Consulte esta guía para obtener compromiso y adopción para un gran proyecto de mantenimiento

Siete pasos para construir un programa de analítica de mantenimiento empezando pequeño

Paso #1: Haga las preguntas correctas

Recopilar datos sin propósito no lleva a ninguna parte. Encontrar ese propósito empieza con hacer las preguntas correctas. Estas tres preguntas pueden ayudarle a construir una base para un programa de analítica:

1. ¿Cuáles son las metas más grandes de su negocio y cómo puede el mantenimiento impactarlas?
2. ¿Qué desafíos enfrenta su compañía y cómo puede el mantenimiento resolverlos?
3. ¿Qué oportunidades puede perseguir su organización y cómo puede el mantenimiento ayudar?

Estas son grandes preguntas. Pero le ayudarán a obtener una vista clara de dónde su equipo puede hacer el mayor impacto con los menores obstáculos. Aquí hay un ejemplo de cómo responder estas preguntas:

¿Cuáles son las metas más grandes de su negocio?

Ej. Reducir desperdicio en todas las unidades de negocio

¿Cómo puede el mantenimiento impactar esas metas?

Ej. Aumentar mantenimiento preventivo para reducir tiempo de inactividad y costos de mantenimiento

¿Qué desafíos enfrenta su compañía?

Ej. La inflación está subiendo el precio de materiales, lo que está encogiendo márgenes de ganancia

¿Cómo puede el mantenimiento resolver esos desafíos?

Ej. Mejorar rendimiento de activos para aumentar capacidad y calidad de producción

¿Qué oportunidades puede perseguir su organización?

Ej. La demanda está excediendo la capacidad, así que la compañía está buscando expandirse

¿Cómo puede el mantenimiento ayudar?

Ej. Crear, optimizar y estandarizar procesos que puedan acelerar la expansión

Paso #2: Conecte datos a sus metas, desafíos y oportunidades

Es hora de averiguar cómo medir el impacto del mantenimiento en su negocio. Tome las respuestas de la columna derecha arriba. Liste las diferentes formas de cuantificar el mantenimiento para cada una. No se limite a métricas de mantenimiento que actualmente rastrea. Si tiene muchas preguntas y respuestas, elija dos o tres con la conexión más fuerte al mantenimiento.

Aquí hay un ejemplo de con qué terminará:

¿Cuáles son las metas más grandes de su negocio?

Ej. Reducir desperdicio en todas sus operaciones

¿Cómo puede el mantenimiento impactar esas metas?

Ej. Aumentar mantenimiento preventivo para reducir tiempo de inactividad y costos de mantenimiento

¿Qué datos pueden ayudarle a rastrear progreso?

• Tiempo de inactividad no planificado (YoY)
• Tiempo medio de reparación
• Tiempo de llave
• Costos de mano de obra
• Costos de piezas

¿Qué desafíos enfrenta su compañía?

Ej. La inflación está subiendo el precio de materiales, lo que está encogiendo márgenes de ganancia

¿Cómo puede el mantenimiento resolver esos desafíos?

Ej. Mejorar rendimiento de activos para aumentar capacidad y calidad de producción

¿Qué datos pueden ayudarle a rastrear progreso?

• Arranques limpios después de mantenimiento
• Tasa de fallos encontrados en MPs
• Incidentes recurrentes (YoY)
• Retraso de mantenimiento programado (hrs)
• Cumplimiento de MP

¿Qué oportunidades puede perseguir su organización?

Ej. La demanda está excediendo la capacidad, así que la compañía está buscando expandirse

¿Cómo puede el mantenimiento ayudar a perseguir esas oportunidades?

Ej. Crear, optimizar y estandarizar procesos que puedan acelerar la expansión

¿Qué datos pueden ayudarle a rastrear progreso?

• Órdenes de trabajo S&S completadas a tiempo
• Tiempos de finalización (ej. firmar salida de piezas)
• Cobertura de proceso (ej. todos los procesos están documentados)
• Cumplimiento de MP
• Porcentaje de mantenimiento planificado

Obtenga esta plantilla de establecimiento de metas y alinee su estrategia de mantenimiento con metas de la compañía

Paso #3: Elija su estrella polar

Una estrella polar es la única actividad o métrica en la que ancla todos sus esfuerzos. Si su proyecto está creciendo demasiado grande e inmanejable, su estrella polar traerá foco y claridad de vuelta a sus esfuerzos.

La primera estrella polar a elegir es una meta, desafío u oportunidad. Esto es alrededor de lo que construirá un programa de analítica de mantenimiento. Por ejemplo, podría ser mejorar el rendimiento de activos para aumentar capacidad y calidad de producción.

