5 consejos esenciales para implementar con éxito el software IBM Maximo

IBM Maximo Asset Management fue lanzado oficialmente por IBM en 2005 y se ha convertido en una de las plataformas de Gestión de Activos Empresariales (EAM) más utilizadas en el mundo. Para obtener el máximo valor de las potentes funciones del software, cada empresa debe crear un plan de implementación exhaustivo. Con soporte oficial de gestión de proyectos y un proceso de Gestión del Cambio (MOC), la organización y el departamento de TI estarán bien estructurados y preparados para el éxito.

Parte de la razón para centrar tanto esfuerzo en la implementación es porque esta es la fase más crítica para asegurar un buen ROI para el despliegue de Maximo. Un despliegue eficaz también priorizará la optimización de procesos críticos y permitirá una migración suave de datos a la nueva plataforma. En este artículo, examinaremos algunos consejos y mejores prácticas a tener en cuenta mientras se prepara para su propia implementación de Maximo. La productividad de su equipo dependerá de la cantidad de esfuerzo que se invierta en las etapas de planificación y de cuántas funciones, como la automatización, su empresa sea capaz de utilizar.

1. Formar un equipo de implementación

Dado que la fase de implementación es quizás la parte más crítica de cualquier despliegue de Maximo, es crucial reunir el equipo adecuado, incluyendo consultores externos que puedan ayudarle a través del proceso de implementación. Tener un equipo de implementación multifuncional puede ayudar a gestionar una serie de prioridades diarias como revisar requisitos, ajustar cronogramas de proyecto y gestionar cualquier problema que surja. Intente seleccionar miembros que realmente abracen el valor que Maximo puede ofrecer a su organización y entiendan los desafíos involucrados en un proyecto de este alcance.

Involucrar a un grupo de partes interesadas ejecutivas y de gerencia media también ayudará a asegurar que la comunicación esté coordinada en todos los departamentos. Además, seleccionar a una persona competente para liderar el equipo de implementación como único punto de contacto es necesario para la rendición de cuentas. Este líder puede trabajar junto con los miembros del equipo y toda la organización para definir otros roles importantes como revisores, aprobadores, usuarios avanzados y usuarios finales.

2. Definir requisitos cristalinos

Intentar implementar cualquier paquete de software grande sin un conjunto claro de requisitos es una receta para el fracaso. Si su departamento de TI ya ha facilitado una revisión de EAM antes de seleccionar Maximo, es probable que ya tenga un buen conjunto de requisitos definidos. Ahora, es necesario tomar esos requisitos y asegurar que las funciones correspondientes dentro de Maximo estén optimizadas. Esto también puede tener un impacto en decisiones relacionadas con futuras extensiones del sistema e integraciones con software de terceros. Algunas de las otras áreas funcionales importantes a revisar son:

• Categorías de inventario
• Jerarquía de empresa y sitio
• Monedas
• Contabilidad
• Estructura organizacional
• Seguridad y permisos
• Jerarquía de activos

Dado que está revisando su inventario y jerarquía de activos, ahora también es un buen momento para implementar etiquetas de gestión de activos de instalaciones (si no lo ha hecho ya) para agilizar la entrada de datos y la documentación continua, que entran en juego en el paso 4. Lo más importante a tener en cuenta al revisar requisitos antes de la implementación es asegurar que sus procesos internos, la plataforma Maximo y los sistemas de software integrados estén todos alineados.

3. Realizar pruebas exhaustivas del sistema

La arquitectura típica de TI corporativa es un complejo conjunto de diferentes sistemas de hardware y software. Una vez que su software Maximo está instalado, inicie un régimen de pruebas exhaustivo para verificar la compatibilidad en todos sus sistemas. Maximo probablemente interactuará con una serie de otros programas y también se ejecutará en muchos sistemas informáticos diferentes.

Con más pruebas realizadas por adelantado antes de un despliegue corporativo, reducirá el número de errores y problemas encontrados por sus usuarios finales. Los sistemas de software que están totalmente integrados y funcionan sin problemas proporcionan una experiencia de incorporación más fácil y menos frustración para los usuarios finales, lo que contribuye a la satisfacción laboral y la productividad.

4. Priorizar la entrada y migración de datos

Migrar datos a Maximo es un paso necesario en su implementación, y siempre es buena idea tener esto completado lo antes posible. Si sus activos están etiquetados adecuadamente, puede usar escáneres de código de barras para agilizar significativamente el proceso de entrada de datos. Obtener sus datos en el sistema le permitirá probar las funciones de respaldo y recuperación de datos del sistema y preparar materiales de formación para sus empleados. Este también es un buen momento para permitir a sus usuarios avanzados interactuar con datos reales y ayudar a definir parámetros para pruebas de aceptación de usuario y procedimientos corporativos.

5. Programar auditorías de sistema rutinarias

Proporcionar acceso al sistema y formación para Maximo será uno de los pasos finales en su implementación corporativa. Una vez que el programa se lance oficialmente, ya debería tener un calendario establecido para auditorías de sistema rutinarias. Esto facilita que su departamento de TI aproveche su proceso MOC y gestione actualizaciones, parches y otros cambios de sistema necesarios. Estas revisiones también son un excelente punto de contacto entre el personal de soporte y los usuarios del sistema, permitiendo a todos dar un paso atrás e identificar cualquier problema.

IBM Maximo es una de las mejores plataformas EAM del mercado y ha sido implementada por miles de empresas en todo el mundo. Una planificación adecuada durante todo el proceso puede ayudar a mejorar las posibilidades de un despliegue exitoso y reducir el tiempo de inactividad del sistema. Los consejos de implementación de Maximo recomendados en este artículo son un excelente punto de partida para armar un plan integral y lograr capacidades de gestión de activos de clase mundial para su instalación.