Optimice su Proceso Purchase-to-Pay con Process Mining: Aumente Eficiencia y Precisión

Como humanos, es nuestra naturaleza cooperar unos con otros. También podemos competir, pero los psicólogos dicen que al elegir entre los dos, elegimos la cooperación.

La cooperación es muy importante en el lugar de trabajo. Trabajar sin ella puede tener un impacto negativo en sus resultados empresariales más amplios, incluyendo productividad, satisfacción del cliente e ingresos.

En teoría, la cooperación debería ser fácil, especialmente si está en nuestra naturaleza humana. Pero la mayoría de los humanos saben que se necesita una cierta dedicación para cooperar en el lugar de trabajo o la vida diaria.

Cada departamento y sus individuos tienen objetivos, puntos de dolor y metas muy diferentes. Sin mala intención, todos tienden a pensar dentro de su propio dominio. La mala cooperación a menudo resulta en que personas y departamentos emprendan sus propias iniciativas de mejora. Las iniciativas descentralizadas pueden causar disturbios en la línea para otros departamentos.

En ningún lugar es esto más evidente que en el proceso purchase-to-pay (P2P).

El proceso purchase-to-pay o procure-to-pay (P2P) es un proceso financiero que toca muchos departamentos. El proceso incluye todas las actividades desde el momento en que una empresa solicita un bien o servicio a un proveedor, hasta que paga por ese bien o servicio.

La eficiencia del proceso P2P impacta las tasas de satisfacción del cliente y los costos, e influye en la capacidad de su empresa para lograr objetivos empresariales más amplios.

En esta publicación, cubrimos las ventajas de optimizar el proceso P2P con la ayuda de datos disponibles en sistemas corporativos (como SAP u Oracle) y process mining. Más específicamente, UiPath Process Mining puede ayudarle a mejorar el proceso P2P al presentar sus datos existentes en un gráfico de proceso integral y proporcionar insights transparentes.

Tener una mejor comprensión del proceso P2P le permite decidir sobre tácticas unificadas de mejora de procesos a través de optimización y automatización, lo que resulta en mayor eficiencia, costos reducidos y mantenerse competitivo.

El proceso purchase-to-pay

El proceso P2P involucra todas las compras que una empresa realiza. Esas pueden ser artículos de oficina o materiales semiacabados (como un motor de automóvil para una empresa de fabricación de automóviles) y equipos de alto valor (maquinaria usada en producción, equipos médicos, etc.). Dentro del proceso P2P, las tareas principales incluyen ordenar esos bienes, recibirlos y pagarlos.

Las principales partes interesadas en el proceso P2P son los departamentos de compras o finanzas. A veces también involucra planificación de materiales y almacenamiento. El proceso también impacta indirectamente el trabajo realizado por ventas, soporte al cliente y más.

La naturaleza amplia y crítica del proceso P2P significa que hay un gran incentivo para que las empresas lo optimicen. Cualquier proceso P2P ineficiente y oxidado puede resultar en una pérdida significativa de valor en las siguientes áreas:

• Satisfacción del cliente

• Relaciones con proveedores

• Satisfacción laboral de los empleados

• Colaboración interdepartamental

• Productividad y rentabilidad

Esos son algunos de los objetivos más importantes para el negocio.

Con UiPath Process Mining, es posible mejorar esos puntos y alcanzar un mayor rendimiento empresarial.

¿Nuevo en process mining? Comience aquí: Valor del Process Mining: Qué Significa para su Negocio

La tecnología de process mining proporciona insights poderosos. Es una puerta de entrada a tecnologías como machine learning (ML), inteligencia artificial (IA) y automatización robótica de procesos (RPA). Combinar estas tecnologías le permite aprovechar el poder de la automatización.

Una empresa confía en datos para mejorar estratégicamente procesos con RPA y rastrear resultados para generar nuevas ideas de mejora. Una empresa automatizada lidera el mercado con conciencia de procesos y eficiencia operativa. Como parte del ciclo de automatización, el process mining juega roles críticos al inicio de la RPA y en su desarrollo posterior. El process mining le permite obtener más valor de las automatizaciones.

El process mining le permite confiar en la ciencia para descubrir y clasificar sus ideas de automatización. También le permite:

• Obtener una visión integral de los procesos de su empresa

• Descubrir los mejores flujos de trabajo para automatizar

• Alinear objetivos de proceso con objetivos estratégicos

• Monitorear y mejorar continuamente sus procesos

Conozca su proceso P2P por dentro y por fuera

Veamos un gráfico de proceso purchase-to-pay.

La imagen anterior muestra un proceso P2P minado (un conjunto de datos bruto transformado en un gráfico de proceso). Incluye cinco actividades principales de un proceso purchase-to-pay típico:

• Solicitud de compra

• Orden de compra

• Recepción de producto

• Recepción de factura

• Finalización de factura

La imagen anterior muestra el proceso P2P ideal.

UiPath Process Mining (disponible a través de la Plataforma UiPath) puede darle una visión más profunda de sus procesos y permitirle descubrir qué tan lejos está del escenario ideal. Usando datos de registro de eventos de un software empresarial como SAP, el process mining convierte los datos en un gráfico de proceso limpio para análisis intuitivo.

Cuanto más profundo vaya en el gráfico de proceso, más notará cuán diferente es de cómo quiere que sea su proceso. Como resultado, el proceso simple de la imagen anterior resulta ser caótico:

La visualización intuitiva del proceso le dice todo lo que quiere saber sobre el proceso y actúa como la única fuente de verdad para todo su equipo. El gráfico de proceso elimina cualquier ambigüedad del proceso, dando a todos una visión consolidada de actividades, tiempos, costos, cooperación, rendimiento humano y de robots de software, etc.

Donde antes necesitaría pasar tiempo averiguando cómo se ejecuta el proceso P2P, UiPath Process Mining lo hace en un instante usando datos reales de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de relaciones con clientes (CRM).

Entonces, ¿qué puede hacer con estos insights basados en datos?

Identifique partes del proceso purchase-to-pay que son más adecuadas para la automatización

La automatización robótica de procesos (RPA) es una de las formas más productivas de mejorar la eficiencia y el rendimiento de su proceso. Según la Encuesta Global de CPO de Deloitte, la demanda de RPA y análisis avanzados en compras está en aumento. La RPA no es novedosa para la productividad en equipos de cuentas por pagar, pero puede prosperar más con process mining.

Con insights de process mining, puede determinar si su proceso P2P está listo para la automatización. Un proceso listo para automatización es un proceso estandarizado que apunta a una productividad aún mayor. UiPath Process Mining puede señalar algunos de los criterios de preparación para la automatización como:

• El alto volumen de tareas repetitivas basadas en reglas

• El número de horas dedicadas a tareas vs. costos

• Fechas de vencimiento retrasadas

• Bucles de proceso como resultado de errores y la necesidad de rehacer la tarea, etc.

Un proceso mal diseñado o ejecutado no está listo para la automatización. Tal proceso a menudo carece de documentación adecuada, estandarización y es difícil de seguir para las personas. Al usar process mining para guiar su estrategia de automatización, se basa en datos y no en su instinto.

Lea esta publicación para evaluar si su proceso está listo para la automatización.

UiPath Process Mining le ayuda a considerar los detalles de su complejo proceso P2P y automatizar las actividades con el mayor retorno de inversión (ROI).

Pensemos en un ejemplo: hay un proceso que ha minado. Basado en el gráfico de proceso, nota que en una de las actividades del proceso los empleados no entregan su trabajo a tiempo. Profundiza y se da cuenta de que debido a errores en la inserción de datos, los empleados a menudo rehacen la tarea, lo que causa un retraso en la entrega. Automatizando esta tarea, mejora la calidad del trabajo entregado y libera el tiempo de los empleados. El equipo entonces puede centrarse en otras actividades dentro del proceso P2P, como la mejora de las relaciones con proveedores para asegurar la entrega a tiempo.

Aquí hay otros ejemplos de tareas que los robots de software UiPath pueden manejar para hacer su proceso P2P más fluido:

• Escanear una bandeja de entrada en busca de órdenes e ingresarlas en SAP

• Hacer coincidir la orden de compra con la factura

• Generar orden de compra después de la aprobación de la solicitud de compra y más

Con process mining, no solo puede prever oportunidades de mejora, sino también estimar el ROI de su proyecto de RPA. De esta manera, conoce el valor de la optimización del proceso P2P en relación con el rendimiento empresarial total.

Alinee sus objetivos de RPA con objetivos estratégicos más amplios

Recuerde los objetivos estratégicos que mencionamos antes. Los objetivos estratégicos clave de cualquier empresa se construyen en torno a la satisfacción del cliente, relaciones con proveedores, felicidad de los empleados, rentabilidad y productividad.

UiPath Process Mining le ayuda a vincular sus objetivos estratégicos a KPIs y etiquetas específicas. Si desea mejorar las relaciones con proveedores para un proceso P2P, podría establecer un KPI para la entrega oportuna de bienes y pagos de facturas a tiempo.

De esta manera, optimiza un proceso para contribuir a sus objetivos empresariales más amplios de manera hábil. A medida que cambian las prioridades, puede ajustar los KPIs y etiquetas en los paneles de UiPath Process Mining. Este es otro factor clave para garantizar que sus objetivos empresariales a largo plazo se alineen con los resultados de sus procesos individuales.

Monitoreo y mejora continua del P2P

Pero el process mining no se detiene allí. Una vez que ha automatizado el proceso P2P, aún necesita verificar si la RPA está progresando como se esperaba. UiPath Process Mining le permite mantenerse al tanto de los resultados de la automatización proporcionando actualizaciones en tiempo real sobre los datos de su proceso. Rastrear su proceso le da una comparación "antes y después" de la RPA. Puede ver cómo se está ejecutando su automatización y dónde se está desviando.

Según la Encuesta de CPO de Deloitte mencionada anteriormente, el desafío clave en las compras actuales es la gobernanza de datos: asegurar la calidad de los datos recopilados, gestionar el acceso a los datos y obtener valor de esos datos.

Para mantener la privacidad de los datos mientras democratiza la analítica de procesos, UiPath Process Mining proporciona un enfoque de autoservicio gobernado (GSS). Una gestión de datos GSS asegura que todos los usuarios de negocio trabajen con una única fuente de verdad, haciendo el proceso claro para todas las partes interesadas.

A su vez, GSS hace que su proceso sea transparente, ya que se basa en los datos reales de sus sistemas corporativos. Es difícil argumentar con hechos. Los procesos transparentes son clave para lograr los objetivos empresariales más amplios descritos antes.

Monitoreo y mejora continua del P2P

El process mining proporciona una base para la cooperación interna y externa, lo cual es crucial para un proceso P2P fluido. Con UiPath Process Mining en su lugar, elimina operaciones en silos entre departamentos. A medida que las partes interesadas obtienen la misma idea de un proceso, pueden tomar un enfoque holístico en sus iniciativas de mejora de procesos. Y esto funciona muy bien tanto con partes interesadas internas como externas del proceso.

El process mining permite a los gerentes a nivel ejecutivo identificar ineficiencias y alinear la optimización del proceso con la estrategia empresarial. Los empleados que realizan los pasos de un proceso también obtienen insight sobre su trabajo y cómo afecta a la organización.

También puede usar el gráfico de proceso para comunicarse con proveedores e inversores. Los insights de process mining le permiten cortar argumentos y construir una conversación fructífera sobre formas de mejorar.

Vea cómo UiPath Process Mining está liderando el desarrollo del mercado de process mining en un reciente informe PEAK Matrix de Everest Group.