Herramientas del oficio:usar datos de CMMS para tomar mejores decisiones

La pregunta más frecuente que nos hacen en Fiix es "¿Cómo analizo los datos de mi CMMS para poder ...?"

Para ayudar a responder estas preguntas, recopilamos las mejores prácticas sobre cómo la comunidad de Fiix utiliza informes, widgets de panel y vistas en vivo para establecer puntos de referencia, realizar un seguimiento del progreso y generar un impacto en sus organizaciones.

Vea el seminario web completo de 30 minutos sobre la toma de decisiones basadas en datos con la experta en educación y capacitación de Fiix, Joanne Wood, y el ingeniero de soluciones, Jason Afara.

El maravilloso mundo de los widgets

En Fiix CMMS hay más de 175 configuraciones de widgets disponibles para ayudarlo a crear cuadros de mando personalizados para usted y su equipo. Los tableros son excelentes para responder rápidamente preguntas en tiempo real y alentar acciones, como "¿cómo nos estamos desempeñando con nuestro cumplimiento" o "tenemos alguna orden de trabajo de alta prioridad a la que debemos llegar hoy"? Los widgets de su panel también actúan como accesos directos a las vistas y tareas de CMMS a las que accede con más frecuencia.

Consejo profesional: Algunos usuarios de Fiix copian / pegan su panel para compartir actualizaciones de estado semanales o mensuales con las partes interesadas fuera de su CMMS y usan un panel en vivo para realizar reuniones de equipo con menos trabajo de preparación.

Según Joanne Wood, experta en formación y educación de Fiix, los mejores paneles:

1. Medir un objetivo a lo largo del tiempo
2. Responda una pregunta usando la regla de los cinco segundos
3. Habla con una audiencia específica
4. Cuente una historia convincente
5. Utilice títulos claros y convenciones de nomenclatura

Para escuchar la explicación completa de Joanne sobre cómo crear paneles que sean fácilmente digeribles y súper efectivos, avance a las 02:20 en la grabación del seminario web.

A continuación, destacaremos algunos de los widgets más utilizados al revisar tres paneles personalizados creados por el ingeniero de soluciones de Fiix Jason Afara. Enumeramos los nombres de todos los widgets que usó e incluimos capturas de pantalla para que pueda recrearlos usted mismo. Para aprender a configurar y compartir paneles con su equipo, puede acceder a recursos adicionales en nuestro centro de ayuda.

1. Panel de administración de órdenes de trabajo

Los widgets de administración de órdenes de trabajo más populares son:

Órdenes de trabajo de H&S abiertas + Órdenes de trabajo de H&S cerradas

Estos dos widgets funcionan bien juntos para realizar un seguimiento de cualquier tipo de mantenimiento clave. En este ejemplo, se trata de salud y seguridad, pero podría ser cualquier tipo de mantenimiento que sea fundamental para su instalación.

Solicitudes de trabajo

Piense en este widget como su guardián. Los usuarios de Fiix ven una caída dramática en la cantidad de correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes de texto cuando usan el portal de solicitud de trabajo junto con este widget.

Órdenes de trabajo de alta prioridad

Utilice este widget como plataforma de lanzamiento para ver qué recursos se necesitan para completar los elementos de alta prioridad. Algunos usuarios también usan esta vista para ayudar a priorizar los recursos debido a COVID-19.

Órdenes de trabajo vencidas + Órdenes de trabajo abiertas

Estos dos widgets realizan un seguimiento del trabajo actual que debe completarse y ayudan con una mayor priorización.

Órdenes de trabajo cerradas + Gastos de mantenimiento

Estos widgets de evaluación comparativa informan sobre lo que se completó durante un período de tiempo determinado. En nuestro ejemplo, es mensual. ¿Está completando la cantidad esperada? ¿Más o menos que? ¿Está por encima o por debajo del presupuesto?

Registro de órdenes de trabajo

Este widget se ve afectado directamente por las órdenes de trabajo en el sistema. Tenga en cuenta que algunos retrasos son buenos. Pero, ¿te estás quedando atrás? ¿Necesitas recursos adicionales? Muchos usuarios de Fiix han confiado en estos datos para ajustar los niveles de personal o la estructura organizativa en el departamento de mantenimiento.

2. Panel de gestión de inventario

Los widgets de gestión de inventario más populares son:

Artículos con pocas existencias

Este widget le ayuda a realizar un seguimiento del inventario para que pueda evitar los costosos cargos de entrega urgente.

Órdenes de compra pendientes de aprobación + Órdenes de compra vencidas

Estos dos widgets le permiten realizar un seguimiento interno o con los proveedores para asegurarse de tener las piezas a mano para hacer el trabajo que debe realizarse.

RFQ vencidas

De manera similar, este widget le permite hacer un seguimiento con los proveedores para obtener cotizaciones. Esto se usa a menudo para garantizar que las reconstrucciones más grandes o los proyectos que requieren un poco más de planificación no se salgan de la programación.

