Software de mantenimiento de equipo gratuito o de pago:¿Cuál es mejor?

El software en la nube está aumentando en la industria manufacturera. Aquí hay algunos números de IndustryWeek para respaldar esa afirmación:

Hay una razón para esta rápida adopción de software basado en la nube:tiene una gran ventaja sobre los sistemas locales tradicionales. Desde el costo hasta la seguridad, la flexibilidad e incluso la sostenibilidad, el software en la nube está superando rápidamente a la tecnología local.

Los equipos de mantenimiento también están reconociendo las ventajas del software de mantenimiento de equipos basado en la nube. Cada vez más, reemplazan sistemas antiguos con soluciones basadas en la nube que les permiten planificar el mantenimiento, realizar un seguimiento del trabajo y medir el rendimiento.

Vea cómo el software CMMS basado en la nube se compara con otros sistemas

Pero después de décadas de estar atado a terminales de computadora y usar Excel, pizarras y notas Post-it para administrar el mantenimiento, puede ser difícil justificar el costo de un sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) basado en la nube. Afortunadamente, muchos proveedores de software de mantenimiento de equipos ofrecen versiones gratuitas de sus sistemas.

Esta guía lo ayudará a determinar qué software de mantenimiento de equipos es mejor para su equipo en este momento y en el futuro, lo que incluye:

• Los pros y los contras del software CMMS gratuito y el software CMMS de pago
• Cuándo debería utilizar un software CMMS gratuito en lugar de invertir en una solución de pago
• Cuándo dar el salto de una GMAO gratuita a una versión de pago
• Cómo justificar el cambio de gratis a pago a su gerente

Ventajas y desventajas del software de mantenimiento de equipos gratuito frente a pago

Los tres elementos clave que separan el software CMMS gratuito y de pago son la funcionalidad, la implementación y el soporte. Una mirada más profunda a cada categoría descubrirá dónde se encuentran las fortalezas y debilidades de ambos tipos de software de mantenimiento de equipos.

1. Funcionalidad

La funcionalidad del software de mantenimiento de equipos son las características disponibles para usted y la forma en que puede usarlas. Por ejemplo, configurar el mantenimiento programado en su CMMS es una funcionalidad. Hay dos formas en que la funcionalidad difiere entre el software de mantenimiento de equipos gratuito y el software de pago.

La primera es que un CMMS gratuito a menudo tiene menos funcionalidad. Puede realizar acciones básicas, como crear programas de mantenimiento, paneles y registros de activos. Pero se pierde características más sofisticadas, como la creación de informes, la creación de firmas electrónicas en órdenes de trabajo cerradas y la generación de códigos de falla.

La segunda diferencia es que el software gratuito a menudo tiene límites en su funcionalidad que el software pago no tiene. Por ejemplo, es posible que solo pueda crear 30 tareas de mantenimiento programadas al mes en un CMMS gratuito. Por lo general, estos límites no se aplican cuando paga una suscripción completa, aunque esto puede diferir según la función y el nivel.

2. Soporte de implementación

La implementación de software de mantenimiento de equipos implica más que simplemente crear una contraseña y agregar información al sistema. Incluye:

• Carga de tareas de mantenimiento programadas y activadores
• Agregar información de activos y organizar activos en jerarquías
• Crear perfiles de usuario y configurar permisos de usuario
• Configurar piezas y cantidades mínimas, y adjuntar listas de materiales a las órdenes de trabajo
• Conexión de su CMMS a otro software
• Capacitar al personal sobre cómo usar el sistema
• Descargar la aplicación móvil en todos los dispositivos de los usuarios
• Creación y programación de informes

La implementación del software CMMS gratuito suele ser un esfuerzo de bricolaje. Es probable que tenga acceso a recursos como artículos de ayuda, videos de capacitación y soporte básico de proveedores. Pero está haciendo el trabajo preliminar para configurar e iniciar el sistema y los procesos que lo rodean.

