Mejor software CMMS: 4 características clave para una gestión de mantenimiento fluida

Por Michael Mills, Gerente de Soluciones Técnicas en Fluke Reliability

Actualizado: 16 de julio de 2025 • Publicado originalmente: 2021 • 10 min de lectura

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) proporciona supervisión integral de lo que más importa a los equipos de mantenimiento. El mejor software CMMS incluye funciones para gestionar una variedad de tareas de mantenimiento preventivo. Debe ayudarle a gestionar órdenes de trabajo e inventario de piezas, automatizar actividades de mantenimiento predictivo, permitir estrategias de mantenimiento proactivo, documentar actividades de mantenimiento para cumplimiento normativo y mucho más.

Invertir en el mejor software CMMS para su organización no solo puede mantener su programa de mantenimiento funcionando sin problemas, sino también ayudarle a optimizar su eficiencia y productividad. Sin embargo, es importante tener en cuenta que elegir el software ideal no se trata solo de características y beneficios, sino de encontrar una solución y un proveedor que funcionen para usted y su equipo.

Elegir la solución CMMS adecuada puede ser un proceso difícil. Se estima que el 80% de las implementaciones de CMMS no cumplen las expectativas debido a la falta de formación y soporte después de la venta. Un socio CMMS de confianza que proporcione el soporte postventa que necesita puede ayudarle a evitar obstáculos comunes y cosechar todos los beneficios de una solución CMMS robusta.

Aquí le mostramos cómo elegir el mejor software CMMS para las necesidades de su negocio.

7 características clave que buscar en un CMMS

En la Industria 4.0, el propósito de un CMMS es ayudar a impulsar su negocio hacia adelante, llevando a su equipo de mantenimiento a nuevos niveles de eficiencia y productividad mientras reduce costes de mantenimiento inesperados y tiempo de inactividad de equipos. Si bien hay muchas características críticas que respaldan estos objetivos, hay siete imprescindibles para la implementación de software CMMS:

Mejor característica CMMS Nº 1: Configurabilidad

No hay una sola forma de gestionar sus operaciones de mantenimiento. Cada industria, empresa y equipo de mantenimiento tiene necesidades individualizadas para la gestión de mantenimiento. Desde procesos de mantenimiento preventivo hasta procesos de mantenimiento de emergencia, solicitudes de trabajo, informes y mucho más, necesita un sistema computarizado de gestión de mantenimiento que simplifique sus operaciones. Por eso el mejor software CMMS para usted es uno lo suficientemente flexible para cumplir sus requisitos únicos y escalar con usted con el tiempo.

Su proveedor de CMMS debe estar bien versado en configuraciones específicas de la industria, dándole una solución personalizada robusta que incluya procedimientos de mantenimiento preventivo y flujos de trabajo complejos.

Mejor característica CMMS Nº 2: Integraciones completas

Todo su sistema de gestión de mantenimiento — herramientas, software y datos de mantenimiento — debe reunirse en su CMMS. De lo contrario, se está perdiendo el máximo ROI.

Con un CMMS como eMaint, puede conectar datos en todos sus sistemas empresariales. Integre herramientas y sensores Fluke con recomendaciones de IA, ERPs, SCADA, BI y más. Descubra cómo la integración de eMaint Power BI ayudó a Asahi Kasei a lograr un 97% de finalización de MP.

Mejor característica CMMS Nº 3: Funciones valiosas de datos e informes

Sus datos de mantenimiento no son útiles si no puede extraer información real de ellos. Elija un proveedor con informes y análisis avanzados de CMMS, incluyendo informes personalizados. Su software CMMS debe proporcionar una interfaz amigable para informes y análisis, mostrando los datos de mantenimiento en tiempo real e históricos que necesita para tomar decisiones informadas.

Mejor característica CMMS Nº 4: Formación y soporte continuo

Como se mencionó anteriormente, la falta de la formación y soporte adecuados es la razón #1 por la que fallan las implementaciones de CMMS. Elegir una solución CMMS robusta y flexible para sus necesidades exactas de negocio carece de sentido si la implementación no puede despegar y la solución no se usa a su máximo potencial.

Encuentre un socio que le proporcione el soporte que necesita tanto antes como después de la venta con formación, soporte de implementación y servicios profesionales a largo plazo para mantener sus operaciones de mantenimiento moviéndose en la dirección correcta.

