Implementación de ISO 9001:2015: La planificación estratégica impulsa el éxito

Por Curtis Lopez, Gerente de Proyectos de Missouri Enterprise y Experto en ISO

Los cambios en la ISO 9001:2015 incluyen un gran ajuste en cómo las empresas ven sus Sistemas de Gestión de Calidad. Es posible que haya escuchado la frase: "¡Ya no hay departamento de gestión de calidad!" para describir esos cambios. Es una gran frase que captura la esencia de la evolución hacia la nueva ISO 9001:2015, porque ahora todos son responsables de la calidad, desde la alta dirección, hasta los mandos intermedios, el personal de planta, operadores de máquinas, personal de back-office... todos tienen un papel que desempeñar.

Para lograr e implementar eficazmente este cambio cultural en la nueva norma ISO, los fabricantes necesitan alinear la estrategia de su organización, los procesos de negocio y los sistemas de gestión de calidad para crear un Plan Estratégico escrito que defina las acciones necesarias para alcanzar las metas correctas y comunicar eficazmente esas metas a toda la organización. El Plan Estratégico debe poner a todos en la misma página para gestionar, lograr y mantener la calidad.

Desarrollar un Plan Estratégico eficaz no es algo sencillo. Requiere tiempo y esfuerzo producirlo, y requiere una visión crítica de cómo opera su empresa en el día a día hoy, para poder ver dónde se necesitan mejoras para el mañana. Debido a la importancia de comprender verdaderamente los puntos fuertes y débiles de su empresa, la ayuda de un experto externo en ISO 9001:2015 puede ser un activo invaluable para desarrollar su plan estratégico.

Un experto le guiará a través del ejercicio de Planificación Estratégica, le mantendrá en el camino para su finalización y le ofrecerá esos ojos críticos externos que verán cosas que la gente puede haber pasado por alto, ignorado o escondido bajo la alfombra. La franqueza es crítica para las fases de evaluación de la Planificación Estratégica.

Aquí hay algunas fases muy básicas del proceso de Planificación Estratégica, seguidas de una ilustración de otros pasos críticos en el ejercicio:

1. Análisis / Evaluación – Desarrollar una comprensión del entorno interno y externo actual.
2. Formulación de la Estrategia – Crear y documentar una estrategia de alto nivel y una estrategia organizacional básica.
3. Ejecución de la Estrategia – Traducir los planes en acción, donde se identifican y abordan la planificación operativa más detallada y los elementos de acción específicos.
4. Evaluación / Sostenibilidad / Gestión – Realizar una refinación y evaluación continua del desempeño, la cultura, las comunicaciones, la presentación de datos y otros problemas de gestión estratégica.

FCEs e ICP

Como parte del proceso de Planificación Estratégica, las organizaciones tienen la tarea de identificar sus Factores Críticos de Éxito (FCEs). Una forma de pensar en los Factores Críticos de Éxito es ver el negocio desde la perspectiva del mercado y del cliente. ¿Qué funciones, actividades o prácticas empresariales son valoradas y demandadas por las condiciones del mercado y las necesidades del cliente? ¿Qué debe hacer la empresa para competir en el mercado y ser percibida por el cliente como que agrega valor a la relación comercial? ¿Qué factores son importantes en el proceso de toma de decisiones del cliente que generan pedidos? ¿Por qué el cliente selecciona su empresa frente a la competencia?

Una vez definidos los FCEs, se pueden desarrollar los Indicadores Clave de Desempeño (ICP) para apoyar la dirección estratégica de su organización. Los ICP son medidas de desempeño que indican el progreso hacia un resultado deseable. Los ICP estratégicos monitorean la implementación y efectividad de las estrategias de una organización, determinan la brecha entre el desempeño real y el objetivo, y determinan la efectividad organizacional y la eficiencia operativa.

Los buenos ICP...

