¿Debería medir los costes de mantenimiento? Una guía práctica

El mantenimiento representa un coste fundamental de hacer negocio y debe revelarse en los estados financieros. En muchas plantas manufactureras, todos los gastos de mantenimiento —mano de obra, repuestos y overhead— se imputan a órdenes de trabajo, que a su vez se asignan a activos específicos, típicamente a nivel de equipo o ubicación funcional. En algunas instalaciones, incluso los costes de mano de obra se capturan directamente en órdenes de trabajo, un proceso que exige un esfuerzo administrativo sustancial y puede ser costoso.

Como cualquier medición, rastrear costes de mantenimiento permite a los gerentes comparar el gasto real contra objetivos predefinidos e intervenir cuando las variaciones son materiales. La respuesta más común a una discrepancia de coste es reconstruir, rediseñar o reemplazar el equipo en cuestión.

Para equipos de fabricación fijos, sin embargo, la decisión de reconstruir o reemplazar rara vez se basa solo en el gasto de mantenimiento. Las grandes revisiones suelen deberse a falta de fiabilidad, altos costes operativos, un producto que ya no compite en el mercado, incumplimiento de regulaciones ambientales en evolución, o tiempo de inactividad excesivo para inspección y servicio rutinario.

En la práctica, el coste de mantenimiento rara vez es el factor decisivo. Si los gastos de mantenimiento de un activo parecen altos, es casi seguro que el equipo es poco fiable, y las pérdidas por esa falta de fiabilidad superan con creces el gasto de mantenimiento. Por tanto, medir la fiabilidad es mucho más valioso que simplemente registrar costes de mantenimiento.

Los datos de mano de obra en órdenes de trabajo son notoriamente poco fiables. Los técnicos que registran horas en el sistema de mantenimiento a menudo ven la información como de bajo valor, lo que conduce a inexactitudes. Como los registros detallados de mano de obra rara vez justifican el coste de registro, asignar la mano de obra de mantenimiento a cuentas de área suele ser el enfoque más sensato —excepto para equipos móviles, donde el coste de mantenimiento puede ser una consideración importante al decidir si revisar o reemplazar.

Para infraestructuras en plantas manufactureras e instituciones de servicios, el gasto de mantenimiento sigue siendo crítico, pero las decisiones que informa son a menudo subjetivas y basadas en estándares de gestión. Por ejemplo, elegir repintar una instalación cada cinco años versus cada diez suele basarse en preferencia estética más que en necesidad estructural.

Finalmente, las instituciones de financiación pública frecuentemente separan actividades de mantenimiento y rediseño en cuentas distintas. Esta segregación infla los costes administrativos y aumenta la importancia de capturar con precisión los costes de mantenimiento a nivel de orden de trabajo.