Redacción de procedimientos digitales: Simple, eficiente y fiable

Los procedimientos se encuentran entre los elementos más importantes del sistema de documentación industrial. Cada uno sirve como punto de referencia para los empleados concernidos y es su capacidad para guiarlos lo que determina su eficiencia en sus respectivos puestos. Por tanto, es asegurando que tienen procedimientos bien diseñados que las empresas se ponen en las condiciones adecuadas para alcanzar los objetivos fijados.

Pero redactar procedimientos es un trabajo relativamente complejo y especializado. Esta tarea implica mucho esfuerzo en términos de recopilación de la información necesaria, creación del documento en sí y su actualización. Y en estas 3 actividades, la tecnología digital proporciona un apoyo considerable. Veamos cómo la digitalización de la redacción de procedimientos la hace más fácil y rápida con herramientas dedicadas...

Recopilar información más fácilmente

En la industria como en otros campos, para realizar correctamente una acción o secuencia de acciones, necesita un documento de referencia; es el procedimiento. Sin ser tan detallado como el modo operativo, permite al usuario hacer su trabajo cumpliendo normas, requisitos regulatorios, de calidad y posiblemente plazos preestablecidos. Hay procedimientos para mantenimiento, control de no conformidades, archivado, trazabilidad de productos y auditoría interna, por citar algunos.
Sin embargo, para redactar procedimientos, es necesario recopilar previamente toda la información supuesta para incluirlos. Para esto, las herramientas de nuevas tecnologías son valiosas. Gracias a módulos específicamente desarrollados, es más fácil y rápido buscar, ingresar y clasificar los datos necesarios para que luego puedan organizarse e iniciar el proceso de redacción. Es obvio que realizar esta misión en computadora y tableta es mucho más práctico y menos consumidor de tiempo que hacerlo en papel, usando el método tradicional.

Creación del contenido del procedimiento: rapidez y simplicidad gracias a la herramienta digital

Una vez recopilados los datos, el procedimiento puede desarrollarse y redactarse. Aquí de nuevo, lo digital hace las cosas menos tediosas mientras amplía las posibilidades gracias a las funcionalidades ofrecidas por software comparable a mapas mentales.
Es posible producir procedimientos visuales e interactivos en forma de logigramas, consistentes en símbolos, conectores y otros elementos gráficos que representan las acciones a realizar, su secuencia, así como los resultados a obtener.

En cuanto a la redacción de procedimientos, la norma ISO 9001 permite total libertad de forma, siempre que los documentos en cuestión cumplan los siguientes requisitos: simplicidad, concisión, adecuación del contenido al usuario, estructura y organización.

Las soluciones de software de instrucciones de trabajo digital, como las que desarrollamos en Picomto, facilitan y aceleran la creación de procedimientos en solo unos clics.

Tecnología digital para una mejor actualización del procedimiento

No basta con redactar bien los procedimientos y formalizarlos de forma inteligente. Como cualquier documento industrial, están sujetos a mejora regular.
Impulsar los procedimientos actualizándolos conforme los empleados reportan información es parte directa de un proceso de mejora continua y un enfoque de calidad, para una satisfacción óptima del cliente.

Redactar procedimientos eficaces también significa confrontarlos con la realidad del terreno, tomando medidas correctivas cuando sea necesario.

¿Por qué usar software específico de la industria y estos estándares?

En Picomto, desarrollamos nuestra solución de instrucciones de trabajo digital cumpliendo con regulaciones industriales (ISO 9001, FDA, GMP, etc.) y con el objetivo de:

• Crear un procedimiento claro y eficiente en pocos minutos usando una herramienta de creación dedicada
• Consultar procedimientos claros e inequívocos para técnicos
• Proporcionar una herramienta para simplificar y facilitar la recopilación de datos en campo

Por supuesto, hay otros casos de uso para usar software dedicado. No dude en contactar a nuestros especialistas.