Archivador

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Un archivador es un mueble de oficina que se caracteriza por cajones que contienen papeles en carpetas colocadas verticalmente. Si bien estos gabinetes se utilizan principalmente para almacenar documentos, también facilitan la organización, eliminación y uso de dichos documentos.

Desde el primer uso de registros escritos, ha sido necesario organizar y almacenar información. Los métodos antiguos de archivo incluían tablillas de arcilla que se guardaban en bibliotecas y rollos de cuero o papiro sellados en vasijas de piedra o de barro. Otros métodos de presentación se desarrollaron más tarde. A veces, los registros simplemente se guardaban en estantes. Durante finales de la Edad Media, los empleados usaban limas de husillo. Estos implementos, básicamente palos afilados adheridos a las bases, se parecían a las puntas de metal en las que las pequeñas empresas de hoy en día pueden guardar los recibos. El archivo en casillero, en el que se colocaban paquetes de papeles en estantes segmentados en cubículos discretos, se volvió apropiado para el archivo de acceso inmediato a pequeña escala. Por el contrario, los registros que no sean de uso diario podrían almacenarse en cajas o baúles. Las personas también podrían usar una imprenta para copiar recibos y cartas en un cuaderno y una caja fuerte para guardar documentos valiosos.

Para satisfacer las demandas de las empresas en crecimiento a fines del siglo XIX, se desarrollaron varios métodos de archivo, entre ellos los archivos de fuelle, caja y Shannon. Se observó que estos dispositivos organizaban el material, ya sea cronológica o alfabéticamente, en pequeños contenedores que se podían abrir fácilmente. En 1868 estuvo disponible el primer gabinete equipado con cajones, pero debido a que los papeles se colocaron planos, la recuperación fue engorrosa.

Los archivos verticales se introdujeron en la Exposición Universal de 1893 en Chicago. Al Dr. Nathaniel S. Rosenau se le atribuye la idea, tomada del método vertical ya existente de presentación de tarjetas. Los archivos verticales son los archivadores familiares de hoy. Los primeros modelos estaban hechos de madera, pero estos fueron reemplazados gradualmente por limas verticales de acero en el siglo XX. Si bien los archivadores son tan comunes y conocidos que a menudo se los considera la única o la mejor manera de archivar registros, los expertos en administración de registros generalmente están de acuerdo en que los archivos verticales son útiles solo para oficinas pequeñas o registros domésticos.

Otros sistemas incluyen archivos verticales más cortos, más anchos; archivos de estantes abiertos (similares a librerías); y sistemas controlados electrónicamente. En la década de 1940, se inventó el primer sistema de archivos de tarjetas giratorio motorizado. Pronto siguieron archivos motorizados de tamaño carta, y durante la década de 1950 estuvo disponible una versión mecanizada, horizontal y con ruedas grandes. En la década siguiente, impulsada por la creciente demanda de archivos de estantes abiertos o verticales de gran tamaño, se desarrolló un sistema mediante el cual presionar un botón podía llevar un estante o cajón al nivel de los ojos. Los archivos de tarjetas de la época usaban un sistema de tarjetas perforadas:cuando se ingresaba el código apropiado, emergía la tarjeta de archivo deseada. Más recientemente, el escaneo electroóptico ha hecho posible el uso de escáneres para encontrar carpetas codificadas correctamente.

