Procedimientos de escritura:sencillos y eficientes gracias a la digitalización

Los procedimientos se encuentran entre los elementos más importantes del sistema de documentación industrial. Cada uno de ellos sirve como punto de referencia para los empleados en cuestión y es su capacidad para guiarlos lo que determina su eficiencia en sus respectivos puestos. Por lo tanto, es al asegurarse de que cuentan con procedimientos bien diseñados que las empresas se ponen en las condiciones adecuadas para lograr los objetivos establecidos.

Pero escribir procedimientos es un trabajo relativamente complejo y especializado. Esta tarea implica mucho esfuerzo en términos de recopilar la información necesaria, crear el documento en sí y actualizarlo. Y en estas 3 actividades, la tecnología digital brinda un apoyo considerable. Veamos cómo la digitalización de la escritura de procedimientos lo hace más fácil y rápido con herramientas dedicadas …

Recopilar información más fácilmente

En la industria como en otros campos, para realizar correctamente una acción o una secuencia de acciones, se necesita un documento de referencia; es el procedimiento. Sin ser tan detallado como el procedimiento operativo, permite que el usuario realice su trabajo de conformidad con las normas, los requisitos reglamentarios, los requisitos de calidad y, posiblemente, los plazos preestablecidos. Existen procedimientos de mantenimiento, control de no conformidades, archivo, trazabilidad de productos y auditoría interna, entre otros.
Sin embargo, para la elaboración de procedimientos es necesario recopilar toda la información que se supone debe incluirse en ellos de antemano. Para ello, las herramientas de las nuevas tecnologías son valiosas. Gracias a módulos desarrollados específicamente, es más fácil y rápido buscar, ingresar y clasificar los datos necesarios para luego organizarlos y comenzar el proceso de escritura. Es evidente que realizar esta misión en ordenador y tablet es mucho más práctico y requiere menos tiempo que hacerlo en papel, utilizando el método tradicional.

Creación del contenido del trámite:rapidez y sencillez gracias a la herramienta digital

Una vez que se han recopilado los datos, se puede desarrollar y escribir el procedimiento. Una vez más, lo digital hace las cosas menos tediosas y amplía las posibilidades gracias a las funcionalidades que ofrece el software que podría compararse con los mapas mentales.
Es posible producir procedimientos visuales e interactivos en forma de logigramas, que consisten en símbolos, conectores y otros elementos gráficos que representan las acciones a realizar, su secuencia, así como los resultados a obtener.

En lo que respecta a los procedimientos de redacción, la norma ISO 9001 permite total libertad de forma, siempre que los documentos de que se trate cumplan los siguientes requisitos:sencillez, concisión, adecuación del contenido al usuario, estructura y organización.

Las soluciones de software de instrucción de trabajo digital, como las que desarrollamos en Picomto, hacen que sea fácil y rápido crear procedimientos con solo unos pocos clics .

Tecnología digital para una mejor actualización del trámite

No basta con redactar bien los procedimientos y formalizarlos de forma inteligente. Como cualquier documento industrial, están sujetos a mejoras periódicas.
Impulsar los procedimientos actualizándolos a medida que los empleados reportan información es parte directa de un proceso de mejora continua y un enfoque de calidad, para una satisfacción óptima del cliente.

Escribir procedimientos efectivos también significa confrontarlos con la realidad sobre el terreno, tomando medidas correctivas cuando sea necesario.

¿Por qué usar software específico de la industria y estos estándares?

En Picomto desarrollamos nuestra solución de instrucción de trabajo digital en cumplimiento de las normativas industriales (ISO 9001, FDA, GMP, etc…) y con el objetivo de:

• Cree un procedimiento claro y eficiente en unos minutos utilizando una herramienta de creación dedicada
• Consulte procedimientos claros e inequívocos para técnicos
• Proporcionar una herramienta para simplificar y facilitar la recopilación de datos de campo

Por supuesto, existen otros casos de uso para el uso de software dedicado. No dude en ponerse en contacto con nuestros especialistas.