5 consejos de expertos para realizar estimaciones precisas de las órdenes de trabajo de mantenimiento

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¡Las malas estimaciones de órdenes de trabajo equivalen a grandes dolores de cabeza!

La estimación del tiempo para una orden de trabajo de mantenimiento es fundamental, especialmente cuando hay muchas que completar cada día. Subestimar el tiempo necesario causará muchos problemas. 

Es una historia familiar y suele decir así:

"Necesitamos horas extras adicionales cada semana para completar el trabajo de mantenimiento. Nuestro equipo de mantenimiento está estresado y al borde del agotamiento. Hay muchas órdenes de trabajo críticas pendientes. ¡El equipo de mantenimiento tiene mala reputación y, lo peor de todo, se le considera incompetente!"

Impacto en el presupuesto de mantenimiento

Esta gran cantidad de horas extras aumentará los costos del presupuesto de mantenimiento. Hay menos dinero para capacitación, contratación de gente nueva y repuestos y herramientas de mejor calidad. Esto hace que sea fundamental tener una buena idea de cuánto tiempo llevará cada tipo de tarea de mantenimiento, los recursos necesarios y programar el trabajo de forma adecuada.

Pero eso es sólo parte de la historia...

Impacto en el personal de mantenimiento

El agotamiento del equipo de mantenimiento dará como resultado una alta rotación de sus técnicos de mantenimiento. Contratar gente nueva para reemplazarlos agravará aún más los problemas. Los reemplazos recién contratados aún no estarán familiarizados con muchos de los trabajos y procedimientos. Como resultado, les llevará más tiempo realizarlas y, a menudo, cometerán errores.

Entonces tus problemas empiezan a empeorar… 🙁

Cómo mejorar las estimaciones de las órdenes de trabajo de mantenimiento

1. Enumere los diferentes tipos de tareas de mantenimiento que realiza

Esto incluye tanto trabajos planificados o preventivos como no planificados o en caso de avería. Debería tener una idea de cuánto llevará cada una de estas tareas si no hay problemas inesperados. Además de esto, debe conocer los repuestos y suministros, así como los técnicos y las habilidades que necesitará. Un buen programa CMMS/software de gestión de mantenimiento puede ayudarle a crear dicho listado.

2. Utilice una biblioteca de tareas para plantillas de órdenes de trabajo de mantenimiento

Esto funciona mejor con el software CMMS. Utilice la lista de tareas de mantenimiento creada anteriormente para crear plantillas de tareas de mantenimiento. Estas plantillas tendrán los pasos necesarios, las piezas necesarias, las estimaciones de tiempo, la frecuencia, etc. El programa CMMS puede programar y crear órdenes de trabajo desde esta biblioteca de tareas. La estimación de tiempo, personas y piezas de la plantilla de tareas se puede utilizar para calcular qué trabajo se puede realizar en un día laboral. Los informes de planificación del software le ayudarán a programar correctamente las órdenes de trabajo. Podrás detectar posibles conflictos de horarios. ¡Por ejemplo, alguien necesita trabajar en dos órdenes de trabajo diferentes al mismo tiempo!   También podrás encontrar posibles carencias de repuestos.

3. Verifique los informes y compare el tiempo estimado de la orden de trabajo con el tiempo real invertido

Ocasionalmente es posible que veas variaciones importantes debido a problemas inesperados. Sin embargo, en general debería ver una estrecha coincidencia entre las estimaciones y el tiempo real empleado si ha estimado correctamente el tamaño del trabajo. ¡Las estimaciones excesivas también pueden ser malas! Significa que planificará menos trabajo del que puede. Entonces, si ve mucha variación entre las estimaciones y el tiempo real, verifique por qué sucede esto y actualice las estimaciones en consecuencia. Hacer esto periódicamente brindará con el tiempo estimaciones mucho más confiables sobre cuánto trabajo implica realizar la mayoría de las tareas de mantenimiento.

4. Intente que los tiempos estimados de las órdenes de trabajo sean de un día o menos

Evite tener órdenes de trabajo de varios días. Para trabajos muy grandes que pueden tardar varios días, puedes intentar dividirlos en órdenes de trabajo más pequeñas y encadenarlas una tras otra. Por ejemplo, la finalización de una orden de trabajo programará la siguiente. Tener una granularidad más fina de las estimaciones de tareas facilita la identificación de áreas que pueden producir problemas de estimación. También puede identificar rutas críticas:un problema aquí retrasará el resto del trabajo.

5. Asegúrese de obtener las estimaciones correctas para el trabajo

Las estimaciones deben basarse en el tiempo que le toma a un técnico de habilidad promedio. ¡No te bases en el tiempo, haría falta un técnico con mucha experiencia! Si tiene muchos técnicos sin experiencia, necesitará agregar más tiempo. Puede reducir este tiempo a medida que los técnicos adquieran más habilidades y se familiaricen con su trabajo.

Utilice software CMMS para estimaciones

El software CMMS hace que sea mucho más fácil recopilar y gestionar estimaciones de órdenes de trabajo de mantenimiento. Usted define las tareas en el software CMMS y ajusta las estimaciones a lo largo del tiempo. Puedes encadenar tareas juntas. De esa manera, no terminará con órdenes de trabajo muy grandes de varios días que pueden dificultar la estimación. Utilice los informes del software CMMS para comparar los valores reales con los estimados.

Sólo piénselo.

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Recursos útiles

1. “Definición de prioridades de órdenes de trabajo” de PlantMaintenance.com tiene consejos que le ayudarán a definir los trabajos de mantenimiento críticos y no críticos.
2. “Cómo gestionar una parada de planta” de la revista Reliable Plant tiene información útil sobre elementos a considerar al realizar una parada de mantenimiento.
3. “El arte secreto de la planificación y programación del mantenimiento exitosas” (de Lifetime Reliability)

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