Domine el registro de cambios de eMaint:su seguimiento de auditoría para un seguimiento preciso de los activos

Un registro de cambios dentro del software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es un concepto esencial para los profesionales de mantenimiento, con implicaciones prácticas.

También conocido como seguimiento de auditoría, el registro de cambios es un registro paso a paso que permite al usuario rastrear los datos hasta su origen. Tener este tipo de historial cronológico crea evidencia documental de toda la secuencia de actividades que afectan un activo, operación, procedimiento o evento específico.

El registro de cambios dentro del software eMaint CMMS puede desempeñar un papel importante cuando se realizan auditorías, especialmente porque las regulaciones en varias industrias requieren principios y procedimientos estrictos para almacenar y rastrear datos electrónicos con fines de auditoría. Por ejemplo, la industria farmacéutica debe cumplir lasBuenas Prácticas de Fabricación Automatizada (GAMP) directrices. De manera similar, la Administración de Alimentos y Medicamentos de los EE. UU. (FDA) debe cumplir con las regulaciones del Título 21 CFR Parte 11 sobre registros electrónicos que se consideran dignos de confianza.

La tabla Registro de cambios de eMaint es una función única que se puede configurar en su cuenta y le permite ver los cambios registrados realizados en un formulario o tabla. Específicamente, el Registro de cambios documenta los cambios realizados, los valores nuevos y antiguos, la fecha y hora en que se realizaron los cambios y el usuario que realiza el cambio. Si bien esta configuración generalmente se aplica a la tabla Órdenes de trabajo, también se puede aprovechar para otras tablas que usted seleccione.

¿Necesita ayuda para implementar el registro de cambios en su cuenta? Vea con quién contactar al final de este artículo.

Agregar el registro de cambios a sus tablas relacionadas

Una vez que tenga el Registro de cambios, podrá ver su información en una "tabla relacionada" con la tabla principal donde se agregó. En otras palabras, si agrega el Registro de cambios a la tabla Órdenes de trabajo, se convierte en una tabla relacionada con la tabla Órdenes de trabajo. De manera similar, si se agrega a la tabla Activos, se convertirá en una tabla relacionada con sus Activos.

Si el Registro de cambios no se muestra como parte de sus tablas relacionadas, deberá agregarlo. Para hacer esto, navegue hasta su tabla principal, que en el siguiente ejemplo es Órdenes de trabajo. Haga clic en Órdenes de trabajo en el menú principal y acceda al Detalle de registro de una orden de trabajo.

Pase el cursor sobre la pestaña Opción y seleccione "Administrar tablas relacionadas".

Allí verá la tabla relacionada llamada "Registro de cambios" en el lado izquierdo de "Tablas disponibles". Haga clic en el botón "más" para agregar el registro de cambios al final de la lista "Pantalla" en el lado derecho. El orden de las tablas no es significativo en este momento.

Si desea que el Registro de cambios tenga su propia pestaña dentro de su registro, en lugar de mostrarse con todas las tablas relacionadas, regrese, coloque el cursor sobre el menú desplegable Opciones nuevamente y seleccione "Administrar pestañas de registro". Esta pestaña determinará dónde aparecerá su tabla relacionada con el Registro de cambios en relación con sus otras pestañas y tablas relacionadas para órdenes de trabajo.

En el siguiente ejemplo, movimos el "Registro de cambios" del lado "Tablas disponibles" al lado "Pestañas de registros" para que se convierta en su propia pestaña, junto con Detalles de registros y tablas relacionadas.

Después de hacerlo, verá la pestaña "Registro de cambios" en la parte superior del registro.

Una vez en el Registro de cambios, puede cargar los datos y ver todos los cambios realizados en ese registro.

También podrá ver el nombre del campo cambiado, el valor anterior en ese campo, el nuevo valor en el campo, la fecha y hora en que se realizó el cambio y el nombre del usuario que realizó el cambio.

Para analizar los detalles de la implementación del Registro de cambios en su cuenta, comuníquese con su Gerente de Éxito del Cliente de eMaint al (239) 241-1362 ext. 2 o correo electrónico [correo electrónico protegido] .