Materias primas

Un archivador típico consiste en una caja cuyas partes están hechas uniformemente de acero de calibre 18; la parte inferior de la caja puede estar cerrada o no. Aunque algunas vitrinas de archivadores, generalmente las producidas para consumidores individuales, están hechas de roble, el acero permanece por Después de troquelar o estampar al tamaño adecuado, los componentes de acero se apuntan en un proceso electrostático. La pintura de la pistola de pintura recibe una carga positiva, mientras que la parte del gabinete recibe una carga negativa. Las cargas opuestas hacen que la pintura se adhiera uniformemente a la superficie del gabinete.
Después de pintar, los componentes se sueldan entre sí en un proceso conocido como soldadura por puntos. Se coloca un electrodo en cada parte y se pasa una corriente eléctrica entre ellos. El calor generado por la corriente fusiona las piezas. con mucho, el material más común utilizado para archivadores comerciales. Al igual que la caja, el compresor (el mecanismo ajustable que se mueve hacia atrás o hacia adelante para mantener en posición vertical un número mayor o menor de archivos) también está hecho de acero y ambos suelen estar pintados. Para asegurar un acabado duradero, se aplica electrostáticamente una pintura epoxi especial. pintura epoxi se basa en una resina sintética cuya resistencia se deriva de los polímeros de condensación, moléculas que forman cadenas apretadas durante el proceso de condensación. La pintura electrostática implica aplicar pintura con una carga a un objeto con la carga opuesta; la diferencia de cargas hace que la pintura se adhiera firmemente al objeto. Los accesorios del gabinete incluyen manijas y portaetiquetas para tarjetas, los cuales probablemente estén hechos de aluminio anodizado. El mecanismo de deslizamiento y rodamientos de bolas suelen ser de acero, mientras que los rodillos suelen estar hechos de nailon de alta densidad.

Algunos archivadores están construidos para ser ignífugos. Estos gabinetes son más pesados ​​porque sus paredes están construidas con cámaras encapsuladas especiales llenas de vermiculita (un mineral de arcilla liviano y altamente absorbente de agua) y varios galones de agua. Cuando el archivador se calienta por la presencia de fuego, la vermiculita se derrite y el agua se convierte en vapor, aceptando así el calor y manteniendo los documentos frescos.

El
proceso de fabricación

Preparación de los componentes de acero

• 1 El acero de calibre 18 con el que se fabrican la mayoría de los componentes de un archivador se compra en grandes cantidades. Puede llegar a la fábrica en bobinas de 11,8 a 15,7 pulgadas (0,3 a 4 metros) de ancho o, para componentes más grandes, como las paredes del archivador, en láminas de varios tamaños:9,8 por 12 pies o 8 por 9,8 pies. (3 por 3,66 metros o 2,44 por 3 metros).
• 2 Para fabricar componentes pequeños, como compresores, se enrolla una cinta de acero de una bobina en una máquina que la corta con un troquel. Para hacer estantes o divisores, las bobinas se desenrollan y se sellan en una prensa. Para hacer los lados, la parte superior y la parte inferior del archivador, las grandes láminas de acero se cortan a la medida. Las partes más fuertes de los gabinetes, como los refuerzos, las nervaduras y los paneles de los extremos, se fabrican simplemente doblando el acero una, dos o tres veces, dependiendo de cuánta resistencia se desee, y golpeándolo para formar partes gruesas en capas.

Pintar los componentes

• 3 Dos líneas de montaje, una para piezas grandes y otra para piezas pequeñas, están preparadas para pintar. Para producir un acabado soberbio, convencional Un archivador vertical completo incluye un compresor, un mecanismo deslizante y una manija para cada cajón. Un gabinete de calidad resistirá el óxido, las caídas y los impactos. o, más a menudo, las pinturas epoxi se utilizan en una pistola electrostática. Este método eficaz dispersa la pintura en forma de polvo, produciendo solo un uno por ciento de desperdicio. La pintura electrostática funciona mejor en el vacío, por lo que se despeja un área de 58 centímetros (23 pulgadas) alrededor del objeto que se va a pintar. Un cable de aluminio va desde la pistola de pintura hasta el gabinete para conectarlo a tierra. Mientras que la pintura recibe una carga positiva, el componente a pintar recibe una carga negativa. Luego, la pistola envía la pintura a través de una pequeña cabeza ahuecada que gira para cubrir todas las superficies, incluso aquellas que no son planas, de manera uniforme. Después de rociar, las piezas se calientan para asegurar la pintura. La fuerte unión que se forma entre la pintura y la pieza con carga diferente da como resultado un acabado duradero.

