Explicación de los azotes con lápices:riesgos, impacto y estrategias de prevención

azotes de lápiz significa  cerrar apresuradamente órdenes de trabajo u otras tareas que no se han completado correctamente. Esto puede aumentar el riesgo de averías en los equipos, problemas de inventario, riesgos de seguridad y más para su organización.

Algunas tareas comunes que sufren este efecto incluyen el mantenimiento preventivo (PM), verificaciones de inventario, aprobaciones de envíos, inspecciones de seguridad y certificaciones de capacitación.

Dónde se dan los latigazos en el mantenimiento

Estas son las actividades de mantenimiento comunes en las que se producen los latigazos con lápiz, junto con las razones por las que la gerencia debería eliminar los latigazos con lápiz en estas áreas.

1. Controles de seguridad

Los controles de seguridad son especialmente propensos a sufrir golpes de lápiz. Esto se debe a que son repetitivos y ocurren con frecuencia (a menudo semanalmente o incluso diariamente), por lo que los técnicos pueden encontrarlos tediosos y estar ansiosos por terminarlos rápidamente. Por supuesto, los controles de seguridad inadecuados pueden suponer riesgos importantes.

2. Comprobaciones programadas

Todos los controles programados son vulnerables al látigo de lápiz. Cuando los empleados usan el equipo con regularidad y sin problemas aparentes, pueden asumir que el equipo pasará la inspección. Esa suposición puede llevar a tomar atajos al realizar o saltarse inspecciones apresuradamente. A medida que los técnicos revisan repetidamente el mismo equipo, esos activos pueden pasar semanas o meses sin recibir una inspección adecuada.

3. Controles de inventario

Los empleados del almacén pueden encontrar los formularios de inventario tediosos, desalentadores o ambas cosas. Ya sea intencionalmente o por accidente, los miembros del equipo que actúan descuidadamente pueden provocar retrasos, afectar los presupuestos y provocar desabastecimientos. Los errores de conteo repetidos pueden afectar significativamente las operaciones, la satisfacción del cliente y los KPI, sin mencionar la reputación de su empresa.

4. Certificaciones de formación

Cuando un nuevo empleado con experiencia se une a su equipo, ¿la gerencia le exige que se someta a certificaciones de capacitación para tareas que ya sabe realizar? Si no, estás criticando su entrenamiento. Si han demostrado su competencia, esto puede parecer inofensivo para los gerentes, pero un evaluador de cumplimiento no estaría de acuerdo. Eludir las certificaciones de capacitación podría incluso ocasionarle problemas legales.

Señales de advertencia y ejemplos de látigo de lápiz

En los departamentos de mantenimiento, busque los siguientes patrones:

• Velocidad de verificación inusual. Los técnicos experimentados pueden trabajar rápidamente, pero algunas velocidades no son razonables. Busque listas de verificación extensas finalizadas en cuestión de minutos.
• Tiempos de finalización idénticos. ¿Un técnico completó cuatro órdenes de trabajo con la misma marca de tiempo? Esa es una señal de que algo no está bien.
• Campos omitidos y elementos de la lista de verificación. Los espacios en blanco en las listas de verificación de mantenimiento indican que un técnico ignoró pasos esenciales.
• Comentarios copiados y pegados. Cuando ve la misma nota en todos los campos de la lista de verificación, o en varias listas de verificación, es una señal de que alguien se apresuró a realizar la inspección o la omitió por completo.
• Problemas recurrentes en activos verificados. Digamos que un activo sigue estropeándose, pero todos los controles e inspecciones de seguridad parecen positivos. Inspeccione las órdenes de trabajo de cerca para detectar imprecisiones.

¿Por qué es un problema golpear el lápiz?

Los azotes con lápiz pueden parecer inofensivos. Pero si la práctica se vuelve común, puede crecer como una bola de nieve y causar serios problemas a su organización. Por ejemplo, las inspecciones inadecuadas pueden resultar en reparaciones inesperadas y costosas, incumplimiento de plazos, productos de baja calidad y clientes enojados. En el peor de los casos, los latigazos con lápiz pueden incluso provocar fallas catastróficas en los equipos que pongan en riesgo la seguridad de los empleados.

Si no se controla, el látigo también puede causar problemas relacionados con el cumplimiento normativo, despido, multas costosas o incluso problemas legales. Los empleadores pueden procesar penalmente a los empleados cuyas acciones resulten en lesiones graves. Los terceros afectados también pueden reclamar daños y perjuicios. Por eso es fundamental detectar y eliminar los latigazos del lápiz.

¿Qué causa el látigo del lápiz?

Los latigazos con lápices ocurren por diversas razones y, por lo general, la pereza de los trabajadores no es una de ellas. Continúe leyendo para conocer las principales causas de los latigazos con lápices.

Empleados con exceso de trabajo

Cuando a muy pocos trabajadores se les asignan demasiadas tareas, a menudo priorizan en función de lo que creen que es más importante. Esto puede resultar en que azoten el trabajo que perciben como de baja prioridad o de bajo riesgo. El software de órdenes de trabajo es una excelente manera de optimizar los flujos de trabajo y automatizar el mantenimiento de registros, liberando más tiempo para que sus empleados completen todas sus tareas de mantenimiento programadas.

