Tres tendencias que dan forma a las adquisiciones en una pandemia

En el mejor de los casos, el proceso de adquisición puede resultar abrumador. Navegar por miles de contratos de proveedores, NDA y negociaciones mientras se cumple con las múltiples regulaciones de la industria y al mismo tiempo atrae a numerosas partes interesadas y tomadores de decisiones, no es una tarea simple.

Cuando la pandemia de COVID-19 tomó al mundo por sorpresa a principios de 2020, estos asuntos se complicaron aún más por los cambios inesperados que surgieron, como el paso casi universal e inmediato al trabajo remoto. A lo largo del año, a medida que las empresas de todo el mundo aprendieron a adaptarse a la nueva dinámica, una cosa quedó muy clara. La gestión y la contratación adecuadas de los contratos nunca habían sido más importantes. Al enfrentar desafíos universales sin precedentes, estos activos críticos debían protegerse y optimizarse ahora y para el futuro.

En respuesta a la crisis, las empresas que se han preparado no solo para ser más resilientes y robustas internamente, sino también para tener en cuenta los cambios futuros que tendrán lugar a medida que se redefinan los modelos operativos y las cadenas de suministro, obtendrán mejores resultados en el largo plazo.

A medida que avanzamos hacia las nuevas realidades de un mundo posterior a COVID-19, tres tendencias emergentes arrojan luz sobre por qué la gestión de contratos y las adquisiciones deben ser una prioridad para las organizaciones que buscan la sostenibilidad y el éxito a largo plazo.

Se considera esencial que haya más negocios. Desde que comenzó la pandemia, se han identificado 16 sectores de infraestructura crítica como aquellos cuyos activos, sistemas y redes, ya sean físicos o virtuales, se consideran tan vitales para Estados Unidos. Estos incluyen atención médica, alimentación y agricultura, fabricación crítica, productos químicos y más.

Como resultado, prácticamente todas las organizaciones, esenciales o no, han ganado una mayor conciencia de su importancia para los clientes a los que sirve. Esta constatación ha ayudado a las empresas a poner de relieve la importancia de concentrar los esfuerzos en priorizar los bienes y servicios según las necesidades comerciales críticas de sus clientes. Para hacer esto de manera efectiva, el proceso de gestión de adquisiciones y contratos debe ser eficiente y administrado de manera centralizada.

Granite Construction Inc., que se llama a sí misma "Compañía de infraestructura de Estados Unidos", es un ejemplo de un negocio esencial. Para Granite, esto significó que su negocio debía continuar a pesar del brote de COVID-19. Con sus equipos en el campo, los departamentos de back-office tuvieron que pasar a trabajar desde casa sin perder un paso. Afortunadamente, Granite ya contaba con un sistema de software de gestión de contratos automatizado. Pero antes de esto, Granite habría tenido serios desafíos porque los administradores de subcontratos habrían tenido que dedicar gran parte de su tiempo a administrar contratos que históricamente se habían almacenado en cajas de entrada, discos duros locales o archivadores. Completar revisiones y aprobaciones fue una cuestión de acompañarlos físicamente por el pasillo. Por razones obvias, estos métodos habrían creado muchos desafíos en una situación de trabajo desde casa.

La crisis sanitaria del COVID-19 ha puesto de manifiesto la importancia de las adquisiciones y las contrataciones. Si bien las empresas esenciales pueden haber experimentado la primera urgencia de estar preparadas para cualquier situación, todas las empresas reconocen que están en riesgo sin un proceso de adquisición y un sistema de gestión de contratos centralizados y optimizados.

Los acuerdos son más complejos y se necesitan más rápido. Las empresas de hoy operan en un mundo guiado principalmente por contratos. A medida que las empresas maduran y las fronteras internacionales se disuelven gracias a Internet, los contratos aumentan en complejidad a medida que los equipos que los crean y mantienen luchan con un aluvión de nuevas regulaciones que afectan los acuerdos a escala global.

Por ejemplo, se requirió una organización de compras grupales para un gran número de hospitales para encontrar nuevas fuentes de suministros de protección a nivel local, ya que los suministros internacionales se vieron afectados. Los hospitales que lo necesitaban estaban a la vanguardia de la respuesta nacional a la pandemia. Se requirió de Adquisiciones para seleccionar a 3.000 proveedores potenciales en un período de ocho semanas, mientras se aseguraba su calidad y se firmaban contratos complejos que permitieran a entidades legales diferentes y no relacionadas comprar y pagar contra los mismos contratos generales sin comprometer los requisitos de cumplimiento de la industria de la salud. El vicepresidente de adquisiciones mencionó que con los nuevos procesos automatizados de la empresa, pudieron lograr esto en aproximadamente 12 semanas. Anteriormente, este volumen les habría llevado de nueve a 12 meses a pesar de tener todas las manos a la obra.

Esto habla directamente de por qué es necesaria la gestión de contratos para navegar en tiempos de incertidumbre. Para lograr el éxito después de una pandemia, las organizaciones deben considerar cómo manejar las muchas complejidades asociadas con los contratos, incluidos temas críticos como la gobernanza, de una manera que no los ponga en riesgo.

La aceleración de la tecnología en la nube. Las organizaciones están moviendo sus datos a la nube más rápido que nunca en respuesta a los desafíos comerciales planteados por la pandemia de COVID-19. De hecho, según una nueva investigación, la pandemia global ha acelerado la transformación de la nube en casi la mitad de las organizaciones. Las plataformas en la nube pueden hacer posible mantener los sistemas disponibles y en funcionamiento sin la necesidad de recursos dedicados o una mayor inversión de capital. Por lo tanto, no es de extrañar que esta tendencia también esté afectando las adquisiciones y las contrataciones.

Las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos basadas en la nube ofrecen importantes beneficios. El acceso a un repositorio de contratos centralizado y automatizado alojado en un entorno de nube seguro proporciona a las organizaciones una visibilidad completa de los contratos, eliminando las horas de trabajo desperdiciadas y mejorando la eficiencia. Al proporcionar una única fuente de verdad para los derechos y compromisos que una empresa tiene en sus contratos, el software de gestión de contratos reduce en gran medida el riesgo de incumplimiento de plazos y sanciones, o peor aún, litigios. Además, acelera el proceso de adquisición, asegura el cumplimiento del contrato y optimiza el desempeño del mismo, desde la creación del contrato hasta la presentación de informes.

La aceleración hacia la nube abre muchas puertas para las organizaciones y, en términos de administración de datos de contratos, están encontrando un valor inmenso al aplicarlos a soluciones inteligentes de administración de contratos durante este entorno económico crítico.

La conclusión es que las innovaciones en la gestión del ciclo de vida de los contratos están alterando la norma, y ​​la pandemia actual está destacando la importancia de la gestión de adquisiciones y contratos en un mundo incierto. Los enfoques proactivos e inteligentes de estos procesos clave permitirán a las empresas tener una visibilidad mucho mayor y obtener inteligencia procesable que se traduzca directamente en un impacto final.

Vivek Bharti es director general de gestión de productos en Icertis.