5 Errores Críticos a Evitar al Implementar un Sistema de Gestión de Activos para Proveedores de Servicios HVAC

Los proveedores de servicios HVAC deben equilibrar las necesidades de sus clientes mientras mantienen una operación fluida. La mayoría de estas empresas ahora usan software de gestión de activos, como un Sistema Computerizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) o una plataforma de Gestión de Activos Empresariales (EAM). Estos sistemas dedicados ayudan a agilizar procesos de mantenimiento, finanzas e inventario para toda la organización.

La mayoría de las plataformas de gestión de assets admiten cientos de características diferentes y a menudo pueden integrarse directamente con otro software mediante API. Hay varios escollos que una empresa puede encontrar al realizar un despliegue de sistema. Analizaremos varios de estos problemas potenciales y discutiremos formas de minimizar su riesgo y evitar algunos de estos escollos. La preparación y la planificación adecuada son muy importantes para un despliegue exitoso de un sistema de gestión de activos.

1. Errores en Mantenimiento Preventivo

Para organizar adecuadamente los contratos de servicio, un proveedor HVAC puede usar las características de su sistema de gestión de activos para rastrear y programar órdenes de trabajo. Esto facilita que todo el equipo vea todas las órdenes abiertas desde un único panel centralizado. Un problema importante que algunas empresas enfrentan con su nuevo sistema de gestión de activos es configurar vías de comunicación entre personal de oficina, ingenieros de servicio de campo y clientes.

Es importante no perder mensajes importantes, y la mayoría de los sistemas modernos de gestión de assets admitirán alertas automatizadas por correo electrónico o mensaje de texto. Tomarse el tiempo para configurar y probar adecuadamente estos sistemas ayudará a evitar problemas en el campo. Una cita perdida podría llevar a problemas para completar el trabajo de mantenimiento preventivo necesario y abrir la puerta a responsabilidades de servicio o problemas de rendimiento de equipos.

2. Conteos de Inventario Inexactos

Todos los proveedores de servicios HVAC deben mantener un inventario preciso de repuestos y equipos que puedan usarse para mantener los sistemas de sus clientes. Si un sistema de gestión de activos se implementa sin planificación adecuada, puede haber brechas significativas en la capacidad de la empresa para lograr conteos de inventario precisos.

La mejor forma de evitar esto es crear una jerarquía de activos clara dentro de su sistema de seguimiento de activos. Puede ser mejor organizar estas listas según categorías comunes de equipos HVAC como hornos, unidades en azotea, ventiladores y componentes de ventilación. Cada activo también debe identificarse y etiquetarse correctamente con una etiqueta de código de barras única, como una etiqueta de equipo metálica o tag de activo para gestión de instalaciones, para que pueda contarse fácilmente con un simple escaneo en cualquier momento.

3. No Controlar Costes

El análisis de costes y la presupuestación son dos de las principales fortalezas de un sistema de gestión de activos. Durante la fase de implementación, es importante capturar información financiera para cada activo y desarrollar un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI). También puede ser necesario capacitar a su personal para asegurar que capturen datos de costes al completar órdenes de trabajo de clientes o actualizar información de activos dentro del sistema. Sin los datos financieros adecuados en su sistema, será imposible rastrear sus costes y determinar dónde enfocar los ahorros.

4. Activos Perdidos

Las empresas pierden activos por diversas razones, incluyendo extravío, robo y daños. El período de transición durante la introducción de un nuevo sistema de gestión de activos es un período especialmente vulnerable. Puede ser fácil que un empleado olvide una etiqueta de activo o descuide actualizar la información de ubicación de un activo. Mantener controles de acceso adecuados durante la implementación de su sistema de gestión de activos debe ser una prioridad.

Esto puede dificultar localizar el activo desde el lado del sistema y requerir una inspección manual. Otro factor importante a considerar es la seguridad informática y los protocolos de manejo de datos. Cualquier sistema informático podría verse comprometido, y es importante planificar copias de seguridad de datos y políticas de acceso remoto desde el inicio del despliegue de su programa de gestión de activos.

5. Ineficiencias en el Servicio

Puede ser un desafío cumplir con las expectativas de los clientes al dar servicio a sistemas HVAC en una amplia área geográfica. Su software de gestión de activos debe habilitar a su equipo de servicio y no restar valor a las interacciones y comunicaciones con los clientes. Otro gran escollo que muchas empresas experimentan durante un despliegue de software es la falta de establecimiento de metas realistas para mejoras en el servicio. Su nuevo sistema debe configurarse con informes de rendimiento para ayudar al personal a comprender cómo se puede mejorar el nivel actual de servicio. También puede optimizar rutas de viaje y otros detalles que serían casi imposibles sin una plataforma dedicada.

Los sistemas de gestión de activos pueden aportar un alto grado de confiabilidad a una operación HVAC y facilitar que ingenieros y empleados se comuniquen. Durante las fases de planificación, implementación y mantenimiento de su despliegue de software, tómese el tiempo para revisar el progreso y asegurarse de que se eviten los escollos explicados en este artículo. Con un equipo dedicado y planificación adecuada, es posible implementar un sistema de gestión de activos de calidad para mejorar su operación de servicios HVAC.