Mejor característica CMMS Nº 5: Facilidad de uso

Para cualquier software de mantenimiento, la facilidad de uso es clave, especialmente para software destinado a hacer su trabajo más fácil. La navegación debe ser amigable, simple e intuitiva, requiriendo pulsaciones mínimas. Ya sea para gestión de inventario, tareas de mantenimiento o cumplimiento normativo, debe ser fácil ingresar datos en el sistema y extraer información significativa de ellos.

Mejor característica CMMS Nº 6: CMMS Móvil / App de software de órdenes de trabajo

Las operaciones de mantenimiento ahora son impulsadas por acceso instantáneo a información en tiempo real y accionable. La única forma de capitalizar esto es con una solución que lleve estas ideas a las yemas de los dedos de su equipo, sin importar su ubicación. El mejor software CMMS tiene una funcionalidad móvil fuerte, incluyendo una app de software de órdenes de trabajo de primera clase que funciona con dispositivos móviles para permitir trabajo sin conexión en campo.

Mejor característica CMMS Nº 7: Socio probado con experiencia global

El proveedor de CMMS adecuado debería tener décadas de experiencia, no solo en implementación simple, sino en implementación global y multi-sitio de CMMS que impulse resultados reales en tiempo de actividad, EEM y eficiencia de mantenimiento.

En eMaint, creamos infraestructura de mantenimiento escalable que está hecha para durar. Desde nuevas startups hasta organizaciones empresariales heredadas, trabajaremos con usted para diseñar la mejor solución CMMS para sus necesidades. Obtendrá todo lo que necesita, y nada que no necesite.

Cómo elegir el mejor software CMMS

Ya sea que busque software CMMS para una operación pequeña o una gran empresa, es importante elegir una solución CMMS que sea flexible y escalable a sus necesidades. Hablemos exactamente de cómo hacerlo.

Primero, defina sus objetivos y prioridades de CMMS

Al evaluar el mejor software CMMS para sus operaciones de mantenimiento, primero necesita articular sus objetivos y prioridades de mantenimiento para determinar si un CMMS es adecuado para su equipo. Por ejemplo, considere las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los objetivos a corto y largo plazo para su equipo de mantenimiento?
• ¿Cuál es su mayor desafío u obstáculo que le impide alcanzar estos objetivos?
• ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPIs) importan más a su equipo?
• ¿Qué estrategia de mantenimiento preventivo y otras estrategias de mantenimiento está usando actualmente, y cómo espera evolucionar sus estrategias de mantenimiento en el futuro?
• ¿Qué funciona bien y qué no funciona bien en su estrategia de mantenimiento actual? Considere solicitudes de mantenimiento, gestión de inventario, gestión de activos y más.
• Si ya tiene software de mantenimiento, ¿por qué no es el mejor sistema CMMS para su equipo?
• ¿Qué recursos de formación e implementación necesitará?
• ¿También necesita servicios profesionales de su proveedor CMMS? Si es así, ¿qué tipo de servicios?

Un estudio de 2020 encontró que el software de gestión de instalaciones (en forma de CMMS) puede mejorar la planificación de mantenimiento a través de insights críticos de datos. Al igual que con la gestión de instalaciones asistida por computadora, elegir el mejor software CMMS para sus necesidades específicas maximizará sus insights.

Segundo, conozca los diferentes tipos de proveedores de CMMS

Puede sorprenderle saber que el 60-75% de las implementaciones de CMMS no tienen éxito. Una razón es que no todos los proveedores de CMMS ofrecen los mismos servicios y soporte. Así que, al elegir el mejor software CMMS para su personal de mantenimiento, necesita saber cómo se comparan los diferentes tipos de proveedores.

En la última década, ha habido un aumento de nuevos proveedores de CMMS y software de gestión de activos empresariales (EAM). Estos proveedores pueden estar ansiosos, pero les falta experiencia real suficiente. Sin amplia experiencia en mantenimiento, tecnología CMMS e implementación global, pueden no ser capaces de satisfacer sus necesidades, tanto ahora como a medida que escala.

