Cómo la pandemia transformó las compras: 3 tendencias clave

Incluso en los mejores momentos, el proceso de compras puede ser abrumador. Navegar por miles de contratos con proveedores, acuerdos de confidencialidad y negociaciones, manteniendo el cumplimiento de múltiples regulaciones sectoriales y satisfaciendo simultáneamente a numerosos stakeholders y tomadores de decisiones, no es una tarea sencilla.

El impacto del COVID-19 en la gestión contractual

Cuando la pandemia de COVID-19 tomó al mundo por sorpresa a principios de 2020, estas cuestiones se complicaron aún más por cambios inesperados, como el traslado casi universal e inmediato al trabajo remoto. A lo largo del año, a medida que las empresas de todo el mundo aprendieron a adaptarse a las nuevas dinámicas, una cosa quedó meridianamente clara: la gestión y adquisición adecuada de contratos nunca había sido tan importante. Ante desafíos universales sin precedentes, estos activos críticos debían protegerse y optimizarse, tanto para el presente como para el futuro.

Las empresas que se prepararon para ser más resilientes y robustas internamente, y capaces de anticipar futuros cambios en los modelos operativos y las cadenas de suministro, saldrán mucho mejor paradas a largo plazo.

Tres tendencias emergentes en la gestión contractual post-COVID

A medida que avanzamos hacia las nuevas realidades de un mundo post-COVID-19, tres tendencias emergentes explican por qué la gestión contractual y las compras deben ser una prioridad máxima para las organizaciones que buscan sostenibilidad y éxito a largo plazo.

1. Más empresas son consideradas esenciales

Desde el inicio de la pandemia, se han identificado 16 sectores de infraestructura crítica cuyos activos, sistemas y redes —ya sean físicos o virtuales— se consideran vitales para Estados Unidos. Estos incluyen salud, alimentación y agricultura, manufactura crítica, química y más.

Como resultado, prácticamente todas las organizaciones, esenciales o no, han adquirido una mayor conciencia de su relevancia para los clientes a los que sirven. Esta toma de conciencia ha ayudado a las empresas a enfocar con claridad la importancia de concentrar esfuerzos en priorizar bienes y servicios según las necesidades críticas de negocio de sus clientes. Para hacerlo eficazmente, el proceso de compras y gestión contractual debe ser eficiente y estar gestionado de forma centralizada.

Granite Construction Inc., que se autodenomina «la empresa de infraestructura de América», es un ejemplo de negocio esencial. Para Granite, esto significaba que su actividad debía continuar a pesar del brote de COVID-19. Con sus cuadrillas en terreno, los departamentos de oficina tuvieron que pasar al teletrabajo sin perder un paso. Afortunadamente, Granite ya contaba con un sistema automatizado de gestión contractual. Antes de esto, la empresa habría enfrentado serios desafíos: los administradores de subcontratos habrían dedicado gran parte de su tiempo a gestionar contratos almacenados históricamente en bandejas de entrada, discos duros locales o archivadores. Completar revisiones y aprobaciones implicaba llevarlos físicamente por el pasillo. Por razones obvias, estos métodos habrían creado numerosos obstáculos en una situación de trabajo desde casa.

La crisis sanitaria del COVID-19 ha puesto de relieve la importancia de las compras y la contratación. Si bien las empresas esenciales experimentaron la primera urgencia de estar preparadas para cualquier situación, todas las empresas reconocen que corren riesgos sin un proceso de compras centralizado y optimizado y un sistema de gestión contractual.

2. Los acuerdos son más complejos y se necesitan más rápido

Las empresas actuales operan en un mundo guiado en gran medida por contratos. A medida que las compañías maduran y las fronteras internacionales se difuminan gracias a Internet, los contratos crecen en complejidad mientras los equipos que los crean y mantienen lidian con una avalancha de nuevas regulaciones que afectan los acuerdos a escala global.

Por ejemplo, una organización de compras grupales para un gran número de hospitales debió encontrar nuevas fuentes de suministros de protección localmente, ya que los suministros internacionales se vieron afectados. Estos hospitales estaban en la primera línea de la respuesta nacional a la pandemia. Compras debía evaluar 3.000 proveedores potenciales en ocho semanas, garantizando su calidad y firmando contratos complejos que permitieran a entidades legales diferentes e independientes comprar y pagar bajo los mismos contratos paraguas, sin comprometer ningún requisito de cumplimiento del sector sanitario. El vicepresidente de compras mencionó que, con los nuevos procesos automatizados de la empresa, lograron hacerlo en unas 12 semanas. Este volumen les habría tomado previamente de nueve a 12 meses, incluso con todo el personal disponible.

Esto habla directamente de por qué se necesita la gestión contractual para navegar en tiempos de incertidumbre. Para lograr el éxito post-pandemia, las organizaciones deben considerar cómo manejar las numerosas complejidades asociadas a los contratos, incluyendo cuestiones críticas como la gobernanza, de manera que no las ponga en riesgo.

3. La aceleración de la tecnología en la nube

Las organizaciones están migrando sus datos a la nube más rápido que nunca en respuesta a los desafíos empresariales planteados por la pandemia de COVID-19. De hecho, según nuevas investigaciones, la pandemia global ha acelerado la transformación hacia la nube para casi la mitad de las organizaciones. Las plataformas en la nube permiten mantener los sistemas disponibles y funcionando sin necesidad de recursos dedicados ni inversión adicional de capital. No es de extrañar que esta tendencia también impacte en compras y contratación.

Las soluciones de gestión del ciclo de vida contractual basadas en la nube ofrecen beneficios significativos. El acceso a un repositorio contractual centralizado y automatizado alojado en un entorno seguro en la nube proporciona a las organizaciones visibilidad completa de sus contratos, eliminando horas de trabajo desperdiciadas y mejorando la eficiencia. Al proporcionar una única fuente de verdad sobre los derechos y compromisos que una empresa mantiene en sus contratos, el software de gestión contractual reduce drásticamente el riesgo de plazos incumplidos y sanciones, o peor aún, litigios. Además, acelera el proceso de compras, garantiza el cumplimiento contractual y optimiza el rendimiento de los acuerdos, desde la creación del contrato hasta los informes.

La aceleración hacia la nube abre muchas puertas para las organizaciones y, en términos de gestión de datos contractuales, están encontrando un valor inmenso al aplicarlo a soluciones inteligentes de gestión contractual durante este entorno económico crítico.

Conclusión

En definitiva, las innovaciones en la gestión del ciclo de vida contractual están alterando la norma, y la pandemia actual destaca la importancia de las compras y la gestión contractual en un mundo incierto. Enfoques proactivos e inteligentes hacia estos procesos clave permitirán a las empresas tener una visibilidad mucho mayor y obtener inteligencia accionable que se traduce directamente en impacto en los resultados finales.

Vivek Bharti es gerente general de gestión de producto en Icertis.