Clarificando las Diferencias: Instrucciones de Trabajo, Procesos y Procedimientos

La terminología industrial tiene tal cantidad de conceptos escritos que se vuelve esencial conocerlos para establecer y garantizar una organización eficaz. Identificarlos con precisión permite crear y mantener una documentación industrial adaptable a las necesidades y objetivos de la empresa.

Las instrucciones de trabajo, el proceso y el conjunto de procedimientos a veces se confunden por mal uso del lenguaje o ignorancia. Son tres nociones bien distintas y hay que entender su especificación y diferencias. Entonces, ¿cómo crear instrucciones de trabajo?

Instrucción de trabajo: el «cómo» de un procedimiento

La instrucción de trabajo responde a la pregunta «¿cómo?» en el procedimiento, que se discutirá después.

En realidad, las instrucciones de trabajo especifican las acciones a realizar para ejecutar una tarea en un puesto dado y la descripción de estas acciones en pasos simples. Deben hacerse con gran detalle, pudiendo también referirse al flujo de secuencias de operaciones de un puesto a otro.

En documentación industrial, la instrucción de trabajo se describe mediante texto, pero nada impide enriquecerla con formatos visuales (imágenes, vídeos…). Hoy, gracias a medios digitales actualizados, los elementos visuales no solo se integran más fácilmente, sino que se recomiendan porque facilitan la comprensión de las instrucciones por los operarios responsables de su ejecución.

El proceso, o secuencia de actividades que conforman la cadena de valor

Según la definición de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM), el proceso es «el medio por el cual la organización implementa y despliega las competencias de su personal para producir resultados».

Pero más generalmente, el proceso se refiere tanto a la secuencia de actividades y procedimientos paso a paso en la cadena de valor de la empresa como a los recursos desplegados para lograrlos. Por recursos entendemos medios humanos y materiales. En síntesis, abarca todas las etapas de transformación de datos de entrada (materias primas) en datos de salida (productos terminados), es decir, el ciclo de vida del producto. La culminación de un proceso puede ser la entrega al cliente o su consumo interno por otro proceso.

La evaluación de su rendimiento se basará en su capacidad para proporcionar satisfacción del cliente o garantizar la calidad del resultado antes de pasar al siguiente proceso. Por ello, la mejora y revisión continua, mediante un enfoque por procesos, de los flujos que lo componen es un asunto capital.

El procedimiento: ¿quién hace qué?

Por su parte, el procedimiento describe la organización. Más específicamente, es el conjunto de reglas para una actividad. Describe el método de trabajo y el proceso operativo, así como los diferentes actores (operarios y servicios) que realizarán las tareas.

Para ir un poco más allá, un procedimiento está hecho para responder a la pregunta «¿quién hace qué?» sin entrar en tanto detalle como la pregunta «¿cómo?». También menciona las herramientas usadas para aplicar el método de trabajo. Aquí hablamos de «tratamientos» para designarlas.

Estos procedimientos deben especificarse y agregarse en un documento escrito y deben incluirse en la documentación industrial de la empresa.