Impulsa la adopción del CMMS y la mejora continua: 4 estrategias probadas

En un seminario web de marzo de 2021, el ingeniero senior de soluciones Michael Mills de Fluke Reliability describe lo que una implementación exitosa de CMMS debe lograr y cómo aumentar ese valor aún más.

El seminario web, "Obtén más valor de tu CMMS (Parte 1): mejores modelos de uso para impacto empresarial y adopción de usuarios", está disponible bajo demanda.

Mills comienza con una visión general. El sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS), diseñado para mejorar la forma en que los profesionales de mantenimiento y fiabilidad gestionan sus operaciones, equipos, inventario, cumplimiento y otras actividades.

Al servir como ubicación central para que los equipos almacenen todos sus datos relacionados con activos y equipos, los sistemas CMMS ayudan a los gerentes a organizar y programar mantenimiento preventivo y correctivo, gestionar su mano de obra, monitorear tiempo de llave inglesa y rastrear inventario, señala. La Figura 1 describe los componentes más comunes de un sistema CMMS.

Cuanto más completo se vuelve el historial de mantenimiento de activos, más los equipos pueden rastrear y analizar tendencias, usando su panel de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para identificar ineficiencias de proceso y fallos potenciales de activos.

Cada implementación es única, basada en condiciones in situ y objetivos. Pero cuando un sistema se maximiza, así es como las instalaciones deberían beneficiarse del uso de su CMMS, según Mills:

• Reducir tiempo de inactividad no planificado en equipos mediante análisis de registros y facilidad de acceso a registros y documentación digitales
• Mayor visibilidad y transparencia en operaciones diarias: mano de obra, gastos, acciones y programación
• Aumento de la productividad de los trabajadores
• Eliminación de procesos manuales
• Cumplimiento de estándares regulatorios mediante procesos documentados y captura de datos digitales
• Entorno de trabajo sin papel
• Extensión de la vida útil de los activos

Los sitios que no están logrando estos beneficios pueden estar mejor "re-comisionando" el sistema y reconfigurando su modelo de uso para alinearse con los objetivos de gestión. Referencia este enfoque de "10 pasos" para lograr implementaciones de CMMS totalmente aprovechadas.

Una vez que la organización implementa efectivamente los aspectos centrales del CMMS, todavía hay más valor disponible. Aquí están las cuatro recomendaciones de Mills para expandir los modelos de uso del CMMS para apoyar la mejora continua.

1. Seguimiento de garantías

El primer modelo de uso que tu equipo puede no haber considerado es el seguimiento de garantías. Usar el CMMS para mejorar la gestión de documentación conduce a una mayor recuperación de garantías y hasta un 50% menos de costos.

La garantía es un derecho legal contra defectos en materiales y calidad. "No crees una oportunidad para que el OEM declare que el equipo se operó incorrectamente, porque entonces se convierte en cliente contra OEM", dice Mills. "Usar el CMMS para recopilar datos que demuestren que el equipo se operó correctamente hace que sea mucho más fácil reclamar la recuperación de la garantía."

2. Utilización de recursos

Otro enfoque es usar datos del CMMS para enfocarse en el valor que cada técnico aporta y ver qué se interpone en su camino. "Cualquier ineficiencia que identifiques aquí se vuelve especialmente importante para reducir cuando los miembros del equipo se jubilan, se agregan máquinas más complejas, se recorta el presupuesto o aumentan los objetivos operativos", dice. Aconseja a los usuarios:

• Documentar procedimientos y prácticas que los miembros experimentados del equipo hacen rutinariamente y luego hacer que los miembros más jóvenes intenten replicar el proceso.
• Rastrear cuánto tiempo toma completar tareas específicas y buscar oportunidades para optimizar.
• Usar una estrategia de criticidad de activos para priorizar órdenes de trabajo y el backlog envejecido. Ayudar a los técnicos a moverse más sistemáticamente de un área a la siguiente.
• Extender rankings de criticidad de activos a la gestión de repuestos. Asignar criticidad a cada pieza, designar repuestos esenciales y vincular modos de fallo de equipos al número de pieza. Evaluar el tiempo de entrega y costos para adquirir esas piezas y ajustar qué piezas de repuesto se mantienen in situ basándose en su impacto en el tiempo de inactividad.
• Usar el CMMS para evaluar el uso general de repuestos y actualizar la gestión de inventario para reflejar el uso real. Patrones de consumo excesivo pueden revelar defectos u otros problemas de piezas.

