5 estrategias expertas para una transición suave de AOBRD a ELD

Muchas flotas ya han cumplido con el mandato federal de dispositivo electrónico de registro (ELD, por sus siglas en inglés), que requiere que las horas de servicio de los conductores se capturen con ELDs en lugar de registros en papel. Sin embargo, algunos adoptantes tempranos de sistemas e-log antiguos han podido seguir usando sus dispositivos automáticos de registro a bordo (AOBRD, por sus siglas en inglés) durante una exención de abuelo de dos años. Deben pasar a una plataforma ELD antes de que la exención expire el 16 de diciembre de 2019.

El estudio de mercado de sistemas de gestión de recursos móviles 2019-20 de C.J. Driscoll & Associates estima que el número de AOBRDs y ELDs actualmente en servicio es aproximadamente igual. El informe encuentra que los mayores proveedores de telemática para el sector del transporte por carretera todavía tienen principalmente AOBRDs en el campo.

Desafortunadamente, no es tan simple como accionar un interruptor para pasar de AOBRDs a ELDs. Para algunos transportistas, el movimiento brinda una increíble oportunidad para actualizar y migrar a un sistema que aumente la productividad, la excelencia operativa, la seguridad y la seguridad. Para otros, una transición suave se ve obstaculizada, principalmente porque su proveedor actual no ha desarrollado tecnología ELD avanzada o una plataforma que se integre perfectamente con su infraestructura existente.

Aquí hay cinco mejores prácticas para que los usuarios de AOBRD consideren durante la desafiante transición a ELDs.

Identificar claramente a los campeones del proyecto

¡Felicitaciones por ser adoptantes tempranos! Como líderes de la industria que adoptaron AOBRDs, habéis ayudado a allanar el camino para mejorar las operaciones de flota y eficiencias en nuestro sector.

Aunque la tecnología de internet de las cosas (IoT) ha mejorado la eficiencia del vehículo y reducido desgaste, tiempo de inactividad y desperdicio de combustible, muchas empresas aún tienen cicatrices de su implementación de AOBRD. Entensiblemente, muchos temen otro cambio disruptivo y consumidor de tiempo en sus organizaciones.

La buena noticia es que la pila tecnológica (technology stack) es mucho mejor y más flexible que cuando las empresas decidieron implementar AOBRDs. Podéis sorprenderos de cuánto ha cambiado en los últimos ocho, cinco o incluso tres años.

Segundo, la barrera de entrada ha caído considerablemente desde las implementaciones de AOBRD. Gasto, tiempo de instalación y formación se han reducido enormemente. Las soluciones ELD son verdaderamente plug-and-play, sin cableado requerido, excepto al módulo de control del motor (ECM) del vehículo. El hardware es barato, o las empresas pueden confiar en tabletas y smartphones que los conductores ya usan.

Forma un comité con representantes de operaciones, TI y áreas ejecutivas del negocio. Cada departamento necesita participar en la ejecución de la estrategia de implementación ELD y el mantenimiento de políticas de la empresa. Designa un líder que sea responsable de este importante proyecto.

Sondea cada parte de tu negocio

Profundiza para averiguar qué características de tu sistema existente son más importantes para cada departamento. Este proceso incluye descubrir los diferentes tipos de informes que se ejecutan, con qué frecuencia y quién los recibe. Es útil desarrollar un diagrama de flujo para cada informe.

El error más común es que la infraestructura corporativa no se tome el tiempo para entender precisamente los informes que se necesitan en las terminales. Desarrollar requisitos completos aliviará desafíos post-despliegue.

Un seguimiento importante, especialmente para operaciones de flotas grandes, es tratar cada terminal, centro de distribución y región como un negocio separado. Aunque hay interacción entre ellos, la segmentación es necesaria. En lugar de un enfoque «big bang» a nivel de empresa, emprende un despliegue incremental, con cada segmento teniendo sus propias fechas de inicio y fin designadas. Esta estrategia permite a las empresas aprender de los primeros sitios y mejorar el proceso de implementación a medida que se extiende por la organización, ahorrando tiempo y dinero.

