Blindando el Negocio ante la Recesión: Cómo RPA y Process Mining Impulsan el Crecimiento

Seth Catalli es vicepresidente regional de ventas en UiPath.

A medida que los negocios reabren tras el pico del nuevo coronavirus de 2019 (COVID-19) y entramos en lo que se prevé será una recesión global, la historia nos enseña que algunas empresas emergen incluso más fuertes. Estas compañías podrán ajustarse a los impactos continuos en ganancias e ingresos porque invirtieron en tecnología que impulsa mayor productividad y eficiencia operativa.

Según el informe Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence*, "para 2024, las organizaciones reducirán costos operativos en un 30% combinando tecnologías de hiperautomatización con procesos operativos rediseñados."

"La hiperautomatización se basa en el éxito real que subyace al crecimiento fenomenal de la Automatización Robótica de Procesos (RPA): facilidad de automatización, rapidez para obtener resultados y un camino probado para aplicar inteligencia artificial (IA) para mejorar las operaciones empresariales", explica Bobby Patrick, director de marketing (CMO) en UiPath.

La hiperautomatización no es una tecnología de automatización separada. El término se refiere a combinar RPA, IA y otras tecnologías de automatización como lo hacemos en la plataforma de automatización de extremo a extremo de UiPath.

Sin embargo, se podría argumentar que las inversiones en hiperautomatización son un lujo que no puede permitirse, ya que la dura realidad actual es que muchas empresas están recortando salarios, licenciando trabajadores y tomando medidas drásticas para reducir costos.

¿Qué se debe hacer?

¿Invertir en la ventaja digital que se ha demostrado surge de la hiperautomatización o recortar costos generalizados y congelar inversiones para capear la tormenta?

Para resolver esta dicotomía, podemos mirar los datos de nuestra última recesión para determinar qué empresas emergieron más fuertes y lograron un rendimiento destacado frente a sus competidores.

Harvard Business Review (HBR) analizó datos financieros de 4,700 empresas públicas en un estudio exhaustivo de la Gran Recesión de 2008 y descubrió que empresas como Staples pudieron contener costos operativos y salieron de la recesión más grandes y rentables. De hecho, Staples duplicó sus ingresos de 1997 a 2003 y fue aproximadamente 30% más rentable que su archirrival Office Depot en los tres años posteriores a esa recesión.

La investigación de HBR muestra que hubo un grupo que se separó del resto después de la recesión, superando a sus rivales de la industria en al menos un 10% en términos de crecimiento de ventas y ganancias.

¿Quiénes fueron los ganadores de la recesión?

¿Cómo mejoramos la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa se considera generalmente como tiempo, recursos y fondos bien gestionados. A menudo inspeccionamos la productividad de la organización en su conjunto para juzgar la capacidad de mejorar el beneficio. Esta misma lente puede usarse para ver procesos individuales, como order-to-cash (pedido a cobro), desde la base para mejorar el margen operativo o el beneficio realizando los procesos de forma más barata, mejor o más rápida. Para medir el beneficio generado al mejorar las operaciones, debemos entender qué tan bien la organización está transformando entradas en salidas en tres estrategias de alto nivel:

• Más barato - Lo mismo por menos, es decir, misma salida por menos entrada (reduciendo gastos operativos, gastos de capital, etc.)

• Mejor - Más por lo mismo, es decir, lograr más salida (o procesos más cumplidores y sin errores) con la misma entrada

• Más rápido - Mucho más por más, es decir, lograr mucha más salida en menos tiempo incluso si requiere más entrada (gastando selectivamente en tecnología, marketing, etc.)

En 2008, estas eran alternativas que los estrategas evaluaban como trade-offs. Hoy, las organizaciones están aprovechando la hiperautomatización para romper esas viejas reglas y están implementando una combinación de las tres estrategias para impulsar múltiples salidas. Ahora, las salidas financieras y operativas tradicionales como ingresos, número de defectos y conteo de clientes se espera que generen valor también para medidas más suaves como la experiencia del cliente y empleados más empoderados. Los empleados siempre han sido el "mayor activo" de una empresa, representando tanto el mayor costo como el mayor motor de valor, por lo que las inversiones en productividad de los empleados tienen un impacto importante en las métricas financieras.

