Cómo Elegir el Sistema de Inventario Adecuado para su Almacén: Guía Práctica

La gestión de inventario combina software, hardware y procesos para crear un sistema completo para controlar los activos de una empresa. El uso de un sistema de gestión de inventario puede mejorar la precisión del inventario y reducir la posibilidad de problemas logísticos y faltantes de stock. Muchas empresas hoy han ido más allá de las técnicas manuales de seguimiento de inventario y han actualizado su infraestructura para soportar tecnologías de automatización.

Por ejemplo, implementar etiquetas de inventario y etiquetas de código de barras de almacén que puedan escanearse rápida y precisamente con un escáner de código de barras ayuda a acelerar los procesos de almacén y eliminar el error humano en la documentación (Lea más sobre etiquetas de inventario en "La Guía del Experto sobre Etiquetas de Inventario").

Las etiquetas de almacén van desde etiquetas para estanterías de almacén hasta etiquetas de código de barras retrorreflectantes de largo alcance, etiquetas de código de barras para contenedores y totes retornables, etiquetas de código de barras para pallets, e incluso señales personalizadas de almacén como señales de pasillos de almacén que permiten al personal de almacén localizar rápidamente las ubicaciones de picking correctas.

En esta publicación, discutiremos cómo elegir el sistema de inventario adecuado para su almacén. Hemos descrito algunos pasos importantes que, cuando se toman juntos, le ayudarán a seleccionar las herramientas adecuadas para las necesidades únicas de su operación. La visibilidad de la cadena de suministro depende de conteos de inventario precisos y la capacidad de ajustar procedimientos locales de almacén a medida que cambia la demanda. Considere implementar algunos de los siguientes consejos al crear o mejorar su sistema de inventario de almacén.

Definir sus Necesidades de Gestión de Inventario

Un primer paso importante al elegir un sistema de inventario es definir las necesidades de su almacén. Tómese el tiempo con su equipo para revisar el diseño actual de su almacén, planes de expansión futura y requisitos regulatorios. Si múltiples ubicaciones se conectarán con el mismo sistema de inventario, también puede ser necesario discutir requisitos de inventario locales que puedan requerir hardware o software especial. Este también es un buen momento para revisar sus indicadores clave de rendimiento (KPI) actuales para ver si pueden actualizarse o mejorarse con un nuevo sistema de informes. Las siguientes decisiones clave también deben tomarse antes de seleccionar cualquier componente del sistema de inventario:

• Acceso a Servidor y Nube. Su infraestructura de TI existente debe soportar su sistema de inventario elegido. Muchos programas de gestión de inventario pueden instalarse con una implementación basada en servidor (local) o basada en la nube. Es importante elegir un sistema que cumpla con sus necesidades de seguridad de datos y acceso remoto.
• Método de Inventario. El flujo de trabajo de su almacén es la hoja de ruta principal para todas las operaciones que tienen lugar in situ. Su sistema de inventario debe soportar estos pasos importantes e implementarse de una manera que agregue valor sin crear una carga administrativa. Por ejemplo, elegir entre una metodología de inventario Último en Entrar, Primero en Salir (LIFO) o Primero en Entrar, Primero en Salir (FIFO) determinará fundamentalmente cómo configura sus flujos de trabajo de almacén y sistema de inventario.
• Diseño del Almacén. El diseño del espacio físico en el almacén generalmente se establece basado en prácticas de inventario locales como picking, empaque y envío. Si se necesitan cambios en el diseño de sus estanterías, puede ser útil completarlos antes de actualizar su sistema de inventario. También puede identificar formas de aumentar el espacio de almacenamiento disponible dentro del almacén si nueva tecnología, como etiquetas de estantería reflectantes de largo alcance, le permite aumentar la altura o profundidad de almacenamiento.

Estos son solo algunos ejemplos de los factores a considerar al definir sus planes de gestión de inventario. Una vez que se definen sus requisitos clave, el resto del proceso de selección e implementación será mucho más fácil. También se recomienda revisar sus requisitos con su proveedor(es) elegido(s) para asegurar que no hay consideraciones cruciales que puedan haberse pasado por alto.

Elegir el Tipo Correcto de Software

Ningún sistema de software existe en el vacío. Al seleccionar un sistema de inventario, siempre debe considerar todas las demás herramientas de software que se están utilizando. Varios tipos de software pueden soportar la gestión de inventario, incluyendo Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS), plataformas de Gestión de Activos Empresariales (EAM), Sistemas de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) y Sistemas de Gestión de Transporte (TMS). Elija un programa central que gestione sus necesidades de inventario y busque software que soporte integraciones de terceros para las otras herramientas que está utilizando.

Garantizar Soporte para la Tecnología Más Reciente

También es importante elegir un sistema de inventario que pueda escalar fácilmente para satisfacer sus futuras necesidades de almacén. Un almacén es un entorno dinámico que evoluciona constantemente a medida que el inventario y las necesidades de los clientes cambian. Identificar sistemas de inventario que soporten la tecnología más reciente le ayudará a obtener el máximo provecho de su inversión. Esto puede incluir soporte de hardware para códigos QR, etiquetas RFID y escáneres de código de barras de largo alcance. Consideraciones adicionales incluyen soporte para dispositivos móviles, inteligencia artificial (IA) y la capacidad de conectar dispositivos Internet-de-las-Cosas (IoT).

Elegir un sistema de inventario es una gran decisión que tendrá un impacto a largo plazo en su operación de almacén. Además de elegir software, también es importante pensar en los requisitos de hardware y el desarrollo de procedimientos locales. Las funciones de gestión de inventario son utilizadas por varios departamentos dentro de una empresa, y la colaboración interfuncional será útil durante el proceso de selección. Esperamos que los pasos básicos descritos en esta publicación le ayuden a elegir un sistema de gestión de inventario que satisfaga las necesidades de su almacén y le permita mantener un entorno de trabajo controlado y seguro.