Impulsando la Eficiencia Empresarial: Cómo el Process Mining Transforma las Operaciones

Pam Pijnenborg era anteriormente consultora en formación en UiPath.

Big data. El "revuelo" en torno a proyectos atractivos con cantidades inimaginables de datos se ha calmado desde 2016. Las empresas en todo el mundo entendieron el valor de la información almacenada, pero no estaban claras sobre cómo investigar y actuar sobre ella. A pesar del silencio actual en torno a big data, las tecnologías de analítica de datos están ganando impulso.

Hoy, las organizaciones registran mayores cantidades de datos que nunca para analizar procesos. Las técnicas tradicionales de gestión de procesos de negocio (BPM) e inteligencia de negocio (BI) no son suficientes, ya que no proporcionan insights detallados sobre un proceso y su medición.

El process mining, por otro lado, combina minería de datos y análisis de procesos basado en modelos. Impulsa la mejora de factores de rendimiento empresarial como la eficiencia financiera y operativa.

Para entregar un producto o servicio excepcional mientras toma la posición líder en el mercado, las empresas deben priorizar la transformación empresarial. Si usted es una de esas empresas y está buscando reestructurar procesos, sus preguntas principales probablemente sean:

• ¿Qué sucede en un proceso específico?

• ¿Cuáles son las causas raíz de las ineficiencias?

• ¿Hay desviaciones del proceso previsto y, de ser así, cuáles son? ¿Cuáles son los cuellos de botella?

• ¿Cuánto me cuesta un proceso fuera de sincronía?

• ¿Cómo puedo optimizar o automatizar el proceso? ¿Cuánto efectivo y tiempo ahorraré?

Todas estas preguntas pueden ser respondidas usando UiPath Process Mining.

¿Por qué process mining?

A medida que las empresas crecen, usan sistemas de información empresarial entre departamentos para recopilar, procesar, almacenar y distribuir información corporativa. Entre esos, puede encontrar gestión de relaciones con clientes (CRM), contabilidad, planificación de recursos empresariales (ERP), BPM, diversas bases de datos y otras herramientas. Los datos con potencial sin explotar a menudo yacen olvidados en el back-end, como SAP, Oracle, Salesforce, incluso sus hojas de Microsoft Excel.

Piense en lo que representan estos datos: información exacta sobre quién hizo qué y cuándo en la organización. Imagine cuánto conocimiento dorado hay ahí.

Con una herramienta de process mining, puede usar estos datos y obtener insights para guiarle en decisiones estratégicas. Extrayendo la información empresarial más relevante de registros de eventos y analizándola más, entenderá qué acciones deben seguir para impulsar el rendimiento empresarial.

Process mining vs. análisis de proceso tradicional

En el descubrimiento de proceso tradicional, las empresas recurren a consultores de negocio externos. Con su ayuda, los gerentes pueden echar un vistazo más profundo a sus procesos a través de talleres e entrevistas.

¿Por qué no siempre funciona?

Porque el descubrimiento de proceso tradicional consume mucho tiempo. Además, ata recursos, ya que los entrevistados no pueden realizar otro trabajo.

Tales métodos también proporcionan una imagen incompleta, pueden ser muy costosos y a menudo vienen con subjetividad o sesgo inherente. Mientras que el process mining no tiene estos inconvenientes. Es eficiente en tiempo y libera recursos. El process mining proporciona resultados objetivos para que pueda ver qué sucedió en un proceso.

En resumen, genera una imagen completa que ninguna otra herramienta puede darle. Con process mining, no hay necesidad de un equipo de consultores externos costosos para descubrir los procesos reales.

El control sobre su negocio ahora está en sus manos.

Buscando signos de ineficiencia

El process mining genera insights valiosos que mejoran los procesos de negocio. La visualización intuitiva y fácil de usar acelera enormemente el tiempo de generación de insights. Le permite investigar qué es realmente el proceso. Es una técnica rápida y fácil para controlar y mejorar sus operaciones.

