El mejor software CMMS:4 características clave para una gestión de mantenimiento perfecta

Por Michael Mills, director de soluciones técnicas de Fluke Reliability

Actualizado:16 de julio de 2025 • Publicado originalmente:2021 • Lectura de 10 minutos 

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) proporciona una supervisión integral de lo que más importa a los equipos de mantenimiento. El mejor software CMMS incluye funciones para gestionar una variedad de tareas de mantenimiento preventivo. Debería ayudarle a gestionar las órdenes de trabajo y el inventario de piezas, automatizar las actividades de mantenimiento predictivo, habilitar estrategias de mantenimiento proactivo, documentar las actividades de mantenimiento para el cumplimiento normativo y mucho más.

Invertir en el mejor software CMMS para su organización no solo puede mantener su programa de mantenimiento funcionando sin problemas, sino también ayudarlo a optimizar su eficiencia y productividad. Sin embargo, es importante tener en cuenta que elegir el software ideal no se trata solo de las características y beneficios:se trata de encontrar una solución y un proveedor que funcione para usted y su equipo.

Elegir la solución CMMS adecuada puede ser un proceso difícil. Se estima que el 80 % de las implementaciones de CMMS no cumplen con las expectativas debido a la falta de capacitación y soporte después de la venta. Un socio CMMS de confianza que proporcione el soporte posventa que necesita puede ayudarle a evitar errores comunes y aprovechar todos los beneficios de una solución CMMS sólida.

A continuación le mostramos cómo elegir el mejor software CMMS para las necesidades de su negocio.

Siete características clave a buscar en una GMAO

En la Industria 4.0, el propósito de un CMMS es ayudar a impulsar su negocio, llevando a su equipo de mantenimiento a nuevos niveles de eficiencia y productividad y al mismo tiempo reduciendo los costos de mantenimiento inesperados y el tiempo de inactividad del equipo. Si bien hay muchas características críticas que respaldan estos objetivos, hay siete elementos imprescindibles para la implementación del software CMMS:

Mejor característica de CMMS nº 1:configurabilidad

No existe una única forma de gestionar sus operaciones de mantenimiento. Cada industria, empresa y equipo de mantenimiento tiene necesidades individualizadas para la gestión del mantenimiento. Desde procesos de mantenimiento preventivo hasta procesos de mantenimiento de emergencia, solicitudes de trabajo, informes y mucho más, necesita un sistema de gestión de mantenimiento computarizado que simplifique sus operaciones. Es por eso que el mejor software CMMS para usted es aquel que sea lo suficientemente flexible para satisfacer sus requisitos únicos y escalar con usted con el tiempo.

Su proveedor de CMMS debe estar bien versado en configuraciones específicas de la industria, brindándole una solución personalizada sólida que incluya procedimientos de mantenimiento preventivo y flujos de trabajo complejos.

Mejor función CMMS nº 2:integraciones completas

Todo su sistema de gestión de mantenimiento (herramientas, software y datos de mantenimiento) debe estar reunido en su CMMS. De lo contrario, estará perdiendo el máximo retorno de la inversión.

Con una CMMS como eMaint, puede conectar datos en todos sus sistemas comerciales. Integre herramientas y sensores de Fluke con recomendaciones de IA, ERP, SCADA, Bis y más. Descubra cómo la integración de eMaint Power BI ayudó a Asahi Kasei a lograr un 97 % de finalización de PM.

Mejor característica de CMMS n.° 3:funciones de generación de informes y datos valiosos

Sus datos de mantenimiento no son útiles si no puede extraer información real de ellos. Elija un proveedor con informes y análisis CMMS avanzados, incluidos informes personalizados. Su software CMMS debe proporcionar una interfaz fácil de usar para informes y análisis, mostrando los datos de mantenimiento históricos y en tiempo real que necesita para tomar decisiones informadas.

Mejor función CMMS nº 4: formación y soporte continuo

Como se mencionó anteriormente, la falta de la capacitación y el soporte adecuados es la razón número uno por la que fallan las implementaciones de CMMS. Elegir una solución CMMS robusta y flexible para sus necesidades comerciales exactas no tiene sentido en última instancia si la implementación no puede despegar y la solución no se utiliza en todo su potencial.

Encuentre un socio que le brinde la asistencia que necesita antes y  después de la venta con capacitación, soporte de implementación y servicios profesionales a largo plazo para mantener sus operaciones de mantenimiento avanzando en la dirección correcta.

