Wayfair y COVID-19: Navegando los Desafíos de Vendedores Exentos de Impuestos en una Economía Post-Pandemia

La pandemia de COVID-19 ha tenido un impacto económico generalizado en empresas de todos los tamaños. De manera similar, la pandemia ha causado estragos en los presupuestos estatales de EE. UU., con algunos expertos pronosticando que los déficits presupuestarios hasta 2022 podrían ascender a 434 mil millones de dólares. De hecho, el Centro de Prioridades Presupuestarias y Políticas estima que estados como California y Nueva York verán una disminución de ingresos en decenas de miles de millones.

Ecos de la recesión de 2008

Gran parte de esta disminución de ingresos se atribuye a una caída en los ingresos fiscales de los que los estados dependen para llenar sus arcas y equilibrar sus presupuestos. Desde el impuesto a las ventas hasta el impuesto a la renta y el impuesto específico de la industria como el de petróleo y gas, los estados han visto una caída en los gastos que han luchado por superar los niveles pre-pandemia. Por ejemplo, las caídas en el turismo en Florida, Nevada y Hawái han tenido un impacto directo en las recaudaciones de impuesto a las ventas e impuestos de hospedaje en los estados. En última instancia, los estados necesitarán encontrar formas de recuperar pérdidas y establecer un presupuesto en los próximos años, lo que probablemente conducirá a aumentos de impuestos, reglas de imponibilidad expandidas y mayor aplicación de las leyes fiscales.

El precedente de 2008

Mientras las autoridades fiscales lidian con déficits presupuestarios y sopesan sus opciones para impulsar ingresos, es probable que muchas empresas sean vulnerables al riesgo de cumplimiento fiscal sin siquiera saberlo. Afortunadamente, las empresas pueden aprender del precedente establecido durante la recesión económica de 2008. Tras 2008, las autoridades fiscales endurecieron reglas y aplicación alrededor de la recaudación de impuestos, con un cambio importante hacia la aplicación de certificados de exención fiscal. Antes de la recesión, los criterios para que un estado aceptara un certificado de exención era mucho más laxo, quizás debido a la falta de tecnología capaz de realizar una auditoría integral de certificados de exención.

Desde entonces, la tecnología a la que estados y empresas tienen acceso para el cumplimiento fiscal ha evolucionado y ha facilitado el escrutinio de certificados de exención durante auditorías. Pero lo que realmente puso a los certificados de exención bajo revisión más estricta desde 2008 fue el hecho de que un enorme número de empresas cerraron permanentemente e hizo imposible que vendedores y gobiernos obtuvieran certificados válidos durante una auditoría.

Riesgo incrementado en la era post-Wayfair

Si bien muchos de los mismos riesgos están presentes en medio de la pandemia, la complejidad alrededor de los certificados de exención ha aumentado exponencialmente desde 2008. La decisión de la Corte Suprema en South Dakota v. Wayfair Inc. hizo posible que las autoridades recaudaran impuesto a las ventas en ventas remotas en su estado independientemente de la ubicación física del vendedor. Hoy, los vendedores exentos de impuestos podrían potencialmente tener la obligación de registrarse para recaudar impuesto a las ventas en 44 estados incluso si no una sola venta es imponible. El nexo económico no solo ha exacerbado la obligación de recolectar certificados de exención, sino que ha agregado la carga adicional de registrarse en estados para recaudar impuestos.

De manera similar, las operaciones comerciales en medio de la pandemia también han aumentado la complejidad de recolectar certificados de exención. Por ejemplo, más transacciones business-to-business (B2B) están ocurriendo en línea a través de numerosos canales. Donde históricamente un vendedor podría recolectar certificados de exención fácilmente en transacciones 1:1, muchos ahora procesan transacciones digitalmente a través de varios canales en línea. La combinación de leyes de nexo económico con ventas B2B omnicanal en expansión ha creado un entorno donde las empresas deben saber dónde tienen la obligación de registrarse mientras también procesan transacciones y recolectan certificados en tiempo casi real en línea. Para fabricantes y otros vendedores B2B responsables de recolectar y almacenar certificados de exención para compras exentas de impuestos, poner la tecnología y procesos en marcha ahora para asegurar que los certificados de exención se recolecten con precisión en cada transacción aplicable será crítico para evitar otro escenario post-2008.

Tecnología para obligaciones de exención

Gestionar certificados de exención en una sociedad digital-first requiere tecnologías inteligentes de cumplimiento fiscal para mantener el ritmo con reglas y obligaciones cambiantes. Recolectar, rastrear y almacenar manualmente certificados de exención a través de canales, así como rastrear manualmente obligaciones de nexo económico y registrarse en nuevos estados deja a las empresas vulnerables al error humano y, en última instancia, al riesgo de auditoría. Al contar con el apoyo de software de cumplimiento fiscal, las empresas pueden agilizar sus procesos de gestión de certificados de exención y mitigar el riesgo.

Las soluciones fiscales pueden integrarse fácilmente en el e-commerce existente de una empresa, planificación de recursos empresariales (ERP) u otros sistemas de facturación para gestionar certificados en el checkout. Por ejemplo, un fabricante que vende a través de una plataforma de e-commerce y un marketplace puede incorporar líneas en el proceso de checkout para requerir que las empresas proporcionen digitalmente su información de exención antes de procesar la transacción. Del mismo modo, las empresas pueden aprovechar el software fiscal para entender más inteligentemente cuándo activan nuevas obligaciones de nexo económico para agilizar los requisitos de registro y evitar riesgos de auditoría desconocidos.

Conclusión

A medida que continuamos avanzando a través de la pandemia, es inevitable que los estados probablemente buscarán expandir reglas fiscales, mayor aplicación y ajustar leyes fiscales existentes. Como aprendimos de la recesión de 2008, la aplicación de certificados de exención probablemente será un objetivo principal para las autoridades mientras buscan ingresos. Fabricantes y otros vendedores B2B necesitarán entender sus nuevas obligaciones en el mundo del nexo económico y cómo navegar la recolección de certificados en un entorno omnicanal para mitigar riesgos y mantener operaciones. Para la mayoría, la gestión manual del cumplimiento fiscal desde el registro hasta la gestión de certificados será insostenible y los pondrá en riesgo. Un enfoque technology-first para gestionar certificados de exención permitirá a las empresas ser proactivas en la prevención de sanciones de auditoría y disrupciones a su negocio.

Silvia Aguirre es vicepresidenta de gestión de certificados en Avalara.