Impulsar la adopción de CMMS e impulsar la mejora continua:4 estrategias comprobadas

En un seminario web de marzo de 2021, el ingeniero senior de soluciones Michael Mills de Fluke Reliability describe lo que debe lograr una implementación CMMS exitosa y cómo aumentar aún más ese valor.

El seminario web "Obtenga más valor de su CMMS (Parte 1):mejores modelos de uso para el impacto empresarial y la adopción por parte de los usuarios" está disponible bajo demanda.

Mills comienza con una descripción general.  Sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), diseñado para mejorar la forma en que los profesionales de mantenimiento y confiabilidad administran sus operaciones, equipos, inventario, cumplimiento y otras actividades.

Al servir como una ubicación central para que los equipos almacenen todos sus datos relacionados con activos y equipos, los sistemas CMMS ayudan a los gerentes a organizar y programar el mantenimiento preventivo y correctivo, administrar su mano de obra, monitorear el tiempo de trabajo y realizar un seguimiento del inventario, señala. La Figura 1 describe los componentes más comunes de un sistema CMMS.

Figura 1. Componentes principales de CMMS

Cuanto más completo sea el historial de mantenimiento de activos, más equipos podrán rastrear y analizar tendencias, utilizando su panel de indicadores clave de rendimiento (KPI) para identificar ineficiencias en los procesos y posibles fallas de los activos.

Cada implementación es única y se basa en las condiciones y objetivos del sitio. Pero cuando se maximiza un sistema, así es como las instalaciones deberían beneficiarse del uso de su GMAO, según Mills:

• Reduzca el tiempo de inactividad no planificado en los equipos mediante el análisis de registros y la facilidad de acceso a registros y documentación digitales
• Mayor visibilidad y transparencia de las operaciones diarias:mano de obra, gastos, acciones y cronograma
• Aumento de la productividad de los trabajadores
• Eliminación de procesos manuales
• Cumplimiento de estándares regulatorios a través de procesos documentados y captura de datos digitales
• Un entorno de trabajo sin papel
• Vida útil extendida de los activos

Es posible que a los sitios que no se den cuenta de estos beneficios les convenga “volver a poner en servicio” el sistema y reconfigurar su modelo de uso para alinearlo con los objetivos de gestión. Consulte este enfoque de "10 pasos" para lograr implementaciones CMMS totalmente aprovechadas.

Una vez que la organización implemente efectivamente los aspectos centrales de CMMS, aún habrá más ventajas disponibles. A continuación se presentan cuatro recomendaciones de Mills para ampliar los modelos de uso de CMMS para respaldar la mejora continua.

1. Seguimiento de garantía

El primer modelo de uso que quizás su equipo no haya considerado es el seguimiento de la garantía. El uso de CMMS para mejorar la gestión de la documentación conduce a una mayor recuperación de la garantía y hasta un 50 % de reducción de costos.

La garantía es un derecho legal contra defectos de materiales y calidad.  "No cree una oportunidad para que el OEM declare que el equipo fue operado incorrectamente, porque entonces se convertirá en cliente versus OEM", dice Mills. "El uso del CMMS para recopilar datos que demuestren que el equipo se operó correctamente hace que sea mucho más fácil reclamar la recuperación de la garantía".

2. Utilización de recursos

Otro enfoque es utilizar datos de CMMS para centrarse en el valor que aporta cada técnico y ver qué se interpone en su camino. "Cualquier ineficiencia que identifique aquí se vuelve especialmente importante para reducir cuando los miembros del equipo se retiran, se agregan máquinas más complejas, se recorta el presupuesto o aumentan los objetivos operativos", dice. Aconseja a los usuarios:

• Documente los procedimientos y prácticas que los miembros experimentados del equipo realizan de forma rutinaria y luego haga que los miembros más jóvenes intenten replicar el proceso.
• Realice un seguimiento del tiempo que tardan en completarse tareas específicas y busque oportunidades para optimizarlas.
• Utilice una estrategia de criticidad de activos para priorizar las órdenes de trabajo y el trabajo pendiente. Ayude a los técnicos a pasar más sistemáticamente de un área a la siguiente.
• Ampliar las clasificaciones de criticidad de activos a la gestión de piezas. Asigne importancia a cada pieza, designe repuestos esenciales y vincule los modos de falla del equipo al número de pieza. Evalúe el tiempo de entrega y los costos para adquirir esas piezas y ajuste qué piezas de repuesto se mantienen en el sitio en función de su impacto en el tiempo de inactividad.
• Utilice el CMMS para evaluar el uso general de piezas y actualizar la gestión de inventario para reflejar el uso real. Los patrones de consumo excesivos pueden revelar defectos u otros problemas con las piezas.

