Información basada en datos:respuesta a cinco preguntas críticas sobre el desempeño de su equipo de mantenimiento

El mantenimiento implica muchas piezas móviles, lo que significa más posibilidades de que algo salga mal. Y cuando surgen problemas, conviene abordarlos con la mayor cantidad de información posible. En otras palabras, desea que la resolución de problemas sea predecible. Los datos son un ingrediente clave para lograr este objetivo.

Analizamos cinco formas de utilizar datos para resolver problemas comunes de mantenimiento y llevar a su equipo al éxito.

Futuro de la analítica y los datos

Este artículo le explica qué datos utilizar y cómo utilizarlos. Si bien puede seguir los pasos si sus datos están en hojas de cálculo o archivadores, utilizamos la herramienta de análisis Fiix para ilustrar el proceso. El análisis de Fiix es visual e interactivo para que puedas obtener una visión clara de cómo profundizar en tus datos y encontrar las respuestas a tus preguntas más importantes.

1. ¿Cómo me aseguro de que se realiza el mantenimiento correcto en el momento adecuado?

Una instalación promedio gestiona 45 órdenes de trabajo por semana. Con tanto que hacer (y tan poco tiempo para hacerlo), sabes lo importante que es centrar los esfuerzos de tu equipo en el lugar correcto. Entonces, esta pregunta en realidad tiene tres subpreguntas:¿estoy haciendo demasiado mantenimiento, poco mantenimiento o la cantidad correcta de mantenimiento en un activo?

El primer paso para responder estas preguntas es identificar los activos con muchas órdenes de trabajo asociadas a ellos. Luego, filtre estas órdenes de trabajo por activo y tipo de mantenimiento.

Primero, busque activos con pocas o ninguna orden de trabajo correctiva asociada. Esto significa que probablemente esté realizando PM con demasiada frecuencia en estos activos y puede reducir la frecuencia del mantenimiento programado.

Los activos que no tengan suficiente mantenimiento preventivo tendrán mucho trabajo de emergencia asociado. Además, busque activos con costos de mantenimiento más bajos en comparación con activos de tipo similar, ya que esto suele ser una señal de que no están recibiendo suficiente mantenimiento. Aumentar la frecuencia de los PM sobre estos activos.

La cantidad correcta de mantenimiento muestra órdenes de trabajo frecuentes y correctivas asociadas con los activos.

2. ¿Cómo afecta el mantenimiento al rendimiento de los equipos?

Para tener una idea de cómo el mantenimiento afecta el rendimiento del equipo, comience recopilando información sobre los activos con tiempo de inactividad asociado. A continuación, filtre esos activos en dos categorías:tiempo de inactividad planificado y no planificado. Clasifique esos activos según el tiempo de inactividad no planificado. Los activos con más tiempos de inactividad no planificados son los que debe abordar primero, ya que tienen el mayor impacto negativo en su empresa y la mayor oportunidad de mejora. Puede filtrar aún más esos activos por costos de mantenimiento asociados con ellos. Los activos con mayor tiempo de inactividad y mayores costos son los lugares donde comenzar a ajustar su estrategia.

El siguiente paso es profundizar en las notas de las órdenes de trabajo de emergencia adjuntas a esos activos. Descubra cuáles fueron los problemas y las causas más comunes y realice cambios para solucionarlos. Por ejemplo, ¿algún rodamiento ha fallado continuamente debido a una lubricación inadecuada? Un cambio simple podría ser aumentar la frecuencia de lubricación y especificar la cantidad adecuada de lubricación necesaria en cada caso.

Revise este informe para ver si sus ajustes han marcado la diferencia. Si el tiempo de inactividad no planificado y los costos de mantenimiento disminuyen en 30, 60 y 90 días, ahora tiene datos para respaldar sus decisiones y mostrar cómo afectan la producción.

3. ¿Cómo pueden mis instalaciones organizar nuestro almacén para que las piezas sean fácilmente accesibles?

