Tres beneficios de automatizar las cuentas por pagar

Los gerentes de la cadena de suministro se han enfrentado durante mucho tiempo a desafíos en lo que respecta a los procesos de cuentas por pagar y de adquisición a pago (P2P). A pesar del cambio a lo digital que se está produciendo en todas las industrias, muchas organizaciones aún dependen de procesos AP manuales en papel para aprobar y pagar facturas. Esto crea una serie de problemas, incluida la falta de control sobre el momento de los pagos a los proveedores, excepciones de facturas que consumen un tiempo valioso del personal y poca visibilidad tanto para el equipo financiero como para los proveedores.

La buena noticia es que al avanzar hacia lo digital en el proceso de cuentas por pagar de su organización, puede eliminar el proceso lento y propenso a errores que es la causa principal de muchos problemas con sus proveedores. Al hacerlo, reducirá costos, optimizará el flujo de caja, obtendrá visibilidad en tiempo real de las cuentas por pagar pendientes y evitará posibles interrupciones en la cadena de suministro antes de que ocurran.

Eliminar excepciones de facturas

En un mundo ideal, las excepciones en las facturas serían raras. Pero para muchas organizaciones que aún dependen de procesos AP obsoletos, ese no es el caso. De hecho, un estudio reciente de Ardent Partners encontró que el 62% de los profesionales de AP están de acuerdo en que las excepciones en las facturas les dan los mayores dolores de cabeza en su día a día.

Las excepciones de facturas no solo toman mucho tiempo para resolverse, sino que también dan como resultado ciclos de pago inconsistentes.

Como gerente de la cadena de suministro, es posible que comprenda por qué AP quiere eliminar las excepciones en las facturas. Pero quizás te preguntes por qué debería preocuparte.

Imagine que las facturas de los proveedores están retenidas porque los bienes no se han recibido y AP no puede realizar una coincidencia a tres bandas. En este escenario, muchos proveedores colocarán a los clientes en una retención de crédito. Algunos incluso pueden dejar de enviar productos adicionales por completo.

Incluso si las cosas no se ponen tan extremas, no se les paga a sus proveedores de manera oportuna. En el mejor de los casos, esto conduce a malas relaciones con los proveedores e inestabilidad para los proveedores que se encuentran en una situación de tesorería difícil.

Escale las oportunidades de descuento por pago anticipado

Si bien la pandemia de COVID-19 interrumpió las cadenas de suministro en todo el mundo, no todas las organizaciones sintieron el mismo nivel de dolor. Aquellos que tenían procesos automatizados utilizando plataformas de software como servicio (SaaS) pudieron realizar una transición rápida a una fuerza de trabajo remota sin demasiados problemas. En el área de AP, eso significaba que los empleados podían manejar facturas desde cualquier lugar y a gran escala.

Si un gerente financiero quería pagar a cientos o miles de proveedores con anticipación para capitalizar un descuento por pago anticipado, no era un problema. Por otro lado, si el objetivo era optimizar el flujo de caja, era fácil programar el pago hasta el último día posible dentro de los plazos.

Proporcione visibilidad a los procesos AP y P2P

Cuanta más visibilidad tenga de su cadena de suministro, más fácil será predecir el flujo de caja, identificar posibles interrupciones antes de que ocurran y tomar decisiones basadas en datos. Desafortunadamente, cuando depende de los flujos de trabajo de facturación en papel, es prácticamente imposible ver dónde están las cosas en un momento dado.

Al automatizar los procesos AP / P2P, puede obtener visibilidad 24/7 de todo el proceso de facturación. Esto elimina sorpresas y mejora la inteligencia empresarial, lo que le permite optimizar continuamente sus operaciones aprovechando la información en tiempo real.

Si su organización todavía utiliza flujos de trabajo de AP basados ​​en papel, es imposible que su cadena de suministro sea tan eficiente como puede ser. Al invertir en herramientas que automatizan el proceso de AP, puede crear una conexión digital con sus proveedores que le permite:

• Evite las interrupciones de la cadena de suministro evitando que se suspenda o se corte el crédito;
• Optimice la gestión de datos de proveedores al tener todos los datos relevantes (por ejemplo, W-9 y la información de la cuenta bancaria) en un solo lugar;
• Mejorar las relaciones con los proveedores proporcionando visibilidad del estado de los pagos y asegurándose de que se les pague a tiempo; y
• Asegúrese de que AP, compradores internos y gerentes de departamento solo dediquen tiempo a actividades de valor agregado.

Sume todo y la automatización de AP es una manera fácil de asegurarse de que su cadena de suministro siga funcionando de manera eficiente, mientras aumenta la productividad y la rentabilidad.

Shan Haq es vicepresidente de estrategia corporativa y desarrollo de Transcepta, una plataforma de compra a pago basada en la nube.