WMS 101: Siete Distribuidores Comparten Perspectivas sobre la Digitalización del Almacenamiento

El camino hacia un sistema de gestión de almacenes (WMS) se ve y se siente diferente para cada distribuidor. Para algunos cuyas operaciones eran completamente basadas en papel antes de decidirse a acelerar una implementación, el viaje podría haber parecido desalentador al principio. Otros pueden haber estado ansiosos por encender el motor y arrancar sus motores WMS, solo para descubrir que necesitaban asistencia para navegar y superar ciertos obstáculos en el camino. Algunos distribuidores le dirán que encontrar un WMS que "juegue bien" con su ERP existente, mientras mejora la precisión del inventario y guía a los empleados, no es tan fácil como se podría pensar.

Para ayudar a más empresas a embarcarse en sus propias futuras implementaciones de WMS con confianza, preguntamos a varios distribuidores que ya han recorrido el camino hacia operaciones sin papel para compartir sus perspectivas, insights y lecciones aprendidas.

EA: Por favor, comparta una razón para su decisión de cambiar de operaciones manuales a automatizadas en el almacén.

Shaun Frazier, director de operaciones en Sea to Summit: En nuestro almacén anterior, simplemente estábamos reventando por las costuras y no podíamos capitalizar nuevas oportunidades de venta.

EA: Hablando de ventas, ¿cómo le fue a su almacén durante temporadas pico como las fiestas antes de un WMS?

Tom Yearsley, director financiero en C-A-L Ranch Stores: Durante períodos pico de ventas, la planta de distribución se convirtió en un cuello de botella para sacar mercancía a las tiendas a tiempo... La mercancía no se puede vender si está sentada en un centro de distribución.

EA: Antes de buscar tecnología para mejorar su negocio, ¿cuáles fueron algunos de los principales problemas o señales de advertencia que indicaron que era hora de frenar el papel y lápiz en su almacén para siempre?

Ty Marchand, gerente de TI en Plymouth Inc.: Cada vez que entraba un pedido, el recolector tenía que encontrar el artículo de memoria porque no había sistema para rastrear la ubicación del artículo. El peso de cada artículo o caja recolectada tenía que escribirse manualmente. Una vez que cada artículo del pedido era recolectado, el papel con los pesos escritos a mano (que se escribían rápido en temperaturas bajo cero) se llevaba al departamento de despacho. La información se descifraba y se ingresaba en una terminal que imprimía la factura. Esto sucedía frecuentemente mientras el conductor esperaba para irse. Después de ver a los equipos hacer esto y lo doloroso que era el proceso, pensé: tiene que haber una mejor manera.

EA: Algunos distribuidores pasan años modificando sus sistemas basados en papel antes de buscar finalmente una solución externa. ¿Qué obstáculos mantuvieron a su almacén sin ir sin papel antes?

Drew McMillan, director de operaciones en Devil Mountain Nursery: Hubo algunas veces que empezamos a caminar por el camino de intentar desconectar completamente el papel. Luego te das cuenta de que hay algunos problemas fundamentales que necesitas volver a abordar. Todo suena bien en la planificación hasta que lo haces realmente... Finalmente nos dimos cuenta de que podríamos seguir cambiándolo hasta ponernos morados, pero nunca cambiaría al grado que necesitábamos para seguir creciendo.

EA: Una vez que identificaron la solución WMS adecuada para su negocio, ¿qué había que hacer antes de poder iniciar el proceso de implementación?

Dan Luzietti, director financiero en Hercules Industries: Cambiamos la programación en nuestro ERP para complementar nuestro flujo de trabajo, en lugar de tomar el programa y modificar nuestro flujo de trabajo para complementarlo mejor... En muchas instancias nos habíamos pintado en un rincón con alguna programación personalizada dentro de nuestros sistemas que primero teníamos que deshacer.

EA: ¿Cuál fue el objetivo final de su implementación de WMS?

Marchand: Trabajar en condiciones de frío únicas nunca es fácil, así que nuestro objetivo es simplificar al máximo cualquier otro aspecto del inventario y los procesos de pedidos.

EA: La mera mención de la palabra "cambio" puede causar que algunas personas se sientan incómodas. Cuénteme más sobre la transición a un WMS.

McMillan: Todos los pedidos en papel, la necesidad de comunicación cara a cara sobre el pedido, entregar el papel a alguien, la necesidad de encontrar a esa persona para saber qué pasó con el pedido —todo eso fue reemplazado por el software.

El cambio asusta, la gente tiene miedo y se frustra. Cuando estás acostumbrado a hacer algo por mucho tiempo, hay resistencia. Fuimos conscientes de eso y cuando vimos que el software no operaba de la manera que prometimos, pudimos retroceder y hacer los cambios necesarios antes de avanzar. Donde estamos hoy, la gente, incluso los que dudaban al principio, ahora están bastante convencidos y acostumbrados al sistema operativo.

EA: ¿Cómo resumiría la transformación en su almacén de pre- a post-implementación?

Frazier: Antes de la implementación, ya teníamos procesos, pero eran increíblemente manuales e ineficientes. Nuestros volúmenes han seguido aumentando dramáticamente, pero el número de errores es extremadamente bajo y hemos podido reducir el tiempo de capacitación para nuevos empleados en un 50%. Nuestras operaciones son mucho más directas y simplificadas ahora.

Paul Gillis, gerente de control de inventario en Outdoor Equipment Distributors: Antes de [la implementación], no teníamos tiempo para hacer nada más que recolectar y sacar pedidos. El almacén era un desastre y siempre estábamos jugando a ponernos al día. Ahora, podemos dedicar la primera hora de cada día a conteos cíclicos y limpiar espacios de trabajo. La transformación ha sido como la noche y el día.

EA: ¿Cómo ha ayudado el éxito de su implementación de WMS a garantizar el éxito de su centro de distribución?

Luzietti: Hemos hecho a nuestra gente mejor en lo que hace y estamos gestionando mejor nuestra capacidad.

Yearsley: En general, hemos estado muy, muy complacidos. Somos más eficientes y precisos, mucho más rápidos, y tenemos mucho menos papeleo. A los empleados también les encanta, particularmente porque ahora sacamos producto a las tiendas donde se puede vender a tiempo.

EA: Ahora que su WMS está en marcha y optimizando la funcionalidad de su almacén, ¿qué metas están en el horizonte para distribuidores como ustedes en el camino por delante?

Nick Meyer, gerente de almacén en Sea Wire & Cable Inc.: Nos tomamos la mejora continua en serio. Nuestra meta es alcanzar cero defectos. Pero esa meta de cero defectos no puede lograrse solo internamente; debe ser una iniciativa de toda la cadena de suministro.

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No solo la adopción de tecnología avanzada como un WMS ha ayudado a los distribuidores a reducir significativamente el número de errores en sus operaciones de almacén, les ha permitido eliminar completamente procesos que obstaculizaban directamente el crecimiento de sus negocios. Además, han logrado mayor precisión en la recolección, entregas mejoradas y mejor servicio al cliente.

Eric Allais es presidente y CEO de PathGuide Technologies Inc., un proveedor de WMS.