5 Consejos de Expertos para Estimaciones Precisas en Órdenes de Trabajo de Mantenimiento

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¡Malas estimaciones en órdenes de trabajo igual a grandes dolores de cabeza!

La estimación de tiempo para una orden de trabajo de mantenimiento es crítica, especialmente cuando hay muchas por completar cada día. Subestimar el tiempo requerido causará muchos problemas.

Es una historia familiar y generalmente va así:

"Necesitamos horas extra cada semana para completar el trabajo de mantenimiento. Nuestro equipo de mantenimiento está estresado y cerca del agotamiento. Muchas órdenes de trabajo críticas están pendientes. ¡El equipo de mantenimiento tiene mala reputación y lo peor de todo considerado incompetente!"

Impacto en el presupuesto de mantenimiento

Esta gran cantidad de horas extra disparará los costos en el presupuesto de mantenimiento. Hay menos dinero para capacitación, contratación de nueva gente y para repuestos y herramientas de mejor calidad. Esto hace crítico tener una buena idea de cuánto tiempo tomará cada tipo de tarea de mantenimiento, los recursos requeridos y programar el trabajo apropiadamente.

Pero esa es solo parte de la historia…

Impacto en el personal de mantenimiento

El agotamiento del equipo de mantenimiento resultará en alta rotación de sus técnicos de mantenimiento. Contratar gente nueva para reemplazarlos agravará aún más los problemas. Los reemplazos recién contratados aún no estarán familiarizados con muchos de los trabajos y procedimientos. Como resultado, tomarán más tiempo haciéndolos y a menudo cometerán errores.

Así que sus problemas empiezan a empeorar … 🙁

Cómo mejorar las estimaciones de órdenes de trabajo de mantenimiento

1. Liste todos los diferentes tipos de tareas de mantenimiento que realiza

Esto incluye tanto trabajo planificado o preventivo como no planificado o correctivo. Debe tener una idea de cuánto tomará cada una de estas tareas si no hay problemas inesperados. Además, debe conocer los repuestos y suministros, así como los técnicos y habilidades que necesitará. Un buen programa CMMS/software de gestión de mantenimiento puede ayudarle a crear tal listado.

2. Use una biblioteca de tareas para plantillas de órdenes de trabajo de mantenimiento

Esto funciona mejor con software CMMS. Use la lista de tareas de mantenimiento creada previamente para crear plantillas de tareas de mantenimiento. Estas plantillas tendrán los pasos necesarios, piezas requeridas, estimaciones de tiempo, frecuencia, etc. El programa CMMS puede programar y crear órdenes de trabajo desde esta biblioteca de tareas. La estimación de tiempo, personas y piezas de la plantilla de tarea puede usarse para calcular qué trabajo puede hacerse en un día laboral. Los informes de planificación en el software le ayudarán a programar adecuadamente las órdenes de trabajo. Puede detectar posibles conflictos de programación. ¡Por ejemplo, alguien necesita trabajar en dos órdenes de trabajo diferentes al mismo tiempo! También puede encontrar posibles escaseces de repuestos.

3. Revise informes y compare tiempo estimado vs. tiempo real invertido en órdenes de trabajo

Ocasionalmente puede ver variaciones mayores debido a problemas inesperados. Sin embargo, en general debería ver una correspondencia cercana entre las estimaciones y el tiempo real tomado si ha estimado correctamente el tamaño del trabajo. ¡Las sobreestimaciones también pueden ser malas! Significa que planificará menos trabajo del que es capaz. Así que si ve mucha varianza entre las estimaciones y el tiempo real, verifique por qué está sucediendo esto y actualice las estimaciones en consecuencia. Hacer esto periódicamente dará con el tiempo estimaciones mucho más fiables sobre cuánto trabajo involucra la mayoría de las tareas de mantenimiento.

4. Intente obtener tiempos estimados de órdenes de trabajo de un día o menos

Evite tener órdenes de trabajo de varios días. Para trabajos muy grandes que pueden tomar varios días, puede intentar dividirlos en órdenes de trabajo más pequeñas y encadenarlas una tras otra. Por ejemplo, la finalización de una orden de trabajo programará la siguiente. Tener una granularidad más fina de estimaciones de tareas hace más fácil identificar áreas que pueden producir problemas de estimación. También puede identificar rutas críticas – un problema aquí retrasará todo el otro trabajo.

5. Asegúrese de obtener las estimaciones correctas para el trabajo

Las estimaciones deben basarse en el tiempo que toma un técnico de habilidad promedio. ¡No lo base en el tiempo que tomaría un técnico altamente experimentado! Si tiene muchos técnicos inexpertos, necesitará agregar más tiempo. Puede reducir este tiempo a medida que los técnicos se vuelvan más hábiles y familiarizados con sus trabajos.

Use software CMMS para estimaciones

El software CMMS hace mucho más fácil recopilar y gestionar estimaciones de órdenes de trabajo de mantenimiento. Usted define las tareas en el software CMMS y ajusta las estimaciones con el tiempo. Puede encadenar tareas juntas. Así no termina con órdenes de trabajo muy grandes de varios días que pueden dificultar la estimación. Use los informes del software CMMS para comparar valores reales vs. estimados.

Piénselo un momento.

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Recursos útiles

1. "Definición de Prioridades de Órdenes de Trabajo" de PlantMaintenance.com tiene consejos para ayudarle a definir trabajo de mantenimiento crítico y no crítico.
2. "Cómo Gestionar un Cierre de Planta" de la revista Reliable Plant tiene información útil sobre elementos a considerar al hacer un cierre de mantenimiento.
3. "El Secreto del Arte de la Planificación y Programación de Mantenimiento Exitosas" (de Lifetime Reliability)

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