Mejor función CMMS nº 5: Facilidad de uso

Para cualquier software de mantenimiento, la facilidad de uso es clave, especialmente para el software destinado a facilitar su trabajo. La navegación debe ser fácil de usar, simple e intuitiva y requerir pulsaciones mínimas de teclas. Ya sea para gestión de inventario, tareas de mantenimiento o cumplimiento normativo, debería ser fácil ingresar datos en el sistema y extraer información significativa de ellos.

Mejor función CMMS nº 6: CMMS móvil/aplicación de software de órdenes de trabajo

Las operaciones de mantenimiento ahora están impulsadas por el acceso instantáneo a información procesable en tiempo real. La única forma de sacar provecho de esto es con una solución que ponga estos conocimientos al alcance de su equipo, independientemente de su ubicación. El mejor software CMMS tiene una sólida funcionalidad móvil, incluida la mejor de su clase. aplicación de software de órdenes de trabajo que funciona con dispositivos móviles para permitir el trabajo sin conexión en el campo.

Mejor función CMMS nº 7:socio comprobado con experiencia global

El proveedor de CMMS adecuado debe tener décadas de experiencia, no solo en una implementación simple, sino también en una implementación global de CMMS en múltiples sitios que genere resultados reales en tiempo de actividad, OEE y eficiencia de mantenimiento.

En eMaint, creamos una infraestructura de mantenimiento escalable diseñada para durar. Desde nuevas empresas hasta organizaciones empresariales heredadas, trabajaremos con usted para diseñar la mejor solución CMMS para sus necesidades. Obtendrás todo lo que necesitas y nada que no necesites.

Cómo elegir el mejor software CMMS

Ya sea que esté buscando un software CMMS para una operación pequeña o una gran empresa, es importante elegir una solución CMMS que sea flexible y escalable según sus necesidades. Analicemos exactamente cómo hacerlo.

Primero, articule sus objetivos y prioridades de CMMS

Al evaluar el mejor software CMMS para sus operaciones de mantenimiento, primero debe articular sus objetivos y prioridades de mantenimiento para determinar si un CMMS es adecuado para su equipo. Por ejemplo, considere las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los objetivos a corto y largo plazo para su equipo de mantenimiento?
• ¿Cuál es su mayor desafío u obstáculo que le impide alcanzar estos objetivos?
• ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) son más importantes para tu equipo?
• ¿Qué estrategia de mantenimiento preventivo y otras estrategias de mantenimiento está utilizando actualmente y cómo espera que evolucionen sus estrategias de mantenimiento en el futuro?
• Qué funciona bien y qué no  ¿Funciona bien en su estrategia de mantenimiento actual? Considere solicitudes de mantenimiento, gestión de inventario, gestión de activos y más.
• Si ya tienes software de mantenimiento, ¿por qué no es el mejor sistema CMMS para tu equipo?
• ¿Qué recursos de capacitación e implementación necesitará?
• ¿También necesita servicios profesionales de su proveedor de CMMS? En caso afirmativo, ¿qué tipo de servicios?

Un estudio de 2020 encontró que el software de gestión de instalaciones (en forma de CMMS) puede mejorar la planificación del mantenimiento a través de información de datos críticos. Al igual que con la gestión de instalaciones asistida por ordenador, elegir el mejor software CMMS para sus necesidades específicas maximizará sus conocimientos.

En segundo lugar, conozca los diferentes tipos de proveedores de CMMS

Quizás le sorprenda saber que entre el 60% y el 75% de las implementaciones de CMMS no tienen éxito. Una razón es que no todos los proveedores de CMMS ofrecen los mismos servicios y soporte. Por lo tanto, al elegir el mejor software CMMS para su personal de mantenimiento, necesita saber cómo se comparan los diferentes tipos de proveedores.

Durante la última década, ha entrado en el mercado una oleada de nuevos CMMS y software de gestión de activos empresariales (EAM). Estos proveedores pueden estar ansiosos, pero carecen de suficiente experiencia en el mundo real. Sin una amplia experiencia en mantenimiento, tecnología CMMS e implementación global, es posible que no puedan satisfacer sus necesidades, tanto ahora como a medida que crezca.