Gestión ineficaz

Los técnicos y otros trabajadores involucrados en el trabajo de mantenimiento preventivo deben saber por qué están completando las tareas que se les asignan, y transmitir esto es responsabilidad de los gerentes de mantenimiento. El software de órdenes de trabajo permite la creación de plantillas personalizables que describen exactamente cómo y por qué se debe completar un trabajo específico, lo que ayuda a sus empleados a mantenerse informados y actualizados sobre las prioridades cambiantes y, al mismo tiempo, garantiza que todos sigan estándares comunes.

Presión para mejorar las métricas

Los trabajadores pueden sentirse presionados a alcanzar lo que consideran métricas de desempeño o indicadores clave de desempeño (KPI, por sus siglas en inglés) inalcanzables, lo que a veces lleva a órdenes de trabajo a lápiz. Con el software de órdenes de trabajo, su empresa puede auditar y analizar automáticamente toda la actividad de mantenimiento, ayudándole a identificar áreas potenciales de mejora, así como a establecer objetivos realistas y alcanzables para su equipo de mantenimiento.

Problema de la cultura laboral

Independientemente de la causa, si los latigazos con lápices son una práctica común en su empresa, pueden extenderse rápidamente y provocar averías, pérdida de productividad y desperdicio de dinero. Es por eso que se deben implementar procesos para garantizar que sus trabajadores tengan las herramientas que necesitan para completar y documentar fácilmente todo su trabajo de mantenimiento preventivo. Con el software de órdenes de trabajo, los empleados pueden enviar rápidamente firmas electrónicas, completar formularios personalizables, realizar un seguimiento de sus tareas de mantenimiento y más.

Cómo evitar los latigazos en su organización

La mejor manera de evitar el latigazo es fomentar la responsabilidad, la transparencia y la retroalimentación de todos sus empleados.

Cuando los trabajadores saben exactamente lo que se espera de ellos, tienen los recursos que necesitan para completar sus tareas y tienen las herramientas para comunicarse fácilmente con la gerencia, son más productivos, se sienten más valorados y es menos probable que recurran a latigazos.

Reevaluar o eliminar cuotas

Imagine que está intentando cumplir con una cuota de finalización de una orden de trabajo, incentivado por una bonificación o un aumento. ¿Te tomarías tu tiempo para completar cada tarea a fondo? ¿O se apresuraría un poco, especialmente al final del día, al final de la semana o cerca de la hora límite de su cuota?

Las cuotas poco realistas pueden hacer que sus empleados se apresuren a realizar sus tareas. Algunos pueden omitir pasos conscientemente para ahorrar tiempo, mientras que otros pueden hacerlo accidentalmente. Desafortunadamente, cuando se trata de seguridad y tiempo de actividad, no importa por qué se saltan pasos. Las consecuencias son las mismas para sus bienes, instalaciones, empleados y terceros.

Pregunte a los empleados sobre el lápiz látigo

Capacite a sus empleados para que denuncien los latigazos con lápices. Puede celebrar reuniones con todos los empleados, crear un sistema para recibir sugerencias anónimas o hablar con los empleados uno a uno. La cultura de su lugar de trabajo dictará el mejor enfoque.

Sea directo pero comprensivo con cualquier empleado que se encuentre azotando con lápices. Dales la oportunidad de corregir su comportamiento y mejorar. Esto le demuestra a su equipo que está bien cometer errores siempre y cuando asuma la responsabilidad.

Realizar comprobaciones aleatorias

Para evitar que el lápiz se golpee o detectarlo temprano, implemente controles aleatorios en los equipos y activos. Obtenga listas de verificación recientes y compárelas con su inspección en vivo. En el mejor de los casos, todo coincide y su equipo estará seguro. Y en el peor de los casos, detecta algo que evita una falla crítica.

Confíe en su software GMAO

Las listas de verificación pueden mostrar una inspección exhaustiva, pero cuando los datos en tiempo real señalan una falla potencial, sabes que algo no está bien.

El potente software de órdenes de trabajo, que se incluye con un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) como eMaint, facilita la gestión de su equipo de mantenimiento. Con toda la información organizada y accesible en tiempo real desde cualquier dispositivo inteligente, los gerentes pueden identificar y abordar rápidamente posibles deficiencias en las prácticas de mantenimiento actuales.

Los latigazos del lápiz aparecen sigilosamente, pero puedes evitarlos con el software CMMS adecuado

Combatir el látigo con la ayuda del software de órdenes de trabajo ayudará a su organización a realizar de forma rápida y correcta tareas de mantenimiento críticas, maximizando así la productividad y eficacia de su equipo de mantenimiento.

Además, con las sólidas capacidades de generación de informes del software eMaint CMMS, tendrá la tranquilidad de saber que tiene registros precisos y actualizados que cumplen con los estándares pertinentes. Esto se debe a que con el software de órdenes de trabajo, cada actividad se documenta y se registra electrónicamente con la fecha y hora, lo que permite una fácil recuperación en caso de una auditoría.

Al aumentar el tiempo de actividad de los activos, disminuir el tiempo de inactividad no planificado, minimizar los gastos de mantenimiento y automatizar el mantenimiento de registros, el software de órdenes de trabajo se amortiza rápidamente.

No espere, obtenga eMaint para asegurarse fácilmente de que sus órdenes de trabajo no sean frustradas hoy.