Cómo las empresas mejoran la eficiencia operativa con la minería de procesos

Pam Pijnenborg fue anteriormente consultora en prácticas en UiPath.

Grandes datos. El 'bombo' en torno a proyectos atractivos con cantidades inimaginables de datos se ha calmado desde 2016. Las empresas de todo el mundo entendieron el valor de la información almacenada, pero no tenían claro cómo investigarla y actuar en consecuencia. A pesar del silencio actual en torno a los grandes datos, las tecnologías de análisis de datos están cobrando impulso.

Hoy en día, las organizaciones registran una mayor cantidad de datos que nunca para analizar procesos. Las técnicas tradicionales de gestión de procesos empresariales (BPM) y de inteligencia empresarial (BI) no son suficientes, ya que no proporcionan información detallada sobre un proceso y su medición.

La minería de procesos, por otro lado, combina la minería de datos y el análisis de procesos basado en modelos. Impulsa la mejora de los factores de rendimiento empresarial, como la eficiencia financiera y operativa.

Para ofrecer un producto o servicio excepcional y, al mismo tiempo, ocupar una posición de liderazgo en el mercado, las empresas deben priorizar la transformación empresarial. Si usted es una de esas empresas y está analizando procesos de reestructuración, es probable que sus preguntas más frecuentes sean:

• ¿Qué sucede en un proceso específico?

• ¿Cuáles son las causas fundamentales de las ineficiencias?

• ¿Hay desviaciones del proceso previsto y, de ser así, cuáles son? ¿Cuáles son los cuellos de botella?

• ¿Cuánto me cuesta un proceso desincronizado?

• ¿Cómo puedo optimizar o automatizar el proceso? ¿Cuánto dinero y tiempo ahorraré?

Todas estas preguntas se pueden responder utilizando UiPath Process Mining.

¿Por qué procesar la minería?

A medida que las empresas crecen, utilizan sistemas de información comercial en todos los departamentos para recopilar, procesar, almacenar y distribuir información corporativa. Entre ellos, puede encontrar gestión de relaciones con los clientes (CRM), contabilidad, planificación de recursos empresariales (ERP), BPM, diversas bases de datos y otras herramientas. Los datos con potencial sin explotar a menudo quedan olvidados en el back-end, como SAP, Oracle, Salesforce, incluso sus hojas de Microsoft Excel.

Piense en lo que representan estos datos:información exacta sobre quién hizo qué y cuándo en la organización. Imagina cuánto conocimiento dorado hay allí.

Con una herramienta de minería de procesos, puede usar estos datos y obtener información para guiarlo en las decisiones estratégicas. Al extraer la información comercial más relevante de los registros de eventos y analizarla más a fondo, comprenderá qué acciones debe seguir para impulsar el rendimiento comercial.

Minería de procesos frente a análisis de procesos tradicional

En el proceso de descubrimiento tradicional, las empresas recurren a consultores de negocios externos. Con su ayuda, los gerentes pueden profundizar en sus procesos a través de talleres y entrevistas.

¿Por qué no siempre funciona?

Porque el descubrimiento de procesos tradicional lleva mucho tiempo. Además, vincula recursos, ya que los entrevistados no pueden realizar otro trabajo.

Dichos métodos también brindan una imagen incompleta, pueden ser muy costosos y, a menudo, vienen acompañados de subjetividad o sesgo inherentes. Mientras que la minería de procesos no tiene estos inconvenientes. Es eficiente en tiempo y libera recursos. La minería de procesos proporciona resultados objetivos para que pueda ver lo que sucedió en un proceso.

En resumen, genera una imagen completa que ninguna otra herramienta puede brindarle. Con la minería de procesos, no hay necesidad de un equipo de costosos consultores externos para descubrir los procesos reales.

El control de su negocio ahora está en sus manos.

Buscar signos de ineficiencia

La minería de procesos genera información valiosa que mejora los procesos comerciales. Intuitiva y fácil de usar, la visualización de procesos acelera enormemente el tiempo de generación de información. Te permite investigar cuál es realmente el proceso. Es una técnica rápida y fácil para controlar y mejorar sus operaciones.

Además, estas herramientas ayudan a detectar rápidamente una amplia gama de problemas, como retrasos en la cadena de suministro y falta de personal. Abordar el problema en una etapa temprana le permite prevenir algunos de los peores escenarios.

Es importante recordar que lo que está oculto a su vista son las variaciones del proceso. Piense en el factor humano:saltarse un paso, tomarse otro día para terminar una tarea o agregar a alguien más al flujo de trabajo. Según nuestra experiencia, hay al menos 10 escenarios de cómo sus empleados realizan su trabajo. Conocer todas las variaciones le permite encontrar y alinear las mejores prácticas.

Analizar, ajustar y realizar un seguimiento de los resultados

Al analizar los resultados de la minería de procesos, elabora un plan de acciones para aumentar la eficiencia operativa. A su vez, es fácil realizar un seguimiento de la eficacia de las medidas. En última instancia, puede comparar las variaciones de los modelos de procesos y observar el impacto de los ajustes.

Como resultado, su negocio obtiene más ahorros financieros al actuar en base a información veraz.

Monitoreo continuo de procesos

Una vez más, la minería de procesos no es un ejercicio de una sola vez. Está diseñado para la optimización continua de los procesos. Por lo tanto, también puede utilizarlo para el asesoramiento de procesos automatizados. En este caso, una plataforma de minería de procesos analiza automáticamente los procesos en busca de oportunidades de mejora y hace recomendaciones proactivas a los usuarios finales.

Incluso puede predecir si se excederá una fecha de vencimiento, utilizando datos históricos y actuales. Sin mencionar las predicciones de la duración del tiempo de rendimiento esperado.

Los equipos de gestión pueden realizar un análisis preciso de las operaciones principales y detectar las causas fundamentales y los cuellos de botella. La minería de procesos luego aborda las ineficiencias y los problemas de incumplimiento en su esencia. Por lo tanto, los usuarios pueden tomar decisiones informadas sobre las áreas de mejora en las que centrarse.

Como empresa, puede evitar problemas imprevistos y asegurar su posición para cumplir o superar las expectativas de los clientes.

Consejo práctico:uso de etiquetas UiPath Process Mining para obtener información funcional

Mientras analiza el rendimiento, recuerde sus indicadores clave de rendimiento (KPI) y use etiquetas para ellos. La función de etiquetado (solo disponible a través de UiPath) enriquece su conjunto de datos y le agrega lógica empresarial.

Supongamos que desea descubrir los KPI del proceso que son relevantes para el negocio. Ya sea que su empresa o industria establezca objetivos comerciales, la función de etiquetas UiPath Process Mining le permitirá medir sus objetivos comerciales. Obtenga información más rápidamente mediante el seguimiento de cualquier tipo de etiqueta que desee, como ineficiencia, reelaboración o infracción.

Un ejemplo de un tipo de etiqueta de ineficiencia podría ser que las condiciones del contrato no se revisaron bien. Si ocurrieron muchas verificaciones finales de una factura, podría ser un tipo de etiqueta de reelaboración. Una infracción del acuerdo de nivel de servicio (SLA) podría ser un tipo de etiqueta de infracción.

Con UiPath Process Mining, puede identificarlos de forma más rápida y sencilla, y evitar eventos no deseados. También puede agregar rangos de importancia o influencia entre las etiquetas, para encontrar casos que obtengan una puntuación alta para tipos de etiquetas específicos y señalar dónde optimizarlos.

La minería de procesos ayuda a las empresas a resaltar las desviaciones de los procesos y reconocer las posibilidades de mejora. Puede identificar cualquier desviación relacionada con el tiempo, el resultado o el pedido. Por lo tanto, utiliza los rastros digitales dejados por cada operación impulsada digitalmente en una empresa.

Con todas estas ventajas, la minería de procesos es un instrumento indispensable para el crecimiento a medida que aumenta el poder de cómputo y el almacenamiento de datos.

Es obvio:¡realmente ha llegado la necesidad de técnicas de minería de procesos!

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