Un almacén desorganizado puede plantear más problemas que simplemente estar desordenado. A los técnicos les resulta difícil acceder a las piezas cuando más las necesitan, lo que provoca retrasos y posibles averías.

Para abordar este problema de frente, recopile datos sobre los activos que tienen la mayor cantidad de órdenes de trabajo de emergencia adjuntas.

Tome nota de qué piezas están más asociadas con ese trabajo de emergencia y el equipo para el que se necesitan. Una vez que se haya determinado esto, puede ensamblar esas piezas. El kit de piezas hace que obtener piezas sea más fácil y accesible cuando se activa un trabajo de emergencia.

Para que esto funcione en primer lugar, es necesario realizar un seguimiento de estos datos y actualizarlos con frecuencia. Cada vez que un técnico busca una pieza de repuesto, esos datos deben actualizarse. Le brinda una señal precisa de qué piezas se utilizan con frecuencia y con qué frecuencia se adjuntan al trabajo reactivo.

4. ¿Dónde debería asignar mi presupuesto de mantenimiento?

Averiguar dónde gastar su presupuesto de mantenimiento puede ser un dolor de cabeza y puede ser aún más difícil justificar ese gasto.

Digamos que aumentar la plantilla de su equipo ayudaría a eliminar parte del mantenimiento atrasado de las instalaciones. Esa decisión se reduce a dos factores:¿contrato más empleados internos o más contratistas? Esa consideración de gran presupuesto es difícil de justificar sin pruebas.

Para comenzar a presentar su caso, recopile toda la información que pueda sobre el trabajo realizado en el último trimestre o año. ¿Lo hicieron principalmente empleados internos o contratistas?

Al observar cada categoría, sume el gasto total asociado con cada una. Tenga en cuenta costos como el salario y los beneficios de los empleados, el pago por hora del contratista y la capacitación. Cada uno tiene sus costos, beneficios y desventajas.

Con base en esos costos, puede exponerle a su departamento un argumento bastante claro, basado en el valor en dólares, sobre si es más rentable contratar empleados internos o más contratistas. Esas estadísticas pueden ayudar a justificar por qué es necesario gastar en contrataciones adicionales.

5. ¿A qué obstáculos se enfrentan nuestros técnicos?

Es fácil para los técnicos quedar atrapados en su carga de trabajo cuando hay mucho trabajo. Las notas de finalización no se actualizan o falta información en las órdenes de trabajo. Puede que no parezca gran cosa la primera vez, pero una vez que se convierte en un hábito, puede convertirse en un obstáculo para otros técnicos.

Como gerente de mantenimiento, usted puede ayudar a reforzar la importancia de tener información completa. Una de las formas de abordar este obstáculo es realizando comprobaciones quincenales para encontrar órdenes de trabajo a las que les falte información o notas incompletas.

Busque tendencias en esas órdenes de trabajo. ¿Lo hizo el mismo técnico? ¿Se está perdiendo el mismo tipo de información? Considere observar el tipo de mantenimiento asociado con estas órdenes de trabajo. Considere la posibilidad de organizar una sesión informativa para todo el departamento sobre la importancia y los beneficios de completar notas de finalización de órdenes de trabajo.

Si es el mismo técnico, mira sus horas registradas. Si trabajan más horas que el promedio, podría significar que simplemente están registrando demasiadas horas y podrían estar sobrecargados de trabajo.

Adquirir el hábito de comprobar periódicamente estas inconsistencias puede suponer una gran diferencia en el rendimiento de sus empleados y de sus instalaciones.

Ver el panorama general conduce a mayores ganancias

Su instalación tiene muchas piezas móviles y realizar un seguimiento de todas ellas manualmente puede llevar mucho tiempo. El uso de una herramienta de informes analíticos proporciona una representación visual de las partes móviles de sus instalaciones. Además, devuelve el poder al departamento de mantenimiento, permitiéndoles abordar los problemas a medida que surgen y llevar a su equipo hacia una cultura de trabajo orientada a las soluciones.