Además, tales herramientas ayudan a detectar rápidamente una amplia gama de problemas como retrasos en la cadena de suministro y falta de personal. Abordar el problema en una etapa temprana le permite prevenir algunos de los peores escenarios.

Es importante recordar que lo que está oculto a su ojo son las variaciones del proceso. Piense en el factor humano: saltar un paso, tomar otro día para terminar una tarea, o agregar a otra persona al flujo de trabajo. Por nuestra experiencia, hay al menos 10 escenarios de cómo sus empleados realizan su trabajo. Conocer todas las variaciones le permite encontrar y alinear las mejores prácticas.

Analice, ajuste y rastree resultados

Al analizar los resultados del process mining, ideará un plan de acciones para aumentar la eficiencia operativa. A su vez, es fácil rastrear la efectividad de las medidas. En el análisis final, puede comparar variaciones de modelos de proceso y observar el impacto de los ajustes.

Como resultado, su negocio obtiene más ahorros financieros al actuar sobre insights veraces.

Monitoreo continuo de procesos

De nuevo, el process mining no es un ejercicio único. Está diseñado para la optimización continua de procesos. Por lo tanto, también puede usarlo para asesoramiento de proceso automatizado. En este caso, una plataforma de process mining escanea automáticamente procesos en busca de oportunidades de mejora y hace recomendaciones proactivas a los usuarios finales.

Incluso puede predecir si se excederá una fecha de vencimiento, usando datos históricos y actuales. Sin mencionar predicciones de la longitud esperada del tiempo de throughput.

Los equipos de gerencia pueden hacer un análisis preciso de las operaciones centrales y detectar causas raíz y cuellos de botella. El process mining luego aborda ineficiencias y problemas de no cumplimiento en su núcleo. Así, los usuarios pueden tomar decisiones informadas sobre áreas de mejora en las que enfocarse.

Como empresa, puede evitar problemas imprevistos y asegurar su posición para cumplir o superar las expectativas del cliente.

Consejo práctico: Usando etiquetas de UiPath Process Mining para insights funcionales

Al analizar el rendimiento, recuerde sus indicadores clave de rendimiento (KPIs) y use etiquetas para ellos. La función de etiquetado (solo disponible vía UiPath) enriquece su conjunto de datos, agregando lógica de negocio a él.

Digamos que quiere descubrir los KPIs de proceso relevantes para el negocio. Ya sea que los objetivos de negocio los establezca su empresa o la industria, la función de etiquetas de UiPath Process Mining le permitirá medir sus objetivos de negocio. Obtenga insights más rápido rastreando cualquier tipo de etiqueta que quiera, como ineficiencia, retrabajo o violación.

Un ejemplo de tipo de etiqueta de ineficiencia podría ser que las condiciones del contrato no se verificaron bien. Si muchas verificaciones finales de una factura ocurrieron, podría ser un tipo de etiqueta de retrabajo. Una violación de acuerdo de nivel de servicio (SLA) podría ser un tipo de etiqueta de violación.

Con UiPath Process Mining, puede identificar estos más rápido y fácil, y prevenir eventos no deseados. También puede agregar rangos de importancia o influencia entre etiquetas, para encontrar casos que puntúan alto para tipos de etiqueta específicos y señalar dónde optimizarlos.

El process mining ayuda a las empresas a resaltar desviaciones de proceso y reconocer posibilidades de mejora. Puede identificar cualquier desviación como relacionada con tiempo, resultado u orden. Por lo tanto, usa las huellas digitales dejadas por cada operación impulsada digitalmente en una empresa.

Con todas estas ventajas, el process mining es un instrumento imprescindible para el crecimiento a medida que aumenta el poder de computación y el almacenamiento de datos continúa creciendo.

Es obvio: ¡la necesidad de técnicas de process mining ha llegado realmente!

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