Soldar los componentes del gabinete

• 4 Después de pintar, la parte superior, inferior y los lados del gabinete se sueldan entre sí. Las piezas se mantienen firmes en una plantilla, un dispositivo que se asemeja a un tornillo de banco. Los archivadores están soldados por puntos, lo que significa que las soldaduras se realizan a intervalos regulares entre dos láminas de metal superpuestas. Durante la soldadura por puntos, se coloca en un punto una fuente de alimentación de bajo voltaje y alta corriente con dos electrodos, uno a cada lado de la junta, y se aplica presión. Se genera una corriente entre los dos electrodos y la resistencia del metal a la corriente genera calor que une las dos láminas. Este método también se conoce como soldadura por resistencia eléctrica.

Montaje del gabinete

• 5 Los mecanismos deslizantes sobre los que se mueven los cajones generalmente se compran a un fabricante especializado y se colocan dentro de soportes que están atornillados en su lugar dentro del gabinete. A continuación, se ensamblan los cajones. Algunos componentes, como el pestillo o el soporte de la etiqueta de la tarjeta, simplemente se deslizan en los orificios precortados en el acero y se fijan en su lugar. Otras partes, como el mango, están atornilladas en su lugar.

Control de calidad

El propósito más obvio de un archivador es almacenar documentos, pero otra función menos obvia es proteger los documentos del polvo, el agua, la luz, las corrientes de aire y, en el caso de los archivadores ignífugos, el fuego. Un archivador de calidad resistirá la oxidación, las caídas y los impactos. Las filas de papel largas y apretadas pueden pesar mucho:un cajón de archivo de tamaño carta puede pesar aproximadamente de 260 a 310 libras (120 a 140 kilogramos). Un archivador construido correctamente puede manejar estas cargas. Los mecanismos de los cajones deben estar en buen estado de funcionamiento durante toda la vida útil del archivador. El compresor debe seguir funcionando para sujetar bien los papeles. Los cajones no deben abrirse inadvertidamente, pero deben abrirse suavemente cuando se desenganchan (este requisito generalmente depende de que el mecanismo de deslizamiento se lubrique dos veces al año).

Un método de prueba implica la larga vida útil de un archivador. El peso necesario para abrir un cajón se determina mediante una báscula de resorte. Este peso se fija a la puerta, que luego se abre y se cierra al menos 50.000 veces para simular veinte años de uso.

Las tolerancias y dimensiones también son importantes en la fabricación de archivadores, ya que, si bien las dimensiones de altura, ancho y profundidad pueden variar ligeramente de un fabricante a otro, el archivador debe construirse para cumplir con los tamaños estándar de las carpetas. Para una fácil recuperación, el espacio del cajón para carpetas suele ser aproximadamente un centímetro más ancho que una carpeta estándar.

Los archivadores ignífugos tienen un sistema de clasificación que indica el rango de temperatura dentro del cual los documentos permanecerán protegidos. Como mínimo, los documentos estarán seguros a 177 grados Celsius (354 grados Fahrenheit). Incluso a 1704 grados Fahrenheit (927 grados Celsius), los documentos estarán seguros durante una hora. El clima ideal para los documentos ofrecería temperaturas entre 68 y 78 grados Fahrenheit (18-24 grados Celsius) con una humedad relativa del 50 por ciento.

El futuro

La última tendencia en archivadores es su posible desaparición de las oficinas informatizadas. Los pronosticadores de las décadas de 1960 y 1970 imaginaron oficinas sin papel en las que la información se almacenaría de manera ordenada y se recuperaría fácilmente de una computadora que ahorra espacio disquete discos y bases de datos. Sin embargo, a pesar de la prevalencia de las computadoras, tan recientemente como en 1990, el 95 por ciento de todos los documentos de oficina estaban en papel, con un millón de hojas de papel por minuto que se creaban solo en los Estados Unidos. En la actualidad, las computadoras a menudo parecen funcionar simplemente como otro medio de generar papel o copias impresas. Esta familiaridad y preferencia por los documentos en papel necesitará, al menos en un futuro próximo, el uso continuado de archivadores.