Domina el registro de cambios de eMaint: Tu pista de auditoría para seguimiento preciso de activos

Un Registro de Cambios (Change Log) dentro del software de sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es un concepto esencial para profesionales de mantenimiento, con implicaciones prácticas.

También conocido como Pista de Auditoría (Audit Trail), el Registro de Cambios es un registro paso a paso que permite al usuario rastrear los datos hasta su fuente. Tener este tipo de historial cronológico crea evidencia documental de toda la secuencia de actividades que afectan a un activo, operación, procedimiento o evento específico.

El Registro de Cambios dentro del software CMMS eMaint puede desempeñar un papel significativo cuando se realizan auditorías, especialmente porque las regulaciones en varias industrias requieren principios y procedimientos estrictos para almacenar y rastrear datos electrónicos con fines de auditoría. Por ejemplo, la industria farmacéutica debe cumplir con las directrices de Buenas Prácticas de Fabricación Automatizada (GAMP). De manera similar, la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. (FDA) debe adherirse a las regulaciones del Título 21 CFR Parte 11 sobre registros electrónicos considerados confiables y fiables.

La tabla de Registro de Cambios de eMaint es una función única que se puede configurar en tu cuenta y te permite ver los cambios registrados realizados en un formulario o tabla. Específicamente, el Registro de Cambios documenta los cambios realizados, los valores antiguos y nuevos, la fecha y hora en que se hicieron los cambios y el usuario que hizo el cambio. Si bien esta configuración se aplica generalmente a la tabla de Órdenes de Trabajo, también se puede aprovechar para otras tablas que puedas seleccionar.

¿Necesitas ayuda para implementar el Registro de Cambios en tu cuenta? Consulta a quién contactar al final de este artículo.

Agregando el Registro de Cambios a tus tablas relacionadas

Una vez que tienes el Registro de Cambios, puedes ver su información en una "tabla relacionada" a la tabla principal donde se agregó. En otras palabras, si agregas el Registro de Cambios a la tabla de Órdenes de Trabajo, se convierte en una tabla relacionada a la tabla de Órdenes de Trabajo. De manera similar, si se agrega a la tabla de Activos, se convertiría en una tabla relacionada a tus Activos.

Si el Registro de Cambios no se muestra como parte de tus tablas relacionadas, necesitarás agregarlo. Para hacer esto, navega a tu tabla principal, que en el ejemplo a continuación es Órdenes de Trabajo. Haz clic en Órdenes de Trabajo en el menú principal y entra en el Detalle de Registro de una orden de trabajo.

Pasa el cursor sobre la pestaña Opción y selecciona "Gestionar Tablas Relacionadas".

Allí verás la tabla relacionada llamada "Registro de Cambios" en el lado izquierdo de "Tablas Disponibles". Haz clic en el botón "más" para agregar el Registro de Cambios al final de la lista "Visualizar" en el lado derecho. El orden de las tablas no es significativo en este momento.

Si quieres que el Registro de Cambios tenga su propia pestaña dentro de tu registro, en lugar de mostrarse con todas las tablas relacionadas, vuelve a pasar el cursor sobre el desplegable Opciones y selecciona "Gestionar Pestañas de Registro". Esta pestaña determinará dónde aparecerá tu tabla relacionada de Registro de Cambios en relación con tus otras pestañas y tablas relacionadas para órdenes de trabajo.

En el ejemplo a continuación, movimos el "Registro de Cambios" del lado "Tablas Disponibles" al lado "Pestañas de Registro" para que se convirtiera en su propia pestaña, junto con Detalles de Registro y Tablas Relacionadas.

Después de hacerlo, notarás la pestaña "Registro de Cambios" en la parte superior del registro.

Una vez en el Registro de Cambios, puedes cargar los datos y ver todos los cambios hechos en ese registro.

También podrás ver el nombre del campo cambiado, el valor antiguo en ese campo, el nuevo valor en el campo, la fecha y hora en que se hizo el cambio y el nombre del usuario que hizo el cambio.

Para discutir los detalles de la implementación del Registro de Cambios en tu cuenta, por favor contacta a tu Gerente de Éxito del Cliente de eMaint al (239) 241-1362 ext. 2 o envía un correo electrónico a [email protected].