Implementación de Códigos de Barras en Almacenes: Guía Paso a Paso Comprobada

La aparición del COVID-19 ha acelerado muchos comportamientos de consumo que impactan las operaciones de almacén. Las tendencias más notables han sido el aumento de ventas de e-commerce y el giro hacia servicios de e-grocery, ambos creciendo a ritmo constante. Además, la escasez de mano de obra y retos de reclutamiento afectan a las industrias de almacén y logística, dificultando aún más mantener el ritmo de la demanda.

Muchos gerentes de almacén recurren a tecnologías de automatización para mejorar eficiencia operativa, reducir costes y seguir siendo competitivos. De estas, el escaneo de códigos de barras ha permanecido como una de las más populares. El almacén típico debe gestionar envíos, recepción, reposición, picking y packing que a menudo ocurren simultáneamente. Los códigos de barras dan a cada estantería, contenedor o artículo un identificador único que facilita la transferencia de mercancías entre ubicaciones dentro y fuera del almacén.

En esta guía describimos un proceso paso a paso para implementar códigos de barras en un entorno de almacén. Como habilitador clave de una gestión de inventario eficiente, la tecnología de cód de barras se ha convertido en una forma conveniente y fiable de rastrear mercancías. Hay muchas consideraciones que pesar antes, durante y después de la implementación, y esta guía explica los fundamentos para una transición exitosa.

Aprenderá:

• Por Qué Usar Códigos de Barras en un Almacén
• Crear un Plan Inicial de Códigos de Barras
• Configurar la Plataforma de Software Centralizada
• Seleccionar Simbologías de Código de Barras
• Diseñar Etiquetas de Código de Barras
• Establecer Procesos de Inventario con Código de Barras

Por Qué Usar Códigos de Barras en un Almacén

La eficiencia en un almacén requiere mover contenedores a granel y productos individuales suavemente a través de varios pasos únicos. Usar hojas de cálculo y entrada manual de datos para conteos de inventario y otras actividades puede llevar a errores y evitar que el personal responda rápidamente a cambios. Las etiquetas de código de barras permiten etiquetar cada ubicación (etiquetas de suelo o colgantes), estantería, pallet y contenedor con una etiqueta escaneable en cualquier momento. Esto es útil para conteos cíclicos semi-automatizados y transferencias de inventario entre departamentos o ubicaciones.

Además del escaneo automatizado, los códigos de barras aportan beneficios únicos importantes para operaciones de almacén:

• Mayor velocidad de procesamiento de pedidos
• Reducción de costes administrativos y operativos
• Menos errores
• Mayor precisión en inventario y conteos cíclicos
• Excelente escalabilidad para futuras expansiones
• Distribución de almacén profesional y organizada

El uso de un sistema de códigos de barras también permite desarrollar un sistema de control de inventario perpetuo monitorizando datos en tiempo real y usando un sistema de gestión de almacén centralizado. Estas plataformas también permiten vincular información importante, como tamaño y peso del producto, a cada código de barras único.

Crear un Plan Inicial de Códigos de Barras

La primera etapa de cualquier implementación debe empezar con un plan inicial. Esto no solo previene problemas futuros, sino que asegura compatibilidad entre los diferentes componentes del sistema. Los siguientes pasos son un buen punto de partida:

Determinar Necesidades de Códigos de Barras para Inventario

Es útil listar todos los SKUs y variantes existentes y potenciales. En muchos casos, será posible utilizar el código de barras del fabricante y copiarlo al sistema. Cada artículo debe tener un número de código de barras único y una ubicación de almacenamiento asignada, y debe existir un proceso para revisar y escanear artículos durante llegada y envío.

Revisar la Distribución del Almacén

Decidir dónde colocar códigos de barras es una decisión importante que es más fácil tras revisar la distribución de estanterías, estantes y rutas de tránsito. El escaneo por personal se realiza desde el nivel del suelo, por lo que es importante decidir cómo manejar artículos almacenados en estanterías elevadas. Para este inventario, puede invertir en escáneres de largo alcance o considerar colocar códigos de barras duplicados a nivel del suelo. Es el momento perfecto para revisar el flujo de inventario y determinar la mejor forma de marcar áreas como estanterías de frío, pasillos, muelles interiores y puertas exteriores.

Examinar la Cadena de Suministro del Producto

Muchos almacenes manejan contenedores a granel: totes, pallets y contenedores intermedios (IBC). Si el almacén también hace fulfillment, estos contenedores pueden desglosarse y colocarse artículos individuales en inventario. Es importante revisar los códigos de barras de estos paquetes para asegurar fácil diferenciación entre contenedores a granel e individuales. Para almacenes que trabajan estrechamente con proveedores y minoristas, también puede ser útil revisar simbologías para alinear sistemas de escaneo en la cadena de suministro.

Alinear Sistemas de Control de Almacén Existentes

Si el almacén ya está en operación, habrá varios procesos en marcha. El verdadero valor de un sistema de códigos de barras es mejorar la eficiencia, y revisar procedimientos existentes ayuda a identificar qué pasos pueden reemplazarse con códigos. Obtener input del personal y trabajar juntos en la solución también facilita la adhesión y pone a todos a bordo. Este es también un punto crucial para revisar el sistema de control de almacén y plataformas de software existentes.

Configurar la Plataforma de Software Centralizada

Una vez establecidos los códigos de barras, pueden escanearse fácilmente con hardware adicional conectado a una plataforma de software centralizada. Las plataformas más populares usadas por almacenes son Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA/WMS), GMAO/CMMS y Sistemas de Gestión de Activos Empresariales (EAM). Si ya hay una plataforma, verifique los requisitos para determinar qué simbologías y escáneres son compatibles.