El siguiente paso es estrechar su lista de puntos de datos. Para averiguar qué métricas comenzar, use la matriz abajo. Califica datos en uso (cuánto puede guiar su toma de decisiones) y accesibilidad (qué tan fácil es recopilar y analizar):

Aquí está cómo se ve la matriz usando el desafío y métricas correspondientes del paso #2:

En esta situación, puede construir su programa de analítica de mantenimiento usando dos métricas — incidentes recurrentes y arranques limpios después de mantenimiento:

Paso #4: Encuentre su punto de partida

Recuerde, empezar pequeño significa elegir una línea, turno, sitio o tarea para rastrear datos. Aquí hay una plantilla para elegir un punto de partida, usando arranques limpios después de mantenimiento como la métrica:

Preguntas para hacer	Resultado	Punto de partida
¿Dónde está la mayor oportunidad?	Activos con las tasas más altas de fallo post-mantenimiento	Sitio #1 Turno #1 Activos A, B y C
¿Dónde puedo obtener más datos?	Activos con más mantenimiento	Sitio #2 Turno #1 Activos A, C y E
¿Qué hará el mayor impacto?	Activos con el rendimiento objetivo más alto	Sitio #1 Turno #2 Activos A, B, E
¿Dónde es esta estrategia más fácil de implementar?	Sitios y turnos donde estos datos ya se están recopilando	Sitio #1 Todos los turnos Activos A, C, E

Usando este gráfico, podemos ver que la mayor oportunidad e impacto (con el menor esfuerzo) se puede tener en el sitio #1 y activos A y E.

Paso #5: Reúna a su gente, procesos y sistemas

Responda las siguientes preguntas sobre su gente, procesos y sistemas para asegurar que tiene una base sólida para su programa de analítica de mantenimiento:

Gente	Procesos	Sistemas
¿Quién es responsable de esta métrica? ¿Quién es responsable de recopilar, analizar y tomar decisiones con datos? ¿Quién es consultado e informado sobre los datos y resultados?	¿Con qué frecuencia se recopilan, analizan, comparten y usan los datos? ¿Qué puntos de referencia y metas están asociados con los datos? ¿Qué unidad de medida se está usando? ¿Dónde se almacenan los datos? ¿Qué pasa si los datos mejoran o regresan?	¿Qué sistemas se necesitan para recopilar, almacenar y acceder a datos? ¿Cómo se están recopilando y organizando los datos en el sistema? ¿Qué herramientas se requieren para analizar, compartir y actuar sobre datos?

Paso #6: Planificar, hacer, verificar, actuar (PDCA)

El modelo PDCA le ayuda a hacer uso de sus datos y llenar los vacíos en su programa de analítica de mantenimiento. Así es como funciona:

Planificar Ponga todos los detalles sobre qué datos está recopilando, cómo los está recopilando y qué está haciendo con ellos en un procedimiento operativo estándar. Todos pueden referirse a este documento al aprender el nuevo proceso.

Hacer Siga adelante con el plan. La consistencia es clave. Recopile datos a la misma frecuencia, de la misma manera, por el tiempo que tome obtener resultados fiables.

Verificar Analice los datos y averigüe si su plan está funcionando. En el lado de datos, haga observaciones y encuentre insights. Por ejemplo, la observación podría ser que los arranques limpios aumentaron 25% el mes pasado. Los insights podrían ser que las especificaciones se actualizaron recientemente en esas máquinas para que las reparaciones estuvieran más en línea con los contextos operativos. En el lado de planificación, audite sus procesos, gente y sistemas. Si ve obstáculos, como datos faltantes o inexactos, encuentre la causa raíz.

Actuar Use los insights del paso anterior para tomar decisiones. Si los cambios de especificaciones llevaron a más arranques limpios, audite y actualice especificaciones en todos los activos. Lo mismo va para sus procesos, gente y sistemas. Si a un técnico le falta información, por ejemplo, considere darle capacitación extra.

Paso #7: Escalar

Expandir su programa de analítica de mantenimiento puede ser sencillo desde una perspectiva operacional — tome la fórmula que funcionó bien y aplíquela a más turnos, sitios o activos. Pero eso no es todo lo que tiene que considerar. Un programa más grande requiere más de todo, como:

• Capacitación
• Procedimientos operativos estándar
• Funcionalidad del sistema
• Compromiso
• Reportes

Una pieza clave de escalar su programa de analítica es convencer a la gente para que le dé más tiempo y dinero para todas estas cosas. Este artículo profundiza en usar datos y narración para resaltar el valor de su proyecto, pero aquí hay algunos puntos clave:

Empiece pequeño y gane en grande con un programa de analítica de mantenimiento

Analizar datos puede ser como entrar en un laberinto gigante. Es desorientador, especialmente cuando está mirando una hoja de cálculo llena de números.

Empezar pequeño encoge ese laberinto a un tamaño manejable. Lo hace enfocando sus esfuerzos en una parte de su operación. Puede encontrar tendencias en sus datos mucho más rápido, tomar acción inmediatamente y construir sobre ese éxito con mayor apoyo.

Una vez que haya dominado el arte de empezar pequeño, puede replicar esta fórmula para todos los proyectos, eliminando burocracia y dudas en el camino. Cuando obtiene pequeñas victorias a gran escala, su equipo de mantenimiento puede aportar valor masivo a la compañía.