Impulsar la Eficiencia: 3 Beneficios Clave de Automatizar Cuentas por Pagar

Los gerentes de cadena de suministro han enfrentado durante mucho tiempo desafíos cuando se trata de cuentas por pagar y procesos procure-to-pay (P2P). A pesar del cambio a lo digital que tiene lugar en todas las industrias, muchas organizaciones aún dependen de procesos AP manuales basados en papel para aprobar y pagar facturas. Esto crea una multitud de problemas —incluyendo falta de control sobre el momento de pagos a proveedores, excepciones de facturas que consumen tiempo valioso del personal, y poca visibilidad tanto para su equipo financiero como para proveedores.

La buena noticia es que al moverse hacia lo digital en el proceso de cuentas por pagar de su organización, puede eliminar el proceso lento y propenso a errores que es la causa raíz de muchos problemas con sus proveedores. Al hacerlo, reducirá costos, optimizará el flujo de caja, obtendrá visibilidad en tiempo real sobre cuentas por pagar pendientes y evitará potenciales disrupciones de la cadena de suministro antes de que ocurran.

Eliminar Excepciones de Facturas

En un mundo ideal, las excepciones de facturas serían raras. Pero para muchas organizaciones que aún dependen de procesos AP obsoletos, ese simplemente no es el caso. De hecho, un estudio reciente de Ardent Partners encontró que el 62% de los profesionales de AP están de acuerdo en que las excepciones de facturas les dan los mayores dolores de cabeza en su día a día.

No solo toman mucho tiempo resolver, sino que también resultan en ciclos de pago inconsistentes.

Como gerente de cadena de suministro, puede entender por qué AP quiere eliminar excepciones de facturas. Pero podría preguntarse por qué debería importarle.

Imagine que las facturas de proveedores están en espera porque los bienes no han sido recibidos y AP no puede realizar una coincidencia de tres vías. En este escenario, muchos proveedores pondrán a los clientes en espera crediticia. Algunos incluso pueden dejar de enviar bienes adicionales por completo.

Incluso si las cosas no llegan a ese extremo, sus proveedores no están siendo pagados de manera oportuna. En el mejor de los casos, esto lleva a malas relaciones con proveedores e inestabilidad para proveedores que se encuentran en posiciones de efectivo difíciles.

Escalar Oportunidades de Descuento por Pago Anticipado

Si bien la pandemia de COVID-19 disrumpió las cadenas de suministro en todo el mundo, no todas las organizaciones sintieron el mismo nivel de dolor. Aquellas que tenían procesos automatizados usando plataformas de software como servicio (SaaS) pudieron transicionar rápidamente a una fuerza laboral remota sin demasiados problemas. En el área de AP, eso significó que los empleados podían manejar facturas desde cualquier lugar —y a escala.

Si un gerente de finanzas quería pagar cientos o miles de proveedores temprano para capitalizar un descuento por pago anticipado, no era un problema. Por otro lado, si optimizar el flujo de caja era el objetivo, retener el pago hasta el último día posible dentro de los términos era fácil de programar.

Proporcionar Visibilidad en Procesos AP y P2P

Cuanta más visibilidad tenga en su cadena de suministro, más fácil es predecir el flujo de caja, identificar disrupciones potenciales antes de que ocurran y tomar decisiones basadas en datos. Desafortunadamente, cuando confía en flujos de trabajo de facturación basados en papel, es virtualmente imposible ver dónde están las cosas en cualquier momento dado.

Al automatizar procesos AP/P2P, puede obtener visibilidad 24/7 en todo el proceso de facturas. Esto elimina sorpresas y mejora la inteligencia empresarial, lo que le permite optimizar continuamente sus operaciones aprovechando insights en tiempo real.

Si su organización aún está usando flujos de trabajo AP basados en papel, es imposible que su cadena de suministro sea tan eficiente como puede ser. Al invertir en herramientas que automatizan el proceso AP, puede crear una conexión digital con sus proveedores que le permite:

• Evitar disrupciones de la cadena de suministro al evitar ser puesto en espera crediticia o cortado por completo;
• Optimizar la gestión de datos de proveedores al tener todos los datos relevantes (ej., W-9 e información de cuenta bancaria) en un solo lugar;
• Mejorar relaciones con proveedores proporcionando visibilidad en el estado de pagos y asegurando que se les pague a tiempo; y
• Asegurar que AP, compradores internos y gerentes de departamento solo gasten tiempo en actividades que agregan valor.

Sumando todo, la automatización de AP es una forma fácil de asegurar que su cadena de suministro siga funcionando eficientemente, mientras aumenta la productividad y rentabilidad.

Shan Haq es vicepresidente de estrategia corporativa y desarrollo en Transcepta, una plataforma procure-to-pay basada en la nube.