Cierres ajustados:10 formas de reducir la grasa y hacer lo correcto

Para la mayoría de las empresas que funcionan de forma continua, los cierres y las interrupciones consumen la mayor parte de los presupuestos de mantenimiento y de capital. Por su propia naturaleza, el cierre es gordo. La razón de esto es el equilibrio sesgado entre el costo del tiempo de inactividad y los costos de los recursos de apagado. En algunos casos, los costos de contar con recursos adicionales (como grúas adicionales) se ven eclipsados ​​por el costo evitado del tiempo de inactividad. Los cierres también son gordos porque la actitud es "Hazlo y nos preocuparemos por el presupuesto cuando se acabe".

Los tiempos han cambiado. Este antiguo enfoque de los cierres se lleva demasiado lejos y, en sí mismo, se vuelve gordo. Sin duda, es un enfoque acertado ahora que los tiempos son difíciles y los precios y la demanda se debilitan. El hecho de que el tiempo de inactividad sea más caro que los recursos en cualquier condición económica no justifica el desperdicio de recursos.

Existe un peligro inminente. La economía está cambiando y muchas de nuestras organizaciones se encuentran en dificultades financieras. Todas las partes de la empresa están bajo escrutinio por recortes presupuestarios. Como resultado, estamos ejecutando nuestros cierres bajo una tremenda presión. La tentación de tomar atajos en cuestiones de seguridad o medioambientales es fuerte.

Por lo general, la tentación de tomar atajos no se trata de actividades presentes. No puedo imaginarme escatimar en arneses de protección contra caídas o anteojos de seguridad. Puedo imaginar y he visto empresas que aplican arreglos temporales en lugar de reemplazar tuberías y diseñan plantas que son menos costosas de construir, pero más costosas de operar.

Pequeñas mejoras en la gestión de paradas pueden producir una pérdida de peso significativa para el Departamento de mantenimiento. La clave es reducir el desperdicio sin comprometer la seguridad o el cumplimiento ambiental.

Según mi experiencia con cierres en las industrias del petróleo, los servicios públicos, la minería y los metales primarios, aquí hay 10 ideas concretas para implementar que mejorarán el evento de cierre sin comprometer la seguridad o la seguridad ambiental.

1) Los descubribles son una fuente clave de grasa. Los descubribles son trabajos que se "descubren" después de que comienza el cierre (cuando comienza a abrir cosas). Algunas ideas para reducir las sorpresas:

• Abra todo el primer día.
• Mantenga un historial basado en experiencias anteriores. Este historial será importante porque mostrará el deterioro de la eficiencia, si lo hubiera.
• La tecnología de diagnóstico (incluidas las técnicas de mantenimiento predictivo como infrarrojos, análisis de vibraciones, etc.) puede dar una indicación de lo que está sucediendo. Programe mensajes de texto no destructivos (como rayos X) justo antes de cerrar la lista de trabajo.
• Una opción para reducir los elementos visibles es realizar un "cierre previo". Los trabajadores de mantenimiento en una plataforma petrolera en el Golfo de Tailandia hacen un mini-cierre antes de hacer su gran cierre. Cuando hacen el mini-apagado, abren todo; inspecciónelo, ciérrelo y vuelva a ponerlo en servicio. Ahora, eso no es posible en muchos lugares, pero en esta situación, la tripulación dijo que sus paradas estaban relativamente controladas y no produjeron muchas sorpresas. La cantidad de objetos descubribles fue dramáticamente menor, pero la tripulación aún tenía que convencer a la gerencia. ¿Te imaginas esto, “Bueno, queremos hacer dos paradas en lugar de una? Ya sabes, para administrar uno, vamos a hacer otro ".
• Otro grupo asiático hizo un ensayo. Una empresa farmacéutica contrató a un contratista para que hiciera un ensayo completo antes del cierre principal. Actuaron todo antes de tocar el equipo. La compañía pagó por ello, pero cuando comenzó ese cierre, fue como una compañía de baile coreografiada en lugar de un episodio clave de la policía.
• La misma empresa contrató al contratista de cierre para que elaborara y comenzara a planificar el próximo cierre mientras realizaban el ensayo. Con todo el equipo abierto, el contratista podía realizar mediciones, muestreos y pruebas, e incluso contar los dientes de los engranajes para adelantar el próximo apagado.

2) Las malas reuniones engordan. Sin embargo, las buenas reuniones son esenciales para el éxito de todo el esfuerzo de cierre y son sencillas. El tiempo de reunión perdido se aprovecha mucho. Si hay ocho personas en una reunión y están esperando la novena, entonces se pierde el tiempo de las ocho personas. El proyecto lean aquí podría ser capacitar a las personas en mejores prácticas de reuniones para que las reuniones sean más efectivas.

• Muchas empresas tienen muy malos hábitos de reuniones. La gente llega tarde o no hace sus deberes. No prestan atención y luego actúan de manera inconsistente con las decisiones del grupo. No tienen buena disciplina en torno a las reuniones y, a menudo, la dirección tampoco muestra un buen comportamiento en las reuniones. Empiece a enviar personas a las clases más populares sobre cómo organizar reuniones y "asuma" la mejora de la sofisticación de sus reuniones. Por cierto, ¿tiene reglas sobre enviar mensajes de texto o revisar el correo electrónico durante las reuniones?

