Escalando la automatización inteligente: Los tres pilares — Proceso, Tecnología, Personas

Los tres pilares de la escalada de la automatización inteligente.

Escalar la automatización inteligente resulta más difícil de lo previsto, dice Chris Huff; tres pilares, que involucran proceso, tecnología y personas, son clave.

Para 2020, más del 70 % de las empresas habrán adoptado automatización robótica de procesos (RPA), según una reciente encuesta de Deloitte. Estas organizaciones están adoptando tecnología de automatización como forma de reducir la carga en su fuerza laboral mientras cosechan beneficios como mejor cumplimiento, mayor productividad y costos reducidos. Sin embargo, a pesar del entusiasmo, escalar RPA y escalar automatización inteligente resulta más difícil de lo anticipado. De hecho, Deloitte encontró que solo el 3 % de las organizaciones dicen haber escalado su fuerza de trabajo digital RPA.

¿Cómo pueden las organizaciones dar este salto y moverse sin problemas desde una prueba de concepto viable de RPA a un programa empresarial de automatización inteligente? Es útil pensar primero en la escalada dentro de un marco estructurado que consiste en tres pilares —proceso, tecnología y personas. Trabajar a través de los detalles de cada pilar ayudará a las empresas a responder las grandes preguntas sobre la escalada mientras también crea una estrategia viable para replicar su éxito inicial con RPA.

Pilar 1: Un proceso bien definido

El núcleo de cada proyecto es un plan, y escalar la automatización inteligente no es una excepción. Los siguientes pasos le ayudarán a definir requisitos y descubrir obstáculos o problemas temprano.

• Paso 1: Realizar una evaluación de modelo de madurez. Evalúe la preparación de su organización para la automatización desde una perspectiva de tecnología y proceso. Es crítico que su equipo de TI esté involucrado desde el principio. Ellos aconsejarán sobre cómo las tecnologías de automatización encajan en su pila de TI empresarial así como cómo asegurar el cumplimiento de protocolos de seguridad. Tras la implementación, el equipo de TI será responsable de gestionar el software —otra razón más para contactarles temprano. Una mejor práctica es evaluar las áreas de negocio donde busca aplicar automatización y optimizar los procesos operativos antes de la automatización.
• Paso 2: Crear un mapa de viaje de implementación. El plano define el proceso de cambio. En este paso, identificará las áreas de negocio maduras para automatización. Quiere empezar con 'victorias rápidas' para ganar adhesión ejecutiva y de la fuerza laboral en general. En paralelo, comenzará a diseñar su Oficina de Programa de Automatización Empresarial y el modelo operativo requerido para soportar su programa a escala.
• Paso 3: Escalar e innovar. Escalar su programa de Automatización requerirá consideración y planificación deliberada de un modelo centralizado, descentralizado o federado. La mayoría de programas empiezan centralizados para establecer política y gobernanza y maduran en un modelo federado una vez que la política está en su lugar y las unidades de negocio han ganado cierto nivel de pericia para diseñar y construir sus automatizaciones. A medida que escala, mantenga un ojo en la innovación para no perder la oportunidad de adoptar tecnologías emergentes que puedan ser ideales para sus necesidades de negocio.

Pilar 2: Una plataforma de automatización inteligente (IA) escalable con tecnologías fuertes

Para escalar, las organizaciones necesitan un conjunto de tecnologías que aplique automatización a varios casos de uso. Aquí es donde la típica solución solo RPA se quedará corta. La mayoría de las organizaciones tienen operaciones complejas que abarcan front y back office y a menudo encuentran datos no estructurados en documentos o correos que deben transformarse en datos estructurados antes de ser procesados por RPA. Esta capacidad se llama típicamente Captura Cognitiva e involucra tecnología que usa Reconocimiento Óptico de Caracteres Inteligente y Aprendizaje Automático.

Esto significa que para que las empresas logren automatización, necesitarán combinar múltiples tecnologías, según Everest Group. Sin embargo, dado que integrar soluciones de múltiples proveedores es engorroso, se recomienda un enfoque de plataforma de Automatización Inteligente para minimizar múltiples adquisiciones, gestión de proveedores y unir las tecnologías. Por tanto, es importante evaluar proveedores en términos de su cartera tecnológica completa. Una plataforma integrada, unificada, con una mezcla completa de tecnologías debería ser capaz de procesar documentos inteligentemente mientras automatiza actividades posteriores. Además, las organizaciones deberían evaluar plataformas IA para las siguientes capacidades:

• Emulación de aplicaciones: Gestionar tareas en aplicaciones web, archivos Excel, PDFs y más sin una máquina de escritorio.
• Huella de escritorio mínima: Desplegar automatización en tiempo de ejecución sin instalación separada.
• Arquitectura flexible: Soporte para despliegue en nube, on-premise e híbrido, e integración simple con aplicaciones de terceros.
• Analíticas de plataforma agnósticas al proveedor: Analizar y medir resultados de automatización para identificar eficiencias, cumplimiento y exposición a riesgo.
• Soporte móvil: Monitorizar y gestionar automatización desde cualquier ubicación.

Pilar 3: Las personas adecuadas para liderar la escalada de automatización inteligente

En el núcleo de la Fuerza de Trabajo Digital están los empleados. Un modelo de seis competencias es una mejor práctica diseñada para asegurar que las organizaciones empoderen a las personas adecuadas para apoyar un programa de automatización. Los niveles de recursos dependerán del tamaño de su programa IA, pero debería haber pensamiento dedicado a gestionar cada una de las siguientes áreas:

Gobernanza: Este equipo supervisa el programa general de automatización y asegura que los empleados estén al tanto de los próximos cambios a medida que se escala.

Tecnología: Los miembros de este equipo son responsables de gestionar la relación externa con el proveedor de automatización, junto con consideraciones tecnológicas internas, como requisitos de servidores e infraestructura.

Herramientas y formación: Los recursos deben dedicarse a crear herramientas y documentos para formación y adopción.

• Gestión del cambio: Incluso el cambio positivo puede ser desalentador para los empleados. Las organizaciones necesitan recursos comprometidos con la gestión del cambio. Este grupo identifica cómo la automatización impactará en la fuerza laboral y encuentra formas de mantener a los empleados empoderados durante la transición.
• Reportes: La expansión se impulsa con un historial de éxito probado. Los objetivos de rendimiento deben definirse claramente por adelantado, para que puedan ser rastreados, medidos y compartidos en toda la organización, particularmente con ejecutivos que tienen poder de decisión sobre iniciativas de automatización.
• Compartir conocimiento: Para cada caso de uso en el que se implementa IA, hay lecciones que aprender. Un grupo dedicado de individuos debería capturar, documentar y compartir esta información, para que pueda usarse para mejorar la siguiente implementación o iteración.

Replicar resultados de prueba de concepto puede ser un desafío para cualquier organización, pero un enfoque metódico construido sobre un proceso bien definido, tecnologías fuertes y personas empoderadas en los roles correctos proporciona la estructura correcta para fomentar el cambio y lograr la escala.

Chris Huff es el Director de Estrategia de Kofax. Desarrolla e impulsa las iniciativas estratégicas de la empresa como proveedor de automatización inteligente (IA) y la próxima generación de automatización robótica de procesos (RPA).