3. Panel de planificación

Los widgets de planificación más populares son:

Cumplimiento de horarios

Este widget es ideal para determinar de un vistazo si el mantenimiento programado se completa a tiempo. Esta información puede pedirle que revise su planificación. ¿Planeas hacer demasiado? ¿Dispone de los recursos adecuados?

Porcentaje de finalización de la tarea de MP

Este widget le indica si sus técnicos están siguiendo los procedimientos estándar y completando todas las tareas de la orden de trabajo u omitiendo algunos pasos.

Tasa de finalización a tiempo de las órdenes de trabajo

Este widget mide si todas las órdenes de trabajo se completan a tiempo. ¿Está estableciendo líneas de tiempo realistas? La mejor práctica es asegurarse de que todas sus órdenes de trabajo tengan una fecha de finalización sugerida.

Mantenimiento programado vencido + Solicitudes de trabajo + Órdenes de trabajo abiertas no programadas

Agrupar estos tres widgets juntos es una excelente manera para que las instalaciones que solo ejecutan producción de lunes a viernes planifiquen el "trabajo de fin de semana". Esta combinación de widgets se puede utilizar para comprender qué órdenes de trabajo puede abordar durante un período de tiempo específico cuando tiene disponibilidad de equipos o recursos adicionales a mano.

Porcentaje de mantenimiento planificado

El panel personalizado a continuación ilustra cómo puede usar filtros y rangos de tiempo para configurar la evaluación comparativa o el seguimiento de objetivos. En este ejemplo, estamos rastreando cómo el porcentaje de mantenimiento planificado aumenta con el tiempo. Otro ejemplo común es comparar estas métricas en diferentes turnos.

Adapte el tamaño adecuado a sus informes

En Fiix CMMS hay más de 100 informes prediseñados disponibles para que los genere y programe. Los informes lo ayudan a tomar decisiones comerciales basadas en datos mediante la recopilación de datos históricos o de pronóstico.

Sin embargo, es importante determinar el resultado comercial que desea abordar al elegir el mejor informe para ejecutar. Los informes son mejores para responder preguntas como "¿en qué han estado trabajando mis técnicos" y "lo están haciendo de manera tan eficiente"? También son poderosos para justificar una actualización o reemplazo de una máquina a su equipo de administración.

Para escuchar la explicación completa de cómo filtrar informes y destacar sus favoritos, vaya a las 16:50 en la grabación del seminario web anterior.

Vea la sesión de capacitación a pedido, Informes básicos, facilitada por el equipo de servicios profesionales de Fiix.

Míralo ahora

Según los usuarios de Fiix, algunos de los informes generados con más frecuencia son:

Perspectivas de las personas

Horas detalladas de los empleados

Puede utilizar este informe para fomentar el desarrollo de los empleados. Por ejemplo, ilustrarle a un técnico que se centra principalmente en el trabajo eléctrico que desea que aumente su trabajo mecánico. ¡O justificando una promoción!

Utilización de CMMS multisitio + Órdenes de trabajo cerradas con notas de finalización

Ambos informes son excelentes para medir la adopción de CMMS. El informe de múltiples sitios le permite comparar y compartir las mejores prácticas en múltiples instalaciones. Considerando que el informe de notas de finalización es útil para fomentar la adopción individual en una instalación.

Información de planificación

Próximo mantenimiento programado + Mantenimiento programado de vigilancia de dos semanas

Ambos informes son excelentes para planificar el trabajo futuro. El primero tiene un marco de tiempo más largo y es mejor para la planificación mensual o trimestral que puede requerir recursos externos.

Piezas consumidas en órdenes de trabajo

Este informe ayuda a identificar valores atípicos. Muchos usuarios de Fiix se refieren a este informe para notar si la misma pieza se reemplaza una y otra vez para solucionar problemas. Esto puede llevarlo a investigar más para determinar el motivo, lo que puede generar ahorros operativos.

Proporcionar una justificación

Horas de mano de obra por activo:los 10 mejores bateadores

Este informe también se conoce a veces como el informe de “malos actores” o de “fruta al alcance de la mano”. Los usuarios de Fiix se refieren a este informe para justificar el presupuesto de Capex cuando es el momento de reemplazar un equipo porque están gastando demasiado tiempo y dinero en repararlo.

Pila de mantenimiento

Este informe ha sido utilizado por muchos usuarios de Fiix para justificar la plantilla adicional. Un usuario de Fiix compartió con nosotros cómo utilizaron este informe para contratar a un ingeniero para completar su equipo.

Para obtener más información sobre la generación de informes en Fiix, regístrese en nuestra clase de capacitación gratuita de CMMS en línea "Informes básicos", donde cubrimos la ejecución de informes comerciales preconfigurados, la realización de modificaciones básicas en informes preconfigurados y la creación de un informe básico.

Formas de seguir explorando sus datos

Si tiene un objetivo en mente, probablemente exista una forma en que los datos de su CMMS pueden ayudarlo a lograrlo. Muchos usuarios de Fiix también exportan o usan integraciones de API para compartir y visualizar sus datos en todo tipo de formas interesantes:¡las posibilidades son infinitas!