Estrategias simples para administrar su proceso de MRO

No es fácil administrar una cadena de suministro de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Pero lo que muchos no se dan cuenta es que una de las razones por las que el proceso puede ser difícil son los diferentes departamentos involucrados en su desempeño. Esos departamentos, que pueden incluir finanzas, mantenimiento, ingeniería / confiabilidad y compras, tienen intereses contrapuestos. Es por eso que cerrar la brecha es una estrategia necesaria y aceptable para administrar su proceso de MRO.

Todos los departamentos antes mencionados están trabajando hacia el objetivo común de mantener un negocio rentable. Sin embargo, la forma en que esos departamentos gestionan ese proceso, y los objetivos individuales a menudo vinculados a su propio desempeño, pueden causar estrés.

Considere el impacto de una sola decisión de uno solo de los departamentos en la cadena de suministro de una empresa. Supongamos que el departamento de compras decide adquirir una pieza menos costosa. Esta decisión tiene un impacto en el mantenimiento, ya que la pieza menos costosa necesita ser reemplazada con más frecuencia. Esto, a su vez, aumenta los costos del presupuesto de mantenimiento, aunque puede disminuir los costos de compra.

La parte menos costosa también podría afectar la producción debido a un tiempo de inactividad más frecuente, lo que significa costos de mantenimiento aún más altos. Mientras tanto, el departamento de finanzas puede preferir tener menos inventario, lo que podría resultar en más compras al contado y costos de flete más rápidos, costos que deben absorberse en otra parte. Entonces, si bien una decisión puede disminuir los costos para algunos departamentos, podría aumentar los costos para otros, poniendo a esos departamentos en desacuerdo con quizás una ganancia neta cero para la empresa en su conjunto.

Comprender la causa y el efecto que toda empresa debe enfrentar permite a los líderes resolver las discrepancias entre departamentos. Esta es la razón por la que el concepto de cerrar la brecha, en particular entre la adquisición y el mantenimiento, requiere una comunicación constante. La relación requiere una construcción de confianza, especialmente si está involucrado un proveedor de servicios externo. El integrador actúa como puente entre la adquisición y el mantenimiento al hablar de los técnicos con el mantenimiento y la fijación de precios con la adquisición. Los profesionales de varios departamentos deben comunicarse y discutir los requisitos de las piezas, las solicitudes de abastecimiento e información adicional. Esto va de la mano con escuchar las solicitudes de los clientes y comprender los factores que las impulsan.

El epicentro de estas discusiones estratégicas puede ser el almacén de MRO, donde se reciben, almacenan, emiten y rastrean las piezas de repuesto y otros materiales. Ésta es la razón por la que pueden producirse cuellos de botella al intentar gestionar el almacén de MRO. Si bien "proceso" puede ser una palabra de cuatro letras para algunos gerentes, el establecimiento de un requisito de proceso de mejores prácticas suele ser fundamental.

No debería sorprendernos que sus procesos deban definirse. La investigación muestra que del 6 al 10 por ciento del gasto total de una empresa se realiza en el almacén de MRO. Sin embargo, el tiempo dedicado a esas transacciones (órdenes de compra, facturación, seguimiento de proveedores y clientes, gestión de disputas de precios y envío, y más) puede representar 10 veces más en términos de actividad transaccional. En otras palabras, a menudo se dedica demasiado tiempo a elementos operativos que pueden generar ineficiencias.

Es posible que tenga los procesos mejor definidos en su lugar. Sus empleados podrían documentarlos, recitarlos de memoria y colocarlos en sus paredes. Pero seguramente surgirán problemas debido a la cantidad de personas y transacciones involucradas.

Considere los desafíos de convertir una solicitud de compra en una orden de compra o combinar una orden de trabajo y una orden de compra. La cantidad de compras que se realizan y la mano de obra requerida, incluso con tecnología, pueden provocar retrasos en el trabajo, desde el mantenimiento hasta el tiempo de inactividad. El proveedor de servicios es responsable de hacer que todo esto funcione sin problemas y, en gran parte, de identificar los errores actuales y potenciales. Como resultado, su proveedor debe ser parte de la solución para una comunicación eficaz.

Incluso en el mundo remoto de hoy, no minimice la importancia de las llamadas de informes mensuales, en las que participan la administración, las adquisiciones, las operaciones y el mantenimiento. Las reuniones cara a cara o incluso las videoconferencias siguen siendo importantes porque dicha interacción a menudo elimina los conceptos erróneos o los malentendidos. Estas reuniones deben tratarse con reverencia y solo deben posponerse en caso de verdaderas emergencias.

Los temas discutidos en estas reuniones deben estar dirigidos por la revisión de un cuadro de mando integral que incluya seguridad, ahorros del programa, recuento de artículos de almacén, valor de inventario, ahorros en reparaciones y más. Estos cuadros de mando deben rastrearse y medirse durante un período de meses, de modo que se pueda analizar cualquier caída en la producción y el rendimiento.

Una vez que se establece un conjunto regular de "puntos de contacto", los problemas con la comunicación y los procesos a menudo disminuyen. Por supuesto, cada departamento debe estar comprometido con estos planes. Esto ayudará a que las finanzas, el mantenimiento, la ingeniería / confiabilidad y las compras no solo trabajen hacia los mismos objetivos corporativos, sino que también estén alineados con las estrategias implementadas para lograrlos.

Acerca del autor

Dan Brennan es el director de marketing de Synovos. Puede ser contactado en [email protected].