3. Movilidad

¿Es sorprendente que casi 30 años después de la invención del smartphone, muchas empresas sigan imprimiendo órdenes de trabajo? No cuando consideras la longevidad de ciertos tipos de equipos y plataformas de manufactura.

Sin embargo, las órdenes de trabajo impresas nos están frenando.

"Los profesionales de mantenimiento y fiabilidad necesitan acceder a procesos adicionales, capacidades, integraciones de sistemas y otra información, además de sus órdenes de trabajo", dice Mills. "La diferencia entre hacer una lista de verificación de PMs cada mes y priorizar trabajo a través de entornos cambiantes es una evolución en cómo trabajamos."

Cambiar el pensamiento del cinturón de herramientas para incluir dispositivos móviles da a los técnicos soporte digital en el punto de contacto con un activo. Mills aconseja preguntar: "¿Qué puedo hacer con móvil, más allá de solo cerrar este ticket, que permitirá a nuestros equipos y activos estar en un mejor lugar dentro de 5, 10, 15 años? Para el caso, ¿qué puedo hacer para asegurar que el activo esté en un mejor lugar para el próximo miembro del equipo que trabaje en él?"

La Figura 2 demuestra las ventajas de cambiar a un marco móvil. Piensa en el tiempo gastado moviéndose de un lugar o sistema a otro. Cuando los procesos físicos se convierten en clics en una interfaz móvil CMMS, se vuelven más consistentes, precisos y optimizados. El cumplimiento normativo también mejora, como documentar vía móvil que se siguieron procedimientos de seguridad para un PM.

Un cliente al que Mills hizo referencia se convirtió a un CMMS móvil, eliminando 25 minutos por día en entrada de datos por técnico, y reduciendo la demanda de PM de calendario en un 25%. El equipo de mantenimiento de este usuario pudo solucionar problemas un 32% más rápido, llevando a un aumento del 65% en la capacidad de producción de activos críticos.

4. Monitorización de condición integrada

Los activos inteligentes y sensores están suministrando constantemente datos para ser aprovechados por el personal de mantenimiento y fiabilidad. "Podrías estar recopilando toda la información del mundo", dice Mills, "pero si no se convierte en datos accionables o si donde se almacena no impulsa un resultado, ¿qué bien puede hacerte?"

Como dice Mills, "Los datos de monitorización de condición, por sí solos, son incompletos. No saben cuándo se dio mantenimiento a un activo por última vez, qué acciones se realizaron o cuándo vence el próximo mantenimiento. No conocen el historial de fallos del activo, qué repuestos se necesitan para completar trabajos específicos y si esas piezas están a mano o no."

Sin embargo, integrar datos específicos de monitorización de condición en tiempo real con historiales de gestión de activos del CMMS crea una imagen más holística para el equipo de mantenimiento y fiabilidad, permitiendo decisiones más informadas y un uso más eficiente de recursos.

En una encuesta previa de Fluke Reliability, los tomadores de decisiones de mantenimiento y fiabilidad reportaron:

• 84% no tenía acceso a datos de condición de activos en su CMMS
• Solo el 35% de los equipos de mantenimiento tenía acceso a datos históricos de condición al completar inspecciones
• El 71% de las organizaciones no tenía una vista agregada de salud de activos

Cada operación corre el riesgo de tener datos en silos si no saben dónde deben almacenarse o un camino para conectarlos. En el seminario web, Mills describe cómo integrar datos de activos inteligentes y sensores al CMMS. Solo este procedimiento vale la pena aprender para agregar más valor a tu sistema.