Cinco señales de que su planta tiene un problema de intercambio de información

La forma más fuerte y rica de interacción humana es cara a cara. Sin embargo, la pandemia cambió drásticamente nuestra forma habitual de comunicarnos, en particular cuando se trataba de traspasos de turno y de intercambio constante de información. Gran parte de esta transferencia de información que se maneja de forma remota provocó un alejamiento de la interacción personal que hemos dado por sentado durante mucho tiempo.

Sin embargo, por necesidad, la pandemia creó nuevas iniciativas y la adopción creativa de comunicaciones remotas y trabajo desde cualquier lugar, incluso para ingenieros en operaciones de fabricación. Lo que hemos aprendido de esta agitación se puede aplicar a cualquier interrupción futura que requiera agilidad, resiliencia y transparencia. Pero los avances tecnológicos solo alcanzarán su máximo potencial si incorporamos la inteligencia humana.

Hoy queremos llevar lecciones pertinentes al taller. ¿Dónde ha fallado el intercambio de información y cómo se puede revitalizar el espíritu de equipo y la colaboración para garantizar el control seguro y exitoso de procesos de fabricación complejos?

Cinco Signos

Estas son las cinco señales principales de que su planta de fabricación está experimentando un problema con el intercambio de información entre turnos y departamentos y qué se puede hacer para contrarrestar esto.

1:falta de alineación entre el turno de día y el turno de noche: Los malos hábitos de traspaso de turnos entre los turnos de día y de noche significan que los equipos se están perdiendo instrucciones de seguridad críticas o parámetros de conducción especiales. Cuando la conversación es limitada o las condiciones especiales no se escriben ni se entregan, los turnos de día y de noche pierden información importante para operar los procesos de producción de manera segura y confiable. Los errores de comunicación de turno a turno se han visto implicados en muchos accidentes a lo largo de los años, principalmente debido a la falta de métodos definidos para los traspasos y/o las disciplinas necesarias para garantizar una ejecución eficaz.

2:Las tareas abiertas no se ejecutan: La mala estandarización de la gestión de tareas, especialmente las tareas de rutina, significa que las rutas de escalamiento no están automatizadas y las respuestas no son transparentes para los turnos o el personal nuevo. Las observaciones a menudo se pierden en la confusión de papeles, archivos dispersos o software dedicado, lo que dificulta la supervisión de los últimos hallazgos y las tareas no ejecutadas de turnos anteriores.

3:Los objetivos de producción mensual siguen sin cumplirse: Incluso si pregunta, las personas a menudo no conocen los objetivos de producción, o las respuestas pueden diferir. El principal problema parece ser que la contabilidad de la producción es demasiado complicada para que todos la entiendan y que las cifras reales de producción no son transparentes. Esto conduce a la falta de rendición de cuentas entre los equipos de turno. Si los equipos no dan cuenta de las pérdidas y no están involucrados en el proceso de contabilidad, las observaciones de la línea no se registran.

4:Los problemas pequeños tardan días en resolverse: Las alteraciones de los procesos son endémicas en las operaciones de planta dentro de la industria química, a pesar de las últimas tecnologías de IA destinadas a mantener las operaciones estables y predecibles. Piense en cuándo el equipo senior instruye al turno actual para cambiar los parámetros de conducción:sin un proceso de comunicación estandarizado, esta nueva instrucción no es transparente para el próximo turno. Esto conduce a una falta de resiliencia en una crisis o al lidiar con trastornos del proceso.

5:Señalar con el dedo a los equipos de turno: Cuando los equipos de turno señalan con el dedo a otros turnos, se restringe la oportunidad de una crítica constructiva y un camino hacia la mejora. Una cultura de culpa y encubrimiento impide el espíritu y la moral del equipo, lo que dificulta determinar las causas fundamentales y qué necesidades de capacitación son necesarias. La baja moral a menudo se desencadena por una falta de comunicación o simplemente por la falta de intercambio de información entre departamentos y/o entre turnos.

Resolviendo los Problemas

La transparencia y la accesibilidad en el intercambio de información durante los traspasos de turno a turno son fundamentales. Esto es particularmente complejo en una operación de fabricación de procesos 24 horas al día, 7 días a la semana con múltiples turnos y la necesidad de entregar informes de estado a un equipo de unas 50 personas o más. Los procesos basados ​​en papel, como las hojas de cálculo de Excel y los registros del procesador de textos, requieren tiempo de procesamiento por parte del equipo de relevo de turnos. La información se cae por las grietas.

Según los analistas de 451 Research, los supervisores de turno tienen el conocimiento más perspicaz de la planta. Desempeñan un papel considerable a la hora de garantizar una comunicación oportuna.

Una plataforma de comunicaciones brinda una única fuente de verdad

Junto con oportunidades renovadas para la colaboración personal, el software Plant Process Management (PPM) ofrece una plataforma de comunicaciones estructuradas que ofrece transparencia y despliega una única fuente de información para todos los niveles de los equipos de gestión de procesos de la planta. El flujo de información es fluido y proporciona una imagen clara de las operaciones en un momento dado. Esto garantiza un protocolo de traspaso de turno para que el equipo saliente haya recopilado y entregado al equipo entrante todos los datos e información necesarios antes de abandonar la sala de control.

La gestión de procesos complejos es un deporte de equipo. Los equipos en diferentes turnos en todos los niveles de la estructura corporativa son conductos críticos para garantizar que los eventos y condiciones relevantes reflejen el estado de los procesos de fabricación. Este intercambio de información a través de una plataforma común brinda información importante y alerta a los equipos sobre problemas antes de que se vuelvan problemáticos.

Mientras restablecemos las comunicaciones cara a cara a medida que salimos de la era de la pandemia, las molestias seguirán siendo una realidad. Es importante contar con las herramientas adecuadas para garantizar un intercambio de información estructurado, transparente y accesible.

“Cuando implementamos nuestra solución de traspaso de turno a turno, fue mucho más fácil para la gente colaborar, desde casa y en el trabajo, para mantenerse en contacto y mantenerse informados turno a turno”. dijo Gene Shields, CIO del proveedor de productos químicos especializados Ascensus Specialties.

Tener toda la comunicación en una plataforma reduce el riesgo de falta de comunicación. PPM se convierte no solo en una herramienta de gestión diaria:la información y la inteligencia humana capturadas permiten una búsqueda de registros históricos que servirán como una base de conocimiento continua accesible para los miembros actuales y futuros del equipo.