Evaluar proveedores y ELDs

Las empresas de flotas deben investigar cuidadosamente la amplia gama de proveedores en el mercado. Es ingenuo asumir que el proveedor actual de AOBRD tiene una pila tecnológica ELD moderna, o que se integrará perfectamente con la infraestructura existente.

No todos los ELDs disponibles hoy cumplen los requisitos detallados establecidos en el mandato. La desinformación y confusión resultan cuando los proveedores afirman tener una solución ELD aunque su pila tecnológica sea obsoleta, o peor, simplemente no funcione.

Una preocupación mayor al evaluar proveedores es la capacidad para transferencias de archivos de datos de salida. Con el mandato ELD, los conductores deben poder transferir registros de conducción a oficiales de cumplimiento enviando datos a través del Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP) de la Administración Federal de Seguridad de Autotransportes (FMCSA). En otras palabras, los conductores deben poder iniciar una transferencia de datos de registro desde su tableta al sitio web de la FMCSA, para que el inspector pueda ver la información crítica desde un navegador web.

Insiste en ver una demostración de este proceso de transferencia de archivos. También es buena idea hablar con los clientes ELD existentes de los proveedores (no usuarios de AOBRD) para conocer sus experiencias con transferencias de datos y la solución en general.

La FMCSA ha publicado una lista de verificación de características y funciones clave de ELD. Los proveedores deberían ser requeridos para demostrar y verificar que sus dispositivos ELD cumplen todas las especificaciones contenidas en la norma.

Evaluar soporte al cliente y formación

¿El personal de soporte al cliente 24/7 de tu proveedor ELD? Llama a las líneas de ayuda de soporte de los proveedores que estás evaluando. ¿Tienen una persona real lista para ayudar? ¿Cuál fue tu tiempo de espera? Un experimento divertido es volver a llamar y probar la opción de ventas —puede ser sorprendente lo rápido que se contesta esa llamada en comparación.

Durante la evaluación del proveedor, pide hablar con el equipo de servicios profesionales que supervisaría la implementación de AOBRD a ELD. Colaborarás con ellos durante varios meses, así que asegúrate de que te sientes cómodo formando una asociación tecnológica.

Entender integración y APIs

La columna vertebral tecnológica de un sistema ELD es un motor complejo de reglas y regulaciones. Es importante tener una comprensión clara de cómo cada plataforma de proveedor bajo revisión recopila y comparte datos. ¿Cuál es el método de interfaz? ¿El sistema tiene un hub de interfaz de programación de aplicaciones (API) que permita una integración fácil a operaciones existentes?

Es imperativo averiguar qué integraciones existentes funcionarán con el nuevo sistema ELD. Algunas características podrían no ser compatibles, como disponibilidad, flujo de trabajo del conductor, transporte personal, movimiento en patio y ediciones del conductor.

Verifica si el sistema está alojado en la nube. El tiempo de inactividad no debería ser una parte aceptada de tu negocio. Si lo es, deberías aprovechar esta oportunidad para instalar una pila tecnológica actualizada.

Una solución ELD debería ser tan amigable para el conductor como cualquier aplicación que se pueda descargar en un smartphone. Interfaces de usuario intuitivas eliminan la necesidad de guías de usuario extensas y días de formación. Haz una prueba de manejo con una variedad de soluciones ELD prospectivas. Probablemente verás una diferencia inmediata y bienvenida en comparación con tu solución AOBRD actual.

La transición de tecnologías puede ser un proyecto desafiante para cualquier operador de flota. Con una preparación cuidadosa y una revisión diligente de proveedores y soluciones ELD, puedes ejecutar con éxito la transición de AOBRDs a ELDs y lograr el cumplimiento total con bastante antelación a la fecha límite que se avecina.

David Blackwell es gestor de producto en Coretex, proveedor de ELDs y soluciones de gestión de flotas empresariales.