Por otro lado, también verá muchos proveedores de EAM heredados. Los nombres familiares pueden parecer confiables, pero estos proveedores pueden ser demasiado grandes e inflexibles para brindar dos recursos clave:soporte y capacidad de configuración. Desde la implementación y la incorporación hasta el uso diario, es posible que se sienta frustrado por los tiempos de respuesta lentos y los mensajes impersonales. También puede resultar difícil obtener la solución personalizada que necesita, lo que le obligará a conformarse con un sistema CMMS con muy pocas o demasiadas funciones.

Muchos departamentos de mantenimiento intentan utilizar ERP como software de mantenimiento, pero esto es un error. El software CMMS está altamente especializado para la gestión del mantenimiento, mientras que los ERP ofrecen solicitudes de trabajo, órdenes de trabajo y capacidades de gestión de activos limitadas. En lugar de lidiar con ineficiencias y desarrollar soluciones alternativas, adopte un verdadero CMS que se integre con su ERP.

Y eso nos lleva a sistemas CMMS y EAM experimentados y de clase mundial. Estos son proveedores de software CMMS con décadas de experiencia en implementación exitosa a escala global. Puede que seamos parciales, pero sabemos que los proveedores experimentados de software CMMS como eMaint ofrecen lo que nuestros clientes necesitan para tener éxito:experiencia en mantenimiento en el mundo real, conocimientos tecnológicos y un enfoque personalizado para el soporte continuo.

Finalmente, evalúe qué CMMS es mejor para su equipo

Para operaciones grandes en múltiples sitios, su equipo de mantenimiento puede estar buscando un sistema sofisticado y configurable que pueda manejar un alto nivel de complejidad y que pueda integrarse perfectamente con una infraestructura compleja de sistemas existentes, desde software de planificación de recursos empresariales (ERP) hasta sistemas de control de supervisión y adquisición de datos (SCADA). Es posible que también necesites amplias capacidades multilingües y funciones de localización.

Mientras tanto, los equipos más pequeños pueden requerir un sistema de gestión de mantenimiento más simple con prioridad en un software que sea fácil de usar y rápido de implementar. Y si su empresa planea expandirse, quiere una CMMS que pueda adaptarse a ese crecimiento.

En última instancia, el mejor software CMMS para usted es aquel que puede configurarse para adaptarse a sus requisitos únicos ahora y crecer con usted en el futuro.

Aquí hay algunas preguntas clave que puede hacer mientras decide:

• ¿Es lo suficientemente configurable y escalable para satisfacer los requisitos de su negocio ahora y en el futuro?
• ¿El proveedor se especializa en atender las necesidades de mantenimiento y de su industria?
• ¿El software CMMS proporciona las siete capacidades imprescindibles descritas anteriormente?
• ¿El proveedor le brinda el soporte que necesita para tener éxito a largo plazo?

Para obtener más información, consulte 10 consideraciones antes de seleccionar un CMMS.

Los 3 secretos para una implementación CMMS perfecta

Una vez que haya elegido el software de gestión de mantenimiento adecuado para su equipo, ¿cómo puede garantizar una implementación exitosa? Aquí están nuestros tres secretos para el éxito:

1. Consiga la aceptación del liderazgo. Los estudios de casos pueden ayudar a justificar la necesidad y demostrar el valor, como cómo Johns Hopkins logró un 92 % de tiempo de actividad con eMaint.
2. Prepare su organización. Con el software CMMS adecuado, su equipo de mantenimiento puede dejar de funcionar hasta el fallo y adoptar un mantenimiento proactivo. Recopile amplios registros de su equipo, activos, piezas y órdenes de trabajo para facilitar la implementación.
3. Invierta en capacitación temprana y con frecuencia. La adopción temprana y la mejora continua son esenciales para el retorno de la inversión a largo plazo de su software de gestión de mantenimiento.

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Acerca del autor

Michael Mills es gerente de soluciones técnicas en Fluke Reliability y lidera un equipo de ingenieros de soluciones dedicados a la innovación y la excelencia en la aplicación de estrategias de mantenimiento, confiabilidad y operaciones (MRO) a la implementación de CMMS y EAM. Con más de una década de experiencia en gestión de activos empresariales (EAM), mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM), mantenimiento basado en la condición (CBM) y monitoreo de condición integrado (ICM), Mills es un líder intelectual autorizado en los ámbitos de la gestión de activos, la implementación de CMMS móviles y el monitoreo de IIoT.