¿Cuánto tiempo le cuesta la entrada de datos?

Es 2018, pero muchas organizaciones todavía dependen de un sistema de órdenes de trabajo en papel. Sin embargo, hablamos con los gerentes de mantenimiento de forma regular y muchas de las organizaciones que tienen un CMMS completamente funcional todavía dependen de un sistema híbrido semiautomático que involucra tanto al CMMS como a las impresiones en papel. ¿Te suena familiar este proceso ?:

1. El administrador de mantenimiento accede a CMMS
2. El gerente de mantenimiento imprime las órdenes de trabajo y distribuye las copias impresas al equipo de mantenimiento
3. Los técnicos completan el trabajo
4. El gerente de mantenimiento recibe las órdenes de trabajo completadas, las ingresa en el CMMS y cierra las órdenes de trabajo.

¿Cuánto tiempo pierde el gerente de mantenimiento realizando las tareas de entrada de datos? Normalmente, esto equivale a aproximadamente una hora al día o 250 horas al año. Como gerentes de mantenimiento, tiene mejores cosas que hacer que imprimir órdenes de trabajo, entregar papeles y escribir notas de finalización escritas en esas impresiones de órdenes de trabajo. Algunos pueden argumentar que es una buena manera de validar el trabajo de alguien, pero independientemente de si completan los detalles en papel o digitalmente en el CMMS, aún debe confiar en que completaron el trabajo que firmaron.

A continuación, se muestra un ejemplo típico de un equipo de 6 técnicos y 3 órdenes de trabajo cada uno por día:

En este ejemplo, este método híbrido le cuesta al gerente de mantenimiento 20 horas de su tiempo al mes. ¡Vamos, no sois empleados de entrada de datos! Este tiempo sería mejor invertido en brindar valor real a su organización optimizando los programas de mantenimiento, analizando las órdenes de trabajo anteriores para detectar tendencias y optimizando la función de mantenimiento para brindar una mejor confiabilidad al mismo costo o a un costo menor.

¿Cómo es esto posible?

Simple. Dé a sus técnicos una cuenta cada uno en el CMMS para que puedan ingresar datos de la orden de trabajo en tiempo real mientras completan las reparaciones en terminales en sus instalaciones o usando su tableta o teléfono inteligente. Todos los días, simplemente revisan su lista de órdenes de trabajo asignadas en su CMMS y firman el trabajo digitalmente en el CMMS. Para 6 técnicos, liberar 20 horas equivale a $ 114 adicionales por mes, seguramente dinero bien gastado.