• Proporcionan una forma objetiva de ver si la estrategia está funcionando.
• Ofrecen una comparación que mide el grado de cambio en el desempeño a lo largo del tiempo.
• Enfocan la atención de los empleados en lo que más importa para el éxito.
• Permiten medir los logros, no solo el trabajo que se realiza.
• Proporcionan un lenguaje común para la comunicación.
• Ayudan a reducir la incertidumbre intangible.
• Son válidos, para asegurar la medición de las cosas correctas.
• Son verificables, para garantizar la precisión de la recopilación de datos.

¿Qué es una Estrategia?

El término "Planificación Estratégica" implica el empleo de una "estrategia", así que, para no asumir que todos saben realmente lo que significa una estrategia en su sentido empresarial más completo, tomemos un momento para definirla. Una estrategia se trata de integrar las actividades organizacionales y utilizar y asignar los recursos limitados dentro del entorno organizacional para alcanzar los objetivos presentes.

Al planificar una estrategia, es esencial considerar que las decisiones no se toman en el vacío y que cualquier acto realizado por una empresa probablemente encontrará una reacción de los afectados: competidores, clientes, empleados o proveedores. La estrategia también puede definirse como el conocimiento de los objetivos, la incertidumbre de los eventos y la necesidad de tener en cuenta el comportamiento probable o real de los demás.

Los cambios de ISO 9001:2015 están aquí AHORA.

Como se mencionó anteriormente, el proceso de Planificación Estratégica requiere tiempo y esfuerzo, y si aún no ha comenzado a planificar la implementación de los cambios en la nueva norma ISO 9001:2015, debe comenzar ahora mismo. Si ha comenzado el proceso y no avanza rápidamente para cumplir sus objetivos, debe impulsar su finalización ahora. De cualquier manera, considere el valor y el retorno de inversión que obtendrá al contratar a un experto externo como Missouri Enterprise para ayudar a su organización a través del proceso de Planificación Estratégica para cumplir con la nueva norma ISO 9001:2015.

Dirección Estratégica según se establece actualmente en ISO 9001:2015

Cláusula 4.1 La organización determinará los problemas externos e internos que son relevantes para su propósito y su dirección estratégica y que afectan su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de calidad.

Cláusula 5.2: La alta dirección establecerá, implementará y mantendrá una política de calidad que sea apropiada para el propósito y el contexto de la organización y apoye su dirección estratégica.

6.2.1 La organización establecerá objetivos de calidad en las funciones, niveles y procesos relevantes necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

Los objetivos de calidad deberán:

• a) ser consistentes con la política de calidad;
• b) ser medibles;
• c) tener en cuenta los requisitos aplicables;
• d) ser relevantes para la conformidad de productos y servicios y para la mejora de la satisfacción del cliente;
• e) ser monitoreados;
• f) ser comunicados;
• g) ser actualizados según corresponda.

La organización mantendrá información documentada sobre los objetivos de calidad.

6.2.2 Al planificar cómo alcanzar sus objetivos de calidad, la organización determinará:

• a) qué se hará;
• b) qué recursos se requerirán;
• c) quién será responsable;
• d) cuándo se completará;
• e) cómo se evaluarán los resultados.

Cláusula 9.3: La alta dirección revisará el sistema de gestión de la calidad de la organización, a intervalos planificados, para asegurar su idoneidad, adecuación, efectividad y alineación continua con la dirección estratégica de la organización.

Fechas Importantes:

La ISO 9001:2015 se publicó en septiembre de 2015 y ya es la norma más ampliamente adoptada en la historia de las normas. Para ayudar a las más de 1 millón de empresas que se han certificado en ISO 9001:2008 a pasar a la nueva norma, la ISO ha establecido un período de transición de tres años durante el cual la certificación ISO 9001:2008 seguirá siendo válida. Esta transición expiró en septiembre de 2018. Es importante tener en cuenta que después de 2018, aquellas empresas que estaban certificadas en ISO 9001:2008 y no se han certificado en ISO 9001:2015 perderán su certificación ISO 9001 hasta que se recertifiquen en la nueva norma.

Para obtener más información sobre ISO o cómo Missouri Enterprise puede ayudar, contacte con su Gerente de Negocios de Área.