3. Movilidad

¿Es sorprendente que casi 30 años después de la invención del teléfono inteligente, muchas empresas todavía impriman órdenes de trabajo? No si se considera la longevidad de ciertos tipos de equipos y plataformas de fabricación.

Sin embargo, las órdenes de trabajo impresas nos están frenando.

"Los profesionales de mantenimiento y confiabilidad necesitan acceder a procesos, capacidades, integraciones de sistemas y otra información adicionales, además de sus órdenes de trabajo", dice Mills. "La diferencia entre hacer una lista de tareas pendientes de los PM cada mes y priorizar el trabajo en entornos cambiantes es una evolución en la forma en que trabajamos".

Cambiar la forma de pensar en el cinturón de herramientas para incluir dispositivos móviles brinda a los técnicos soporte digital en el punto de contacto con un activo. Mills aconseja preguntar:"¿Qué puedo hacer con los dispositivos móviles, más allá de simplemente cerrar este ticket, que permitirá que nuestros equipos y activos estén en un mejor lugar dentro de cinco, 10 o 15 años? De hecho, ¿qué puedo hacer para garantizar que el activo esté en un mejor lugar para el próximo miembro del equipo que trabaje en él?"

La Figura 2 demuestra las ventajas de cambiar a un marco móvil. Piense en el tiempo dedicado a trasladarse de un lugar o sistema a otro. Cuando los procesos físicos se convierten en clics en una interfaz móvil CMMS, se vuelven más consistentes, precisos y optimizados. El cumplimiento normativo también mejora, como la documentación a través del móvil de que se siguieron los procedimientos de seguridad para un PM.

Figura 2. Reducción de la entrada de datos y el tiempo de viaje mediante la conversión al uso de CMMS móvil

Un cliente al que Mills hizo referencia se convirtió a un CMMS móvil, eliminando 25 minutos por día en la entrada de datos por técnico y reduciendo la demanda de PM del calendario en un 25 %. El equipo de mantenimiento de este usuario pudo solucionar problemas un 32 % más rápido, lo que generó un aumento del 65 % en la capacidad de producción de los activos críticos.

4. Monitoreo de condición integrado

Los activos y sensores inteligentes suministran constantemente datos que el personal de mantenimiento y confiabilidad puede aprovechar. "Se podría estar recopilando toda la información del mundo", afirma Mills, "pero si no se convierte en datos procesables o si el lugar donde se almacena no genera un resultado, ¿de qué le puede servir?"

Como dice Mills:"Los datos de monitoreo de condición, por sí solos, están incompletos. No saben cuándo se le dio servicio a un activo por última vez, ni qué acciones se realizaron, ni cuándo es el próximo mantenimiento. No conoce el historial de fallas del activo, qué piezas se necesitan para completar trabajos específicos y si esas piezas están disponibles o no".

Sin embargo, la integración de datos de monitoreo de condición en tiempo real específicos del estado de los activos con los historiales de gestión de activos de CMMS crea una imagen más holística para el equipo de mantenimiento y confiabilidad, lo que permite decisiones más informadas y un uso más eficiente de los recursos.

En una encuesta anterior sobre confiabilidad de Fluke, los responsables de la toma de decisiones en materia de mantenimiento y confiabilidad informaron:

• El 84 % no tenía acceso a los datos sobre el estado de los activos en su CMMS
• Solo el 35 % de los equipos de mantenimiento tenían acceso a datos históricos de condiciones al completar las inspecciones
• El 71% de las organizaciones no tenía una visión agregada del estado de los activos

Cada operación corre el riesgo de tener datos aislados si no saben dónde deben almacenarse o una ruta para conectarlos. En el seminario web, Mills describe cómo integrar datos de sensores y activos inteligentes al CMMS. Solo vale la pena aprender este procedimiento para agregar más valor a su sistema.

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