Firma sin revisión (Pencil Whipping): Riesgos, impacto y estrategias de prevención

La firma sin revisión (pencil whipping) significa firmar apresuradamente órdenes de trabajo u otras tareas que no se han completado correctamente. Esto puede aumentar el riesgo de averías de equipos, problemas de inventario, peligros de seguridad y más para su organización.

Algunas tareas comunes que sufren de firma sin revisión incluyen Mantenimiento Preventivo (MP), controles de inventario, firmas de envíos, inspecciones de seguridad y certificaciones de formación.

Dónde ocurre la firma sin revisión en mantenimiento

Estas son las actividades comunes de mantenimiento donde ocurre la firma sin revisión, junto con razones por las que la gerencia debe eliminarla en estas áreas.

1. Controles de seguridad

Los controles de seguridad son especialmente propensos a la firma sin revisión. Eso es porque son repetitivos y ocurren frecuentemente (a menudo semanalmente, o incluso diariamente), por lo que los técnicos pueden encontrarlos tediosos y tener prisa por terminarlos rápido. Por supuesto, controles de seguridad inadecuados pueden suponer grandes peligros.

2. Controles programados

Todos los controles programados son vulnerables a la firma sin revisión. Cuando los empleados usan equipos regularmente y sin problemas aparentes, pueden asumir que el equipo pasará la inspección. Esa suposición puede llevar a recortar esquinas realizando inspecciones apresuradamente u omitiéndolas. A medida que los técnicos firman sin revisión repetidamente los mismos equipos, esos activos pueden pasar semanas o meses sin recibir una inspección adecuada.

3. Controles de inventario

Los empleados de almacén pueden encontrar los formularios de inventario tediosos, abrumadores o ambos. Ya sea intencionalmente o por accidente, los miembros del equipo que actúan descuidadamente pueden causar retrasos, afectar presupuestos y desencadenar faltantes de stock. Los recuentos erróneos repetidos pueden impactar significativamente las operaciones, la satisfacción del cliente y los KPIs, sin mencionar la reputación de su empresa.

4. Certificaciones de formación

Cuando un nuevo empleado experimentado se une a su equipo, ¿la gerencia le exige que pase certificaciones de formación para tareas que ya sabe realizar? Si no, está firmando sin revisión su formación. Si han demostrado su competencia, esto puede parecer inofensivo para los gerentes, pero un evaluador de cumplimiento no estaría de acuerdo. Saltarse certificaciones de formación podría incluso meterle en problemas legales.

Señales de advertencia y ejemplos de firma sin revisión

En departamentos de mantenimiento, busque los siguientes patrones:

• Velocidad de control inusual. Los técnicos experimentados pueden trabajar rápido, pero algunas velocidades son irrazonables. Busque listas de verificación extensas finalizadas en cuestión de minutos.
• Tiempos de finalización idénticos. ¿Un técnico completó cuatro órdenes de trabajo con la misma marca de tiempo? Eso es una señal de que algo no está bien.
• Campos y elementos de lista de verificación omitidos. Espacios en blanco en listas de verificación de mantenimiento indican que un técnico ignoró pasos esenciales.
• Comentarios copiados y pegados. Cuando ve la misma nota en cada campo de lista de verificación, o en múltiples listas, es una señal de que alguien apresuró la inspección o la omitió por completo.
• Problemas recurrentes en activos verificados. Digamos que un activo sigue fallando, pero todos los controles de seguridad e inspecciones parecen positivos. Inspeccione las órdenes de trabajo de cerca para detectar inexactitudes.

¿Por qué la firma sin revisión es un problema?

La firma sin revisión puede parecer inofensiva. Pero si la práctica se vuelve común, puede convertirse en una bola de nieve, causando problemas serios para su organización. Por ejemplo, inspecciones inadecuadas pueden resultar en reparaciones inesperadas y costosas, plazos incumplidos, productos de baja calidad y clientes enfadados. En el peor caso, la firma sin revisión puede incluso llevar a fallas catastróficas de equipos que ponen en riesgo la seguridad de los empleados.

Si no se controla, la firma sin revisión también puede causar problemas relacionados con cumplimiento normativo, despido de empleo, multas costosas o incluso problemas legales. Los empleadores pueden procesar penalmente a empleados cuyas acciones resulten en lesiones graves. Terceros afectados también pueden buscar daños legales. Por eso es crítico detectar y eliminar la firma sin revisión.

¿Qué causa la firma sin revisión?

La firma sin revisión ocurre por una variedad de razones, y típicamente, la pereza del trabajador no es una de ellas. Lea las causas principales de la firma sin revisión.

Empleados sobrecargados

Cuando muy pocos trabajadores tienen asignadas demasiadas tareas, a menudo priorizan basándose en lo que creen que es más importante. Esto puede resultar en firma sin revisión del trabajo que perciben como baja prioridad o bajo riesgo. El software de órdenes de trabajo es una excelente manera de agilizar flujos de trabajo y automatizar el mantenimiento de registros, liberando más tiempo para que sus empleados completen todas sus tareas de mantenimiento programadas.

Gestión ineficaz

Los técnicos y otros trabajadores involucrados en trabajo de mantenimiento preventivo deben saber por qué están completando las tareas asignadas, y transmitir esto es responsabilidad de los gerentes de mantenimiento. El software de órdenes de trabajo permite la creación de plantillas personalizables que describen exactamente cómo y por qué se debe completar un trabajo específico, ayudando a sus empleados a mantenerse informados y al día sobre prioridades cambiantes mientras se asegura que se sigan estándares comunes por todos.

Presión por mejora de métricas

Los trabajadores pueden sentir presión por alcanzar lo que sienten son métricas de rendimiento o indicadores clave de rendimiento (KPIs) inalcanzables, a veces llevando a órdenes de trabajo firmadas sin revisión. Con software de órdenes de trabajo, su empresa puede auditar y analizar automáticamente toda la actividad de mantenimiento, ayudándole a identificar áreas potenciales de mejora, así como establecer metas realistas y alcanzables para su equipo de mantenimiento.

Problema de cultura laboral

Sin importar la causa, si la firma sin revisión es una práctica común en su empresa, puede propagarse rápidamente, llevando a averías, productividad perdida y dinero desperdiciado. Por eso deben establecerse procesos para asegurar que sus trabajadores tengan las herramientas necesarias para completar y documentar fácilmente todo su trabajo de mantenimiento preventivo. Con software de órdenes de trabajo, los empleados pueden enviar firmas electrónicas rápidamente, rellenar formularios personalizables, rastrear sus tareas de mantenimiento y más.

Cómo evitar la firma sin revisión en su organización

La mejor manera de prevenir la firma sin revisión es fomentar la responsabilidad, transparencia y retroalimentación de todos sus empleados.

Cuando los trabajadores saben exactamente qué se espera de ellos, tienen los recursos necesarios para completar sus tareas y tienen las herramientas para comunicarse fácilmente con la gerencia, son más productivos, se sienten más valorados y son menos propensos a recurrir a la firma sin revisión.

Reevalúe o elimine cuotas

Imagine que intenta cumplir una cuota de finalización de órdenes de trabajo, incentivada por un bono o aumento. ¿Se tomaría su tiempo para completar cada tarea a fondo? ¿O se apresuraría un poco, especialmente al final del día, fin de semana o cerca de la hora límite para su cuota?

Las cuotas irreales pueden causar que sus empleados se apresuren en sus tareas. Algunos pueden saltarse pasos conscientemente para ahorrar tiempo, mientras que otros pueden hacerlo accidentalmente. Desafortunadamente, cuando se trata de seguridad y tiempo de actividad, no importa por qué saltan pasos. Las consecuencias son las mismas para sus activos, instalaciones, empleados y terceros.

Pregunte a los empleados sobre la firma sin revisión

Empodere a sus empleados para reportar la firma sin revisión. Podría realizar reuniones generales, crear un sistema para denuncias anónimas, o hablar con empleados uno a uno. La cultura de su lugar de trabajo dictará el mejor enfoque.

Sea directo pero comprensivo con cualquier empleado que firme sin revisión. Déles la oportunidad de corregir su comportamiento y mejorar. Esto demuestra a su equipo que está bien cometer errores siempre que asuma la responsabilidad.

Realice controles aleatorios

Para prevenir la firma sin revisión o detectarla temprano, implemente controles aleatorios en equipos y activos. Consulte listas de verificación recientes y compárelas con su inspección en vivo. En el mejor caso, todo coincide y su equipo es seguro. Y en el peor, detecta algo que previene una falla crítica.

Confíe en su software CMMS

Las listas de verificación pueden mostrar inspección exhaustiva, pero cuando los datos en tiempo real marcan una falla potencial, sabe que algo no está bien.

El potente software de órdenes de trabajo, incluido con un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) como eMaint, hace que gestionar su equipo de mantenimiento sea pan comido. Con toda la información organizada y accesible en tiempo real desde cualquier dispositivo inteligente, los gerentes pueden identificar y abordar rápidamente posibles deficiencias en las prácticas de mantenimiento actuales.

La firma sin revisión se cuela, pero puede prevenirla con el software CMMS adecuado

Combatir la firma sin revisión con la ayuda del software de órdenes de trabajo ayudará a su organización a realizar tareas críticas de mantenimiento de forma rápida y correcta, maximizando así la productividad y efectividad de su equipo de mantenimiento.

Además, con las robustas capacidades de informes de eMaint CMMS, obtiene tranquilidad sabiendo que tiene registros precisos y actualizados que cumplen con cualquier estándar relevante. Eso es porque con el software de órdenes de trabajo, cada actividad se documenta y marca con hora electrónicamente, permitiendo fácil recuperación en caso de auditoría.

Al aumentar el tiempo de actividad de activos, disminuir el tiempo de inactividad no planificado, minimizar gastos de mantenimiento y automatizar el mantenimiento de registros, el software de órdenes de trabajo se paga rápidamente por sí mismo.

No espere, obtenga eMaint para asegurar fácilmente que sus órdenes de trabajo no se firmen sin revisión hoy.