Este es también buen momento para determinar necesidades de escaneo y qué hardware se usará. Los escáneres pueden ser conectados a ordenador, móviles o inalámbricos. Algunos integran múltiples métodos de conexión. También es importante seleccionar escáneres con distancia de escaneo adecuada para alcanzar ubicaciones de etiquetado deseadas. Opciones adicionales a revisar: método de carga, duración de batería y si se requiere ruggedizado para aplicaciones exigentes.

Seleccionar Simbologías de Código de Barras

Tras verificar compatibilidad con hardware y software, puede elegir un diseño específico para sus etiquetas. Los diseños son unidimensionales (1D) o bidimensionales (2D). Un código 1D usa líneas verticales de anchos variables para codificar datos numéricos o alfanuméricos. El diseño 2D, como el popular código QR, usa cuadrados para codificar datos.

La consideración más importante es elegir una opción de codificación lógica y lo más simple posible. Como muchos almacenes manejan productos minoristas, estas son algunas simbologías comunes que pueden encontrar:

• Código UPC (1D numérico). Probablemente el código de barras de consumo más reconocido, usado en la gran mayoría de productos enviados a retail. Representa 12 dígitos para identificar producto e identidad del fabricante.
• Código EAN (1D numérico). Casi idéntico al UPC pero para aplicaciones de punto de venta (POS). Versiones comunes: ISBN (libros) e ISSN (publicaciones periódicas, electrónica).
• Código Plessey (1D alfanumérico). Original de Europa, usado en retail de alimentación y bibliotecas. Popular en EE. UU. por flexibilidad para codificar números o letras A-F.
• Código 39 (1D alfanumérico). Popular en automoción y defensa, el más común en situaciones no minoristas. Buen recordatorio de estándares potenciales que una industria específica puede tener.
• Código QR (2D). Almacena muchos más datos que 1D: hasta 2.509 caracteres numéricos o 1.520 alfanuméricos. Muy popular para publicidad al transferir enlaces web con un escaneo.

Como se mencionó, la mayoría de almacenes adoptarán un estilo similar al UPC. Para ubicaciones que procesan productos retail, puede ser útil registrarse en GS1, la organización global que estandariza códigos entre minoristas, fabricantes y proveedores. Parte del beneficio es que mantienen regulaciones para estandarizar códigos entre millones de empresas.

Diseñar Etiquetas de Código de Barras

Es importante elegir un diseño final que encaje bien con las aplicaciones objetivo. En muchos casos, una combinación de diseños será necesaria para acomodar diferentes entornos físicos, ubicaciones y métodos de fijación. Algunos de los más comunes:

• Etiquetas de Nivel Único – Estándar de poliéster para excelente protección. Opciones incluyen etiquetas para frío y magnéticas.
• Etiquetas Multi-Nivel – Alternativa a etiquetas de largo alcance, usan codificación por color para identificar diferentes niveles en el sistema de estanterías.
• Etiquetas Wraparound – Optimizadas para escaneo de largo alcance a 50 pies o más.
• Etiquetas para Contenedores – Totes y contenedores a granel pueden contener materiales peligrosos o sufrir más desgaste. Etiquetas de Metalphoto® Aluminio o poliéster ofrecen excelente durabilidad.
• Etiquetas para Pallets – Los pallets sufren mucho daño; etiquetas de Metalphoto® Aluminio rastrean estos activos.
• Etiquetas de Suelo – Peel-and-stick o atornillables, marcan inventario en suelo o identifican áreas de trabajo y staging.

Además, es posible personalizar etiquetas según otros factores. Consideraciones finales antes de pedir cantidad adecuada y preparar el almacén:

• Material del Sustrato – Generalmente metal o plástico, elegido según compatibilidad con el entorno operativo. Aplicaciones como frío pueden requerir etiquetas únicas; también considerar humedad y abrasión.
• Tamaño – Basado principalmente en distancia de escaneo prevista y cantidad de información a imprimir. Etiquetas más lejos deben ser generalmente mayores; artículos pequeños requieren etiquetas pequeñas.
• Método de Fijación – Adhesivo o fijación física (tornillos, pernos). Algunas etiquetas de estantería pueden usar imán y moverse fácilmente entre ubicaciones.

Estos parámetros son suficientes para la mayoría de aplicaciones comunes. Para aplicaciones únicas y nicho, puede ser útil trabajar con el fabricante de etiquetas para recomendaciones específicas.

Establecer Procesos de Inventario con Código de Barras

Tras fabricar etiquetas, es importante tener procesos para gestionar el nuevo sistema: procedimientos para aplicar etiquetas, actualizar información en el software y escanear artículos. Debe considerarse cuidadosamente la colocación en cada artículo para asegurar que no se oculte fácilmente y pueda escanearse sin dificultad.

Usar códigos de barras con un SGA centralizado permite a empleados y gerentes ver datos en tiempo real de toda la instalación. Este sistema digital es excelente para rastrear KPIs de actividades importantes como niveles de stock de seguridad y rotación de inventario. Con objetivos establecidos, es posible fijar prioridades claras para todo el equipo, medir resultados más fácilmente y realizar formaciones efectivas para todos los involucrados en los nuevos flujos de trabajo. La gestión del almacén también debe establecer un calendario regular para revisar datos. Esto ayuda a identificar problemas en planta y resolver incidencias en los primeros meses de transición.

Con una planificación adecuada, es posible implementar un sistema de códigos de barras en cualquier almacén que aporte valor significativo. Como muestra esta guía, hay varias partes móviles que deben configurarse y optimizarse para cada instalación. Al reducir la entrada manual de datos y automatizar pasos clave en el flujo de inventario, un sistema de códigos de barras reduce costes operativos y genera un ROI significativo con el tiempo.