El software de mantenimiento de equipos de pago, por otro lado, a menudo viene con soporte de implementación. Un representante o equipo de implementación capacitado a menudo lo ayudará a implementar el sistema. El nivel de soporte de implementación puede variar según el nivel. Los servicios de implementación también pueden tener un costo adicional, independientemente de lo que pague por el sistema.

3. Soporte continuo

El soporte continuo es la ayuda que recibe de su proveedor de CMMS para solucionar problemas diarios o mejorar el sistema. Por ejemplo, es posible que necesite asistencia continua si:

• Quiere que un campo en su formulario de solicitud de orden de trabajo sea obligatorio, pero no sabe cómo
• Si desea cambiar los permisos de usuario, pero no sabe cómo,
• Si desea crear un nuevo informe que le indique el impacto del mantenimiento en el uso de energía de su empresa

Por lo general, existen diferentes niveles de soporte continuo dependiendo de si utiliza software de mantenimiento de equipo gratuito o software de pago. Un CMMS basado en la nube siempre tendrá un nivel de servicio básico, independientemente del nivel. Por ejemplo, el proveedor siempre actualizará automáticamente las medidas de seguridad, pase lo que pase. Los servicios gratuitos también suelen incluir soporte por teléfono, correo electrónico o chat en línea (aunque puede que no sea 24 horas al día, 7 días a la semana), a través de una comunidad gratuita de usuarios y un centro en línea para preguntas frecuentes.

Si tiene una versión de pago del software de mantenimiento de equipos, normalmente tendrá acceso a más servicios de soporte. Esto puede incluir un representante de atención al cliente dedicado y acceso prioritario al solicitar ayuda. Su suscripción puede venir con una cantidad determinada de horas de soporte premium. Si excede esa cantidad, es posible que deba pagar más.

CMMS gratis

CMMS de pago

Pros

• Sin costo :Mejore su mantenimiento sin tener que echar mano de su presupuesto o esperar aprobaciones
• Fácil de configurar y adoptar :Menos funciones significan una experiencia optimizada para administradores y usuarios
• Bajo riesgo :Pruebe nuevos procesos o sistemas a pequeña escala antes de invertir dinero en ellos
• Obtenga solo lo que necesita :Si tiene un equipo pequeño, obtiene las herramientas que necesita sin pagar por funciones que no usa

• Funcionalidad avanzada :Tiene todas las herramientas para administrar el mantenimiento al alcance de su mano con pocas o ninguna limitación
• Asistencia adicional o premium :Tiene acceso a más recursos que lo ayudarán a aprovechar al máximo su inversión
• Mayor personalización :Tiene más poder para diseñar su CMMS de la forma que desee
• Ofertas especiales y ventajas :Por lo general, obtendrá acceso a eventos especiales, pruebas de funciones y más

Contras

• Funcionalidad limitada :Menos usuarios, menos funciones y un límite en la cantidad de acciones que puede realizar
• Soporte limitado :Acceso a asistencia básica, como artículos de la mesa de ayuda o asistencia telefónica durante el horario comercial
• No escala :A medida que su equipo de mantenimiento crezca, su CMMS no podrá crecer con él
• Sin personalización ni conexiones :Muy poca capacidad para modificar los flujos de trabajo y ninguna capacidad para conectar el software a otros sistemas

• Cuesta dinero :Esto no es necesariamente una desventaja si observa un retorno de la inversión, pero ocupa espacio en el presupuesto.
• Mayor configuración y administración de cambios :Llevará más tiempo implementarlo y acostumbrarse al software
• Exceso de funciones :Es posible que no utilice todas las funciones por las que está pagando
• Expectativas desmesuradas :Es posible que se espere que obtenga resultados más rápido de lo que es capaz, incluso si comprende que un CMMS no es una solución milagrosa

Cuándo utilizar software de mantenimiento de equipos de pago o gratuito

Hay algunos factores clave que influyen en la elección entre el software de mantenimiento de equipos gratuito y el pago de un CMMS. Si bien dependerá de sus circunstancias específicas, aquí hay un resumen rápido de qué software es mejor para ciertos equipos de mantenimiento:

Hay otra consideración a la hora de decidir entre los dos tipos de software CMMS basado en la nube:siempre puede actualizar de gratuito a pago y, a menudo, puede pasar de un nivel de pago a uno más bajo o más alto.