Por otro lado, también verá muchos proveedores EAM heredados. Nombres familiares pueden sentirse confiables, pero estos proveedores pueden ser demasiado grandes e inflexibles para proporcionar dos recursos clave: soporte y configurabilidad. Desde la implementación y onboarding hasta el uso diario, puede sentirse frustrado por tiempos de respuesta lentos y mensajes impersonales. También puede ser difícil obtener la solución personalizada que necesita, conformándose con un sistema CMMS con muy pocas o demasiadas características.

Muchos departamentos de mantenimiento intentan usar ERPs como software de mantenimiento, pero esto es un error. El software CMMS está altamente especializado para la gestión de mantenimiento, mientras que los ERPs ofrecen capacidades limitadas de solicitudes de trabajo, órdenes de trabajo y gestión de activos. En lugar de lidiar con ineficiencias y desarrollar soluciones alternativas, adopte un verdadero CMS que se integre con su ERP.

Y eso nos lleva a sistemas CMMS y EAM experimentados y de clase mundial. Estos son proveedores de software CMMS con décadas de experiencia en implementación exitosa a escala global. Podemos ser parciales, pero sabemos que proveedores de software CMMS experimentados como eMaint entregan lo que nuestros clientes necesitan para tener éxito: experiencia real en mantenimiento, experiencia tecnológica y un enfoque personalizado para el soporte continuo.

Finalmente, evalúe qué CMMS es mejor para su equipo

Para operaciones grandes y multi-sitio, su equipo de mantenimiento puede buscar un sistema sofisticado y configurable que pueda manejar un alto nivel de complejidad y que se integre sin problemas con una infraestructura compleja de sistemas existentes, desde software de planificación de recursos empresariales (ERP) hasta sistemas de control supervisorio y adquisición de datos (SCADA). También puede necesitar amplias capacidades multi-idioma y características de localización.

Mientras tanto, equipos más pequeños pueden requerir un sistema de gestión de mantenimiento más simple con prioridad en software fácil de usar y rápido de implementar. Y si su empresa planea expandirse, quiere un CMMS que pueda acomodar ese crecimiento.

En última instancia, el mejor software CMMS para usted es uno que pueda configurarse para ajustarse a sus requisitos únicos ahora – y crecer con usted hacia el futuro.

Aquí hay algunas preguntas clave para hacerse al decidir:

• ¿Es configurable y escalable lo suficiente para cumplir sus requisitos de negocio ahora y en el futuro?
• ¿El proveedor se especializa en servir su industria y necesidades de mantenimiento?
• ¿El software CMMS proporciona las siete capacidades imprescindibles descritas arriba?
• ¿El proveedor proporciona el soporte que necesita para tener éxito a largo plazo?

Para aprender más, vea 10 Consideraciones Antes de Seleccionar un CMMS.

Los 3 secretos para una implementación CMMS fluida

Una vez que haya elegido el software de gestión de mantenimiento adecuado para su equipo, ¿cómo puede asegurar una implementación exitosa? Aquí están nuestros tres secretos para el éxito:

1. Obtenga la aprobación de la dirección. Los estudios de caso pueden ayudar a justificar la necesidad y demostrar valor, como cómo Johns Hopkins logró un 92% de tiempo de actividad con eMaint.
2. Prepare a su organización. Con el software CMMS adecuado, su equipo de mantenimiento puede alejarse del funcionamiento hasta falla y moverse hacia mantenimiento proactivo. Reúna amplios registros de su equipo, activos, piezas y órdenes de trabajo para facilitar la implementación.
3. Invierta en formación temprana y frecuente. La adopción temprana y la mejora continua son esenciales para el ROI a largo plazo de su software de gestión de mantenimiento.

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Sobre el autor

Michael Mills es Gerente de Soluciones Técnicas en Fluke Reliability, liderando un equipo de ingenieros de soluciones dedicados a la innovación y excelencia en la aplicación de estrategias de mantenimiento, fiabilidad y operaciones (MRO) a la implementación de CMMS y EAM. Con más de una década de experiencia en Gestión de Activos Empresariales (EAM), Mantenimiento Centrado en Fiabilidad (RCM), Mantenimiento Basado en Condición (CBM) y Monitorización de Condición Integrada (ICM), Mills es un líder de pensamiento autoritario en los ámbitos de gestión de activos, despliegue de CMMS móvil y monitorización IIoT.