Plano de 5 Pasos para Crear Órdenes de Trabajo de Primera Clase

Internet está lleno de artículos sobre mejores prácticas y consejos para todo bajo el sol. Pero las mejores prácticas no siempre son las mejores cuando se aplican en la vida real, donde las circunstancias a menudo son menos que ideales.

No es diferente cuando se trata de consejos sobre crear órdenes de trabajo. Este consejo no debería ser una solución talla única. En su lugar, debería actuar como una guía para ayudarle a construir órdenes de trabajo personalizadas que se ajusten a los flujos de trabajo, prioridades y equipo únicos de su instalación.

Creamos una guía que desglosa las cinco etapas de madurez de órdenes de trabajo para que pueda evolucionar su programa de mantenimiento a una velocidad que tenga sentido para su equipo.

Aprenda cómo construir órdenes de trabajo de principio a fin

Etapa 1: Construyendo una base sólida

Esta etapa tiene como objetivo construir buenos hábitos para capturar datos valiosos y precisos. La simplicidad es clave en esta etapa. Es la mejor forma de asegurar que su equipo use cualquier nueva plantilla de orden de trabajo o flujo de trabajo que cree.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Especifique el tipo de mantenimiento requerido, estado y las prioridades principales de la orden de trabajo.
• Defina una fecha de finalización sugerida. Establecer una fecha le ayuda a entender si su equipo está completando su trabajo a tiempo o siendo cumplidor con directrices de auditoría.

Cómo usar sus datos de órdenes de trabajo en esta etapa:

Esta etapa le ayuda a entender cuánto mantenimiento reactivo está haciendo y dónde está ocurriendo. Puede usar estos datos para identificar qué está causando que su equipo sea reactivo en lugar de proactivo. Por ejemplo, puede ver que mucho de su trabajo reactivo requiere un contratista. Podría considerar contratar a alguien que tenga las habilidades de un contratista para convertir eso en trabajo preventivo.

Etapa 2: Haciendo órdenes de trabajo fácilmente repetibles y referenciables

El objetivo de esta etapa es incluir pasos apropiados, instrucciones y ayudas visuales para hacer completar órdenes de trabajo más fácil. También puede asegurar que notas de finalización relevantes e imágenes de seguimiento estén disponibles para trabajo de mantenimiento futuro o capacitación de técnicos.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Cree una lista de tareas escrita. Esto es útil si tiene activos similares que requieren las mismas reparaciones. Ahorra tiempo al decidir qué trabajo necesita completarse para mantenimiento programado o preventivo y estandariza esas reparaciones. Revise estas listas regularmente para asegurar que sigan siendo relevantes al trabajo que se está haciendo.
• Agregar manuales, fotos, diagramas y otros recursos a órdenes de trabajo ayuda a técnicos no familiarizados con las tareas a entender exactamente qué necesita hacerse y cómo debería verse el producto terminado.

Cómo usar sus datos de órdenes de trabajo en esta etapa:

Esta etapa ofrece una oportunidad para hablar con técnicos experimentados para documentar lo que hacen. Puede usar esta información para crear una lista de tareas paso a paso con ayudas visuales y diagramas. Terminará construyendo una sólida biblioteca de mantenimiento con tareas, listas de verificación y diagramas que técnicos y contratistas nuevos y existentes pueden referenciar rápidamente.

Etapa 3: Entendiendo las horas de mano de obra

Es genial saber el número de órdenes de trabajo completadas. Pero puede ser difícil programar tareas de mantenimiento sin saber cuántas horas se dedican a cada una. Las acciones en esta etapa le ayudarán a capturar datos precisos sobre cómo su equipo está gastando su tiempo para que pueda entender costos de mano de obra y cómo hacer el trabajo que consume tiempo más eficiente.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Cree un lugar para registrar horas de mano de obra para todos los técnicos, operadores y contratistas. Esto puede hacerse manualmente, pero requiere que los trabajadores sean honestos con el número de horas que reportan.
• Dé horas esperadas para cada tarea en la orden de trabajo para que sepa cuáles están causando retrasos. Esto también da a los técnicos una idea de cuánto tiempo debería tomar cada tarea para que puedan priorizar el trabajo.