Cuándo pasar del software de mantenimiento de equipos gratuito al de pago

Si ya está utilizando el software gratuito al límite, podría ser el momento de cambiar a una versión de pago. Así es como sabe que está en ese punto:

1. Necesitas hacer más

Alcanzar los límites de su plan gratuito es la primera indicación de que debe pasar a un nivel de pago. Si está excediendo la capacidad de su CMMS gratuito, probablemente esté administrando el mantenimiento de otra manera fuera de su software, como Excel o una pizarra. Esto aumenta el riesgo de perder trabajo, duplicar datos y reducir las tasas de adopción de CMMS. En este escenario, pagar por el software de mantenimiento de equipos proporciona un mayor retorno de la inversión y le ahorra tiempo.

2. Necesita más de sus datos

El software de mantenimiento de equipos gratuito es una excelente manera de recopilar datos de mantenimiento. Pero, por lo general, no tiene las herramientas que necesita para analizar esos datos. Si bien existen informes básicos que puede crear usted mismo en programas como Excel, esto genera tres problemas. Primero, lleva mucho tiempo. En segundo lugar, significa que está manejando datos en dos lugares diferentes, lo que genera errores y datos inexactos. Por último, esto no es eficaz para informes y análisis más complejos.

Si se encuentra con datos inexactos, ciclos de informes lentos y (lo peor de todo) datos que no puede utilizar para tomar decisiones, es hora de pasar de un CMMS gratuito a uno de pago. Hacer esta inversión le permite recopilar datos y utilizarlos para crear informes en su CMMS. Algunos software CMMS incluso incluyen análisis predictivos para llevar su programa de mantenimiento al siguiente nivel.

Descubra cómo crear mejores informes y utilizar sus datos de mantenimiento

3. Necesita conectarse con otro software

Lo más probable es que su software de mantenimiento no sea la única tecnología con la que se ejecuta su empresa. Existe una sopa de letras de software de manufactura y mantenimiento preventivo, desde SCADA y PLC hasta ERP y software MES. Cuando estos sistemas no están conectados y no comparten información, podrían crear algunos de los mismos problemas que la administración del mantenimiento en dos lugares diferentes:datos inexactos, trabajo duplicado y fallas del equipo sin resolver.

La integración de sus sistemas comerciales con un CMMS soluciona estos problemas y lo ayuda a realizar actualizaciones en su programa de mantenimiento, como activar automáticamente el mantenimiento programado según el uso del equipo. Desafortunadamente, esta función no está disponible en la mayoría de los programas gratuitos de mantenimiento de equipos. Si esto es algo que desea o necesita, es hora de invertir en una versión paga de un CMMS.

Lea cómo un equipo de mantenimiento ahorró cientos de horas al año al integrar sus sistemas

4. Necesita administrar más personas o varios sitios

La mayor parte del software de mantenimiento de equipos gratuito limita el número de usuarios del sistema. Si tiene más de tres o cuatro personas en su equipo de mantenimiento, no todas podrán usar el CMMS. Si tiene un equipo más grande o está creciendo, es una buena idea invertir en una versión paga de su CMMS.

Del mismo modo, si el equipo de mantenimiento de su empresa se extiende por varios sitios, necesitará un CMMS de pago. Usar el mismo sistema en diferentes ubicaciones crea estandarización. También le permite ver las métricas de mantenimiento en toda su organización y compartir información y recursos. Por ejemplo, si su sitio necesita una parte, puede verificar su CMMS compartido para ver si otro sitio tiene esa parte. Esto le evita gastar su presupuesto en piezas nuevas o de emergencia.

Cómo justificar el costo de actualizar su CMMS a su jefe

Hay dos historias clave que debe contar para que su jefe participe en la inversión en software de mantenimiento de equipos:lo que logró con el sistema gratuito y lo que podría lograr con la versión paga.

Esta plantilla de presentación es una excelente manera de crear esta historia. Pero estos son algunos de los elementos clave que necesitará para convencer a su jefe: