Plan de cinco pasos para crear las mejores órdenes de trabajo de su clase

Internet está lleno de artículos sobre mejores prácticas y consejos para todo lo que hay bajo el sol. Pero las mejores prácticas no siempre son las mejores cuando se aplican en la vida real, donde las circunstancias a menudo no son ideales.

No es diferente cuando se trata de consejos sobre cómo crear órdenes de trabajo. Este consejo no debería ser una solución única para todos. Más bien, debería actuar como una guía para ayudarle a crear órdenes de trabajo personalizadas que se ajusten a los flujos de trabajo, las prioridades y el equipo únicos de sus instalaciones.

Creamos una guía que desglosa las cinco etapas de madurez de la orden de trabajo para que pueda desarrollar su programa de mantenimiento a una velocidad que tenga sentido para su equipo.

Aprenda a crear órdenes de trabajo de principio a fin

Etapa 1:Construir una base sólida

Esta etapa tiene como objetivo desarrollar buenos hábitos para capturar datos valiosos y precisos. La simplicidad es clave en esta etapa. Es la mejor manera de garantizar que su equipo utilice cualquier plantilla de orden de trabajo o flujo de trabajo nuevo que cree.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Especifique el tipo de mantenimiento requerido, el estado y las principales prioridades de la orden de trabajo.
• Defina una fecha de finalización sugerida. Establecer una fecha le ayuda a comprender si su equipo está completando su trabajo a tiempo o cumpliendo con las pautas de auditoría.

Cómo utilizar los datos de su orden de trabajo en esta etapa:

Esta etapa le ayuda a comprender cuánto mantenimiento reactivo está realizando y dónde está sucediendo. Puede utilizar estos datos para identificar qué está provocando que su equipo sea reactivo en lugar de proactivo. Por ejemplo, es posible que observe que gran parte de su trabajo reactivo requiere un contratista. Puedes considerar contratar a alguien que tenga las habilidades de un contratista para convertir eso en trabajo preventivo.

Etapa 2:Hacer que las órdenes de trabajo sean fácilmente repetibles y referenciables

El objetivo de esta etapa es incluir pasos, instrucciones y ayudas visuales apropiados para facilitar la realización de órdenes de trabajo. También puede asegurarse de que las notas de finalización relevantes y las imágenes de seguimiento estén disponibles para futuros trabajos de mantenimiento o capacitación de técnicos.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Cree una lista de tareas escrita. Esto es útil si tiene activos similares que requieren las mismas reparaciones. Ahorra tiempo al decidir qué trabajo debe realizarse para el mantenimiento programado o preventivo y estandariza esas reparaciones. Revise estas listas periódicamente para asegurarse de que sigan siendo relevantes para el trabajo que se está realizando.
• Agregar manuales, imágenes, diagramas y otros recursos a las órdenes de trabajo ayuda a los técnicos que no están familiarizados con las tareas a comprender exactamente qué se debe hacer y cómo debe verse el producto terminado.

Cómo utilizar los datos de su orden de trabajo en esta etapa:

Esta etapa ofrece la oportunidad de hablar con técnicos experimentados para documentar lo que hacen. Puede utilizar esta información para crear una lista de tareas paso a paso con ayudas visuales y diagramas. Terminará creando una sólida biblioteca de mantenimiento con tareas, listas de verificación y diagramas a los que los técnicos y contratistas nuevos y existentes podrán consultar rápidamente.

Etapa 3:Comprender las horas de trabajo

Es fantástico saber la cantidad de órdenes de trabajo completadas. Pero puede resultar complicado programar tareas de mantenimiento sin saber cuántas horas se dedican a cada una. Las acciones de esta etapa lo ayudarán a capturar datos precisos sobre cómo su equipo emplea su tiempo para que pueda comprender los costos laborales y cómo hacer que el trabajo que consume mucho tiempo sea más eficiente.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Cree un lugar para registrar las horas de mano de obra de todos los técnicos, operadores y contratistas. Esto se puede hacer manualmente, pero requiere que los trabajadores sean honestos con la cantidad de horas que reportan.
• Indique las horas previstas para cada tarea en la orden de trabajo para saber cuáles están provocando retrasos. Esto también les da a los técnicos una idea de cuánto tiempo debe tomar cada tarea para que puedan priorizar el trabajo.

Cómo utilizar los datos de su orden de trabajo en esta etapa:

Los datos que recopila en esta etapa lo ayudan a tomar decisiones comerciales con números que respaldan esas decisiones. Por ejemplo, si un equipo se estropea con frecuencia entre reparaciones programadas, podría valer la pena reemplazarlo por completo.

Aprenda cómo eliminar las ineficiencias en su programa de mantenimiento

Etapa 4:Seguimiento de piezas y costos

Esta etapa consiste en comprender qué piezas se utilizan, cuándo se utilizan y cuánto cuestan cada activo. Esto le ayudará a identificar las necesidades de inventario de sus instalaciones y a asegurarse de que las piezas que necesita estén disponibles cuando las necesite.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Puede realizar un seguimiento de las piezas incorporando un campo "Piezas utilizadas" en sus órdenes de trabajo para saber exactamente cuándo y dónde se utilizan las piezas.
• Enumerar piezas en una orden de trabajo agrega inmediatamente un costo a la orden de trabajo. Garantizar que se realice un seguimiento preciso de los costos permite al equipo de liderazgo monitorear los costos en todas las actividades de mantenimiento.
• La catalogación de piezas le permite saber si una pieza ha salido del almacén, los costos de material y los costos de mano de obra. Una vez que se haya acostumbrado a catalogar piezas de uso común, podrá comenzar a comprender las necesidades de consumo de sus instalaciones.

Cómo utilizar los datos de su orden de trabajo en esta etapa:

Ahora que comprende mejor las necesidades de consumo de piezas de su instalación, puede utilizar esta información al comprar piezas. Le indicará qué piezas se utilizan con frecuencia y qué existencias deben reponerse. También le ayuda a tomar decisiones comerciales informadas sobre el mantenimiento o la sustitución de activos existentes.

Etapa 5:Uso de datos de órdenes de trabajo para anticipar fallas

Anticipar fallas es complicado; se necesitan muchos datos para predecir cuándo podría fallar el equipo y por qué falló. Afortunadamente, existen algunas herramientas que puede aplicar a sus órdenes de trabajo para recopilar los datos que necesita para mejorar sus estrategias de mantenimiento. Estos elementos también brindan información sobre cómo las averías afectan su producción y cómo eso se traduce en sus resultados.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Agregue códigos de falla a cualquier orden de trabajo reactiva o correctiva. Se puede aplicar un código de falla a una orden de trabajo para referencia rápida como parte de la estandarización de la orden de trabajo. Los códigos de falla se pueden mostrar como números, pero comúnmente se escriben como acrónimos alfanuméricos. Se utilizan para identificar averías rápidamente y poder prestarles la atención necesaria. Existen códigos de fallas de uso común en la industria, pero cada empresa generalmente tiene su propia lista asociada con diferentes tipos de fallas.
• Considere incorporar de forma rutinaria prácticas de análisis de causa raíz (RCA) en su estrategia de mantenimiento para llegar al "por qué" de las averías de sus instalaciones.
• Aquí es donde también debería considerar registrar el tiempo de inactividad de los activos, ya sea manualmente o con la ayuda de un PLC integrado.

Cómo utilizar los datos de su orden de trabajo en esta etapa:

Con estos nuevos elementos implementados, también puede comenzar a utilizar el mantenimiento basado en la condición con datos de lectura de medidores de calidad o datos de tiempo de ejecución de activos. Cuando los activos fallan, usted sabe cómo arreglarlos y evitar que vuelva a ocurrir el mismo fallo.

Todo lo que acabas de leer en cinco frases

• Una base sólida para las órdenes de trabajo comienza especificando la fecha de finalización, el tipo de mantenimiento y el estado.
• Facilite la referencia a los detalles de las órdenes de trabajo (tanto para técnicos nuevos como existentes) incluyendo fotografías, diagramas y otros elementos visuales.
• Realice un seguimiento de las horas de trabajo para comprender cuánto tiempo lleva cada tarea, de modo que pueda planificar con mayor precisión y justificar las decisiones de contratación.
• Catalogue piezas en órdenes de trabajo para comprender qué piezas ha utilizado, cómo las ha utilizado y cuánto le han costado, de modo que pueda planificar y presupuestar con menos incógnitas.
• Los códigos de falla y el análisis de causa raíz (RCA) son las mejores vías para encontrar la razón por la cual un activo se averió, de modo que pueda limitar o eliminar la causa de la falla.