Un ejemplo reciente de un cliente subrayó este punto. El director financiero (CFO) de una empresa de manufactura de alta tecnología se paró frente a la sala para inaugurar una nueva iniciativa de RPA y declaró: "esto no se trata de los robots, se trata de las personas. Esta es una inversión en capacitación de empleados y mi esperanza es que finalmente beneficie también nuestra experiencia del cliente."

El CFO explicó que tenían demasiada gente y costos demasiado altos asociados al cumplimiento de pedidos pequeños. Al optimizar los procesos de pedidos pequeños y trasladar ese trabajo a robots de software, su gente podría enfocarse en dar una mejor experiencia a los clientes más importantes.

Las tecnologías de hiperautomatización, como RPA, task mining y process mining, son herramientas que no estaban disponibles para los líderes durante la última recesión. Los ganadores de esta recesión usarán esta tecnología para tomar decisiones audaces sobre dónde reducir costos selectivamente (usando la estrategia de lo mismo por menos) pero también elegir dónde ir a la ofensiva con la estrategia de mucho más por más.

Es hora de automatizar

Imaginemos un escenario donde el CFO del fabricante mencionado ha declarado que busca ideas de los empleados para generar más ganancias. Crees que podrías automatizar el procesamiento de facturas y eliminar retrabajos innecesarios que podrían aumentar la productividad de los empleados en un 5% o más, pero es difícil conectar los puntos entre tu idea y las prioridades de tu CFO.

Exploras la idea con tu equipo del Centro de Excelencia (CoE) robótico. El equipo CoE analiza datos de tus sistemas de línea de negocio con UiPath Process Mining para determinar qué debería automatizarse.

Ahora puedes visualizar tu proceso de facturas por primera vez. El proceso (como se muestra a continuación) comienza con Recibir Factura, luego tareas de verificación y aprobación, antes de terminar finalmente con Pagar Factura. La sección ampliada de la imagen muestra un cuello de botella de nueve días en el tiempo de ciclo que drena la productividad y nos dice que la automatización en esta área podría ayudar a acelerar el proceso.

La primera fase del proyecto utiliza robots de UiPath como asistentes digitales para automatizar la actividad de solicitud de datos, mientras que todo lo intermedio sigue siendo manual. La imagen cambia (ver abajo) después de esta fase piloto de automatización y los resultados son prometedores. Vemos que la actividad Procesar Factura ahora está automatizada en un 24% y el tiempo de entrega ya se ha reducido de nueve a siete días.

Animado por el éxito inicial, decides automatizar completamente la actividad Procesar Factura y el tiempo de entrega mostrado abajo ha caído a unos sensacionales 34 minutos. También tiene efectos posteriores, como un ligero aumento entre Verificación Final de Factura y Pagar Factura, que continúas monitoreando vía UiPath Process Mining (ver abajo).

Este es un ejemplo de tomar la estrategia de eficiencia operativa "mucho más por más" al invertir en hiperautomatización para entregar un tiempo de ciclo más rápido y libre de errores.

Haz las cuentas

Supongamos que los márgenes de tu unidad de negocio o beneficios operativos son el 10% de los costos de empleados. Esto crea un punto de apalancamiento de 1:10 para mejoras en la productividad de los empleados a beneficio operativo que puede generar efectivo para tu CFO.

Haces cálculos rápidos (ver tabla) y tu CFO se entusiasma con el apalancamiento financiero que una mejora del 5% en la productividad de los empleados aumenta el beneficio operativo en un 50% en tu unidad de negocio. Naturalmente, el CFO te anima entusiasmado a avanzar en tu viaje de automatización para automatizar la siguiente actividad: Verificación Final de Factura.

¡Es hora de automatizar!

Esta vez, los ganadores emergerán de la recesión más fuertes que nunca usando RPA y process mining juntos.

Para aprender más sobre la Plataforma RPA Empresarial de UiPath y UiPath Process Mining, mira nuestro seminario web a demanda o contacta a nuestro equipo de ventas.

*Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 de diciembre de 2019