3) Si hay más de 25 tareas en el cierre (un evento muy pequeño), entonces el uso de software de gestión de proyectos simplificará el cierre al acortar la duración. Asegúrese de que los planificadores y programadores estén bien capacitados en el cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (llamado PM BOK), incluida la familiaridad con cualquier paquete de software que utilice. Las ventajas son simples:

• Al calcular la ruta crítica, usted sabe desde el principio si el proyecto está dentro o fuera del cronograma.
• Al conocer las tareas que se encuentran en la ruta crítica o cerca de ella, sabe en qué concentrarse.
• Puede anticipar si se requiere una intervención adicional para evitar que todo el proyecto se retrase.
• Puede ver que un problema se avecina cuando es lo suficientemente pequeño como para solucionarlo fácilmente.
• Puede crear pantallas que expliquen el cierre y muestren su estado actual.

4) El ochenta y cinco por ciento del trabajo de planificación y programación se realiza antes de que comience el cierre. El objetivo de la planificación es identificar los elementos de un trabajo particular y único. El punto principal de la programación es reunir en un tiempo preciso los 11 elementos de un trabajo de mantenimiento específico único:

• Persona (s) que son físicamente capaces y mentalmente alerta con las habilidades adecuadas para realizar el trabajo
• Pasos de trabajo seguros
• Piezas, materiales, suministros y consumibles correctos para el trabajo
• Herramientas correctas
• Equipo adecuado para levantar, doblar, taladrar, soldar, etc.
• Equipo de protección personal (PPE)
• Permisos y bloqueos adecuados
• Custodia y control del activo
• Acceso seguro a activos, plataformas de trabajo seguras y condiciones de trabajo humanas
• Dibujos y diagramas de cableado actualizados y otra información
• Eliminación adecuada de desechos

Asegúrese de aprovechar el tiempo antes de que comience el apagado para alinear estos 11 elementos. Recuerde, si falta algún elemento, el trabajo se detendrá o la gente improvisará (lo que aumenta la probabilidad de un problema con la calidad y la seguridad).

5) Esté atento a los pedidos excesivos de materiales y devuelva el inventario no utilizado tan pronto como sepa que no lo usará. Cuando se completa el cierre, la tendencia es empujar todo el material adicional al almacén y tomar un crédito por el valor. Eso ayuda al presupuesto de cierre, pero existe un costo general para la organización, a menos que el material se use en un tiempo bastante corto. Muchos almacenes tienen sobras de proyectos y cierres durante años después del evento.

6) Tenga en cuenta explícitamente si hay suficientes suministros para todo el cierre (el planificador debe poner sus manos sobre estos artículos y no aceptar el nivel de inventario de la computadora). Los suministros incluyen trapos, compuesto seco en aceite, varillas o alambres para soldar, gases, tuercas y pernos, etc. Se han detenido las paradas en seco porque alguien hizo una suposición sobre la disponibilidad de recursos simples.

7) Esté atento a un número excesivo de grúas alquiladas, unidades de soldadura, generadores, compresores, tanques, andamios y otros equipos. Investigue y devuelva lo que claramente no es necesario y no brinda ningún beneficio, a menos que esté allí para brindar un seguro contra una pérdida significativa. Devuelva alquileres de todo tipo tan pronto como sea posible.

8) Esté atento a situaciones en las que se estén pagando recursos pero no se estén utilizando. Tenga algunos proyectos lean para usarlos. Esto también incluiría gastar un poco más para dejar los andamios para realizar un mantenimiento de rutina después del cierre o mantener las grúas durante unos días más, así como mano de obra durante el cierre.

9) Validar la lista de trabajo y eliminar duplicaciones. Elimine los trabajos que no sean esenciales y asegúrese de que la redacción del trabajo solicitado sea clara. En trabajos individuales, mire el alcance del trabajo como lo haría un contratista. Asegúrese de que sea lo más claro y completo posible. Un mejor alcance resultará en precios más bajos si hay menos incógnitas.

10) Resuelva las reclamaciones con cualquier contratista de inmediato para evitar tarifas y multas adicionales. Reducir la grasa en sus paradas puede proporcionar grandes beneficios para su planta tanto en tiempo como en dinero. La implementación de cualquiera de las 10 ideas anteriores puede ponerlo en camino hacia paradas más reducidas. Recuerde, las pequeñas mejoras producen grandes resultados.

La información de este artículo fue parcialmente adaptada de "Mantenimiento ajustado" y "Gestión de paradas y cortes de mantenimiento", ambos publicados por Industrial Press y escritos por Joel Levitt. Este artículo apareció por primera vez en el boletín IMPACT de Life Cycle Engineering.

Acerca del autor:
Joel Levitt es un destacado formador de profesionales de mantenimiento. Ha capacitado a más de 15,000 líderes de mantenimiento de 3,000 organizaciones en todo el mundo. Desde 1980, ha sido el presidente de Springfield Resources, una firma de consultoría de gestión que brinda servicios a clientes de todos los tamaños en una amplia gama de temas de mantenimiento. Tiene más de 25 años de experiencia en muchas facetas del mantenimiento, incluido el desempeño de funciones de diseñador de control de procesos, inspector de equipos de origen, electricista, técnico de servicio de campo, trabajador de la marina mercante, gerente de fabricación y administrador de propiedades.