Cómo usar sus datos de órdenes de trabajo en esta etapa:

Los datos que recopila en esta etapa le ayudan a tomar decisiones de negocio con los números para respaldar esas decisiones. Por ejemplo, si un equipo se está averiando frecuentemente entre reparaciones programadas, podría valer la pena reemplazar el equipo por completo.

Aprenda cómo eliminar las ineficiencias en su horario de mantenimiento

Etapa 4: Rastreando piezas y costos

Esta etapa se trata de entender qué piezas se usan cuándo se usan y qué cuestan para cada activo. Esto le ayudará a identificar las necesidades de inventario de su instalación y asegurar que las piezas que necesita estén disponibles cuando las necesite.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Puede rastrear piezas incorporando un campo "Piezas usadas" en sus órdenes de trabajo para saber exactamente cuándo y dónde se están usando las piezas.
• Listar piezas en una orden de trabajo inmediatamente agrega un costo a la orden de trabajo. Asegurar que los costos se rastreen con precisión permite al equipo de liderazgo monitorear costos a través de todas las actividades de mantenimiento.
• Catalogar piezas le permite saber si una pieza se ha movido del almacén, los costos de material y los costos de mano de obra. Una vez que entre en el ritmo de catalogar piezas comúnmente usadas, puede comenzar a entender las necesidades de consumo de su instalación.

Cómo usar sus datos de órdenes de trabajo en esta etapa:

Ahora que tiene una mejor comprensión de las necesidades de consumo de piezas de su instalación, esta información puede usarse al comprar piezas. Le dirá qué piezas se usan frecuentemente y qué stock necesita ser repuesto. También le ayuda a tomar decisiones de negocio informadas sobre mantener o reemplazar activos existentes.

Etapa 5: Usando datos de órdenes de trabajo para anticipar fallos

Anticipar fallos es complicado, toma muchos datos predecir cuándo un equipo podría fallar y por qué falló. Afortunadamente hay algunas herramientas que puede aplicar a sus órdenes de trabajo para recopilar los datos que necesita para mejorar sus estrategias de mantenimiento. Estos elementos también proporcionan insight sobre cómo las averías afectan su producción y cómo eso se traduce a su resultado final.

Qué incluir en sus órdenes de trabajo en esta etapa:

• Agregue códigos de fallo a cualquier orden de trabajo reactiva o correctiva. Un código de fallo puede aplicarse a una orden de trabajo para referencia rápida como parte de la estandarización de órdenes de trabajo. Los códigos de fallo pueden mostrarse como números pero son más comúnmente escritos como acrónimos alfanuméricos. Se usan para identificar averías rápidamente para que puedan recibir la atención requerida. Hay códigos de fallo de industria comúnmente usados, pero cada compañía típicamente tiene su propia lista asociada con diferentes tipos de fallo.
• Considere incorporar rutinariamente prácticas de análisis de causa raíz (RCA) en su estrategia de mantenimiento para llegar al "por qué" de las averías de su instalación.
• Aquí es donde también debería considerar registrar tiempo de inactividad del activo ya sea manualmente o con la ayuda de un PLC integrado.

Cómo usar sus datos de órdenes de trabajo en esta etapa:

Con estos nuevos elementos en su lugar, también puede comenzar a utilizar mantenimiento basado en condición con datos de lectura de medidor de calidad o datos de tiempo de ejecución de activo. Cuando los activos fallan, sabe cómo arreglarlos y prevenir que la misma avería ocurra de nuevo.

Todo lo que acaba de leer en cinco oraciones

• Una base sólida para órdenes de trabajo comienza con especificar la fecha de finalización, tipo de mantenimiento y estado.
• Hágalo fácil de referenciar detalles de órdenes de trabajo (para técnicos nuevos y existentes) incluyendo fotos, diagramas y otros elementos visuales.
• Rastree horas de mano de obra para entender cuánto tiempo toma cada tarea para que pueda planear más precisamente y justificar decisiones de contratación.
• Catalogue piezas en órdenes de trabajo para entender qué piezas ha usado, cómo las ha usado y cuánto le han costado para que pueda planear y presupuestar con menos incógnitas.
• Códigos de fallo y análisis de causa raíz (RCA) son sus mejores vías para encontrar la razón por la que un activo se averió para que pueda limitar o eliminar la causa del fallo.