Wayfair y COVID-19:El impacto en los vendedores exentos de impuestos

La pandemia de COVID-19 ha tenido un impacto económico generalizado en empresas de todos los tamaños. De manera similar, la pandemia ha causado estragos en los presupuestos estatales de EE. UU. Y algunos expertos pronostican que los déficits presupuestarios hasta 2022 podrían ascender a 434 mil millones de dólares. De hecho, el Centro de Prioridades Presupuestarias y Políticas estima que estados como California y Nueva York verán una disminución en los ingresos de decenas de miles de millones.

Gran parte de esta disminución en los ingresos se atribuye a una caída en los ingresos fiscales de los que dependen los estados para llenar sus arcas y equilibrar sus presupuestos. Desde el impuesto sobre las ventas hasta el impuesto sobre la renta y los impuestos específicos de la industria, como los impuestos especiales al petróleo y el gas, los estados han visto una caída en los gastos que han luchado por superar los niveles previos a la pandemia. Por ejemplo, las caídas del turismo en Florida, Nevada y Hawai han tenido un impacto directo en la recaudación de impuestos sobre las ventas y los impuestos sobre el alojamiento en los estados. En última instancia, los estados deberán encontrar formas de recuperar las pérdidas y establecer un presupuesto en los próximos años, lo que probablemente conducirá a aumentos de impuestos, reglas de tributación ampliadas y una mayor aplicación de las leyes tributarias.

Ecos de la recesión de 2008

A medida que las autoridades tributarias lidian con los déficits presupuestarios y sopesan sus opciones para impulsar los ingresos, es probable que muchas empresas sean vulnerables al riesgo de cumplimiento tributario sin siquiera saberlo. Afortunadamente, las empresas pueden aprender del precedente establecido durante la recesión económica de 2008. Después de 2008, las autoridades fiscales endurecieron las reglas y el cumplimiento de la recaudación de impuestos, con un cambio importante hacia el cumplimiento de los certificados de exención de impuestos. Antes de la recesión, el criterio para que un estado aceptara un certificado de exención era mucho más indulgente, tal vez debido a la falta de tecnología para realizar una auditoría integral del certificado de exención.

Desde entonces, la tecnología a la que los estados y las empresas tienen acceso para el cumplimiento tributario ha evolucionado y ha facilitado el escrutinio de los certificados de exención durante las auditorías. Pero lo que realmente puso los certificados de exención bajo una revisión más estricta desde 2008 fue el hecho de que una enorme cantidad de negocios cerraron permanentemente e hizo imposible que los vendedores y los gobiernos obtengan certificados válidos durante una auditoría.

Mayor riesgo

Si bien muchos de los mismos riesgos están presentes en medio de la pandemia, la complejidad que rodea a los certificados de exención ha aumentado exponencialmente desde 2008. La decisión de la Corte Suprema en South Dakota v. Wayfair Inc. hizo posible que las autoridades recaudaran impuestos sobre las ventas a distancia en su estado. independientemente de la ubicación física del vendedor. Hoy en día, los vendedores exentos de impuestos podrían tener la obligación de registrarse para cobrar el impuesto sobre las ventas en 44 estados, incluso si ni una sola venta está sujeta a impuestos. El nexo económico no solo ha exacerbado la obligación de cobrar certificados de exención, sino que ha añadido la carga adicional de registrarse en los estados para recaudar impuestos.

Del mismo modo, las operaciones comerciales en medio de la pandemia también han aumentado la complejidad de la recopilación de certificados de exención. Por ejemplo, se están realizando más transacciones de empresa a empresa (B2B) en línea a través de numerosos canales. Donde históricamente un vendedor podía recolectar certificados de exención fácilmente en transacciones 1:1, muchos ahora procesan transacciones digitalmente a través de varios canales en línea. La combinación de leyes de nexo económico con la expansión de las ventas B2B omnicanal ha creado un entorno en el que las empresas deben saber dónde tienen la obligación de registrarse y, al mismo tiempo, procesar transacciones y recopilar certificados en línea casi en tiempo real. Para los fabricantes y otros vendedores B2B responsables de recopilar y almacenar certificados de exención para compras exentas de impuestos, implementar la tecnología y los procesos ahora para garantizar que los certificados de exención se recopilen con precisión en cada transacción aplicable será fundamental para evitar otro escenario posterior a 2008.

Tecnología para las obligaciones de exención

La gestión de certificados de exención en una sociedad en la que la tecnología es primero digital requiere tecnologías inteligentes de cumplimiento tributario para mantenerse al día con las reglas y obligaciones cambiantes. La recopilación, el seguimiento y el almacenamiento manual de certificados de exención en todos los canales, así como el seguimiento manual de las obligaciones del nexo económico y el registro en nuevos estados, dejan a las empresas vulnerables a errores humanos y, en última instancia, al riesgo de auditoría. Al contar con el apoyo del software de cumplimiento tributario, las empresas pueden optimizar sus procesos de gestión de certificados de exención y mitigar el riesgo.

Las soluciones fiscales pueden integrarse fácilmente en el comercio electrónico existente de una empresa, la planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas de facturación para administrar los certificados en el momento del pago. Por ejemplo, un fabricante que vende a través de una plataforma de comercio electrónico y un mercado puede incorporar artículos de línea en el proceso de pago para exigir a las empresas que proporcionen digitalmente su información de exención antes de procesar la transacción. Del mismo modo, las empresas pueden aprovechar el software fiscal para comprender de manera más inteligente cuándo desencadenan nuevas obligaciones de nexo económico para agilizar los requisitos de registro y evitar riesgos de auditoría desconocidos.

A medida que continuamos avanzando a través de la pandemia, es inevitable que los estados busquen expandir las reglas tributarias, aumentar la aplicación y ajustar las leyes tributarias existentes. Como aprendimos de la recesión de 2008, la aplicación de los certificados de exención probablemente será un objetivo principal para las autoridades en su búsqueda de ingresos. Los fabricantes y otros vendedores B2B deberán comprender sus nuevas obligaciones en el mundo del nexo económico y cómo navegar la recopilación de certificados en un entorno omnicanal para mitigar el riesgo y mantener las operaciones. Para la mayoría, la gestión manual del cumplimiento tributario desde el registro hasta la gestión de certificados será insostenible y los pondrá en riesgo. Un enfoque basado en la tecnología para administrar los certificados de exención permitirá a las empresas ser proactivas en la prevención de sanciones de auditoría e interrupciones en sus negocios.

Silvia Aguirre es vicepresidenta de gestión de certificados en Avalara.